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員工個人檔案管理制度
一、目的：
為規(guī)范員工在公司內部及外部的資料管理，特制訂本辦法。
二、范圍：
天津某實業(yè)有限公司所有員工的檔案管理均需按本辦法執(zhí)行。
三、定義：
1.外部檔案指員工在人才服務中心存檔的人事檔案；
2.內部檔案指員工從入職到離職，所有崗位異動、薪酬異動、身份證明、資料、資質證明等資料；
四、權責：
1.人事企劃部負責對本辦法的修訂及執(zhí)行；
2.員工負責個人資料的提供；
3.人事企劃部負責對員工資料的整理、記錄及保管；
五、管理要點：
1.內部檔案
1)為使公司全面掌握解員工的基本情況，從員工進入公司之日起，人事企劃部應為每名員工建立個人內部人事檔案。
2)內部人事檔案包括以下員工本人資料：
a.基礎資料（復印件）：
身份證
戶口本
學歷證書、學位證書
專業(yè)技術職稱證書
職業(yè)資格證書
退休證
與原單位的《解除/終止勞動合同證明書》
b.應聘資料：
《入社志愿書》
應聘資料（簡歷等）
某防疫站出具的“健康檢查報告”、照片等相關資料；
c.錄用、轉正手續(xù)：
《試用期滿考核表》
員工簽字的《入職確認書》
員工簽字的《個人檔案及社會保險關系確認書》
d.異動資料：崗位異動記錄、薪酬異動記錄、辭職/辭退資料；
e.獎懲記錄、考核記錄、培訓記錄等資料；
f.其它有價值的資料。
3)員工人事檔案中包含的資料內容發(fā)生變化時，員工本人應及時報告人事企劃部；
4)如果員工提供了虛假信息（如：學歷證明、工作經(jīng)歷等），一經(jīng)查證，做解除勞動合同處理；
5)人事檔案的保管應遵守保密規(guī)定，借閱人事檔案須經(jīng)人事企劃部同意；
6)為保護員工隱私，未經(jīng)同意不得隨意出示人事檔案、不得將人事檔案帶出公司、不得復印。下列情況除外：
a.因工作需要查閱、使用人事檔案的；
b.公安、保衛(wèi)部門由于特殊需要，查閱、使用人事檔案的；
c.其它必須出具人事檔案的情況；
7)員工檔案、信息保管人員如將員工檔案信息內容泄露，做解除勞動合同處理；
8)員工離開公司時，內部人事檔案由公司保存。
2.外部檔案
1)員工應在轉正后30日內將檔案調入公司，特殊原因無法調入的應提交存檔證明原件；
2)人事企劃部擔當負責將員工檔案轉入“某人才服務中心”存檔，公司負擔存檔期間所發(fā)生的費用；
3)員工離職后15日內，須將人事檔案轉出。逾期不轉者，須支付由此產(chǎn)生的各項費用。
六、參考文件
《入社志愿書》 《入職確認書》 《試用期滿考核表》 《員工異動申請表》《員工獎懲審批表》 《辭職書》 《個人檔案及社會保險關系確認書》
七、政策之解釋及修改
1.此辦法的任何修改，公司將以書面公告形式通知。
2.事企劃部負責此政策之解釋。
3.此規(guī)定自發(fā)布之日起生效，之前相關規(guī)定文件作廢。
員工檔案管理制度
員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經(jīng)批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
⑴ 查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領導審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
⑵ 查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶ 員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續(xù)。
⑷ 非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調辦理。
⑸ 員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案：
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
⑴ 人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵ 員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
⑶ 部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
⑷ 員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸ 員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
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