辦公勞保采購(gòu)制度

一、目的

為加強(qiáng)管理，規(guī)范全公司辦公、勞保等用品的采購(gòu)、領(lǐng)取及保管行為，既節(jié)約開(kāi)支、減少浪費(fèi)，又保證正常工作開(kāi)展，特制定本規(guī)定。

二、范圍

適用于公司辦公設(shè)備、辦公耗材、辦公家具、勞保用品、印刷品、宣傳品等的采購(gòu)。

三、內(nèi)容

1、全公司所有辦公用品（含日用雜品、勞動(dòng)保護(hù)用品等）的采購(gòu)、發(fā)放、管理工作，由行政部負(fù)責(zé)。

2、采購(gòu)流程圖

3、申請(qǐng)及審核

（1）各部門(mén)、車(chē)間根據(jù)實(shí)際需要填寫(xiě)“購(gòu)置申請(qǐng)單”，報(bào)部門(mén)主管確認(rèn)后，交行政部采購(gòu)員，重要物資須經(jīng)分管副總簽批后再交采購(gòu)員，“購(gòu)置申請(qǐng)單”上應(yīng)注明采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、到貨日期、用途等。

（2）勞保倉(cāng)庫(kù)管-理-員根據(jù)“購(gòu)置申請(qǐng)單”查詢是否有庫(kù)存，無(wú)庫(kù)存則由庫(kù)管員確認(rèn)簽字。

（3）行政部應(yīng)及時(shí)對(duì)該物品申購(gòu)單的內(nèi)容進(jìn)行檢查，查看該申購(gòu)單是否完整，申購(gòu)物品是否確實(shí)需要購(gòu)買(mǎi)，有必要的應(yīng)向申購(gòu)人對(duì)申購(gòu)該物品的重要性進(jìn)行詢問(wèn)。還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)物品申購(gòu)的數(shù)目進(jìn)行審核，確有需要的，可對(duì)該申購(gòu)物品的數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。申購(gòu)單由行政審核后交采購(gòu)員。

4、采購(gòu)

（1）采購(gòu)員根據(jù)簽批后的“購(gòu)置申請(qǐng)單”進(jìn)行比價(jià)采購(gòu)。

（2）采購(gòu)員所選供應(yīng)商必須是經(jīng)公司認(rèn)證合格后的廠家，若開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商，須經(jīng)分管副總批準(zhǔn)。

（3）采購(gòu)員根據(jù)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)制造成比價(jià)表，確定供應(yīng)商采購(gòu)，如果幾家供應(yīng)商報(bào)價(jià)差異大，報(bào)部門(mén)主管和分管副總簽批后確定供應(yīng)商。

（4）采購(gòu)員應(yīng)對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行管理，登記供應(yīng)商的地址、負(fù)責(zé)人姓名以及供貨能力和信譽(yù)；必須經(jīng)常分析或搜集材料，作為降低成本的依據(jù)。

（5）采購(gòu)員應(yīng)遵循按單購(gòu)物的原則，嚴(yán)格按照物品采購(gòu)單上標(biāo)明的物品、規(guī)格進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)員需在物品申購(gòu)單上面填寫(xiě)供貨商名稱(chēng)、電話。

（6）新品的采購(gòu)，采購(gòu)員須填寫(xiě)比價(jià)表（原則上詢價(jià)3家以上），擇優(yōu)比價(jià)購(gòu)買(mǎi)，報(bào)部門(mén)主管和分管副總簽批。

（7）辦公設(shè)備、辦公家具、工作裝的大宗采購(gòu)等，必須簽訂合同，合同須經(jīng)部門(mén)主管簽字后存檔。

5、入庫(kù)

（1）物品購(gòu)回后，由采購(gòu)員通知倉(cāng)管員和申請(qǐng)部門(mén)對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)管員應(yīng)當(dāng)仔細(xì)檢查物品的數(shù)量、質(zhì)量、保質(zhì)期、合格證等。對(duì)不符合要求的物品應(yīng)當(dāng)拒絕驗(yàn)收。倉(cāng)管員對(duì)物品驗(yàn)收，確定采購(gòu)物品符合要求后應(yīng)在物品采購(gòu)單上簽字確認(rèn)。

（2）倉(cāng)管員有權(quán)利對(duì)與物品采購(gòu)單上不符的物品進(jìn)行詢問(wèn)的權(quán)利，采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)予以合理解釋?zhuān)瑢?duì)解釋不清或解釋理由不充分的不符物品，倉(cāng)管員應(yīng)當(dāng)拒絕驗(yàn)收。

（3）驗(yàn)收合格后由采購(gòu)員負(fù)責(zé)辦理物品入庫(kù)。采購(gòu)不合格時(shí)，物資不準(zhǔn)入庫(kù)，采購(gòu)員負(fù)責(zé)退貨，重新組織采購(gòu)。

6、管理和領(lǐng)用

（1）倉(cāng)管員要做到勞保倉(cāng)庫(kù)分類(lèi)存放，碼放整齊，清潔有序。

（2）申請(qǐng)部門(mén)根據(jù)“購(gòu)置申請(qǐng)單”清單，到勞保倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用，填寫(xiě)“領(lǐng)料單”，倉(cāng)管員根據(jù)領(lǐng)料數(shù)量發(fā)放。

（3）有庫(kù)存的物品，領(lǐng)用時(shí)填寫(xiě)“勞保、事務(wù)用品領(lǐng)用單”，經(jīng)領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，倉(cāng)管員發(fā)放物品。

（4）倉(cāng)管員要建立辦公用品管理臺(tái)帳，做到發(fā)放有登記，帳物相符。

7、結(jié)算

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（1）物品送到公司時(shí)，必須由供應(yīng)商提供“送貨單”，送貨單上必須注明物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、金額等，由采購(gòu)員確認(rèn)簽字。

（2）供應(yīng)商盡量開(kāi)具增值稅發(fā)票，采購(gòu)員將送貨單、采購(gòu)合同等收集齊后一并交部門(mén)主管審核，經(jīng)總經(jīng)理簽字后報(bào)銷(xiāo)。

（3）月結(jié)隔月付款的發(fā)票，由采購(gòu)員負(fù)責(zé)核對(duì)、收集所有憑證材料，填寫(xiě)“資金申請(qǐng)單”后交部門(mén)主管審核，經(jīng)總經(jīng)理簽字后報(bào)銷(xiāo)。

8、監(jiān)督

（1）公司財(cái)務(wù)部、行政部承擔(dān)對(duì)采購(gòu)員的監(jiān)督工作。

（2）負(fù)責(zé)監(jiān)督采購(gòu)的部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物品市場(chǎng)價(jià)格的了解，及時(shí)對(duì)供貨單位進(jìn)行調(diào)查與評(píng)估，監(jiān)督采購(gòu)員選取供貨商是否合理。

（3）監(jiān)督采購(gòu)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)員的采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)管，可采取直接與供貨商聯(lián)系或采取其他手段對(duì)采購(gòu)員采購(gòu)過(guò)程中是否有作弊行為進(jìn)行調(diào)查。

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