如何管-理-員工報(bào)銷

1.任何一種類型之請(qǐng)購(gòu)及支出，包含物品設(shè)備請(qǐng)購(gòu)、差旅費(fèi)、車 費(fèi)、交際費(fèi)等，必須于事件發(fā)生前依照“預(yù)算及費(fèi)用之審核權(quán)限”規(guī)定取得權(quán)責(zé)人的書面核準(zhǔn)。

2. 報(bào)銷人員必須取得完整真實(shí)、合法之原始憑證(發(fā)票之單位名稱必須是正確無(wú)誤（合富生化/合益信息/合康生物）)，由報(bào)銷人整齊地自行粘貼在A4紙大小之粘存單上，同類性質(zhì)必須粘在一起。“請(qǐng)款單”和“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表”按原始憑證之交易發(fā)生時(shí)間分類詳細(xì)填寫，并自行編號(hào)以便參照。付款一般采用支票、轉(zhuǎn)賬及匯入員工賬戶等方式，經(jīng)授權(quán)人員核準(zhǔn)并經(jīng)財(cái)務(wù)部復(fù)核通過(guò)，方可付款。

3. 報(bào)銷以“周”為單位，并附相關(guān)憑證，不得幾周憑證粘于一起，否則財(cái)務(wù)部將予以退單處理。當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)盡量在當(dāng)月報(bào)銷，最晚不得超過(guò)發(fā)生月份的次月，如逾期須經(jīng)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，否則財(cái)務(wù)部將不予報(bào)銷。

4. 對(duì)于報(bào)銷時(shí)出現(xiàn)填寫或計(jì)算的錯(cuò)誤，公司采取只減不加的方式，針對(duì)不寫小計(jì)數(shù)和總計(jì)數(shù)，報(bào)銷總額的20%將會(huì)被扣除；針對(duì)加總錯(cuò)誤，差額部分的50%將會(huì)被扣除。

5. 簽名的規(guī)定：

① 所有員工在任何憑單上簽字，表示對(duì)該憑單所載事項(xiàng)以及金額完全同意，并已盡到誠(chéng)實(shí)申報(bào)或認(rèn)真審核之責(zé)。

② 所有簽名應(yīng)同時(shí)附注日期，如不附注日期，當(dāng)產(chǎn)生爭(zhēng)議時(shí)，未簽注日期之員工將承擔(dān)最不利之結(jié)果。

6. 財(cái)務(wù)復(fù)核結(jié)果視情況做下列處置：

① 退回報(bào)銷單(注明退回原因)。

② 剔除部分不合格、不合理、說(shuō)明不全之金額后付款(附剔除原因)。

③ 要求報(bào)銷人員補(bǔ)充說(shuō)明或補(bǔ)必要單證。

④ 交出納付（匯）款。

7. 每周匯員工報(bào)銷款一次，每月的最后一個(gè)周五不匯款。

8. 每周匯員工報(bào)銷款后，差異表會(huì)E-mail給各部門主管及秘書或助理，各位員工如有疑問(wèn)可向各部門秘書或助理查詢。

9. 在報(bào)銷流程前，所有單據(jù)未齊備的，必須補(bǔ)齊手續(xù)后方可進(jìn)入報(bào)銷流程。

二、報(bào)銷流程：

事先核準(zhǔn)及事后報(bào)銷表單流程如下：

實(shí)物報(bào)銷：報(bào)銷條件為發(fā)票、驗(yàn)收（入庫(kù)）單、采購(gòu)單原件，三者缺一不可，特別情況為采購(gòu)單帶支票提貨，請(qǐng)先填寫《公洽借款單》，經(jīng)核準(zhǔn)入賬后再開出支票，三日內(nèi)繳回支票簽收之存根及發(fā)票、驗(yàn)收單。

① 出 差：“出差(預(yù)算)申請(qǐng)書”→“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表”和“交通費(fèi)用報(bào)銷單”(附已經(jīng)核準(zhǔn)之“出差（預(yù)算）申請(qǐng)書”)；銷售人員須另附《行動(dòng)周報(bào)及時(shí)間分配表》。

② 交 際 費(fèi)：“出差（預(yù)算）申請(qǐng)書(交際欄)” →“報(bào)銷請(qǐng)款單” 或“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表”(附已經(jīng)核準(zhǔn)之“出差預(yù)算申請(qǐng)書(交際欄)”)。

③ 車 費(fèi)：“合富用車申請(qǐng)書”→“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表”和“交通費(fèi)用報(bào)銷單”(出租車車費(fèi)，附已經(jīng)核準(zhǔn)乘坐出租車之“合富用車申請(qǐng)書”)。

④ 驗(yàn)收 單據(jù)：公司自用物品采購(gòu)驗(yàn)收，請(qǐng)?zhí)顚憽妒聞?wù)用品驗(yàn)收單》，生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)用存貨驗(yàn)收，經(jīng)IQC核驗(yàn)后填寫《入庫(kù)單》。

⑤ “采購(gòu)單”（如有借款，應(yīng)附“公洽借款單” ）或“費(fèi)用及出差旅費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)表”（ 如有借款，應(yīng)附“公洽借款單”；如有相關(guān)費(fèi)用，應(yīng)附“出差（預(yù)算）申請(qǐng)表” ）——部門主管——財(cái)務(wù)復(fù)核——財(cái)務(wù)長(zhǎng)——總經(jīng)理簽準(zhǔn)——出納報(bào)銷。

三、途中交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和說(shuō)明：

標(biāo)準(zhǔn)：

① 員工出差或培訓(xùn)應(yīng)以最經(jīng)濟(jì)、有效的方式到達(dá)目的地，員工出差乘坐交通工具的規(guī)定按車程時(shí)間限定標(biāo)準(zhǔn)：6小時(shí)以下乘坐硬座或長(zhǎng)途汽車；6～8小時(shí)可乘坐硬臥；8～16小時(shí)可乘坐軟臥；16小時(shí)以上可乘坐飛機(jī)。員工超標(biāo)申請(qǐng)?zhí)嘏�乘坐飛機(jī)的，公司準(zhǔn)予按上述規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷途中費(fèi)用之外，最多再增加200元/次。

② 外地應(yīng)聘者到上�？偛縼�(lái)面試 ，由公司負(fù)責(zé)來(lái)往異地交通費(fèi)用，如超過(guò)10小時(shí)以上，可報(bào)銷火車硬臥車票；如10小時(shí)以下，可報(bào)銷火車硬座費(fèi)用。如需搭乘飛機(jī)，需事先經(jīng)總經(jīng)理核可預(yù)算申請(qǐng)。

員工因公出差（到常駐工作地之外地區(qū)工作），應(yīng)事先填寫“出差預(yù)算申請(qǐng)書”（各地人員應(yīng)傳真或電子郵件送至上海），詳細(xì)注明出差地點(diǎn)、準(zhǔn)備搭乘交通工具及其它各項(xiàng)預(yù)計(jì)支出內(nèi)容、金額；并依照審批權(quán)限核準(zhǔn)后，方可作為報(bào)銷的必備附件交財(cái)務(wù)存檔。員工出差回來(lái)后應(yīng)在一周內(nèi)將合法的報(bào)銷單據(jù)整齊粘貼后，依核準(zhǔn)權(quán)限核準(zhǔn)后再交財(cái)務(wù)部；報(bào)銷費(fèi)用如超過(guò)所申請(qǐng)的出差費(fèi)用，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明理由并獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則，超過(guò)部分費(fèi)用將不予報(bào)銷。

說(shuō)明：

① 火車、長(zhǎng)途汽車，應(yīng)以火車、汽車票根為報(bào)銷依據(jù)。

② 員工遇規(guī)定以外的緊急公務(wù)必須搭乘飛機(jī)者，應(yīng)事先填寫“定票單”，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由公司相關(guān)人員統(tǒng)一訂票、購(gòu)買、結(jié)賬，但員工必須在抵達(dá)目的地后一周內(nèi)將票根交還給訂票經(jīng)辦人員，并不得再報(bào)銷此費(fèi)用。搭乘任何交通工具，必須盡量利用下班時(shí)間。

③ 出差期間，由于其它與工作無(wú)涉的事情所發(fā)生的費(fèi)用，或由于員工本人的原因?qū)е掳l(fā)生的額外費(fèi)用（如退票費(fèi)等），一律由該員工本人承擔(dān)。

④ 已參加公司商業(yè)意外保險(xiǎn) 的員工，不得再另外報(bào)銷飛機(jī)意外保險(xiǎn)。

四、市內(nèi)交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和說(shuō)明：

標(biāo)準(zhǔn)：

① 凡從事銷售、業(yè)務(wù)、維修等經(jīng)常公出工作的員工，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)日常工作所需的交通費(fèi)可以選取以下方法之一：

a) 據(jù)實(shí)報(bào)銷：憑公交車票據(jù)實(shí)全額報(bào)銷，憑出租車票按本辦法第3 點(diǎn)規(guī)定限額報(bào)銷出租車票。

b) 定額報(bào)銷： 在上海由公司行政管理人員每月集中購(gòu)買與報(bào)銷最高限額每人每月200元的當(dāng)?shù)毓�共交通卡，領(lǐng)卡者在當(dāng)月內(nèi)不得再報(bào)銷任何市內(nèi)交通費(fèi)。

② 除銷售、維修、業(yè)務(wù)之外的部門員工的出租車票報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，公交車票可據(jù)實(shí)全額報(bào)銷。出租車費(fèi)依本辦法第3點(diǎn)規(guī)定執(zhí)行。

③ 員工在常駐工作當(dāng)?shù)毓�出，單次可以乘坐的出租車路程以單次最高車費(fèi)為15元為限（從出發(fā)地到目的地單程最高只能報(bào)銷出租車費(fèi)15元，而不是單張票據(jù)最高只能報(bào)銷出租車費(fèi)15元），深夜（22：00以后，6：00前）允許單次報(bào)銷50元為限。

④ 員工異地出差，在出差目的城市內(nèi)允許在出差預(yù)算批準(zhǔn)范圍內(nèi)報(bào)銷出租車費(fèi)。一般不允許報(bào)銷兩個(gè)城市間的跨市出租車費(fèi)。

⑤ 公司個(gè)人汽車、摩托車報(bào)銷規(guī)定。 企業(yè)定。