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商務文秘的工作內(nèi)容
工作責任：
1． 制作文件、制度并負責歸檔
2． 傳達布置部門工作安排，了解檢查工作進展情況
3． 負責公司安全保衛(wèi)衛(wèi)生
4． 負責公司文化活動，訂閱雜志
5． 負責公司用品采購、保管、發(fā)放
6． 管理公司車輛
7． 記錄會議記要
崗位要求： 1. 文科類大專以上學歷 2. 接受過3個月以上公共關(guān)部、管理心理學方面的培訓
3. 接受過半年以上國家薪資、福利政策、勞動政策方面的培訓
4. 從事管理工作三年以上
部門：總經(jīng)理辦公室
直接上級：總經(jīng)理
下屬部門：文秘科、供應科、基建科
部門性質(zhì)：總經(jīng)理行政指揮的辦事機構(gòu)
管理權(quán)限：受總經(jīng)理委托，行使協(xié)調(diào)各部門工作，對公司日常辦公秩序、行政文書、原輔材料供應、基本建設項目等全過程的管理權(quán)限，并承擔執(zhí)行公司規(guī)章制度、管理規(guī)程及工作指令的義務。
管理職能：負責對辦公秩序、行政文秘、基建項目、原輔材料供應全過程實行管理、監(jiān)督、協(xié)調(diào)的專職管理部門，對所承擔的工作負責。
主要職責：
1、 堅決服從總經(jīng)理的統(tǒng)一指揮，認真執(zhí)行其工作指令，一切管理行為向決經(jīng)理負責；
2、 嚴格遵守公司規(guī)章制度,認真履行其工作職責；
3、 協(xié)助總經(jīng)理做好綜合、協(xié)調(diào)各部門工作和處理日常事務；
4、 負責匯總公司年度綜合性資料，草擬公司年度總結(jié)、工作計劃和其它綜合性文稿，及時擇寫總經(jīng)理發(fā)言稿和其他以公司名義發(fā)言文稿審核工作；
5．及時收集和了解各部門的工作動態(tài)，協(xié)助總經(jīng)理直轄市地各部門之間有關(guān)的業(yè)務工作，掌握全公司主要活動情況，編寫公司年度大事記；
6．根據(jù)公司領(lǐng)導意見，負責召集公司辦公會議和其他有關(guān)會議，做好會議記錄，按擇寫會議紀要，并檢查督促會議決議的貫徹實施；
7．負責公司行政文書的處理，做好收支的登記、傳遞、催辦、歸檔、立卷和發(fā)言的登記、打印、存檔，以及行政文書檔案的管理工作。負責對各部門文書資料收集歸檔管理工作，進行業(yè)務指導；
8．負責公司的印鑒、文印的管理和信件的收發(fā)以及報刊訂閱、分發(fā)工作；
9．協(xié)助參與公司發(fā)展規(guī)劃的擬定年度經(jīng)營計劃的編制和公司重大決策事項的討論；
10．負責組織公司通用管理標準規(guī)章制度的擬定、修改和編寫工作，協(xié)助參與專用管理標準及管理制度的擬定、討論、修改工作；
11．組織公司投資項目的洽談、調(diào)研、立項報批、工程招投標、開工、竣工、預算、決
算等有關(guān)工作，及時編制項目計劃和項目進度統(tǒng)計報表，認真做好項目的監(jiān)督管理工作；
12．負責編制原、輔材料及備品配件的供應計劃。認真組織原輔材料、小五金配件等零星材料的供應=采購，做好原輔材料、小五金配件等備品配件的進、出、存庫統(tǒng)計核算工作；
13．負責組織全公司員工大會工作。開展年度總結(jié)評比和表彰活動；
14．負責做好公司來賓的接待安排，做好重要會議的組織、會務工作； 15．負責公司對上級主管部門聯(lián)部，公司有關(guān)法律咨詢和聯(lián)部工作；
16．負責做好公司的宣傳報導工作；
17．完成公司領(lǐng)導交辦的其他工作任務。
高級商務代表、商務助理的崗位職責
高級商務代表
崗位描述:
1、 具備良好的學習力。
2、對網(wǎng)絡有深入的了解。
3、具備網(wǎng)站建設知識和網(wǎng)絡營銷知識。
4、良好的業(yè)務洽談能力和溝通技巧，有豐富的客戶開拓經(jīng)驗和成功案例。
5、良好的文字功底，能獨立撰寫項目方案和計劃書。
職位要求: 1.20-30歲，男女不限，1年以上銷售經(jīng)驗；
2.大專及以上學歷；
3.良好的口頭表達能力和溝通技巧；
4.擁有良好的客戶關(guān)部和渠道；
5.富有協(xié)作和團隊精神，積極、自信、敬業(yè)；
6.了解IT行業(yè)基本產(chǎn)品及網(wǎng)絡服務行業(yè)狀況；
7.須有優(yōu)秀的敬業(yè)精神、團隊合作精神；吃苦耐勞；學習能力強。
商務助理
崗位描述: 1.在商務部工作，直接上級商務經(jīng)理。
2.承辦各項商務工作，代表公司與購銷雙方聯(lián)絡。
3.維護與客戶的良好關(guān)部以及建立持久聯(lián)部，不斷拓寬現(xiàn)有客戶的產(chǎn)品渠道，豐富業(yè)務內(nèi)容。
4.承辦具體合同談判以及合同簽定后的后續(xù)跟蹤事宜。
5.一人跟單到底，把合同執(zhí)行到最后。
崗位要求: 1.25-35周歲，大專及以上學歷，熟悉辦公自動化。
2.善與人溝通，有較強談判能力。
3.性格細心嚴謹，穩(wěn)重塌實，有事業(yè)心。
4.有團隊合作意識和敬業(yè)精神。
商務文秘工作職責及注意事項
工作職責
1、 商務接待；接聽電話，做好登記工作；收發(fā)傳真，整理資料；
通知、文書起草；日程安排及提醒；
2、 參加會議、做好會議紀要；
3、 了解產(chǎn)品報價及產(chǎn)品知識，配合營銷人員的工作；
4、 文件、指示等信息的上傳下達；
5、 營銷部人事統(tǒng)計；登記營銷人員的考勤，整理營銷人員的日、
月報表；
6、 統(tǒng)計營銷分部及營銷人員的每月銷售業(yè)績，制定次月打卡次數(shù)；
7、 協(xié)助管理部門車輛及固定資產(chǎn)，上交每月盤點清單；
8、 貫徹公司精神，宣揚公司文化，配合領(lǐng)導做好營銷部的各項日
常工作;
9、 準時到崗，保持并維護營銷部衛(wèi)生。
注意事項
1、 以領(lǐng)導為中心，注意事情細節(jié)的把握；
2、 對工作上的事情嚴格保密，不透露給第三方；
3、 嚴守本分，做事有分寸，不越權(quán)處理事情；
4、 努力提供業(yè)務知識及相關(guān)技能。
外區(qū)銷售秘書的商務工作職責和工作要求
姓名 XXX
部門
職位
所在地區(qū)
銷售秘書的商務工作的管理原則
銷售秘書的以下商務工作應由本區(qū)銷售部直接管理；并接受合同部以及商務專員的垂直監(jiān)督管理和業(yè)務培訓，同時對以下商務工作進行績效評估。 外區(qū)銷售部 銷售秘書 外區(qū)
銷售秘書的商務工作職責
1、客戶信息管理；
2、協(xié)助銷售訂單的錄入，包括安裝介質(zhì)包的錄入，將MLA掃描件掛接到銷售訂單的附件；
3、根據(jù)銷售代表的安裝要求，安排合同裝機，制定合同裝機任務遞交技術(shù)部；
4、對于DEMO LICENSE申請反饋的商務協(xié)調(diào)，包括但不限于督促銷售員提供MLA掃描件，檢查試用申請協(xié)議是否簽回等。
5、協(xié)助銷售員處理商務聯(lián)絡事宜，如協(xié)助銷售向開發(fā)商索要開票資料或開票內(nèi)容確認，等等；
6、協(xié)助出具投標授權(quán)文件；
7、對試用軟件光盤的管理，包括根據(jù)審批的申請反饋提供給銷售員，定期報告合同部庫存管-理-員庫存統(tǒng)計表并申領(lǐng)試用光盤。
工作要求
1、客戶信息管理
—協(xié)助銷售代表處理客戶信息管理，客戶信息的操作流程如下：
CRM上的客戶信息是由銷售員生成并更新的。如果是新用戶，銷售員應首先錄入客戶信息；如果是老用戶，銷售員應負責用戶信息的更新和維護。 備注：如果需要用戶合并，銷售務必將更新的信息通知合同部，由合同部商務專員負責執(zhí)行，以避免用戶數(shù)據(jù)檔案的丟失。
核查客戶信息，確認是否是現(xiàn)有用戶，若是新客戶，應做用戶類型更換，將“潛在用戶”轉(zhuǎn)換為“正式用戶”，同時檢查其他項目是否按要求錄入，確�？蛻粜畔蚀_、有效，包括主聯(lián)系人的Email地址是否記錄到客戶信息欄中“電子郵件”中。
2、合同現(xiàn)場安裝服務
—根據(jù)銷售代表的安裝要求，安排合同裝機，制定合同裝機任務遞交技術(shù)部。
執(zhí)行合同現(xiàn)場安裝服務的工作流程：
銷售員 → 銷售秘書 → 售后技術(shù)經(jīng)理，負責安排具體安裝任務。
收到銷售員的服務請求時，首先須核實合同是否有該項服務，并同步報告合同部商務專員進行確認。如果發(fā)現(xiàn)合同中沒有該項服務，有權(quán)向銷售提出異議的反饋，并暫不執(zhí)行該服務請求，直至澄清。
通過OA的安裝服務流程單向技術(shù)部經(jīng)理發(fā)起合同現(xiàn)場安裝服務請求（服務請求需提供詳細的信息，包括聯(lián)系人，用戶要求的時間等）。 同時必須聯(lián)系商務專員，準備驗收文件和LICENSE文件，并交給現(xiàn)場安裝工程師。
銷售秘書在CRM銷售訂單中發(fā)起安裝服務的計劃，商務專員在銷售秘書確認驗收完成并簽署驗收文件后，將該計劃轉(zhuǎn)換成執(zhí)行記錄。
驗收文件應包括貨物出庫單（外貿(mào)合同的驗收有可能需要提供裝箱單），軟件安裝驗收報告。有特殊要求的，依據(jù)合同規(guī)定執(zhí)行。
現(xiàn)場驗貨程序
現(xiàn)場安裝工程師與用戶共同開箱驗貨，首先工程師應該檢查外包裝盒的包裝狀況，如包裝是否完整，封條是否開啟；開箱后，根據(jù)出庫單清點產(chǎn)品內(nèi)容和數(shù)量；若確認無誤，雙方在出庫單上簽字確認，若發(fā)現(xiàn)短缺，工程師應該盡快聯(lián)系合同部，同時在出庫單上備注實際收貨狀況，雙方簽字確認。合同部應該迅速反饋并采取合理的補救措施。
3、DEMO LICENSE的申請反饋
—DEMO LICENSE是根據(jù)業(yè)務需要，提供給用戶或開發(fā)商用于軟件測試、試用，技術(shù)演示等用途，臨時使用，期限不超過3個月。
—DEMO LICENSE的申請審批程序
銷售員通過CRM以反饋的形式（必須鏈接相關(guān)客戶）向地區(qū)總經(jīng)理遞交申請，同時合同部的商務專員。經(jīng)審批后，由商務專員負責簽發(fā)DEMO LICENSE。商 務專員依據(jù)公司對DEMO LICENSE的規(guī)定，有權(quán)對用戶的DEMO LICENSE使用狀況進行管理，并通報地區(qū)總經(jīng)理。
特殊情況下，使用時間超過6個月的，需上報本地地區(qū)總經(jīng)理和公司銷售總監(jiān)公司總經(jīng)理進行審批。
4、協(xié)助出具投標授權(quán)文件
銷售秘書的具體工作：
1）公司會發(fā)放50張加蓋公章的抬頭紙用于發(fā)放授權(quán)書和售后服務承諾函。
2）當蓋有公章的信函紙使用完畢，由銷售秘書負責向合同部（戴晶晶）提出增加申請。
3）請每月31日將統(tǒng)計表發(fā)戴晶晶和商務專員。（統(tǒng)計表模板見附件）。注意將文件名恰當更改。
4）銷售或銷售秘書在CRM中建立的授權(quán)反饋添加商務專員和戴晶晶。
5）盡量減少已加蓋公章抬頭紙的耗損，請各位銷售秘書遵守崗位職責，請勿將此另作他用。
根據(jù)各地發(fā)放授權(quán)書的情況不同，商務專員會定期提供已打印蓋章的OGC、Esri給易智瑞的授權(quán)、制造廠商資格聲明等公司資質(zhì)。請銷售秘書根據(jù)實際授權(quán)要求提供。其他不在此范圍內(nèi)的，商務專員將Case by case的提供。
人事秘書——工作內(nèi)容篇
人事秘書工作內(nèi)容
秘書人員的職業(yè)定義是：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導處理政務以及日常事物，并為決策以及實施提高服務的人員。秘書人員具體有以下8大項工作。
一、商務溝通
（一）接待工作
1.全方面的收集類別資料，為來賓接待工資做好準備。
2.熟悉接待工作的內(nèi)容以及寫作接待方案的格式和寫法，制訂最佳的代表接待方案。
3.做好迎接來賓的準備和接站、接機等迎賓工作。
4.了解來賓宴請工資的安排程序，做好宴請準備，熱情周到的款待來賓。
5.送別來賓的時候，應該為來賓預定返程票，安排好返程交通工具。
（二）溝通與協(xié)作工作
1. 運用各種溝通方法和技巧，協(xié)調(diào)領(lǐng)導之間的關(guān)系，與領(lǐng)導、同事和客人有效溝通。
2. 組織和引導團隊有效溝通，提高團隊的工作效率。
3. 及時解決溝通的沖突，排除溝通中的障礙。
（三）商務談判
1. 掌握各種信息的搜集方法和渠道，充分搜集商務談判信息，并參與制訂商務談判方案和組建商務談判小組。
2. 布置商務談判現(xiàn)場，營造融洽的商務談判氣氛。
3. 做好上午談判的輔助性工作，協(xié)助主談判人員處理談判中的問題。
二、會務管理
（一）會議籌備
1. 科學準確地擬定會議的議題、名稱、規(guī)格、和標準
2. 合理地擬定會議議程、日程和預算經(jīng)費。
3. 掌握選擇會議場所的程序，選擇并預定合適的會議場所。
4. 掌握會場座位的排列方法和會場布置方式，精心布置會議現(xiàn)場。
5. 及時通知與會人員，準備會議文件和制作會議證件。
6. 安排電話會議和視頻會議，減少會議開支。
（二）會議溝通與協(xié)調(diào)
1. 掌握多種會議簽到的方法，做好會議簽到和會議服務工作
2. 運用高效的會議決策方式和達成會議決議的方法，促成會議決議的盡快形成。
3. 做好會議保衛(wèi)、保密工作。
4. 組織會議新聞報道，使會議達到理想的傳播效果。
5. 及時處理會議突發(fā)性事件，確保會議的順利進行。
（三）會議善后
1. 做好與會人員的返程安排
2. 檢查清理會場和整理會議文件。
3. 傳達會議決議，撰寫會議總結(jié)和結(jié)算會議經(jīng)費。
4. 評估會議效果。
三、商務活動管理
（一）商務活動
1. 安排會見、會談。
2. 組織和協(xié)調(diào)大型商務活動以及安排與會人員參加文娛活動。
3.掌握組織信息發(fā)布會的程序，成功舉辦信息發(fā)布會。
4. 安排剪彩儀式、簽字儀式和慶典儀式。
（二）商務旅行
1. 協(xié)助領(lǐng)導制訂周密的出行計劃，為其準備旅行時攜帶的物品
2. 做好票務預定、旅行住宿的安排和辦理出國商務旅行手續(xù)等事務。
3.為大型團隊商務旅行擬定旅行計劃。
四、辦公室的管理
（一）辦公環(huán)境管理
1. 合理設置辦公室的布局。
2. 布置和美化辦公室環(huán)境以及合理擺放辦公室設備。
3. 維護責任區(qū)整潔的工作環(huán)境。
4. 應對辦公中出現(xiàn)的緊急情況，做好辦公室的安全管理。
（二）辦公資源管理
1. 采購、調(diào)配和利用各類辦公資源。
2 做好辦公資源庫存的監(jiān)督管理工作。
3 參與政府采購管理和招標工作。
（三）辦公效率管理
1. 制訂科學的辦公室工作計劃，并合理的安排辦公室工作任務。
2. 科學的為領(lǐng)導和自己編寫工作日志，提高工作效率，進而推進各項目標的順利完成。
五、信息與檔案管理
（一）信息管理
1. 運用各種信息搜集的渠道和方法，及時充分的手機領(lǐng)導所需要的各種信息。
2. 掌握各種信息整理和加工的方法，對所搜集到的原始信息進行處理。
3. 運用各種方式，把經(jīng)過整理加工過的信息提供給領(lǐng)導和其他人使用，做好信息的傳遞和利用工作。
4. 熟悉信息儲存程序，做好已用信息的保存工作。
5. 熟悉 執(zhí)行反饋信息的5個步驟，組成反饋與再反饋鏈條，實現(xiàn)反饋信息的良性循環(huán)。
6. 掌握信息開發(fā)的途徑與方法，對信息進行全面挖掘、綜合分析和概括提煉。
（二）檔案管理
1. 掌握檔案收集的途徑和方法，接收與征集應立卷歸檔的文件材料。
2. 熟悉檔案整理的程序，對需要進一步條理化的檔案驚喜分類、組合和編目，使之系統(tǒng)化。
3. 了解影響檔案價值的因素，掌握各種檔案保持價值的鑒定方法，對檔案進行科學的鑒定。
4. 掌握各種檔案的保管措施，維護檔案的完整與安全。
5. 掌握常用檔案檢索工具的編制方法，編制多種類型的檔案檢索工具。
6. 運用各種檔案的利用方式和途徑，向檔案使用者的提供各種服務。
六、日常辦公事務處理
（一）文書處理
1. 熟悉處理手法文書的程序，做好收發(fā)文書的處理工作。
2. 科學做好文書的清退和傳遞工作。
3. 掌握文書立卷的步驟，提高文書立卷的質(zhì)量，進而提高檔案的質(zhì)量。
4. 掌握文書歸檔知道和文書歸檔步驟，做好文書歸檔工作。
5. 掌握文書銷毀的范圍，掌握文書銷毀的程序和方法，對已無保存價值的文書進行焚毀。
6. 掌握各種專用文書的管理步驟和方法，有效的管理各種專用文書。
（二）其他事務
1. 運用印章的使用和報告方法，加強對印章的管理。
2. 掌握接打電話的步驟和方法，妥善處理好電話事務。
3. 掌握零用的管理方法和報銷手續(xù)
4 了解值班工作的內(nèi)容，加強值班工作的標準化管理。
七、常用事務文書寫作
（一）行政事務文書寫作
掌握公告、通知、通報、請示、批復、命令、指示、計劃、決議、總結(jié)類文書、記錄、簡報類文書和規(guī)章制度類文書等行政事務文書的書寫格式與寫作要求。
（二）公關(guān)禮儀文書寫作
掌握各類演講稿、致辭、請柬、聘書、感謝信、賀信和信息傳播類文書等公關(guān)禮儀文書的書寫格式與寫作要求。
（三）涉外經(jīng)濟類文書寫作
掌握經(jīng)濟于此報告、市場調(diào)查報告、業(yè)務合作意向書、產(chǎn)品說明書、廣告、可行性研究報告、經(jīng)濟合同和招投標書的書寫格式與寫作要求。
八、商務禮儀
（一）個人禮儀
掌握儀容儀表、交談禮儀、服飾禮儀等個人禮儀要求。
（二）日常交際禮儀
掌握稱呼禮儀、致意禮儀、介紹禮儀、電話禮儀、辦公室禮儀和異常情況下的禮儀等日常交際禮儀要求。
（三）涉外商務禮儀
掌握拜訪禮儀、宴請禮儀、饋贈禮儀、公共場所禮儀、中國習俗禮儀和外國習俗禮儀等涉外商務禮儀要求。
附：秘書人事工作內(nèi)容說明
1. 制定、執(zhí)行公司人力資源規(guī)劃；
2. 制定、執(zhí)行、監(jiān)督公司人事管理制度；
3. 招聘：制定招聘計劃、策劃招聘程序、組織招聘工作；安排面試、復試、綜合素質(zhì)測試；
4. 績效考評：制定考評政策、統(tǒng)計考評結(jié)果、管理考評文件、做好考評后的溝通工作、不合格員工的辭退；
5. 激勵與報酬：制定薪酬政策、晉升政策；組織提薪評審、晉升評審；
6. 公司福利：制定公司福利政策、辦理社會保障福利；
7. 人事關(guān)系：辦理員工各種人事關(guān)系的轉(zhuǎn)移；
8. 教育培訓：組織員工崗前培訓、協(xié)助辦理培訓進修手續(xù)；
9. 與員工進行積極溝通，了解員工工作、生活情況。
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