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工廠前臺文員工作內(nèi)容
1. 接聽、轉(zhuǎn)接總機電話;接待來訪人員。
2. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
3. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作,協(xié)助各部門文員做好辦公室檔案收集、整理工作。
4. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
5. 隨時更新和管-理-員工的通訊錄并發(fā)放到內(nèi)部局域網(wǎng)及各個分公司。
6. 及時下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的各類通知包括口頭通知。
7. 協(xié)助管理部主管做好公司宣傳專欄的組稿。
8. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記,并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。
9. 及時計算月度快遞費的匯總,辦公用品費等相關(guān)費用的報銷工作。
10. 管理辦公用品,對公司人員申請領(lǐng)用辦公用品進(jìn)行登記,發(fā)放。每月與行政,財務(wù)進(jìn)行庫存盤點工作,
并將匯總表上報給部門經(jīng)理一份。
11. 管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。
12. 管理好新入職員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理,嚴(yán)格借檔手續(xù)。
13. 給招聘主管做好面試人員面試接待的工作。
14. 協(xié)助人事辦理人員離職,入職的相關(guān)手續(xù)。
15. 16. 協(xié)同工廠安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人及各部門安全員定期抽查辦公區(qū)域內(nèi)是否存有的安全隱患問題。
17. 會議室使用管理和客戶接待引見支持工作,做好會議室使用后的清理工作。
18. 協(xié)助各部門文職人員做好組織公司及部門活動等事宜。
惠州天陽精密部品有限公司
管理部
2011年8月18日
公司前臺文員崗位職責(zé)及工作流程
1、遵守公司各項規(guī)章制度,做好執(zhí)行部典范工作,不得出現(xiàn)重大違規(guī)等情況;熱愛本職工作工作積極性、主動性強,有高度責(zé)任感
2、因前臺為公司形象窗口及第一聯(lián)絡(luò)窗口,不得出現(xiàn)空崗情況,如有特殊事情需要處理長時間離開,需要安排有其他人員代值,一般代值不超過10分鐘。
2、客戶接待及信息管理
★公司來訪客戶的日常接待流程:客戶上門——引導(dǎo)接待入座(詢問來源)—倒水——安排相關(guān)人員接待—客流詳情登記
★ 市場部的客戶意向登記流程:裝修顧問報意向(每日10:00前、16:30分后)——錄入《市場部意向客戶登記表》—簽字確認(rèn)該客戶錄入完畢 ★客戶回訪流程:當(dāng)班前臺文員回訪前一天上門客流—錄入客戶檔案-如有異常來源客流轉(zhuǎn)存—交至行政部主管回訪審核。
3、來訪客人接待及流程()
★客人、貴賓來訪:貴賓上門—熱情詢問是否預(yù)約—引導(dǎo)至預(yù)約人或預(yù)約部門—倒水/切、沏茶
★ 推銷人員來訪:推銷人員上門-熱情詢問是否有預(yù)約—引導(dǎo)至預(yù)約人或預(yù)約部門——倒水、沏茶
★推銷人員來訪:推銷人員上門-熱情詢問是否有預(yù)約—留下產(chǎn)品資料及名片—轉(zhuǎn)交至材料部
4、電話接聽及留言處理()
★聽到鈴響,至少在第三聲內(nèi)接聽;接聽電話時使用普通話,接聽電話后先問候,并自報公司名。
標(biāo)準(zhǔn)語如下:您好,這里是XX公司.對方講述時仔細(xì)聆聽并記錄要點,迅速判斷對方的需求
1)咨詢業(yè)務(wù)——留下對方的電話號碼,由專業(yè)人員進(jìn)行回復(fù),設(shè)計或市場人員。
2)推銷產(chǎn)品——與公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員
無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù),則直接禮貌回拒,告知對方我們沒有這方
面的需求,請聯(lián)系其他公司吧
3)找人—— 問清對方的身份、名字、是否和相關(guān)部門和相關(guān)人員有預(yù)
約,再轉(zhuǎn)接至相關(guān)人員或部門;如為不明電話則快速結(jié)
束電話。
4)留言——記下留言人的名字及電話及要交代事宜到具體人或部門,
如有重要事情第一時間電話通知到相關(guān)人員
5)其他——不得長時間通話占用前臺電話,并保證電話暢通。
5、新員工入職引導(dǎo)、7天磨合期提醒、員工檔案建立、離職手續(xù)協(xié)辦
1)熟悉員工手冊內(nèi)容,對新入職員工進(jìn)行入職培訓(xùn),引導(dǎo)其熟悉員工手冊內(nèi)容,并遵守公司規(guī)章制度,及時糾正新員工違規(guī)行為,并在新員工入職第六天時提醒到部門負(fù)責(zé)人處,對新員工是否繼續(xù)聘用做出建議。
2)對正式入職員工必須完善其個人資料及信息,并錄入公司員工檔案信息表,注明入職時間及職位等情況
3)離職人員在前臺處領(lǐng)取離職申請表,離職必須按照公司規(guī)定的期限提出申請,否則不予辦理任何手續(xù)。
6、考勤監(jiān)督、統(tǒng)計、外出簽到監(jiān)督()
1)新員工入職前7天進(jìn)行手簽到,對其簽到的真實有效性進(jìn)行監(jiān)督并進(jìn)行檢查,如有作弊行為當(dāng)時提出,并勸其自動離職;
2)滿7天磨合期如批準(zhǔn)入職,為其錄制指紋,進(jìn)行指紋打卡
3)每月5日前將所有在職員工上月1日至30/31日考勤進(jìn)行統(tǒng)計成規(guī)定表格上交至行政部,保證統(tǒng)計的真實性、準(zhǔn)確性。
4)規(guī)范員工外出簽到,外勤與填寫地點、時間一致,對員工外出進(jìn)行抽查,及時發(fā)現(xiàn)虛填信息,并進(jìn)行勸導(dǎo),屢犯者進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
7、衛(wèi)生值日執(zhí)行、檢查
1)總經(jīng)理辦公室衛(wèi)生由前臺專人負(fù)責(zé),桌面衛(wèi)生、茶具清洗、茶幾、沙發(fā)清潔、地面、書柜衛(wèi)生,保持辦公室內(nèi)物件擺放整齊有序無塵。
2)前臺區(qū)域衛(wèi)生:前臺為公司形象窗口,保證前臺區(qū)域物品擺放有序,整潔干凈明亮,由前臺自行負(fù)責(zé)該區(qū)域。
3)公共區(qū)域及其他區(qū)域進(jìn)行排班值日,每天排班1人進(jìn)行衛(wèi)生值日,保證桌面、茶幾、地面無塵無雜物并且整潔有序,每天下午下班時由各部門將當(dāng)天所產(chǎn)生生活垃圾全部清理出辦公室。當(dāng)天值日完畢后由前臺進(jìn)行檢查,有權(quán)對衛(wèi)生值日不到位進(jìn)行處罰,并責(zé)令其重新執(zhí)行衛(wèi)生,直到干凈為止。由前臺口頭執(zhí)行;如當(dāng)天衛(wèi)生值日人未提前5分鐘完成清潔給予10元/次罰款,未進(jìn)行衛(wèi)生之日給予50元/次處罰。以上罰款處罰由財務(wù)部當(dāng)場收入公司得愛心基金。如前臺未在第一時間對以上情況進(jìn)行妥善處理,由前臺承擔(dān)以上責(zé)任。
8、會議考勤執(zhí)行及會議記錄整理
1)每周五16:30會議、每月最后一個周五的月度工作會議(必須參加),由前臺提前10分鐘進(jìn)行通知各部門進(jìn)行準(zhǔn)備,對未到會人員、遲到、缺席者進(jìn)行考勤記錄,并執(zhí)行相關(guān)的會議制度。
2)對會議進(jìn)行記錄,尤其是會議的決議決策重點內(nèi)容要清晰明了,
會議后整理成文檔,由會議主持人簽字確認(rèn)并交由綜合部存檔。
9、招聘后臺更新、簡歷篩選、通知面試
每天招聘后臺進(jìn)行刷新,根據(jù)招聘需求增加職位招聘;對投遞的簡歷進(jìn)行初步篩選,嚴(yán)格按照職位要求學(xué)歷、經(jīng)驗等進(jìn)行,通知符合崗位要求的人員在每日上午午900—11:00之間到公司面試,并對通知人員以電話(或短信)方式告知對方面試時間及地址,注意時間段的合理安排。面試人員到達(dá)后讓其填寫面試登記表(檢查是否完整填寫)然后送至面試主持人員。
10、花草管理
前臺文員負(fù)責(zé)花木的更換、澆水、修剪和花木的數(shù)量管理,月底清點數(shù)量并造表報行政部 經(jīng)理處。
11、名片、工牌制作、通訊錄更新
1)各部門名片由前臺文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一聯(lián)系指定印務(wù)商家制作,并在三個工作日內(nèi)制作完成交給名片使用人(滿7日磨合期,對有名片制作需求人員進(jìn)行統(tǒng)計,并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn))。
2)對通過7天磨合期人員進(jìn)行統(tǒng)計,在三日內(nèi)制作完成公司統(tǒng)一的工牌交付其使用。
3)熟記各部門分機號,及時更新員工通訊錄,并在新員工轉(zhuǎn)正后以后及時為其開通公司集團小號。每周更新一次,更新后首先發(fā)放到綜合部,董事長、其他部門依次發(fā)放到。
12、門禁系統(tǒng)、水電照明
1)每天早晨前臺提前15分鐘到達(dá)公司,下午下班時檢查好門窗是否關(guān)閉好再鎖好大門離開;鑰匙不得私自轉(zhuǎn)借他人,否則承擔(dān)因此引起的各種損失或事故責(zé)任。
2)每天下班離開時檢查所有電腦、顯示器 打印機、投影儀、飲水
機、空調(diào)電源是否關(guān)閉,如有未關(guān)閉情況要警告到電腦使用人,禁止再一次發(fā)生類似情況;檢查完畢正常關(guān)閉機房總電源。
13、 物資管理、報刊收取
1)公司郵件、包裹收發(fā):因工作需要所寄出的郵件由前臺文員聯(lián)系相關(guān)快遞公司,員工包裹必須由本人或直接委托人簽收并簽字確認(rèn)。
2)A4紙的保管,領(lǐng)用人到前臺處簽字領(lǐng)用,注明領(lǐng)取張數(shù)、用途等,嚴(yán)格控制紙張的使用,嚴(yán)禁打印私人文件或與工作無關(guān)文件,避免造成比必要浪費。
3)公司所訂報刊由前臺每天在指定投放處收取到總經(jīng)理辦公室,如遇休息提前安排其他人員進(jìn)行收取。
14、辦公設(shè)備初級維護(hù):打印機、復(fù)印機及時加粉,要有備用墨盒與硒鼓,對于需要工程維修設(shè) 備及時聯(lián)系維修,確保辦公設(shè)備能正常運轉(zhuǎn)。
15、其他未盡事宜進(jìn)行補充
以上工作內(nèi)容與績效工資掛鉤進(jìn)行分級考核。考核分為 ,A、B、C、D四級,考核首先由當(dāng)職者進(jìn)行自述,部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行核準(zhǔn),總經(jīng)理進(jìn)行復(fù)核。以最終累積級別居首者為最終評定級別。A為優(yōu)秀,B良,C為合格,D為差,得A者領(lǐng)取100%崗位工資,得B者領(lǐng)取90%崗位工資,得C者領(lǐng)取80%崗位工資,得D者不領(lǐng)取崗位工資。且連續(xù)三個月得A者可直接參與“優(yōu)秀員工”評選,一年中有六個月得A者可得全額年終獎連續(xù)三個月得D者自動離職。
以上內(nèi)容已詳盡閱讀并竭力完成工作任務(wù):
公司前臺文員崗位職責(zé)及工作流程
四川超然建筑裝飾工程有限公司
前臺接待必備條件
1、限女性,年齡22—24歲
2、膚質(zhì)好,體態(tài)輕盈,身高160—168cm之間。
3、口齒伶俐清晰,反應(yīng)能力佳。
4、大專以上文化程度。
5、個性活潑、外向、有親和力,有耐性。
6、上級主管:行政部經(jīng)理
1、遵守公司各項規(guī)章制度,做好執(zhí)行部典范工作,不得出現(xiàn)重大違規(guī)等情況;熱愛本職工作,工作積 極性、主動性強,有高度責(zé)任感( )
2、因前臺為公司形象窗口及第一聯(lián)絡(luò)窗口,不得出現(xiàn)空崗情況,如有特殊事情需要處理長時間離開, 需要安排有其他人員代值,一般代值不超過10分鐘。( )
2、客戶接待及信息管理( )
★ 公司來訪客戶的日常接待流程:客戶上門——引導(dǎo)接待入座(詢問來源)—倒水——安排相關(guān)人
員接待—客流詳情登記
★ 市場部的客戶意向登記流程:裝修顧問報意向(每日10:00前、16:30分后)——錄入《市場部
意向客戶登記表》—簽字確認(rèn)該客戶錄入完畢
★ 客戶回訪流程:當(dāng)班前臺文員回訪前一天上門客流—錄入客戶檔案-如有異常來源客流轉(zhuǎn)存— 交
至行政部主管回訪審核。
3、來訪客人接待及流程( )
★ 客人、貴賓來訪:貴賓上門—熱情詢問是否預(yù)約—引導(dǎo)至預(yù)約人或預(yù)約部門—倒水/切、沏茶 ★ 推銷人員來訪:推銷人員上門-熱情詢問是否有預(yù)約—引導(dǎo)至預(yù)約人或預(yù)約部門——倒水、沏茶
推銷人員來訪:推銷人員上門-熱情詢問是否有預(yù)約—留下產(chǎn)品資料及名片—轉(zhuǎn)交至材料部
4、電話接聽及留言處理( )
★ 聽到鈴響,至少在第三聲內(nèi)接聽;接聽電話時使用普通話,接聽電話后先問候,并自報公司名。
標(biāo)準(zhǔn)語如下:您好,這里是XX公司.對方講述時仔細(xì)聆聽并記錄要點,迅速判斷對方的需求
1) 咨詢業(yè)務(wù)——留下對方的電話號碼,由專業(yè)人員進(jìn)行回復(fù),設(shè)計或市場人員。
2) 推銷產(chǎn)品——與公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員
無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù),則直接禮貌回拒,告知對方我們沒有這方面的需求,請聯(lián)系其他
公司吧
3) 找人—— 問清對方的身份、名字、是否和相關(guān)部門和相關(guān)人員有預(yù)約,再轉(zhuǎn)接至相關(guān)人
員或部門;如為不明電話則快速結(jié)束電話。
4)留言—— 記下留言人的名字及電話及要交代事宜到具體人或部門,如有重要事情 第一時間電話通知到相關(guān)人員
5)其他—— 不得長時間通話占用前臺電話,并保證電話暢通。
5、新員工入職引導(dǎo)、7天磨合期提醒、員工檔案建立、離職手續(xù)協(xié)辦( )
1)熟悉員工手冊內(nèi)容,對新入職員工進(jìn)行入職培訓(xùn),引導(dǎo)其熟悉員工手冊內(nèi)容,并遵守
公司規(guī)章制度,及時糾正新員工違規(guī)行為,并在新員工入職第六天時提醒到部門負(fù)責(zé)人
處,對新員工是否繼續(xù)聘用做出建議。
2)對正式入職員工必須完善其個人資料及信息,并錄入公司員工檔案信息表,注明入職時 間及職位等情況
3) 離職人員在前臺處領(lǐng)取離職申請表,離職必須提前一個月申請,否則不予辦理任何手續(xù)。
6、考勤監(jiān)督、統(tǒng)計、外出簽到監(jiān)督( )
1) 新員工入職前7天進(jìn)行手簽到,對其簽到的真實有效性進(jìn)行監(jiān)督并進(jìn)行檢查,如有作弊行為
當(dāng)時提出,并勸其自動離職;
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2) 滿7天磨合期如批準(zhǔn)入職,為其錄制指紋,進(jìn)行指紋打卡
3) 每月15日前將所有在職員工上月1日至30/31日考勤進(jìn)行統(tǒng)計成規(guī)定表格上交至行政部,
保證統(tǒng)計的真實性、準(zhǔn)確性。
4) 規(guī)范員工外出簽到,外勤與填寫地點、時間一致,對員工外出進(jìn)行抽查,及時發(fā)現(xiàn)虛填信息,
并進(jìn)行勸導(dǎo),屢犯者進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
7、衛(wèi)生值日執(zhí)行、檢查( )
1) 總經(jīng)理辦公室衛(wèi)生由前臺專人負(fù)責(zé),桌面衛(wèi)生、茶具清洗、茶幾、沙發(fā)清潔、地面、書柜衛(wèi)
生,保持辦公室內(nèi)物件擺放整齊有序無塵。
2) 前臺區(qū)域衛(wèi)生:前臺為公司形象窗口,保證前臺區(qū)域物品擺放有序,整潔干凈明亮,由前臺
自行負(fù)責(zé)該區(qū)域。
3) 公共區(qū)域及其他區(qū)域進(jìn)行排班值日,每天排班2—3人進(jìn)行衛(wèi)生值日(表格形式,最好男女
搭配,保證桌面、茶幾、地面無塵無雜物并且整潔有序,每天下午下班時由各部門將當(dāng)天所
產(chǎn)生生活垃圾全部清理出辦公室。當(dāng)天值日完畢后由前臺進(jìn)行檢查,有權(quán)對衛(wèi)生值日不到位
進(jìn)行處罰,并責(zé)令其重新執(zhí)行衛(wèi)生,直到干凈為止。由前臺口頭執(zhí)行;如當(dāng)天衛(wèi)生值日人未
提前10分鐘到達(dá)給予10元/次罰款,未進(jìn)行衛(wèi)生之日給予50元/次處罰。以上罰款處罰由前
臺開具罰單行政部經(jīng)理簽字確認(rèn)。如前臺未在第一時間對以上情況進(jìn)行妥善處理,由前臺承
擔(dān)以上責(zé)任。
8、會議考勤執(zhí)行及會議記錄整理( )
1) 每周五16:30會議、每月18日會議(必須參加),由前臺提前10分鐘進(jìn)行通知各部門進(jìn) 行準(zhǔn)備,對未到會人員、遲到、缺席者進(jìn)行考勤記錄,并執(zhí)行相關(guān)的會議制度。
2) 對會議進(jìn)行記錄,尤其是會議行政的決議決策重點內(nèi)容要清晰明了,會議后整理成文 檔,由行政部經(jīng)理簽字確認(rèn)并存檔。
9、招聘后臺更新、簡歷篩選、通知面試( )
每天招聘后臺進(jìn)行刷新,根據(jù)招聘需求增加職位招聘;對投遞的簡歷進(jìn)行初步篩選,嚴(yán)格 按照職位要求學(xué)歷、經(jīng)驗等進(jìn)行,通知符合崗位要求的人員在每日下午14:00—17:00之間 到公司面試,并對通知人員以短信方式告知對方面試時間及地址,注意時間段的合理安排。 面試人員到達(dá)后讓其填寫CR面試簡歷表(檢查是否完整填寫)然后送至行政部
10、花草管理( )
前臺文員負(fù)責(zé)花木的更換、澆水、修剪和花木的數(shù)量管理,月底清點數(shù)量并造表報行政部 經(jīng)理處。
11、名片、工牌制作、通訊錄更新( )
1)各部門名片由前臺文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一使用QQ或郵件聯(lián)系指定印務(wù)商家制作,并在兩個工作 日內(nèi)送貨,收取名片時由前臺核對內(nèi)容并簽字確認(rèn) (滿7日磨合期,對有名片制作需求 人員進(jìn)行統(tǒng)計,并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),名片費用由當(dāng)事人進(jìn)行墊付,在公司工 作滿三個月進(jìn)行報銷。)
2)對通過7天磨合期人員進(jìn)行統(tǒng)計,在2日內(nèi)制作完成公司統(tǒng)一的工牌交付其使用,押金 10元/個,新員工交付現(xiàn)金到財務(wù)處,在離職時以完好工牌進(jìn)行退換押金。
3) 熟記各部門分機號,及時更新員工通訊錄,并在通過7天磨合期以后及時為其開通公司 集團小號。每周更新一次,更新后首先發(fā)放到行政部,其他部門依次發(fā)放到。
12、門禁系統(tǒng)、加班管理、水電照明( )
1) 公司大門鑰匙由前臺保管,每天早晨前臺提前15—20分鐘到達(dá)公司開門,下午下班時 檢查好門窗是否關(guān)閉好再鎖好大門離開;鑰匙不得私自轉(zhuǎn)借他人,否則承擔(dān)因此引起的 各種損失或事故責(zé)任。
2) 對于需要在辦公室進(jìn)行加班人員進(jìn)行登記,姓名、部門、加班開始、離開時間進(jìn)行詳盡 的登記,并由當(dāng)事人進(jìn)行簽字確認(rèn);如需領(lǐng)取辦公室鑰匙需要由行政經(jīng)理同意并由當(dāng)事 人簽字領(lǐng)取鑰匙。
3) 每天中午12:00—14:00時間段內(nèi)關(guān)閉大廳照明燈源,下班離開時檢查所有電腦、顯示器 打印機、投影儀、飲水機、空調(diào)電源是否關(guān)閉,如有未關(guān)閉情況要警告到電腦使用人,
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禁止再一次發(fā)生類似情況;檢查完畢正常關(guān)閉機房總電源。 13、物資管理、報刊收取( )
1) 公司郵件、包裹收發(fā):因工作需要所寄出的郵件由前臺文員聯(lián)系相關(guān)快遞公司與之洽 談,員工包裹必須由本人或直接委托人簽收并簽字確認(rèn)
2) A3、A4打印紙、復(fù)印紙、相片紙的保管,領(lǐng)用人到前臺處簽字領(lǐng)用,注明領(lǐng)取張數(shù)、 用途等,嚴(yán)格控制紙張的使用,嚴(yán)禁打印私人文件或與工作無關(guān)文件,避免造成比必 要浪費。
3) 公司所訂報刊由前臺每天在指定投放處收取到總經(jīng)理辦公室,如遇休息提前安排其他 人員進(jìn)行收取。
14、飛機票、火車票、水票預(yù)定( )
1)為公司出差工作人員進(jìn)行火車票、飛機票預(yù)定,首先到財務(wù)處進(jìn)行“借款申請單”填寫
支取相關(guān)費用或個人先行墊付進(jìn)行報銷。
2) 水票由前臺處保管,在水票將要使用完畢時及時對水票進(jìn)行補購,并保證公司飲水正 常供給。
15、辦公設(shè)備初級維護(hù):打印機、復(fù)印機及時加粉,要有備用墨盒與硒鼓,對于需要工程維修設(shè)
備及時通知到工程部,確保辦公設(shè)備能正常運轉(zhuǎn)。( ) 16、其他未盡事宜進(jìn)行補充, 以上工作內(nèi)容與崗位工資掛鉤進(jìn)行分級考核。考核分為A、B、C、D四級,考核首先由當(dāng)職者進(jìn)行自述,部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行核準(zhǔn),總經(jīng)理進(jìn)行復(fù)核。以最終累積級別居首者為最終評定級別。A為優(yōu)秀,B良,C為合格,D為差,得A者領(lǐng)取100%崗位工資,得B者領(lǐng)取90%崗位工資,得C者領(lǐng)取80%崗位工資,得D者不領(lǐng)取崗位工資。且連續(xù)三個月得A者可直接參與“優(yōu)秀員工”評選,一年中有六個月得A者可得全額年終獎,連續(xù)三個月得D者自動離職。
以上內(nèi)容已詳盡閱讀并竭力完成工作任務(wù): 年 月 日
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