與英國(guó)大學(xué)郵件聯(lián)系的注意事項(xiàng)
從99年開(kāi)始聯(lián)系國(guó)外大學(xué)，到今年已經(jīng)4年有余了。作為國(guó)際學(xué)生，email發(fā)揮的作用不言而喻。怎么有效的和國(guó)外大學(xué)聯(lián)系，從而得到自己需要的信息尤為關(guān)鍵。當(dāng)然，我相信這里的很多朋友都比我有心得體會(huì)，這篇文章只是拋磚引玉，希望引發(fā)大家更多更好的評(píng)論。
首先，email的主題（subject）盡量簡(jiǎn)短，但最好不要空著不填。沒(méi)有subject的email雖然不至于被忽略，但給人第一印象就不是非常好，至少說(shuō)明你沒(méi)有花足夠的心思在上面。如果有緊急的事情，建議實(shí)用urgent help之類(lèi)的短語(yǔ)，簡(jiǎn)潔但很顯眼。
在稱(chēng)呼上，首先要確定學(xué)校網(wǎng)站上的聯(lián)系信息上有沒(méi)有聯(lián)系人的名字。如果有，強(qiáng)烈建議直接以該聯(lián)系人姓名（比如“Dear Mr. Barbrook”）代替泛泛的“Dear Sir or Madam”。當(dāng)然，如果學(xué)校沒(méi)有提供，則最好使用以上提到過(guò)的“Dear Sir or Madam”，或者“To Whom It May Concern”。這里還有一個(gè)小技巧，一般大學(xué)工作和教職人員都有自己的郵箱，絕大多數(shù)和本人的姓氏有關(guān)，比如以姓氏和名字的部分組成，所以，當(dāng)看到一個(gè)email是barbrookr@university.ac.uk，那八成是一個(gè)姓Barbrook的人的信箱，而他的initial是字母r。這個(gè)方法比較適用于double confirm的目的，也就是說(shuō)如果你不確定這個(gè)信箱是不是正確，可以用這樣的邏輯推斷。對(duì)第一次進(jìn)行email聯(lián)系的朋友不適用，因?yàn)橛幸欢ǖ奈ｋU(xiǎn)性，搞錯(cuò)了就笑話了。
接下來(lái)是正文部分，還是一定要本著簡(jiǎn)練的目的。因?yàn)閍dmission辦公室的人一天都要看很多這樣的來(lái)信，過(guò)于冗長(zhǎng)繁瑣讓人本能反應(yīng)就不舒服。而條理清晰、簡(jiǎn)潔明了的信會(huì)不知不覺(jué)讓對(duì)方在回答的過(guò)程中慢慢的透露出越來(lái)越多的信息。
重點(diǎn)是邏輯清晰條理清楚。這點(diǎn)不是很容易就做到。因?yàn)橐话阄覀冇小扒闆r”才需要聯(lián)系學(xué)校，而往往這種情況讓我們心情焦慮，恨不得一下子把事情全部說(shuō)清楚。但越這么想越容易把事情越說(shuō)越糊涂。
在寫(xiě)email前，應(yīng)該把事情在腦子里理一遍，最好跳出來(lái)在旁觀者的角度上看問(wèn)題。前因后果都要想清楚。為什么會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題？它是什么原因造成的？一定要交代一下背景，如果一上來(lái)就是問(wèn)題會(huì)讓人摸不著頭腦。但也不要走另外一個(gè)極端：很多人在急急忙忙講了一大堆事情后，什么問(wèn)題都沒(méi)問(wèn)就結(jié)尾了。這樣學(xué)校的負(fù)責(zé)人會(huì)不知所措，給出的建議的質(zhì)量也要大打折扣。所以千萬(wàn)記得，把事情陳述清楚以后，把問(wèn)題清晰的羅列下來(lái)，這樣方便別人一一作答，email的目的才能達(dá)到。
在羅列問(wèn)題時(shí)候，最好也不要一股腦兒什么都搬上去，一下子十幾條問(wèn)題會(huì)嚇倒對(duì)方的。最好的策略是，先從最緊要的問(wèn)題開(kāi)始，一封email最好不要超過(guò)3個(gè)問(wèn)題。問(wèn)題的歸納要注意條理，不要重復(fù)，記得要具體一點(diǎn)，不要太過(guò)泛泛而談。這樣得到的答案才是最有效的。
一般英國(guó)的大學(xué)在回復(fù)email方面還是反應(yīng)很快的，而且有調(diào)查標(biāo)明新興的大學(xué)在這方面尤其突出（上次論文就是關(guān)于英國(guó)大學(xué)的網(wǎng)站在中國(guó)學(xué)生擇校選擇中所發(fā)揮的作用，所以閱讀了大量這樣的`學(xué)術(shù)性期刊，也調(diào)查過(guò)一些學(xué)校的網(wǎng)站內(nèi)容，所以這樣說(shuō)還是有一定依據(jù)的，呵呵）。在收到回復(fù)以后，不管有沒(méi)有用最好都回信表示感謝。
另外，如果之前沒(méi)有說(shuō)清楚的可以繼續(xù)深入探討。最好直接點(diǎn)“回復(fù)”鍵回復(fù)，這樣原文會(huì)在下面引用，可以讓對(duì)方知道你已經(jīng)收到回復(fù)，更重要的是，由于學(xué)校每天處理大量這樣的信件，把原文引用在下面可以有助于他“回憶”一下你的case。當(dāng)然，如果第一次回復(fù)就達(dá)到目的，也不要就這樣不理不問(wèn)了，時(shí)刻記住我們“禮儀之邦”的傳統(tǒng)美德，回復(fù)別人以表感謝是很必須的！
記住在結(jié)尾部分另起幾行寫(xiě)“with my best regards”。如果遇到逢年過(guò)節(jié)或者周末的，不要忘記加上幾句“Happy New Year”或"Have a good weekend"，這樣會(huì)讓人覺(jué)得心情愉快！
最后，如果前面的稱(chēng)呼是具體到某人的（如Mr. Barbrook)，則使用“Yours sincerely”；如果只是“Dear Sir or Madam”，則使用“Yours faithfully”。當(dāng)然，這些是很正規(guī)的寫(xiě)法，如今網(wǎng)絡(luò)的語(yǔ)言愈趨隨便隨興，所以亂用也不是太大問(wèn)題。
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