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局人事檔案管理制度
一、檔案保密制度240c，相對濕度45—65%）。
4．庫房整潔，按時記錄溫度濕度，每周打掃一次衛(wèi)生，每月檢查一次“六防”設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，杜絕隱患。
5．檢查手段科學(xué)，對保管的檔案每年進行一次全面的檢查核對，確保檔案和材料的齊全完整。
6．不斷研究改進保管方法和管理技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
人事局檔案管理規(guī)章制度
一、綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實行科學(xué)管理，檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號科學(xué)規(guī)范、查找方便。
三、定期對檔案進行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時，首先由借閱人認(rèn)真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負(fù)責(zé)。
四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)后，方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題，裝訂。
三、編號抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真，案卷標(biāo)題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀制度
一、對檔案要認(rèn)真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。
三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。
四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
檔案庫房管理制度
一、檔案庫房門窗牢固，及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
五、做好室內(nèi)外溫濕度記錄，除濕，降溫。
山西省體育局人事檔案管理八項制度
（一）查（借）閱制度
一、查閱單位須填寫《人事檔案查閱審批表》，并履行審批手續(xù)。
二、查閱檔案，應(yīng)派中共正式黨員并攜帶單位介紹信。
三、檔案一般不外借。特殊情況需要外借的，須保證檔案絕對安全，并在一周內(nèi)歸還。
四、查檔人員不得查閱本人及親屬檔案。
五、紀(jì)檢監(jiān)察人員查閱涉案人員檔案，需由紀(jì)檢組長或監(jiān)察室 主任簽署意見。
（二）材料收集制度
一、收集范圍 履歷表，自傳，鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、有關(guān)政歷問題審查、黨團及民-主黨派、獎勵、處分材料，錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、離退休、退職審批表和各種代表會代表（委員）登記表，以及其他可供組織參考的材料。
二、收集方法
1、建立送交材料的制度，要求形成材料的部門和單位主動送交上述材料。
2、人事處形成的任免、工資等材料，應(yīng)在15日內(nèi)送人事檔案室。
3、人事檔案管理人員應(yīng)主動聯(lián)系，及時索要。
4、向有關(guān)單位和部門發(fā)出“短缺材料催要通知單”，進行催要。
5、發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的材料，及時通知形成檔案材料的部門補送材料或補辦手續(xù)。
（三）鑒別歸檔制度
一、鑒別材料：鑒別收到材料是否屬于所管干部、工人材料及應(yīng)歸入干部檔案內(nèi)容。
二、審查材料：審查材料是否齊全、完整，手續(xù)是否完備。凡查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的，不能歸檔；凡手續(xù)不完備的材料，須補辦手續(xù)后再歸檔。
三、審核檔案：檔案中缺少材料，應(yīng)及時進行登記并收集補充。
四、及時歸檔：經(jīng)鑒別無誤屬歸檔的材料，及時歸入檔案盒帶中，不允許出現(xiàn)“散亂”現(xiàn)象。
（四）轉(zhuǎn)遞制度
一、干部管理權(quán)限變動后，及時轉(zhuǎn)遞檔案。
二、人事檔案應(yīng)通過機要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或由本人自帶。
三、檔案轉(zhuǎn)出前。按規(guī)定進行認(rèn)真的整理裝訂。
四、轉(zhuǎn)遞檔案必須詳細(xì)登記“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目,并嚴(yán)密包封。
五、轉(zhuǎn)出檔案半個月內(nèi)回執(zhí)未退回的，要及時發(fā)出“催要檔案回執(zhí)通知單”進行催問，以免檔案丟失。
六、收到檔案經(jīng)檢查、核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。
（五）檢查核對制度
一、人事檔案管理以“人事檔案統(tǒng)計臺帳”為基礎(chǔ)，做到底數(shù)日清月結(jié)。
二、人事檔案分別按單位和檔案編號建立名冊，發(fā)現(xiàn)錯號或放錯位置的，要及時糾正。
三、每年年底對所管人事檔案進行清庫，徹底核對底數(shù)，做到帳檔相符。
四、做好所管檔案的年度統(tǒng)計工作。
（六）保管保密制度
一、人事檔案的保管，堅持安全保密、便于查找的原則。
二、人事檔案卷皮、目錄和備用袋做到規(guī)格統(tǒng)一、樣式一致。
三、每兩年對所管人事檔案進行一次零散材料的裝訂，并填寫目錄。
四、經(jīng)常檢查檔案柜及庫房的防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防高溫的設(shè)施和安全措施。
五、人事檔案集中存放在檔案柜及庫房，任何人不得私自保存他人檔案。
六、嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定利用檔案，嚴(yán)防泄露檔案機密，非檔案工作人員不準(zhǔn)擅自進入檔案庫房。
七、不斷研究和改進檔案的管理方法和保管技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理。
（七）人事檔案管理人員職責(zé)
一、按照《條例》規(guī)定，負(fù)責(zé)人事檔案材料的收集，認(rèn)真細(xì)致地做好鑒別歸檔和整理工作。
二、負(fù)責(zé)辦理人事檔案的查閱、借用、轉(zhuǎn)遞。
三、做好人事檔案的安全、保密、保護工作。
四、搞好人事檔案工作的調(diào)查研究，結(jié)合工作實際，及時提出建議和意見。
五、努力工作，爭取改善檔案庫房的保管條件，提高管理水平。
六、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
（八）接收檔案材料歸檔工作制度
一、調(diào)檔：接到任免通知后，一周內(nèi)發(fā)出“干部檔案催要通知單”調(diào)檔。
二、鑒別：對接收的檔案材料進行認(rèn)真鑒別，如有涂改，及時記錄并上報。
三、登記：建立登記冊，對接收檔案逐檔進行認(rèn)真登記后，編號入庫。
四、歸檔：屬歸檔材料，及時歸入檔案盒帶內(nèi)。
五、檢查：認(rèn)真核對姓名、編號，避免裝錯或放錯位置
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