撰寫商務(wù)電子郵件的注意事項

　　現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，我們在待人處事之間，常會根據(jù)對方的言行談吐、用字遣辭來衡量評估，并推敲其所要傳達(dá)給我們的訊息。相對地，自己也會因應(yīng)不同的場合、對象來表現(xiàn)自己的意見與想法。

　　在使用Email時，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透過文字來傳達(dá)感受，我們無法看到對方的肢體語言、聲調(diào)、表情，因此在文字上的表達(dá)就更顯得重要。通常在撰寫寄發(fā)Email時，有以下幾點(diǎn)需要特別注意的：

　　*內(nèi)容簡單明了

　　大多數(shù)的人在看郵件時，都不太有耐心，而且也沒有太多的時間，所以所要表達(dá)的內(nèi)容，盡量簡單扼要、條理分明，避免長篇大論。并善用郵件主旨(Subject)，將主題于主旨內(nèi)簡要說明，最好不要超過15個字，更易讓對方一目了然。

　　*語意清楚

　　寫信是一門藝術(shù)。所謂戲法人人會變，只是各有巧妙不同。無論如何，字句的段落分明、語意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對方產(chǎn)生誤解或摸不找頭緒。

　　*避免情緒化用詞

　　建議在情緒不好時不要寫信，此時的語意的表達(dá)上可能會較激烈，可能會對雙方關(guān)系造成傷害。建議等心情較平靜的時候，再來寫信，可能會比較好點(diǎn)。另外，因為每個人的.背景不同，對于文字表達(dá)上的認(rèn)知也會有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。

　　*適當(dāng)?shù)囊��?/strong>

　　在信件往返之間，保留適當(dāng)?shù)囊�言，有助于提醒收信人上一次雙方談話的內(nèi)容。但若引言太多太長的話，則可能會造成對方的困擾。

　　*記得署名

　　對不同的收信對象，可能會有不同的署名。但無論如何，在信件最后署名，以表示對對方的尊重。

　　*文法/錯別字檢查

　　在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯誤、語意不通或是錯別字的地方。尤其是寫給上司和客戶的郵件，更要特別注意。

　　以上，是一般我們寫信時的大原則，另外還有SendTo/CopyTo/BCC等字段也是要特別注意！總之，Email也是給別人的第一印象，若表現(xiàn)的好，可以有加分的效果；若沒有把握好，可是會讓對方打折扣的喔！