采購制度管理

第一章 總則

為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，特制定本制度，所有的采購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據(jù)開展工作，供應部依據(jù)本制度對采購員進行考核和管理、對庫管員進行監(jiān)督。

第二章 采購原則

1、嚴格執(zhí)行采購議價程序：凡未物品采購金額在2000元以上，必須有三家以上供應商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格（臨時性應急購買的物品除外）。采購員在執(zhí)行議價程序時，必須將所選擇的供應商的客戶名稱、所議價格記錄備案。

2、合同會簽原則：固定資產(chǎn)、市場預測采購計劃、大額采購的合同，必須經(jīng)過相關(guān)部門如辦公室、物控部、財務部、生產(chǎn)部、營銷部等各方意見，經(jīng)總經(jīng)理批準后簽約。

3、職責分離原則：原則上采購人員不得參與物資與服務的驗收，采購物資質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應由物控部根據(jù)合同要求及有關(guān)標準與供應商協(xié)商完成。

4、一致性原則：采購人員所采購的貨物必須與購貨單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量等相一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供請購部門更改請購單作參考；如確因特定條件，數(shù)量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過請購量的5%-10%。

5、最低價搜尋原則：采購人員隨時收集市場價格，建立供應商信息檔案，了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。

6、廉潔原則：

（1）熱愛企業(yè)，維護企業(yè)利益，提高采購質(zhì)量，降低采購成本。

（2）加強學習，提高采購水平，增強法制觀念。

（3）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手索要錢物。

（4）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。

（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

第三章 采購負責人職責

1、負責組織公司原料、材料、物料的采購；

2、做好采購員與供方之間的聯(lián)系工作；

3、幫助采購員做好產(chǎn)品的選型及推薦新產(chǎn)品的工作；

4、對本部門員工制度執(zhí)行情況負責；

5、對本部門員工的專業(yè)知識培訓負責；

6、對員工進行嚴格管理，根據(jù)員工表現(xiàn)向公司提出獎勵或處罰建議；

7、嚴格內(nèi)部管理，抓好各項規(guī)章制度的落實，對本部門辦公設備的使用及管理負責，責任到人。

8、發(fā)現(xiàn)問題及時向公司領(lǐng)導提出獎懲建議；

9、負責制定工作計劃，監(jiān)督工作計劃的執(zhí)行及完成情況。

第四章 采購工作流程

1、收集請購部門傳來的采購計劃單；

2、審批訂單并確認；

3、向外部供貨商詢價，比價；

4、資質(zhì)審查、洽談

5、采購負責人審批（重大合同向公司領(lǐng)導請示）；

6、簽訂采購合同；

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7、復印后，將原始合同整理裝訂年末存檔。

第五章 付款流程

1、填寫付款申請單

2、采購負責人審核

3、總經(jīng)理審批

4、財務部付款。

第六章 收獲流程

根據(jù)合同執(zhí)行進程督促供貨方按期交貨和傳真提貨單，供應部內(nèi)勤傳真提貨單至最終用戶并確認，采購員辦理入庫手續(xù)。

第七章 收進項發(fā)票流程

1、催供貨方開具發(fā)票；

2、核對開票內(nèi)容；

3、把數(shù)據(jù)錄入電腦；

4、將發(fā)票交財務部簽收。

第八章 采購管理制度

1、建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄；

2、建立、健全比價制度，保證采購物品質(zhì)優(yōu)價廉；

3、建立客戶資料管理（表）冊，新客戶開發(fā)一覽表，競爭同行動向一覽表，售后服務管理表；

4、每周末將上周付款、欠款、欠票情況進行匯總，在周例會上總結(jié)。

5、簽訂采購合同后，應全面了解發(fā)貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前十日匯報公司有關(guān)領(lǐng)導；

6、所有貨物一律開箱驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時和供應商聯(lián)系，盡早解決；

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7、采購人員負責所采購貨物的入庫手續(xù)。貨到后應在一個工作日內(nèi)辦理驗收及入庫手續(xù)。

8、采購人員每月5號前，將上一月的采購合同編號整理成冊；

9、違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款50-500元。

第九章 附則

1、本制度由人事行政部負責解釋；

2、本制度由總經(jīng)理批準發(fā)布；

3、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

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