審計是知識管理成功的關(guān)鍵
審計是知識管理成功的關(guān)鍵
為何好的管理理念和管理方法不能很好地實施和推廣?原因是忽略了知識審計這個重要的環(huán)節(jié)。
在知識經(jīng)濟(jì)時代，越來越多的企業(yè)認(rèn)識到知識管理的重要性，2002年以后，很多企業(yè)都爭相上知識管理系統(tǒng)，然而，據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，知識管理項目的成功率僅有15%，真正成功的或是達(dá)到期望效果的企業(yè)并不多。
為何一個好的管理理念和相應(yīng)的管理方法不能很好地實施和推廣?問題出在哪里?這些問題是否還會繼續(xù)存在?知識管理失敗的原因是什么?企業(yè)在分析和討論知識管理失敗的原因時，大多錯誤地歸咎于提供知識管理服務(wù)的咨詢機(jī)構(gòu)或提供系統(tǒng)實施的軟件廠商。
但是經(jīng)過DrAnn Hylton和Dr Jay Liebowiz的研究發(fā)現(xiàn)，早期和近來的知識管理實踐者在整個知識管理的規(guī)劃和實施中，往往忽略了知識審計這一重要的環(huán)節(jié)。
企業(yè)只有清楚自身現(xiàn)有的知識和潛在的知識，認(rèn)清自己的知識基礎(chǔ)和知識需求之后，才能制定知識戰(zhàn)略，才能有效地實施知識管理。
因此，無論是知識管理的整體規(guī)劃，還是知識管理的實施階段，都要以知識審計為基礎(chǔ)。
勿庸置疑，知識審計是知識管理最重要的第一步，關(guān)系到知識管理的成敗。
知識審計是一個動態(tài)循環(huán)知識審計是一個動態(tài)循環(huán)的過程，是對組織內(nèi)外的知識資源(組織內(nèi)所有人員的顯性、隱性知識，每個價值鏈環(huán)節(jié)的知識)進(jìn)行系統(tǒng)的、科學(xué)的考察和評估，分析組織的知識基礎(chǔ)(已有的、潛在的知識)和知識需求(缺少的知識)，針對性地提出診斷性和預(yù)測性審計報告，回答組織擁有哪些知識、缺少哪些知識、誰需要這些知識、如何利用這些知識等問題。
實施知識管理項目的第一步，知識管理需要以知識審計作為基礎(chǔ)。
知識審計首先應(yīng)該有一個明確的目標(biāo)，是為了了解組織的核心知識資源和知識需求，還是為了把握組織整體的知識狀況和機(jī)遇，還是只為了解決特定的問題。
只有明確了審計目標(biāo)，才容易確定審計的指標(biāo)體系，最終完成知識審計。
知識審計的范圍包含兩個層次：已有的、知識企業(yè)所知道的知識，即知識基礎(chǔ);第二個層次是企業(yè)需要明確知道自己所需要的，企業(yè)所缺乏的知識，即知識需求。
只有知道擁有哪些知識，才有可能找到知識存儲與傳播的最有效的方法。
也只有知道知識需求，才能找出知識差距，知識管理項目才能收到預(yù)期的效果。
知識審計的重要意義知識審計是公司知識管理戰(zhàn)略規(guī)劃的需要。
知識經(jīng)濟(jì)時代和工業(yè)經(jīng)濟(jì)時代，最根本的區(qū)別就在于企業(yè)知識的創(chuàng)新和可持續(xù)積累才是創(chuàng)造企業(yè)財富的關(guān)鍵。
愈來愈多的企業(yè)為了獲得或保持自己的競爭優(yōu)勢，紛紛確立了以知識為基礎(chǔ)的戰(zhàn)略。
但是，公司的大多數(shù)高層和一般管理人員，并不完全了解公司的知識資產(chǎn)，也不知道如何去識別這些知識資產(chǎn)。
知識審計可以幫助企業(yè)上下清楚了解和盤點所有的知識資產(chǎn)，也可以從深層次進(jìn)一步挖掘企業(yè)每一業(yè)務(wù)層次的知識需求。
知識審計能有效減少企業(yè)重復(fù)勞動，知識浪費(fèi)的現(xiàn)象。
自信息時代以來，人們普遍感到信息超載帶來的壓力。
企業(yè)里每天都會產(chǎn)生成千上萬條信息和知識，若不定期及時清點、梳理這些寶貴的知識和經(jīng)驗，時間一長，這些零亂、無序的知識將會漸漸喪失其原本應(yīng)有的價值。
由于查找難度不斷升級，知識被使用的機(jī)會就變得非常小，不被使用的知識就沒有了任何價值。
根據(jù)美國一家隱形轟炸機(jī)生產(chǎn)廠商(ACS)進(jìn)行知識審計后得到的數(shù)據(jù)顯示，一般的研發(fā)人員每周至少花費(fèi)8個小時去尋找他們所需要的信息，ACS每年為此付出的成本是1.5億美元。
另外，企業(yè)不斷發(fā)展壯大，發(fā)展到一定規(guī)模后，部門與部門、人與人之間的交流成本會變得很高。
在企業(yè)實際運(yùn)行中，由于條塊分割，交流減少，重復(fù)勞動的現(xiàn)象非常普遍。
因此，在知識社會中，企業(yè)定期進(jìn)行知識審計是降低成本、提高效率的有效手段。
有效進(jìn)行知識審計企業(yè)要開展知識審計工作時，首先要確定知識審計的對象和范圍，然后選擇合適的知識審計方法，再設(shè)計知識審計的流程，最后實施知識審計。
知識審計對象知識審計的對象包括三個：人、知識和知識環(huán)境。
人是知識的擁有者，也是知識的接受者。
知識審計時，企業(yè)一方面要審計人的知識流程，另一方面要熟悉企業(yè)內(nèi)各個部門的工作內(nèi)容與目標(biāo)，以此來確定知識需求。
需要強(qiáng)調(diào)是，知識的審計對象“人”不僅僅指企業(yè)內(nèi)的知識工作者，還包括了客戶、供應(yīng)商等企業(yè)價值鏈上的知識主體。
知識審計的另一個對象知識具有顯性知識和隱性知識之分。
顯性知識存在于數(shù)據(jù)庫、文檔等載體之中，而隱性知識存在于員工的頭腦中。
審計知識時，企業(yè)不僅需要審計那些結(jié)構(gòu)化的知識，更要審計有助于企業(yè)快速積累經(jīng)驗、提升效率的隱性知識。
知識環(huán)境主要指的是企業(yè)內(nèi)部與外部的環(huán)境。
知識環(huán)境是一個開放的系統(tǒng)，不但要注意企業(yè)內(nèi)部知識的相互作用，還要關(guān)注外部環(huán)境的作用，因而企業(yè)外部環(huán)境也能深刻影響企業(yè)的知識環(huán)境，內(nèi)外知識相互交互轉(zhuǎn)化是一個永恒的過程。
知識審計方法知識審計是一個新興的研究領(lǐng)域，還沒有成熟的審計方法。
目前，比較流行的有AnnHylton提出的HyAKAudit方法、Delphi集團(tuán)的知識審計方法——KM2方法、JayLicbowitz等學(xué)者提出的審計方法等。
上述幾種知識審計方法，都采用了問卷調(diào)查和面對面訪談的方式，通過分析調(diào)查結(jié)果形成知識審計報告。
此外可以使用已開發(fā)出來的評估工具，不過這些工具不一定完全適合每一個企業(yè)，需要做適應(yīng)性的改進(jìn)和修正。
無論運(yùn)用上述的什么方法，執(zhí)行的關(guān)鍵步驟基本上是一致的。
一般而言，問卷調(diào)查和訪談相結(jié)合是常采用的方法。
因為知識的特性使得知識價值的評估不僅僅依據(jù)投入與產(chǎn)出，還在于知識主體洞察力。
企業(yè)中的每個人對知識都有自己的觀點和角度，什么樣的知識是有價值的，在什么狀況下有價值，知識的產(chǎn)生、存在和特征依賴于特定的人——擁有隱性知識的人，企業(yè)中大部分的知識是以隱性的方式存在。
獨立的個體決定怎樣、什么時候在他的工作中使用隱性知識，所以知識審計要以人為中心，對知識的審計需要從人對知識的理解入手。
此外知識審計的目的是最大程度地發(fā)現(xiàn)、開發(fā)、利用潛藏在組織中的隱性知識，并盡量把這些知識編碼化。
只有進(jìn)行深入的調(diào)查，才能揭示隱性知識的分布，了解知識工作者的知識需求。
需要注意的是，在設(shè)計調(diào)查問卷前，需要清楚企業(yè)有哪些專業(yè)知識領(lǐng)域。
知識審計流程組織開展知識審計需要依據(jù)一定的流程，一般包含三個階段、六個步驟。
準(zhǔn)備階段。
確定知識審計的.目標(biāo)，進(jìn)而確定知識審計的對象、
審計的范圍、審計的指標(biāo)和審計報告的結(jié)構(gòu)。
只有明確了知識審計的目標(biāo)，知識審計的過程才有意義，最終完成的知識審計報告才有價值。
這個階段主要的工作是：了解企業(yè)的基本情況、了解企業(yè)的內(nèi)部控制體系、初步評價企業(yè)的知識資產(chǎn)(大類)等。
實施階段。
完成準(zhǔn)備階段的工作后，要根據(jù)組織具體的情況，選擇知識審計的方法。
使用的方法決定了企業(yè)是否能夠準(zhǔn)確地診斷知識的狀況。
知識審計的實施包括了數(shù)據(jù)的收集和分析。
完成階段。
最后對知識審計得到的數(shù)據(jù)整理和評價，形成審計建議和意見，編寫知識審計報告，以統(tǒng)一的框架將組織擁有的知識資產(chǎn)文檔化。
一般還要繪制知識地圖，描述企業(yè)的知識流，找到企業(yè)的核心知識，找出企業(yè)的知識差距。
知識審計貫穿于知識管理的全過程很多人認(rèn)為知識審計是知識管理的第一步，但其實知識審計在知識管理戰(zhàn)略規(guī)劃、藍(lán)圖設(shè)計、系統(tǒng)實施和持續(xù)改進(jìn)中都扮演了非常重要的角色。
知識審計是有效知識管理的開端，并貫穿知識管理過程的始終，為企業(yè)實施知識管理的過程提供持續(xù)的反饋(如圖1所示)。
知識審計首先需要對企業(yè)的知識管理現(xiàn)狀有清楚的了解，找到知識管理的差距，即進(jìn)行知識審計，對企業(yè)的知識管理現(xiàn)狀進(jìn)行診斷，制定知識管理的總體策略，這是實現(xiàn)和進(jìn)行知識管理的基礎(chǔ)和前提，也是實現(xiàn)有效知識管理的第一步。
其次，在進(jìn)行知識管理四個藍(lán)圖的規(guī)劃和設(shè)計時，需要不斷檢查所規(guī)劃的內(nèi)容是否支持企業(yè)的實際業(yè)務(wù)運(yùn)作，是否符合大多數(shù)員工的工作習(xí)慣，對知識管理藍(lán)圖規(guī)劃的有效性和適應(yīng)性進(jìn)行評估。
再次，在選擇知識管理系統(tǒng)時需要對知識管理實施中可能存在的各種風(fēng)險給予充分的認(rèn)識，對風(fēng)險進(jìn)行評估，盡量規(guī)避知識管理實施過程中的風(fēng)險。
最后，推行知識管理后，要檢測知識管理系統(tǒng)是否適合企業(yè)的需要，為企業(yè)帶來了哪些定性和定量的效益，即對知識管理的績效進(jìn)行評價，同時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段知識管理中存在的問題，以便于進(jìn)行改進(jìn)。
因此，筆者認(rèn)為知識審計師需要對知識管理進(jìn)行不斷地診斷、評價和反饋，發(fā)現(xiàn)新的知識需求，更新企業(yè)知識，使知識管理能夠持續(xù)改進(jìn)，不斷優(yōu)化。
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