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大型論壇會議組織方案
1、明確目標
任何活動都有其目標，有的放矢才能收到事半功倍之效。研討會都有著共同的特點：與有關機構(gòu)共同組織。研討內(nèi)容是共同關心的課題，帶有一定的超前性，而且目標都很明確。
為實現(xiàn)這樣的目標，設計了兩個基本途徑：一是研討會采用論壇方式，使參會者可以從來自專家那里獲得知識和技能，并且互相交流關于理念、技術和管理方面的經(jīng)驗；二是將研討會變成一個交流園地，討論和比較各參會者所在發(fā)展經(jīng)驗，有效建立新的體制的政策和策略。換句話說，要從理論和實踐兩個方面進行深人探討和交流。
2、選準主題
目標定下來以后．主題的選擇就顯得十分重要了。
3、找好主角
組織好一個大型研討會，同組織好一個大型演出一樣，主要演員的確定是十分重要的一環(huán)。本次研討會在確立“主要演員”時也是頗費了一番腦筋的。
從論壇的角度看，強調(diào)共同參與、互動式的交流與溝通，因此與會者既是演員又是觀眾．但畢竟有主次之分。大會指導委員會經(jīng)過認真研究。確立了兩類主角：負責為每個專題找到一位有影響和聲望的專家做專題報告：公司領導層為主做大會主旨發(fā)言。
4、精心組織
確定主要發(fā)言人后，還有兩個主要工作要做：一是組織參會者，二是落實發(fā)言內(nèi)容。
由于這次會議的定位是高層論壇，討論的又是超前性的理論前沿問題，我們也擔心組織參會者會遇到難題。但這樣的會又十分重要，所以還非得這樣不行。會議的規(guī)模根據(jù)情況設定。
內(nèi)容的組織一直到會議前幾天才算初步完成，其標志就是論文集印出來。在兩天的會議中，大會和分組會共安排有50多人作重點發(fā)言。由于會上時間有限。為使會議內(nèi)容更加豐富，會前做了扎實的論文征集工作（包括發(fā)函、報刊廣告、網(wǎng)絡征集等），并成立了專門的專家組進行組織和篩選，最后從大量的征文中遴選出近70篇收入會議論文集，提供給每一個參會者。在這一過程中；有大量繁瑣而重要的工作要做。
5、影響深遠
由于重視內(nèi)容組織，使整個會議顯得扎實有效，體現(xiàn)了“三個結(jié)合”的特點。多角度、多層次切磋、交流，有利于把問題引向深人：會議主題有現(xiàn)實性和前瞻性；內(nèi)容廣泛、豐富，有啟發(fā)性；達到了交流。情況和觀點、共享經(jīng)驗和知識、促進相互了解和加強合作的目的。
一是資金預算必須到位，并且要明確開支項目與數(shù)額。古人云：“兵馬未動，糧草先行�！卑l(fā)布會是企業(yè)實力全方位的體現(xiàn)，是對企業(yè)產(chǎn)品的宣傳與檢閱，資金的多少與使用直接關系會議的規(guī)格效果與影響。
二是方案要詳細，這這好比是公開演出，方案就是劇本，方案的好壞與完備與否直接關系執(zhí)行的效果。一個細節(jié)沒到位就可能導致全盤皆輸。
三是組織會議組委會，確定流程與進度表，明確分工，責任到人，按時間推進，確保每個項目的實現(xiàn)。
四是資源保障與調(diào)度，車輛、人員、物料、設計、媒體、餐飲、住宿等等一應俱全。
五是預演，正式開會前必須預演2——3次，發(fā)現(xiàn)問題及時改進與完善。常言道：細節(jié)決定成敗，“千里之堤，潰于蟻穴，不積硅步，何以致千里。”只有認真細致，作好每一個細節(jié)，才能確保萬無一失。
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一、會議名稱：紫光古漢精英國際旅游聯(lián)歡事業(yè)研討會
二、會議主題：傳承激-情 分享榮耀 放飛夢想
三、會議目的： 1、熱烈歡迎泰國旅游歸來的紫光精英們，讓他們感受到強烈的榮耀感和歸屬感。 2、通過參加泰國游的事業(yè)伙伴的分享，把激-情與榮耀傳遞出去，拉動市場的士氣。 3、公布新的旅游政策，拉動市場業(yè)績。
四、會議時間： 2015 年 4 月 27 日 17：30—29 日 12：00
五、報到時間： 2015 年 4 月 27 日 07：00—17：00 （泰國旅游歸來的人員安排接機）
六、會議地點： 北京豐臺區(qū)優(yōu)龍會議中心
七、參會費用： 食宿會務費 400 元/人
八、會議人數(shù)： 400 人+100 旅游及工作人員
九、參會資格： 泰國游歸來人員、紫光新晉經(jīng)銷商
十、會議推廣： 1- 教育部內(nèi)勤-雷茜起草會議通知，客服部上傳網(wǎng)站。 2- 教育部內(nèi)勤-雷茜起草短信通知，客服部短信通知市場領導人（吳少卿、劉美、董志 威、任建輝、吳小化、張瀛、李美萱、凌彬博、周志勇、杜文春、何永旺、李海燕、張杏珍、 彭勤、司天富、趙晶龍） （注：目前公司的短信通知只征對這 16 人） 。 3- 教育部內(nèi)勤-雷茜電話跟進市場領導人推廣報到，跟進報名情況。與 健 康 相 伴 與 美 麗 相 約 4- 教育部內(nèi)勤-雷茜起草會議地址及乘車路線、會務電話。
十一、報名方式： 報名方式： 1- 本次培訓只接受團隊集體匯款報名，不接受現(xiàn)場報名；匯款后請馬上把匯款復印件及 參會名單（參會人姓名、性別）向公司發(fā)傳真，并留下匯總報名的領導人聯(lián)系電話（以便公 司安排報到住宿和通知參會人具體參會路線） 2- 報名時間：即日起接受團隊報名，以匯款的前 500 名為準！ （參加旅游的伙伴也需報 名，而且務必報名，統(tǒng)一接機統(tǒng)一安排住宿。 ） 3- 詳細咨詢電話：0734-6216795 雷老師 4- 傳真電話號碼：0734-8531985 5- 匯款帳號：
十二、報到方式：
1- 教育部內(nèi)勤-雷茜電話通知市場工作人員：吳小化、任建輝、張瀛、彭勤、崔文軍 26 號到北京會場報到；
2- 安排公司工作人員 24 號出差票務，并跟進會議所需各種物品；匯總衡陽所需帶的物 品。24 號衡陽出發(fā)，25 號到北京報到；
3- 參會人員 27 日 07：00-17：00 報到；
4- 參加會議人員實行實名制，帶個人有效證件并攜帶匯款原件報到。
5- 各團隊領導人負責協(xié)助工作人員的報到接待，以團隊為單位進行安排住房和餐桌；旅 游人員、工作人員分開安排。
6- 餐票上注明組別，10 人一組，按組就座就餐。 7- 27 號安排 2 次接機：06：15 第一批人員到；15：40 第二批人員到。
政府工作會議籌備方案
為總結(jié)20xx年政府系統(tǒng)辦公室工作，表彰先進，激勵斗志，全面提高2015年全縣政府系統(tǒng)辦公室工作效率，推動政府系統(tǒng)辦公室工作再上新臺階，更好服務全縣跨越發(fā)展大局，經(jīng)研究，定于2015年2月xx日召開全縣政府系統(tǒng)辦公室工作會議，現(xiàn)制定籌備方案如下：
一、會議名稱：全縣政府系統(tǒng)辦公室工作會議
二、會議時間、地點：
時間：暫定2月下旬
地點：縣勞動局四樓會議室
三、參會范圍：
參照20xx年全縣政府系統(tǒng)辦公室培訓班參會人員，初步確定參會范圍如下：
1、縣領導：夏培劍（、常務副）；
2、開發(fā)區(qū)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)：開發(fā)區(qū)管委會、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導，辦公室主任（28人）；
3、縣直單位：縣直及駐惠有關單位分管領導，辦公室主任（160人）；
4、受表彰的政府系統(tǒng)辦公室工作先進個人（待定）；
5、縣政府辦公室全體同志（40人）。
共計260人左右。
四、主持人：王良耕（縣政府辦公室主任）
五、會議議程：
1、縣政府辦公室副主任、應急辦主任李煒東宣讀表彰決定；
2、頒獎（根據(jù)主席臺就座領導分組進行）；
3、表態(tài)發(fā)言；
（1）胡集鎮(zhèn)政府辦公室
（2）辛店鄉(xiāng)政府辦公室
（3）農(nóng)業(yè)局辦公室
（4）發(fā)改局辦公室
（5）河務局辦公室
（6）電信公司辦公室
4、、常務副夏培劍作重要講話。
六、責任分工：
（一）會議由縣政府辦公室主辦，縣政府辦公室主任王良耕、副主任李長寶負責牽頭協(xié)調(diào)。
1、秘書科負責通知下發(fā)、會議簽到、主席臺服務（根據(jù)評選領導小組評選的先進單位和個人，通知相關人員參會）；
2、調(diào)研室負責會議主持詞、講話、表彰決定及會議發(fā)言材料的起草和把關，印發(fā)《關于對2015年全縣政府系統(tǒng)辦公室工作先進單位和先進個人進行表彰的決定》；
3、政務接待科負責會場布置（會標、鮮花、席位簽、發(fā)言席、話筒）、獎品購置（獎牌、證書）、座區(qū)劃分（分為鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直部門、領獎區(qū)三個部分）及引領、頒獎安排、就餐；
4、機關服務科負責會議車輛的安排調(diào)度，會務安排兩輛機動車；
5、政府網(wǎng)站、電視臺、新聞中心記者各1名負責新聞報道；
6、縣廣電局安排專人負責音響。
大型會議策劃方案
會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：
1、交通費用
交通費用可以細分為：
(1)、出發(fā)地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口-交通費用。
2、會議室/廳費用
具體可細分為：
(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。
(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通�？上�?qū)I(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。
(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。
對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內(nèi)開放的服務項目有關——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。
4、餐飲費用
會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預定人數(shù)收取費用）
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。
(3)、酒水及服務費
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。
(4)、會場茶歇
此項費用基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
(5)、聯(lián)誼酒會/舞會
事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規(guī)模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持，其預算可能需要比較長的時間確認：
6、視聽設備
除非在室外進行，否則視聽設備的費用通�？梢院雎�。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：
●設備本身的租賃費用，通常按天計算
●設備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理
●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
c、演員及節(jié)目
通�？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關——專場或包場除外。
d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒
5、雜費
雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)�、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃u>