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公司物資采購制度
為了規(guī)范公司資產(chǎn)采購行為，保證日常各項(xiàng)工作需求，提高資金使用效益，加強(qiáng)資產(chǎn)管理和成本控制，促進(jìn)公司有序經(jīng)營和持續(xù)發(fā)展，公司經(jīng)研究決定對各部門物資實(shí)行集中采購，分級(jí)管理的管理辦法。
第一條 物資集中采購的歸口部門
（一）供應(yīng)部是公司物資集中采購的歸口部門，全公司各類物資的采購事宜（除食堂物資等特殊物資外）均由供應(yīng)部負(fù)責(zé)。
（二）供應(yīng)部要設(shè)專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)管理，為各部門提供質(zhì)價(jià)相符的物品保證辦公需要。
（三）公司各部門物資采購和領(lǐng)取根據(jù)具體情況必須通過部門經(jīng)理或中心領(lǐng)導(dǎo)審批簽字方可執(zhí)行。
（四）公司的集中采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購；凡采購單價(jià)在3萬元以上的大型設(shè)備、10萬元以上的成套設(shè)備、5萬元以上的大宗物資，必須采取議價(jià)或公開招標(biāo)的采購方式，由招標(biāo)小組（包括申請采購中心領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)部）確定相關(guān)采購方式。大宗的物資采購，具備招標(biāo)采購條件的，應(yīng)實(shí)行招標(biāo)采購。
（五）對于采購單位提出的供應(yīng)商、供貨價(jià)格有疑義的物資需求使用單位，可向供應(yīng)部經(jīng)理提出異議。
第二條 物資采購遵守的原則
（一）未經(jīng)審核批準(zhǔn)的請購物資一律不得采購；
（二）庫內(nèi)已有閑置物資應(yīng)首先使用；
（三）凡本地區(qū)能解決的，不到外地采購；
（四）對長期訂貨和大款項(xiàng)的進(jìn)貨，應(yīng)通過簽訂合同和實(shí)行銀行結(jié)算的方 1
式；
（五）按要求需通過各單位采購管理機(jī)構(gòu)組織的物資采購，必須按規(guī)定辦理；
（六）在比價(jià)過程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類的企業(yè)比質(zhì)量，同樣的質(zhì)量比價(jià)格，同樣的價(jià)格比信譽(yù)，擇優(yōu)確定采購單位；
（七）對于先試用的物資，不得在試用鑒定前采購。
（八）集中采購后的物資質(zhì)量不得低于未集中采購前的物資質(zhì)量，集中采購后的物資價(jià)格不得高于未集中采購前的物資價(jià)格。
第三條 集中物資采購的申請
為節(jié)約采購成本，公司實(shí)行按月上報(bào)采購計(jì)劃。各部門根據(jù)生產(chǎn)和經(jīng)營管理需求從實(shí)際工作出發(fā)，在每月的25日前，由各部門經(jīng)理編制下月《月度物資需求計(jì)劃》，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)簽字后按程序上報(bào)供應(yīng)部進(jìn)行采購。供應(yīng)部接到物資需求計(jì)劃后，由專人核對匯總《公司月采購計(jì)劃表》上報(bào)常務(wù)副總審批后執(zhí)行。避免盲目提報(bào)物資采購計(jì)劃，由于上報(bào)物資采購計(jì)劃失誤，造成物資積壓損失，由中心領(lǐng)導(dǎo)和各部門經(jīng)理承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
計(jì)劃外急需采購的物資，由各部門填制《請購單》，中心領(lǐng)導(dǎo)簽字、總經(jīng)理批準(zhǔn)后按一般采購程序辦理。
第四條 集中物資采購的實(shí)施
供應(yīng)部采購人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的《公司月采購計(jì)劃表》，先核對采購內(nèi)容，查閱《供應(yīng)商登記臺(tái)帳》和其他有關(guān)資料后，根據(jù)采購物資的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料（除經(jīng)批準(zhǔn)的緊急特殊情況外），選擇應(yīng)當(dāng)?shù)墓⿷?yīng)商。大宗物資采購必須精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。
對于廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理后，采購人員應(yīng)深入分析，擬訂議價(jià)方式及
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各種有利條件，和經(jīng)批準(zhǔn)的采購方式向廠商議價(jià)。
采購人員詢價(jià)、議價(jià)以及對有關(guān)物資的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后填寫《采購材料詢議價(jià)報(bào)告表》，經(jīng)供應(yīng)部經(jīng)理審核、常務(wù)副總批準(zhǔn)后，進(jìn)行采購。價(jià)格超過1000元以上的物資必須與供應(yīng)商簽訂《購貨合同》，按合同審批程序各級(jí)審批后再進(jìn)行采購。
對于實(shí)行合同采購的大額和重要的物資及設(shè)備。經(jīng)采購人員完成先行詢價(jià)、議價(jià)等事項(xiàng)后，由招標(biāo)小組負(fù)責(zé)人請示總經(jīng)理確定訂立“采購合同”，并履行合同評審手續(xù)后加蓋“合同專用章”后合同正式生效。同時(shí)，由供應(yīng)部負(fù)責(zé)將生效合同分送相關(guān)部門及留存。
采購人員必須按采購作業(yè)期限運(yùn)作，對不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購，造成的損失按公司相關(guān)規(guī)定由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
采購部門在簽訂購買合同時(shí)，要明確服務(wù)約定。1、采購物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)的由簽訂合同的采購人員負(fù)責(zé)與廠家聯(lián)系。2、對于在使用過程中（保質(zhì)期內(nèi)，正常使用條件下）出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由簽訂合同的采購人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。３、必須預(yù)留質(zhì)保金（特殊情況經(jīng)常務(wù)副總審批除外）。
第五條 審批權(quán)限
購買金額超過5000元以上由公司總經(jīng)理審批，購買金額低于5000元（含）以下由常務(wù)副總審批。
第六條 物資集中采購目錄每年由行政人事中心組織各部門進(jìn)行修訂，作為當(dāng)年物資集中采購的范圍。物資集中采購的目錄由公司常務(wù)副總審批執(zhí)行。辦公所需低值易耗品、辦公用品、桌椅、柜子、會(huì)議桌、印刷品、工作服等均屬集中采購范圍。
第六條 實(shí)施中注意事項(xiàng)
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1、計(jì)劃內(nèi)采購須填制《月度物資需求計(jì)劃》，盡量減少計(jì)劃外物資采購品種和數(shù)量，以減少供應(yīng)部采購工作量。
2、物品需求計(jì)劃需注明序號(hào)、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量。
3、部分特殊專業(yè)用品原則上由供應(yīng)部購置，特殊情況下可由供應(yīng)部委托相關(guān)部門（中心領(lǐng)導(dǎo)審批）自行采購的，自采購后3日內(nèi)需到供應(yīng)部辦理相關(guān)登記報(bào)銷手續(xù)。
6、各部門經(jīng)理為部門物資的實(shí)物負(fù)責(zé)人。本著節(jié)儉的原則做好本部門物資的管理與使用。
第七條 具體要求
1、各部門的計(jì)劃要依據(jù)實(shí)際需求和費(fèi)用預(yù)算編制，不得虛做冒估超預(yù)算。
2、按照先審批后購置的原則，未經(jīng)審批購置的將不予報(bào)銷。
3、當(dāng)月計(jì)劃當(dāng)月有效。本月未購置須次月重做計(jì)劃。
4、各部門和個(gè)人對管理的物品不得挪做私用、避免浪費(fèi)、損壞和丟失。
5、供應(yīng)部采購所需用品時(shí)，須本著質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則，經(jīng)招標(biāo)或?qū)徟�，逐步建立資信度高的采購基地，建立互惠合作伙伴關(guān)系，長期合作。
第八條 本制度適用于公司各中心各部門，從2015年７月1日起實(shí)施，由行政人事中心負(fù)責(zé)解釋。
四川ＸＸＸＸ有限責(zé)任公司
2015年6月10日
公司辦公物資采購管理制度
為簡化、規(guī)范辦公物資管理，經(jīng)公司研究決定，由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司各部門辦公物資的采購、調(diào)配、領(lǐng)用及庫存管理，特制定本制度。
一、適用范圍
本制度適用于公司各部門辦公物料物資的采購、調(diào)配、領(lǐng)用及盤存等，其中辦公用品及固定資產(chǎn)按照公司相關(guān)管理制度執(zhí)行。
二、職責(zé)
1、行政人事部負(fù)責(zé)公司辦公物資的采購、調(diào)配、領(lǐng)用、出入庫等管理工作。
2、公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對公司月度物資申購計(jì)劃進(jìn)行對照核查、對量大價(jià)高的物資價(jià)格進(jìn)行對照審查核實(shí)、并督促辦公物資盤存工作。
3、行政人事部后勤主任負(fù)責(zé)對各部門辦公物資的庫存量核實(shí)、入庫驗(yàn)收、物資調(diào)配、出入庫手續(xù)的辦理及領(lǐng)用登記、月度盤存工作的監(jiān)督檢查，并負(fù)責(zé)申購計(jì)劃審核、物資價(jià)目庫及采購供貨商的建立、參與采購、物資調(diào)配工作。
4、行政人事專員負(fù)責(zé)匯總統(tǒng)計(jì)各部門月度物資申購計(jì)劃，并對上月采購、領(lǐng)用、庫存物資進(jìn)行對照檢查核實(shí)。
5、各管部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門辦公物資的申購計(jì)劃核實(shí)、入庫驗(yàn)收、物資保管、領(lǐng)用手續(xù)的辦理及辦公物資的登記統(tǒng)計(jì)、盤存工作。
6、公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)對各部門月度物資申購計(jì)劃的對照核實(shí)、對量大價(jià)高的物資采購進(jìn)行審查核實(shí)，并對特殊大件及應(yīng)急物資的采購進(jìn)行審批，以整體控制成本費(fèi)用支出。
三、流程原則
1、各部門負(fù)責(zé)人對物料物資應(yīng)建立合理的庫存量，各部門物料物資由行政人事部統(tǒng)一集中采購補(bǔ)庫，以確保各部門的正常領(lǐng)用。
2、各部門物料物資的申購原則：由各部門主任每月25日前集中申購一次。遇特殊情況，需緊急采購的，經(jīng)部門經(jīng)理審核，行政人事主任同意后發(fā)起臨時(shí)申購。
公司物資采購管理制度
第一章 總則
第一條為進(jìn)一步規(guī)范公司物資采購程序，加強(qiáng)內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)特制定本制度。
第二條公司日常生產(chǎn)經(jīng)營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬于本制度規(guī)范范圍。
第三條費(fèi)用報(bào)銷及在外購物直接付款的零星物資采購不適用本制度。
第四條公司固定資產(chǎn)的購置適用本制度。
第二章物資采購規(guī)定
第五條物資采購實(shí)行歸口管理制。原糧由采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購，輔助材料、包裝物由倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)采購、修理用備件及后勤用物資及辦公用品由后勤部負(fù)責(zé)采購。特殊情況下，經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以指定專人進(jìn)行專項(xiàng)物資的采購。
第六條所有負(fù)責(zé)物資采購的人員必須充分掌握市場信息，及時(shí)預(yù)測市場供應(yīng)變化，確保質(zhì)量過關(guān)，價(jià)格低廉，供貨及時(shí)。
第七條推行合同管理制度，物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細(xì)注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟(jì)責(zé)任等；否則，造成的損失由采購人員負(fù)責(zé)。
第八條實(shí)行比價(jià)采購制度，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘。大宗物資采購建議實(shí)行招投標(biāo)制度。
第九條實(shí)行采購質(zhì)量責(zé)任制。采購人員對所采購物品的質(zhì)量負(fù)有全面責(zé)任。如因失職而采購偽劣產(chǎn)品，采購人員應(yīng)負(fù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。禁止采購人員收受回扣。如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項(xiàng)外，將視情節(jié)輕重進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
第三章發(fā)票入賬及付款程序
第十條采購物資進(jìn)廠后，采購人員必須嚴(yán)格按照要求辦理物資入庫手續(xù)，具體要求如下：
1.原糧入廠，由磅房辦理入庫手續(xù)，打印電子入庫單，入庫信息錄入電腦。
2.輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續(xù)，填制一式三聯(lián)入庫單，一聯(lián)交客戶辦理發(fā)票入賬手續(xù)。
3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續(xù)。
4.采購經(jīng)辦人要認(rèn)真填寫采購物資發(fā)票入賬單，詳細(xì)填寫所購物資名稱、數(shù)量、金額、供貨單位等要素。程序如下：
經(jīng)辦人填制發(fā)票入賬單保管員根據(jù)收貨情況簽字確認(rèn)部門經(jīng)理審核會(huì)計(jì)審核發(fā)票合法性 總經(jīng)理簽字準(zhǔn)予入賬財(cái)務(wù)掛賬作為日后付款的依據(jù)。
第十一條物資采購付款原則上采取先入賬后付款的制度，特殊情況下需預(yù)付款的單位，經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以辦理采購預(yù)付款手續(xù)。
第十二條采購付款實(shí)行審批制度，執(zhí)行兩條線管理形式，即發(fā)票入賬和簽批付款兩條線分步進(jìn)行的形式。具體程序如下：
1.物資采購一律由采購人員辦理發(fā)票入賬手續(xù)后，方可進(jìn)行申請付款審批。否則財(cái)務(wù)有權(quán)不予批準(zhǔn)付款。
2.申請付款，由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可到出納處辦理匯款。
經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬付款申請單部門經(jīng)理簽字財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)發(fā)票入賬情況審核總經(jīng)理根據(jù)資金情況簽字出納辦理匯款
3.需要預(yù)付款的部門，直接填制轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)財(cái)務(wù)審核、董事長或總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后可先辦理匯款手續(xù)，財(cái)務(wù)部據(jù)此掛賬，待發(fā)票來到后再由經(jīng)辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。
第四章附則
第十三條本制度從批準(zhǔn)下發(fā)之日起執(zhí)行，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
第十四條本制度從年月日起下發(fā)執(zhí)行。
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