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銷售經(jīng)理助理的工作內(nèi)容
負(fù)責(zé)公司銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。
負(fù)責(zé)各類銷售指標(biāo)的月度、季度、年度統(tǒng)計(jì)報表和報告的制作、編寫，并隨時答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)對銷售動態(tài)情況的質(zhì)詢。
負(fù)責(zé)收集、整理、歸納市場行情、價格，以及新產(chǎn)品、替代品、客源等信息資料，提出分析報告，為部門業(yè)務(wù)人員、領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。
協(xié)助銷售人員做好上門客戶的接待和電話來訪工作；在銷售人員缺席時，及時轉(zhuǎn)告客戶信息，妥善處理。
負(fù)責(zé)客戶、顧客的投訴記錄，協(xié)助有關(guān)部門妥善處理。
協(xié)助部長做好部內(nèi)內(nèi)務(wù)、各種部內(nèi)會議的記錄等工作。
逐步推廣使用電腦信息系統(tǒng)處理營銷資料，妥善保管電腦資料，不泄露銷售秘密。
完成經(jīng)理臨時交辦的其他任務(wù)。
自從轉(zhuǎn)到銷售部至今已經(jīng)一年半了,回想自己這一年多所走過的路，所經(jīng)歷的事情，沒有太多的感慨，沒有太多的驚喜，多了一份鎮(zhèn)定，從容的心態(tài)。在公司領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)和幫助下，加之部門同事的鼎力協(xié)助，自己立足本職工作，使得銷售工作順利進(jìn)行。
雖然銷售情況不錯，但是回款率不太樂觀，原因在于集團(tuán)總部結(jié)款不及時。08年我會盡量克服這方面的因素，及時與各子分公司解決回款問題。
現(xiàn)將銷售工作的內(nèi)容和感受總結(jié)如下：
1、銷售報表的匯總：其中包括產(chǎn)品的銷售登記，產(chǎn)品銷售排名情況；清理業(yè)務(wù) 理手上的借物及還貨情況
2、協(xié)助大區(qū)經(jīng)理的銷售工作：
①將有些電話業(yè)務(wù)或者需要送貨的業(yè)務(wù)分配給業(yè)務(wù)經(jīng)理，并輔助他們抓住定單； ②經(jīng)常同業(yè)務(wù)員勤溝通、勤交流，分析市場情況、存在問題及應(yīng)對方案，以求共同提高；
③合同的執(zhí)行情況：協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理并督促合同的完成；
3、公司上門業(yè)務(wù)的處理，對產(chǎn)品銷售過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行處理，與各部門之前進(jìn)行友好的溝通；
4、與集團(tuán)總部清理往年應(yīng)付款情況，由于往年帳目不是我經(jīng)手的，加上有些單據(jù)遺失及價格或等等問題，給現(xiàn)在的工作帶來許多麻煩；
5、對每一款新產(chǎn)品進(jìn)行推廣，與各經(jīng)銷商進(jìn)行密切聯(lián)系，并根據(jù)地區(qū)、行業(yè)、受眾的不同進(jìn)行分析；
6、在日常的事務(wù)工作中，自己在接到領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)后，積極著手，在確保工作質(zhì)量的前提下按時完成任務(wù)。
總結(jié)一年來的工作，自己的工作仍存在很多問題和不足，在工作方法和技巧上有待于向其他業(yè)務(wù)員和同行學(xué)習(xí)，08年自己計(jì)劃在去年工作得失的基礎(chǔ)上取長補(bǔ)短，重點(diǎn)做好以下幾個方面的工作：
（一）確保完成全年銷售任務(wù)，平時積極搜集信息并及時匯總；
（二）努力協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理的銷售工作，從產(chǎn)品的價格，數(shù)量，質(zhì)量以及自身的服務(wù)態(tài)度方面，細(xì)心的與客戶溝通；
（三）銷售報表的精確度，仔細(xì)審核；
（四）借物還貨的及時處理；
（五）客戶關(guān)系的維系，并不斷開發(fā)新的客戶。
（六）努力做好每一件事情，堅(jiān)持再堅(jiān)持！
最后，想對銷售過程中出現(xiàn)的問題歸納如下：
（一）倉庫的庫存量不夠。雖然庫存表上標(biāo)注了每款產(chǎn)品最低庫存量，但是實(shí)際卻不相符，有許多產(chǎn)品甚至已經(jīng)斷貨。在庫存不多的情況下，建議倉庫及時與生產(chǎn)聯(lián)系下單，或者與銷售聯(lián)系提醒下單，飛單的情況大多于庫存量不足有關(guān)。
（二）采購回貨不及時�；刎洉r間總會延遲，對于這種現(xiàn)象，采購人員的態(tài)度大多都是事不關(guān)已，很少會想著怎么去與供應(yīng)商解決，而是希望銷售人員與客戶溝通延緩時間。這樣會讓客戶對我們的信譽(yù)度降低。（這種現(xiàn)象非常嚴(yán)重）
（三）質(zhì)檢與采購對供應(yīng)商退貨的處理。很多不合格的產(chǎn)品，由于時間拖延，最后在逼不得已的情況下一挑再挑，并當(dāng)成合格產(chǎn)品銷售，這樣對我們“追求高品質(zhì)”的信念是非常不吻合的。經(jīng)常有拿出去的東西因?yàn)橘|(zhì)量問題讓銷售人員非常難堪。
（四）財務(wù)應(yīng)定期對銷售卻未回款的業(yè)務(wù)進(jìn)行催款或者提醒。有許多已經(jīng)回款的業(yè)務(wù)，財務(wù)在幾個月之后才告訴銷售人員，期間銷售人員員以為沒回款一直都在催，給客戶印象非常不好！
（五）各部門之間不協(xié)調(diào)。為了自己的工作方便，往往不會太關(guān)心他人，不會考慮給他人帶來的麻煩。有時候因?yàn)橐痪湓捇蛘咭稽c(diǎn)小事情就可以解決了，可是卻讓銷售人員走了許多彎路。
（六）發(fā)貨及派車問題。
（七）新產(chǎn)品開發(fā)速度太慢。
總之，今年我將更加努力做好自己份內(nèi)的事情，并積極幫助他人。也希望公司存在的一些問題能夠妥善解決。不斷的開發(fā)新品，不斷開發(fā)新的區(qū)域，相信公司一定會走得更遠(yuǎn)，市場占有率更高，楚天人都會洋溢著幸福的笑容！
銷售助理工作職責(zé)
崗位職責(zé)： 協(xié)助銷售總監(jiān)和大區(qū)經(jīng)理、各省區(qū)域經(jīng)理處理各種內(nèi)勤業(yè)務(wù)，如樣書寄送、文件蓋章、通知發(fā)放、費(fèi)用劃撥、財務(wù)報銷、客戶檔案歸類整理，數(shù)據(jù)記錄與核實(shí)、監(jiān)督客戶服務(wù)經(jīng)費(fèi)的落實(shí)到位等。
1、負(fù)責(zé)公司銷售及其他銷售相關(guān)文件資料的歸類、管理工作。
2、負(fù)責(zé)各類營銷數(shù)據(jù)的整理，并隨時答復(fù)領(lǐng)導(dǎo)對銷售動態(tài)情況的質(zhì)詢；協(xié)助銷售總監(jiān)對相關(guān)市場數(shù)據(jù)做匯總、整理工作。
3、負(fù)責(zé)銷售人員周報的匯總統(tǒng)計(jì)，并就相關(guān)信息整理歸檔。
4、協(xié)助銷售總監(jiān)對銷售人員的銷售費(fèi)用、市場費(fèi)用做初期審核，并做好歷史記錄。
5、接受委托，幫助區(qū)域經(jīng)理安排、聯(lián)系、接待來京重要客戶。
6、協(xié)助銷售總監(jiān)做好部門內(nèi)務(wù)、部門例會的組織召開，并做好會議記錄。
7、協(xié)助銷售總監(jiān)做好市場活動的組織、召開工作，執(zhí)行具體會務(wù)性事務(wù)。
8、完成銷售總監(jiān)臨時交辦的其他任務(wù)。
技能要求：
1.熟練使用電腦，精通辦公軟件；
2.為人熱情性格開朗，具備吃苦耐勞精神,有上進(jìn)心；
3.要求積極主動的工作態(tài)度，做事細(xì)心且富有責(zé)任感；
4.具有較好的溝通能力及客戶服務(wù)意識；
5.做事情條理性強(qiáng)；
6.優(yōu)秀的溝通及表達(dá)能力和談判公關(guān)能力；
7.有責(zé)任感,有挑戰(zhàn)精神,有團(tuán)隊(duì)意識；
8.非常強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力及信息處理能力
9.判斷，預(yù)測，決策能力及寫作能力
銷售助理工作細(xì)則
對于一個公司來講，銷售助理的工作是銷售人員內(nèi)外交流的橋梁，是客戶聯(lián)系的紐帶，起著舉足輕重的作用。每項(xiàng)事務(wù)的處理都會直接關(guān)系到銷售業(yè)績的好壞，從銷售數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總；到市場信息的收集、匯報；以及市場活動的召開與落實(shí)，銷售助理都將起到重要的作用。
1 .與區(qū)域業(yè)務(wù)人員的聯(lián)系
1.1 每周工作周報的收集并整理，及時上報領(lǐng)導(dǎo)（各區(qū)域經(jīng)理每周一10：30之前以E-MAIL形式將周報發(fā)送至銷售總監(jiān)并抄送銷售助理）
1.2 業(yè)務(wù)人員費(fèi)用的申請、借款、核銷事宜
依據(jù)公司《業(yè)務(wù)政策及銷售定額書》、《銷售人員財務(wù)管理制度》等的要求，及時、準(zhǔn)確、有效的開展業(yè)務(wù)人員銷售費(fèi)用的核算、管理、服務(wù)，如出差費(fèi)用的結(jié)算、報銷；市場經(jīng)費(fèi)的審核等工作。
1.3 區(qū)域業(yè)務(wù)人員所需資料的整理，如；
1.3.1 日常材料（包括名片、公司簡介等）；
1.3.2 產(chǎn)品資料（包括產(chǎn)品演示光盤、產(chǎn)品資料、體驗(yàn)卡等）；
1.3.3 協(xié)助銷售人員編寫商務(wù)文檔（如院校使用問題匯總報告，投標(biāo)意向書等）。
1.4區(qū)域業(yè)務(wù)人員差旅跟蹤；
1.4.1對于業(yè)務(wù)人員《出差申請》的初步審核，如：拜訪理由是否充分；時間、路線是否合理等；
1.4.2業(yè)務(wù)人員出差完畢后，對拜訪結(jié)果進(jìn)行了解、重要信息匯報銷售總監(jiān)并將拜訪信息進(jìn)行歸檔整理；
1.4.3對于業(yè)務(wù)人員的拜訪效果及客戶滿意度做出調(diào)查（可通過院校回訪等形式）。
2 銷售環(huán)節(jié)涉及工作
2.1 銷售合同管理流程
2.1.1合同擬定：根據(jù)銷售總監(jiān)反饋信息，草擬銷售合同；
2.1.2合同審批：合同擬好后銷售報呈總監(jiān)、總經(jīng)理審批；
2.1.3合同簽署：合同審批通過后，將合同以PDF格式提供區(qū)域經(jīng)理，落實(shí)簽署工作；
2.1.4合同整理：將簽訂的合同做備份、登記處理；（原件交由財務(wù)部門統(tǒng)一保管）。
2.2銷售回款管理流程
2.2.1根據(jù)開票情況及帳期約定，協(xié)助銷售總監(jiān)提醒區(qū)域經(jīng)理落實(shí)（催促）回款工作；
2.2.2帳期前每周兩次催款頻率；逾期后每天一次催款頻率；
2.2.3落實(shí)回款過程中，出現(xiàn)的任何問題及時匯報銷售總監(jiān)；（如：未回款客戶其他費(fèi)用支出、各種逾期原因等）
2.2.4月底與財務(wù)部、教學(xué)服務(wù)部核對回款情況，確保各部門間信息一致。
3 銷售部內(nèi)部管理
3.1銷售數(shù)據(jù)及其他銷售相關(guān)資料的歸檔、管理工作；
3.1.1整理區(qū)域經(jīng)理每周提供的周報信息，并將更新信息匯總到《全國院校銷售進(jìn)程跟蹤匯總及銷售漏斗表》；
3.1.2銷售報表的匯總、更新與整理（包含：院系名稱、使用情況、銷售金額、回款情況等）
3.2對于銷售費(fèi)用、市場費(fèi)用的初期審核、費(fèi)用使用情況登記。
3.2.1對于各區(qū)域經(jīng)理提交的銷售費(fèi)用、市場費(fèi)用做初期審核；
3.2.2票據(jù)審核包括：發(fā)票粘貼的規(guī)范性、發(fā)票內(nèi)容的合理性、報銷金額的準(zhǔn)確性等；
3.2.3對于費(fèi)用使用情況，做好登記匯總工作，協(xié)助銷售總監(jiān)合理管控區(qū)域經(jīng)理的年度費(fèi)用預(yù)算。
3.3協(xié)助銷售總監(jiān)做好部門例會的組織、召開工作，并做好會議記錄，
3.3.1根據(jù)會議安排提前做出會議通知，并協(xié)調(diào)辦理訂票、訂房等事宜；
3.3.2協(xié)調(diào)會場布臵、會議資料整理、會議議程下發(fā)等工作；
3.3.3做好會議記錄，并將會議記錄整理、下發(fā)；
3.3.4會議上布臵的各項(xiàng)工作，向銷售總監(jiān)匯報各區(qū)域的完成情況。
3.4 對日常銷售材料的收集、管理等的工作；
3.4.1負(fù)責(zé)各類銷售資料的收發(fā)（如：傳真、信函、郵件等）；
3.4.2對于銷售信息的完善，做好歸檔整理工作、做到有據(jù)可查，數(shù)據(jù)清晰；
4 市場信息收集、市場活動籌備
4.1做好各省市年度招生數(shù)量的統(tǒng)計(jì)工作，收集行業(yè)相關(guān)信息；
4.2接受區(qū)域經(jīng)理的要求，做好來京客戶的服務(wù)工作（包括：機(jī)票預(yù)訂、接機(jī)安排、酒店預(yù)訂等）；
4.4協(xié)助銷售總監(jiān)處理市場活動中的會務(wù)性工作；
4.4.1根據(jù)活動要求，選擇場地、布臵場地，做好酒店、機(jī)票預(yù)訂等工作；
4.4.2 做好參會嘉賓的接待工作；
4.4.3會議所需資料、宣傳品、禮品等的準(zhǔn)備工作；
4.4.4做好會議宣傳工作，包括各種影像資料的收集，處理工作；
4.4.5活動中各項(xiàng)事務(wù)須及時通報銷售總監(jiān)。
銷售助理工作流程及標(biāo)準(zhǔn)
一、每日工作必須完成工作 1、上班后，根據(jù)前日的《員工日結(jié)表》安排一天工作，把要完成的事項(xiàng)記錄在 工作本上。
2、查看銷售部郵箱http://emrowgh.com，公司推廣郵箱http://emrowgh.com，根據(jù)郵件 內(nèi)容的可用性、歸屬性（詢價、邀請技術(shù)交流等）上報給馬總，且落實(shí)馬總布臵的任 務(wù)（打電話詢問、做報價、轉(zhuǎn)銷售人員或其他部門)
3、對公司現(xiàn)有推廣網(wǎng)站，每日逐個進(jìn)行查看、更新，具體數(shù)量適情況而定。
4、領(lǐng)導(dǎo)、銷售人員臨時安排的工作，完成后以電話或短信的方式告知。
5、接聽詢價電話，歸檔銷售信息及資料。
6、下班前，查看計(jì)劃完成的工作是否完成，未完成的備注原因，計(jì)劃完成時間。
7、填寫《員工日結(jié)表》，最晚于第2 日8:00 前發(fā)至whsset_http://emrowgh.com。
二、每周必須完成工作 1、更新合同目錄（金額、付款方式、交貨日期、份數(shù)等)
2、到財務(wù)按序號查看合同是否完整，被借用的合同、技術(shù)協(xié)議要知道被誰借用， 且催促歸檔。
3、更新待簽合同、且每個合同要有送貨回執(zhí)單。
4、更新合同發(fā)貨、回款情況。做到：發(fā)貨合同有運(yùn)費(fèi)及發(fā)貨回執(zhí)，開發(fā)票合同 有發(fā)票回執(zhí)，回款合同有回款日期和金額。
三、每月必須完成的工作 每月必須完成的工作在每周必須完成的工作上總和。
1、填寫銷售助理工作考核表，月度工作小結(jié)下月工作計(jì)劃。
2、整理合同，核對合同份數(shù)、更新合同總金額。
3、發(fā)《2011 年合同發(fā)貨、回款情況表》、《2011 年待簽合同情況追蹤表》、《已執(zhí) 行80%以上的合同》給銷售部經(jīng)理。
2 四、銷售助理工作流程及崗位職責(zé) 銷售助理工作繁雜，我們以圖表的形式反映從報價到協(xié)助催款流程，理清思路， 一一表述工作內(nèi)容及崗位職責(zé)。
4.1、報價 銷售人員沒有價格權(quán)限進(jìn)行報價。報價一般是根據(jù)咨詢電話協(xié)助銷售人員或經(jīng)理 報價。主要內(nèi)容有：
4.1.1、接聽詢價來電，詢問記錄詢價單位、如何得知我公司產(chǎn)品信息、設(shè)備參 數(shù)、項(xiàng)目（是否中間商）、用途（采購或投標(biāo)）、交貨期、聯(lián)系電話及聯(lián)系人等信息， 記錄在《來電記錄表》。在溝通的過程中，建議客戶寫明公司名稱、參數(shù)、姓名、聯(lián) 系方式等發(fā)傳真詢價。且收集保管傳真來函。（見《2011 年往來函件》)
4.1.2、告知銷售經(jīng)理或銷售人員詢價內(nèi)容，得知價格后，按照《報價表》格式， 進(jìn)行報價。
4.1.3、報價給銷售經(jīng)理審核簽字。到財務(wù)蓋章，回傳客戶。
4.1.4、做好報價登記、存檔（報價日期、詢價單位、項(xiàng)目、聯(lián)系人、電話），見 《2011 年往來函件目錄》。
合同運(yùn)營 合同管理 合同更新 、核對 合同審核登 記、移交 收款 發(fā)貨 生產(chǎn) 發(fā)貨前準(zhǔn)備 發(fā)貨后更新 申請開票 協(xié)助催款 采購 下采購申請 單 投標(biāo) 報價 合同簽訂 投標(biāo)文件存檔（程麗)
3 報價是日后簽訂合同或同一地區(qū)報價的依據(jù)，亦屬公司保密文件，一定要保存完 好，做到查有可循，不可遺失。
報價后，銷售助理要協(xié)助銷售人員或經(jīng)理進(jìn)行跟蹤，促進(jìn)合同。
4.2、投標(biāo) 投標(biāo)是響應(yīng)-招標(biāo)文件要求，制作投標(biāo)文件進(jìn)行報價議標(biāo)的一個過程。要公司多個 部門配合，銷售助理起到連接、完善作用。工程內(nèi)容及流程如下：
4.2.1、收到招標(biāo)文件后，仔細(xì)閱讀（技術(shù)文件可除外），確定以下幾點(diǎn)：投標(biāo)日 期、投標(biāo)文件份數(shù)、是否有投標(biāo)保證金、幾輪報價（打電話問招標(biāo)方）。有疑問處， 以傳真的形式發(fā)招標(biāo)單位，要求以傳真形式回復(fù)，且存檔。
4.2.2、要求辦理投標(biāo)保證金，打印相關(guān)文字說明給財務(wù)，申請辦理。
4.2.3、根據(jù)投標(biāo)日期，合理安排標(biāo)書制作時間。根據(jù)招標(biāo)文件要求，制作投標(biāo) 資質(zhì)文件，必要時做投標(biāo)報價文件（給銷售經(jīng)理審核)
4.2.4、投標(biāo)技術(shù)文件一般由設(shè)計(jì)部完成，可協(xié)助銷售人員過問進(jìn)度。
4.2.5、根據(jù)招標(biāo)文件要求、打印裝訂標(biāo)書。第一次投標(biāo)的單位，準(zhǔn)備公司宣傳 冊。
4.2.6、投標(biāo)完后，填寫《投標(biāo)分析報告表》，整理相關(guān)文件移交程麗存檔。（招 標(biāo)文件、傳真答疑、投標(biāo)文件、圖紙、往來函件、中標(biāo)通知書、會議紀(jì)要等)
4.3、合同簽訂 銷售助理協(xié)助銷售人員或銷售經(jīng)理簽訂合同。除客戶自擬合同外，所有的設(shè)備合 同可按公司合同范本進(jìn)行編輯。
傳真件合同，一般情況為我們擬定合同后，傳客戶查看無誤后，要客戶先蓋章回 傳，在蓋章回傳給客戶。
需郵寄的合同原件、技術(shù)協(xié)議，一般采用EMS 方式快遞。
特別注意待簽合同：沒有簽訂合同就已經(jīng)發(fā)貨的合同。詳見《2011 年待簽合同 情況追蹤表》。要詳細(xì)記錄待簽信息，落實(shí)待簽合同由誰負(fù)責(zé)，保存與待簽合同有關(guān) 資料，如報價單、送貨回執(zhí)等。
4.4、合同管理 合同簽訂后，從設(shè)備的生產(chǎn)到安裝調(diào)試、收款等，都是以合同為依據(jù)進(jìn)行，簡稱 4 為合同運(yùn)營。合同運(yùn)營是合同管理的重要部分。銷售助理應(yīng)熟知合同運(yùn)營的流程，在 不同流程中的工作職責(zé)，學(xué)會與公司多個部門溝通合作。
下面從簽訂合同后，銷售助理接下來的工作職責(zé)開始表述：
4.4.1 合同審核、登記、移交 合同審核：合同存檔前，應(yīng)對合同進(jìn)行審核，一般核對合同金額大小寫、客戶公 章與名稱是否一致、客戶是否簽名、是武漢南銳合同還是湖北高新智控合同（分開登 記存檔）。
合同登記：合同登記要求做到電子版和紙板各一份。其中電子版應(yīng)詳細(xì)表述合同 內(nèi)容，包括合同編號、客戶名稱、設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、金額、付款方式、簽訂日 期、交貨日期、質(zhì)保期、合同類型等。（詳見《2011 年合同目錄》)
其中，原則上一份合同對應(yīng)一個合同編號，但不排除兩個合同對應(yīng)一個合同編號。
合同編號的編制以2011 年4 月份簽訂的第3 份合同為例，合同編號為NRS1104003, 合同移交：主要是把合同原件交與財務(wù)，辦理移交登記手續(xù)。
4.4.2 合同運(yùn)營 合同運(yùn)營主要包括：采購、生產(chǎn)、發(fā)貨、收款。主要針對銷售助理工作職責(zé)， 重點(diǎn)講述在發(fā)貨及收款中的工作流程。
4.4.2.1 采購 公司有專門的采購部門。銷售助理主要根據(jù)合同設(shè)備的內(nèi)容（以備件或錐度儀、 輥縫儀為主），填寫《物資生產(chǎn)計(jì)劃單》，按表格要求找領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，提交給采購 部。
未避免計(jì)劃多次重復(fù)提交，銷售助理應(yīng)做好提交內(nèi)容的記錄。（見《申請采購計(jì) NR S 11 04 003 武 漢 南 銳 銷 售 部 2 0 1 1 年 4 月 份 第 3 份 合 同 5 劃表》)
4.4.2.2 發(fā)貨 銷售助理要做好發(fā)貨的準(zhǔn)備、記錄工作，及時回收清單。當(dāng)合同因?yàn)榘l(fā)貨引起糾 紛時，要有據(jù)可查，確保公司最大利益。我們分別從備件發(fā)貨、儀表發(fā)貨及成套設(shè)備 發(fā)貨來講述。
1、備件發(fā)貨 備件發(fā)貨主要是噴號機(jī)和去毛刺機(jī)的備件，一般數(shù)量多，產(chǎn)品類型多，應(yīng)按合同 一一核對。
發(fā)貨準(zhǔn)備：弄清是哪個合同發(fā)貨，與客戶核對發(fā)貨設(shè)備、收貨地址、收貨人及 聯(lián)系方式，提醒客戶回傳送貨清單回執(zhí)。
領(lǐng)貨出庫：針對在辦公室倉庫的備件，填寫《領(lǐng)貨申請單》，領(lǐng)導(dǎo)簽字后，辦理 領(lǐng)貨手續(xù)，出庫。
核對包裝：根據(jù)合同內(nèi)容及實(shí)際發(fā)貨情況，打印《送貨清單》，一一核對名稱、 數(shù)量、型號。去掉帶有其他公司的標(biāo)簽，放入《合格證》、《送貨清單》一起打包。
物流：根據(jù)備件的重量等情況，選擇適合的物流。一般較輕的選擇圓通，較重 的選擇天地華宇或中鐵快運(yùn)，只能用EMS 寄到的地方用EMS。
發(fā)貨記錄：發(fā)貨后，根據(jù)合同實(shí)際發(fā)貨情況，更新《2011 年發(fā)貨、回款情況表》， 要明確的記錄 XX 年XX 月xx 日發(fā)貨的發(fā)貨人、發(fā)貨時間、設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、 物流單號、金額，且金額告知財務(wù)。
跟蹤回收：根據(jù)物流單號查詢貨物情況，一旦顯示客戶收貨后，聯(lián)系客戶簽字 回傳《送貨清單》。根據(jù)回傳內(nèi)容更新《2011 年發(fā)貨、回款情況表》，如：實(shí)際收貨人、 收貨日期、是否有回單。最后在《送貨清單》上標(biāo)注單位名稱、合同號，存檔《2011 年送貨回執(zhí)》文件夾里。
其他：對已一些因型號不符換貨的備件，除了記錄發(fā)貨情況外，要及時催促客 戶歸還原備件，并且記錄歸還時間，注明換貨原因。收到客戶退回的備件后，歸還庫 管。
2、儀表發(fā)貨 儀表一般是指錐度儀和輥縫儀，其發(fā)貨準(zhǔn)備、領(lǐng)貨出庫、核對包裝、跟蹤回收等 流程可以參考備件發(fā)貨。但是要注意的有以下幾點(diǎn)：
①，整套輥縫儀發(fā)貨，應(yīng)清楚的寫明包含的明細(xì)，如輥縫儀 1 套（包括底座 1 6 個、表頭1 塊、測量桿5 根、螺母1 個、紐扣電池1 個、說明書1 本、產(chǎn)品合格證1 份、鋁箱1 個）。
若合同有基準(zhǔn)規(guī)及規(guī)塊，分別明確寫明基準(zhǔn)規(guī)和規(guī)塊的型號及數(shù)量。
②．整套錐度儀發(fā)貨，也應(yīng)請粗的寫明包含的明細(xì)，如錐度儀1 套（包括測量儀 1 臺、測量板1 件、調(diào)節(jié)平臺1 件、充電器1 個、安裝螺栓7 個、說明書1 本、產(chǎn)品 合格證1 份、鋁箱1 個（視情況而定））。
清楚的寫明發(fā)貨明細(xì)，一旦客戶簽字，可避免日后以少發(fā)的理由再次發(fā)貨。
3、成套設(shè)備發(fā)貨 成套設(shè)備指噴號機(jī)、去毛刺機(jī)、高爐噴煤工程、鐵水脫硫工程。一般從工廠整車 直接發(fā)貨。工作流程可參考備件、儀表發(fā)貨，有所區(qū)別的有以下幾點(diǎn)：
①．成套設(shè)備一般在工廠組裝好，在葛店領(lǐng)貨出庫。一般由工程部或銷售人員在 葛店領(lǐng)貨出庫。
②．打印《貨物運(yùn)輸申請表》，給負(fù)責(zé)發(fā)貨人。
②．根據(jù)合同或技術(shù)文件要求，打印《整體設(shè)備送貨清單》給負(fù)責(zé)發(fā)貨人，
隨貨 發(fā)給客戶。
貨到現(xiàn)場后，要及時催收《整體設(shè)備送貨清單》，整理歸檔。
4、待簽合同發(fā)貨 簽訂合同發(fā)貨根據(jù)設(shè)備情況參考以上發(fā)貨流程，強(qiáng)調(diào)的是必須回收送貨回執(zhí)。是 日后簽訂合同、收款的重要憑證。
4.4.2.3 收款 銷售助理應(yīng)協(xié)助銷售人員催款。根據(jù)合同的付款方式，及開票情況，及時的回 籠。催款前要做好以下工作：熟悉合同的金額，付款方式，是否含發(fā)票，已開票 金額，已回款金額，應(yīng)收未收款金額，合同執(zhí)行情況（是否驗(yàn)收等）。
根據(jù)合同的付款方式，當(dāng)年合同和往年合同分別來講述開票及催款： 今年合同：
①．款清發(fā)貨的合同：要注意是否含發(fā)票，如果含發(fā)票，一般是催促客戶辦全 款后，隨貨寄發(fā)票。
②．貨到款清的合同，如果含發(fā)票，發(fā)貨后一定要及時催收《送貨清單》，一般 收到客戶簽字的《送貨清單》才申請開發(fā)票。發(fā)票寄出后，及時催收《發(fā)票回執(zhí)單》， 7 根據(jù)客戶資信情況，間隔詢問款項(xiàng)進(jìn)度。
③．分項(xiàng)付款的合同，一般根據(jù)付款方式及項(xiàng)目進(jìn)展情況，開具發(fā)票或者收據(jù) 收款，及時催收《發(fā)票回執(zhí)》。
往年合同：
往年合同涉及到應(yīng)收未收款。應(yīng)收未收款指按合同及項(xiàng)目進(jìn)展情況，應(yīng)付但未 付的款項(xiàng)。可以把往年所有的應(yīng)收未收款綜合在一起，寫明客戶名稱、項(xiàng)目名稱、簽 訂時間、驗(yàn)收時間、付款情況、開票情況、聯(lián)系人、電話等信息。（該信息可以從財 務(wù)獲取，已經(jīng)把幾個較大的項(xiàng)目總結(jié))
①．已開全票的應(yīng)收未收款，找到客戶相應(yīng)負(fù)責(zé)人，說明合同付款方式，開票 情況等，根據(jù)客戶資信情況，間隔詢問款項(xiàng)進(jìn)度。
②、未開票的應(yīng)收未收款，接到客戶開票付款信息后，與客戶核對合同已付、 未付款金額，本次開票金額，可付金額，要求客戶傳真開票信息，申請開票，發(fā)票寄 出后及時催收《發(fā)票回執(zhí)》，根據(jù)客戶資信情況，間隔詢問款項(xiàng)進(jìn)度。
③，已開部分發(fā)票的應(yīng)收未收款，接到客戶開票付款電話后，除了要與客戶核 對已開票金額外，其它工作內(nèi)容與未開票的應(yīng)收款相同。
除以上幾點(diǎn)，也會遇到因?yàn)轫?xiàng)目未驗(yàn)收、設(shè)備出口等原因未付款。所以要與工 程部溝通，了解合同執(zhí)行情況，進(jìn)行催款。
重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)發(fā)票申請注意點(diǎn)。
開票前最好要求客戶傳真開票資料（已有開票資料需過問是否有變動）。然后填 寫《開具增值稅發(fā)票申報單》，交領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)審核后開票。
發(fā)票寄出后，在《開具增值稅發(fā)票申報單》上填寫相應(yīng)的郵寄號、郵件日期，交 還財務(wù)。更新《2011 年發(fā)貨、回款表》，標(biāo)注開票日期、郵件單號等。發(fā)票回執(zhí)收到 后，交給財務(wù)， 以上是關(guān)于助理的主要工作內(nèi)容及流程。下面講述其它工程的內(nèi)容及辦理流程：
五、其它工作內(nèi)容 5.1 網(wǎng)站推廣 網(wǎng)站推廣主要是以跟新現(xiàn)有網(wǎng)站信息，尋找新的推廣網(wǎng)站為主。詳細(xì)已有推廣網(wǎng) 站、登陸用戶名、密碼見《武漢南銳推廣網(wǎng)站信息匯總》。
其中《世界工廠網(wǎng)》的信息最全面，可以參考。
注冊新的網(wǎng)站，以以下信息為準(zhǔn)：
8 用戶名：whsset(首選)、whsset027、公司全名、公司全名+銷售部 密碼：
wh201515 注冊郵箱：http://emrowgh.com 電話：027-59715170 手機(jī)：13006317279 陳力（一般不寫傳真號)
5.2 往來函件 往來函件是我公司與其他公司業(yè)務(wù)交流的文件，可作為日后談判、簽合同、驗(yàn)收、 付款等多方面依據(jù)。不管是我們發(fā)出去的函件，還是接受到的函件，都要交與相應(yīng)的 領(lǐng)導(dǎo)查看后，編號、登記保存。
5.3 武鋼戶頭辦理及合同簽訂 現(xiàn)有武鋼噴號機(jī)、錐度儀戶頭，2 個設(shè)備共一個戶頭，料號不同，其詳細(xì)資料見 《武鋼文件》，為公司重要文件，謹(jǐn)慎保管。
戶頭辦理前期，要到武鋼國貿(mào)提交《供方資源狀況及質(zhì)量保證能力報審表》、《入 網(wǎng)表》、《授權(quán)委托書》，表格詳見紙版《武鋼資料匯總》，其中，對于要修改的地方已 用紅筆標(biāo)注。
武鋼國貿(mào)審批后，就有戶頭號或料號下來，然后到武鋼總公司繳納相應(yīng)款項(xiàng)。把 繳費(fèi)收據(jù)拿到申請?jiān)O(shè)備科室備案。(在建設(shè)一路國貿(mào))
對于整機(jī)設(shè)備，要根據(jù)國貿(mào)給的料號，提供圖紙給申報科室（紅鋼城國貿(mào)）及使 用單位，如二煉鋼使用的噴號機(jī)，圖紙?zhí)峁┙o國貿(mào)申報的科室和二煉鋼，一個料號對 應(yīng)一張圖紙。
交付圖紙后（錐度儀未提供圖紙），等待國貿(mào)廠商報價網(wǎng)招標(biāo)，投標(biāo)截止后，按 《武鋼報價單》的格式，打印設(shè)備報價、蓋章，到武鋼議價。議價完后等待還盤信息， 最后還盤確認(rèn)，收到中標(biāo)通知信息后去簽訂合同。
5.4 其他 銷售助理在工作中，應(yīng)積累相關(guān)信息，完善如下表格：
《客戶資料匯總表》、《2011 年待簽合同情況追蹤表》、《已執(zhí)行80%以上的合同》、 《常規(guī)備件價格》，填寫內(nèi)容參考相關(guān)表格
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