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文秘 會議方案設計
會議目的
本次會議為的是響應***系的號召，提高學生的實務操作能力與動手能力；根據課堂講授的內容，結合實際的秘書工作情況與工作環(huán)境，使學生綜合運用和深化了解所學過的書本理論和專業(yè)知識，熟悉使用秘書工作事務及會議籌備內容，培養(yǎng)學生的分析問題、解決問題和獨立工作的能力，并進一步提高學生的實際操作與應變的能力。
會議內容
課程設計總結匯報會主要是同學之間進行交流課程設計期間的經驗、收獲，總結課程設計期間表現出來的不足，吸取教訓，并對最近社會上發(fā)生的熱點、難點問題進行討論、演講，增強同學們對社會的關注程度、社會責任感。指導老師要對同學們在課程設計期間的表現進行評價和總結。
四、會議時間、地點
會議于2015年11月5日上午9:00在經管樓A511舉行。
與會人員
1、邀請系有關老師、輔導員老師參加。
2、指導老師********老師。
3、***********班全體學生。
六、會議主持
由********同學主持。
主要活動
1、現場交流經驗，總結課程設計期間的不足。
2、個別同學對最近發(fā)生的社會熱點、難點問題進行演講。
3、老師對同學在課程設計期間的表現進行總結，指出不足，提出意見。
會議日程
1、11月1日研究并確定會議議題，做好會前準備工作。 2、11月2日討論并開展會議前的準備工作，擬定會議組織方案、會場布
置方案、會議通知的初稿。
3、11月3日上午9：00開一個座談會、茶話會、小型工作會議。
4、11月4日以小組形式開展討論，找出方案的不足之處，進行修改，從
而確定會議組織方案、會場布置方案、會議通知等，撰寫會議發(fā)言稿。
5、11月5日 上午9：00---10:00召開公事081班課程設計總結匯報會。 會議議程
1、由主持人致開幕詞，介紹參會老師、會議目的，宣布會議開始
2、指導老師*************老師對課程設計進行總結，對同學們在課程設計
期間的表現進行評價，指出不足。
3、參會老師代表講話，對此次會議發(fā)表看法，給與鼓勵。
4、學生代表演講，對最近發(fā)生的社會熱點，難點問題進行演講，發(fā)表自己
的看法，給出自己的觀點、意見。
5、老師對學生演講進行總結評價，指出學生的不足，給出意見。
6、主持人宣布會議結束
7、歡送參會老師
8、清理會場，將會場按原座位排好，打掃教室衛(wèi)生，將教室恢復原樣。 會務分工
1、會議籌備總負責人：88 2、工作人員：88學生
3、將全班分成八個小組，每組六到七個人，具體分組如下：
4、按小組進行劃分工作，具體分工如下： (1)主席臺布置:第一小組。 會場布置:第二小組
主要職責是服務于開會之前會場的相關事宜。會場大小要適中，以四五十名與會人員來說小型教室比較適合；會場溫度要適中，如果會場過熱或過冷可以向相關部門借空調、風扇等制冷制熱設備；會場要求干凈、明亮，適當的開窗通風，保持室內空氣流通良好；向管理系辦公室借桌布，安排足夠數量的桌椅，按照會場布置方案的要求對桌椅進行擺放，并在椅背處貼上到會老師的名字，避免發(fā)生混亂。 (2)會議名稱的制作和懸掛：第三小組。
主要職責是制作、懸掛有會議名稱的橫幅、會徽、會標、旗幟。其制作要求名稱簡潔、標識清晰明確、如有必要可設計相應的會議標志已達到突出主題的作用。（在制作橫幅時已采取盡量節(jié)約的觀念，可向學生會借事宜的橫幅加以改造） (3)會簽制作:第四小組。 會前接待與會間服務：第五小組
主要職責是會前的解答以及會中的服務工作。會間服務，是文秘人員最活躍的階段。其中本次會議的會間服務主要是由第三組成員來準備的。應做到以下幾點：第一、邀請有關老師以及嘉賓參加會議，明確與會人員名單，做好會議簽到工作；第二、會前十五分鐘第三組全體組員應全部在會場門口組織接待工作，注意接待禮儀，準確了解出席、列席和缺席的人數及人員資料，并報告給大會主持人；第三、按會場安排安排與會人員入座，座次安排要提前制定，若怕出錯應制定小卡片標識各與會人員名單——對號入座（座次安排應以職位、聲望高低居中依次向左右側排列）；第四、準備好會議材料、熱水、紙杯以確保會議順利進行；第五、制定應急方案，以防止突發(fā)事件的發(fā)生。 (4)拍攝工作:第六小組。 宣傳板的制作：第七小組 會后的宣傳:第八小組
主要負責拍攝工作和宣傳工作，使本次會議得以宣傳，成果可以存檔必要時可以作為新聞宣傳的有利素材。會前要準備好拍攝工具，向系里借數碼相機或數碼攝像機，并學習如何使用，要求該小組所有成員能夠熟練的操作數碼相機和數碼攝像機；會議期間，要求對會議的過程做詳細的拍攝，包括會場環(huán)境、老師的發(fā)言、同學的發(fā)言；在拍攝期間，要遵守會場秩序，避免影響會議的進程；會后要將照片沖洗出來以作宣傳之用；將會議的情況寫成文章發(fā)表到系網站，以作宣傳之用；對于照片與底片應及時存檔，以確保以后文件材料的保存和查閱工作 5、組長的具體職責是:
（1）負責與指導老師的聯(lián)絡、溝通工作。
（2）負責紀律的檢查與登記，每天及時將有關情況報告指導老師； （3）負責本小組日常管理組織和考勤工作。 6、班級負責人的職責是： （1）會前通知同學
（2）統(tǒng)籌安排會議工作、進程，總攬全局 （3）負責會前、會后的宣傳工作
7、會議結束后，宣傳委員負責寫作消息，并發(fā)布到系網站。
會場布置
1、會場布置創(chuàng)意：
會場布置遵從“課程設計總結匯報”這一主題，這一主題主要由黑板設計、橫幅設計體現，主要營造嚴肅、認真的氛圍。
2、會場布置主色系——黃色、黑色、白色
課程總結匯報會是一個嚴肅而認真的會議，意在讓同學們交流經驗，吸取教訓，以冷色調為主色系，凸顯了認真而嚴肅的氛圍，紅色又調和了氣氛，不至于使會場過于死板。
3、會場布置分區(qū)：
（1）發(fā)言區(qū) （2）主席臺 （3）同學區(qū) 4、會場分區(qū)地圖：
5、會議材料
（1）88課程設計總結匯報會籌備方案（3000字） （2）88課程設計總結匯報會會場布置方案 （3）88課程設計總結匯報會會議通知 （4）88課程設計總結匯報會發(fā)言稿 （5）88課程設計總結匯報會會議記錄 （6）88程設計總結匯報會會議總結 注：（以上材料必須每人準備一份） 6、會議通知由班長向大家發(fā)放具體通知，電子版由紀曉巖老師發(fā)放。
會場設備和用品準備
1、音像設備：麥克風、擴音器、電腦。 2、會議文件：每人手中各有一份。 3、條幅：懸掛主題用。
4、桌椅：按照會場布置方案將會場桌椅擺放成方形。 5、粉筆：白色和彩色，若干根。
會議要求
1、參會人員必須準時參加，如有特殊情況的需提前向老師請假，經老師批準后方可缺席會議
2、與會人員須提前15分鐘進入會場。會議期間關閉隨身攜帶的通訊工具，不得隨意出入，不得中途退場。
3、開會期間要保持室內安靜，不得交頭接耳，更不得大聲喧嘩，要認真聽取報告人講話
4、每組必須有一位同學發(fā)言，兩位同學做好會議記錄，會后進行總結。經費預算
秘書課程設計總結匯報會籌備方案
一、會議主題
聚焦社會熱點問題，增強大學生責任意識
二、會議名稱
公事121班課程設計匯報暨社會熱點研討會
三、會議內容
公事121班的課程設計總結匯報會主要是12個小組選取代表對最近社會上發(fā)生的熱點、難點、焦點問題發(fā)表自己的看法以及12個小組之間交流在為期一周課程設計期間的經驗、收獲以及對課程設計過程中表現出來的不足進行總結，取其精華，去其糟粕，為今后從事秘書工作打下良好的基礎。會議最后，指導老師要對同學們在為期一周的課程設計期間的表現進行評價和總結。
四、會議的時間及地點
公事121班課程設計總結匯報會于2015年10月31日下午2：00——4:30在經管樓1B305舉行。
五、參會人員
1、邀請山東交通學院管理學院有關老師、輔導員參加
2、《秘書理論與實務》課程設計指導老師紀曉巖老師
3、公事121班全體同學
六、會議主持人和發(fā)言同學的確定
1、主持人：由公事121班劉洋同學主持本次會議。
2、發(fā)言同學：每組確定1名學生參加大會發(fā)言。（組員為5名的小組要推選2名學生發(fā)言）
七、會議活動
1、每個小組各派1~2位同學對最近發(fā)生的社會熱點、難點、焦點問題發(fā)表自己的看法。
2、12個小組現場交流在為期一周的《秘書理論與實務》課程設計中積累的經驗，總結課程設計期間的不足。
3、指導老師對同學們在課程設計期間的表現進行總結，指出不足，提出指導性意見。
八、會議日程
1、10月27日研究并確定會議議題，制定會議籌備方案，做好會前準備工作。
（1）制定會議籌備方案，擬定會場選擇與布置方案，擬定會議日程、議程安排、會議接待方案，并提出會議經算預算。
（2）選擇好會議地點、模擬布置會場，注意會議主席臺的位置、發(fā)出會議通知、準備好會議文件、準備會議用品。
2、10月28日分小組召開不同類型的會議，并做好會中服務。
（1）做好會議接待工作。包括會議簽到與報道工作、會議文件的分發(fā)，掌握接待工作的基本禮儀要求，接待工作的內容，理解接待工作的原則，掌握接待工作的程序和方法。
（2）做好會議值班工作。掌握值班內容及要求，做好領導交辦事項。
（3）做好會議期間服務工作，正確操作使用會場設備。
（4）做好會議記錄工作，掌握會議記錄的方法，整理會議記錄。 1
（5）做好會議協(xié)調工作，了解協(xié)調工作的原則、方法及技巧。
（6）做好會議宣傳工作，會后寫作消息，并制作宣傳板對會議工作進行展示。 3、10月29日上午9:00分組召開座談會、茶話會、小型工作會議。學習各種會場的布置，掌握會議的主持、發(fā)言、傾聽、表述的技巧。
4、10月30日以小組形式開展討論，找出方案的不足之處進行修改，從而確定會議組織方案、會議布置方案、會議通知等，各小組確定發(fā)言的同學，撰寫會議發(fā)言稿。
5、10月31日下午2:00——4:30召開公事121班課程設計總結匯報會。
6、會后總結，整理分析并提交書面材料。
課程設計結束后，每位同學提交文字材料，主要有會議籌備方案、會場布置及會議主席臺布置方案、會議通知、發(fā)言稿、會議記錄、會議總結等文字材料。
九、會議議程
1、由主持人致開幕詞，介紹參會人員、會議目的，宣布會議開始。
2、各小組代表演講，對最近發(fā)生的社會熱點、難點、焦點問題發(fā)表自己的看法，給出自己的觀點和意見。
3、老師對各小組代表的發(fā)言進行總結評價，指出同學們的不足，給出指導性的建議。
4、各小組同學對本次課程設計進行經驗交流，總結優(yōu)點及不足。
5、本次課程設計指導老師紀曉巖老師對課程設計進行總結，對同學們在此次為期一周的課程設計的表現進行評價，指出不足。
6、參會老師代表講話，對此次會議發(fā)表看法，給予鼓勵。
7、主持人宣布此次會議總結。
8、歡送參會老師。
9、清理會場，將會場按原座位排好，打掃教室衛(wèi)生，將教室恢復原樣。
十、會務分工
1、會議籌備總負責人：袁翠、王文、孫偉康負責協(xié)調、溝通。
2、班級負責人的職責是：會前通知同學；統(tǒng)籌安排會議工作、進程，總攬全局；負責會前、會后的宣傳工作。
3、工作人員：公事121班全體同學
4、分組情況:分為12個小組，每個小組設1名小組長。
5、小組長的具體職責是：負責與指導老師的聯(lián)絡、溝通工作。負責紀律的檢查與登記，每天及時將有關情況報告指導老師；負責本小組日常管理組織和考勤工作。
2
6、按小組進行劃分工作，具體分工如下：
（1）會場的選擇與主席臺的布置：第1小組
主要職責是服務于開會之前會場的相關事宜。會場大小要適中，以六十名與會人員來說小型教室比較適合；會場溫度要適中，如果會場過熱或過冷可以向相關部門借空調、風扇等制冷制熱設備；會場要求干凈、明亮，適當的開窗通風，保持室內空氣流通良好；向辦公室借桌布，安排足夠數量的桌椅，按照會場布置方案的要求對桌椅進行擺放，并在椅背處貼上到會老師的名字，避免發(fā)生混亂。
（2）簽到表的制作與負責簽到：第2小組
（3）名簽制作與布置：第3小組
（4）邀請嘉賓和會間服務：第4小組
主要職責是會前的解答以及會中的服務工作。會間服務，是文秘人員最活躍的階段，應做到以下幾點：第一、邀請有關老師以及嘉賓參加會議，明確與會人員名單，做好會議簽到工作；第二、會前十五分鐘第2組全體組員應全部在會場門口組織接待工作，注意接待禮儀，準確了解出席、列席和缺席的人數及人員資料，并報告給大會主持人；第三、按會場安排安排與會人員入座，座次安排要提前制定，若怕出錯應制定小卡片標識各與會人員名單——對號入座（座次安排應以職位、聲望高低居中依次向左右側排列）；第四、準備好會議材料、熱水、紙杯以確保會議順利進行；第五、制定應急方案，以防止突發(fā)事件的發(fā)生。
（5）會議期間照相與照片洗印：第 5 小組
（6）會議手冊的制作：第6小組。
（7）會議期間攝像：第7小組
(8)活動視頻的制作：第 10 小組
(9)會后宣傳板的制作：第11小組
(10)消息寫作與發(fā)布：第12小組。（會后的下午發(fā)布到管理學院網站） 主要負責拍攝工作和宣傳工作，使本次會議得以宣傳，成果可以存檔必要時可以作為新聞宣傳的有利素材。會前要準備好拍攝工具，向系里借數碼相機或數碼攝像機，并學習如何使用，要求該小組所有成員能夠熟練的操作數碼相機和數碼攝像機；會議期間，要求對會議的過程做詳細的拍攝，包括會場環(huán)境、老師的發(fā)言、同學的發(fā)言；在拍攝期間，要遵守會場秩序，避免影響會議的進程；會后要將照片沖洗出來以作宣傳之用；將會議的情況寫成文章發(fā)表到系網站，以作宣傳之用；對于照片與底片應及時存檔，以確保以后文件材料的保存和查閱工作
(11) 會標的制作：第8小組
3
(12) 會標的懸掛：第9小組
主要職責是制作、懸掛有會議名稱的橫幅、會徽、會標、旗幟。其制作要求名稱簡潔、標識清晰明確、如有必要可設計相應的會議標志已達到突、 出主題的作用。
(13)會議記錄：每個小組由2名學生做記錄并整理。
十一、會議材料(每人準備一份)
（1）《秘書理論與實務》課程設計總結匯報會籌備方案（不少于3000字）
（2）《秘書理論與實務》課程設計總結匯報會會場布置方案
（3）《秘書理論與實務》課程設計總結匯報會會議通知
（4）《秘書理論與實務》課程設計總結匯報會發(fā)言稿（不少于2000字，每個學生發(fā)言時用）
（5）《秘書理論與實務》課程設計總結匯報會會議記錄（比較詳細，準確）
（6）《秘書理論與實務》課程設計總結匯報會會議總結（不少于1500字） 十二、會議用品準備
1、 會議文件：每人手中各有一份
2、 會議手冊：每組至少一本
3、 條幅：懸掛會議主題時用
4、 桌椅：按照會場布置方案將會場桌椅擺放成矩形
5、 粉筆：白色和彩色若干根
6、 照相機、攝像機
十三、會議要求
1、 參會人員必須準時參加會議，如有特殊情況必須提前向老師請假，
經老師批準后方可缺席會議。
2、 參會人員須提前15分鐘進入會場，會議期間關閉隨身攜帶的通訊工
具，不得隨意出入，更不得中途退場。
3、 開會期間要保持會場安靜，認真聽取發(fā)言人講話，不得交頭接耳，
更不得大聲喧。
4、 每組至少有一位同學發(fā)言（組員為5名的小組要推選出2名學生發(fā)
言）兩位同學做好會議記錄，會后進行總結。
十四、經費預算
洗照片：25元；打印桌簽：15元；衛(wèi)生杯：10元；紙張：10元。 合計：60元
第一章 秘書會議
一 、會議方案的擬訂
（一）會議籌備方案的概述:1.會議籌備方案的內容:會議籌備方案包括如下幾個組成部分:（1）確定會議的主題與議題。（2）確定會議的名稱。（3）確定會議和議程。（4）確定會議的時間性和地點。（5）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要（6）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作。（7）確定會議與會代表的組成。（8）確定會議經費預算。（9）確定會議住宿和餐飲安排。（10）確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。
2.會議籌備方案的作用:(1）確保會議的周密組織（2）確保會議服務質量和溝通協(xié)調到位;（3）確保會議領導的意圖得以貫徹執(zhí)行
3.電話會議及視頻會議
（1）電話會議交流信息的特點
1）電話會議:①方便靈活，準備時間短，回復迅速。②缺少身體語言，難以進行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息。
③為了提高電話會議的效率，增進信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。
2）電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進行，具體要求如下：1準確發(fā)出開會信息；2認真分發(fā)會議書面信息材料；3合理安排會場信息傳輸設備；4按時接通電話；5互相能報出席情況；6做好會議記錄。
（2）視頻會議
1）視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。
2）視頻會議信息工作的要求
由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標準、嚴要求，踏踏實實做好會務工作。具體要求有：1 發(fā)出開會信息；2分發(fā)文件信息資料；3布置會場；4置與檢查會場信息傳輸設備；5做好會議準備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。
4.遠程會議籌備方案的優(yōu)點:遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、與電話服務機構商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優(yōu)點。
5.會務機構分工的要求
會務機構分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務機構的各部門需明確各息的任務和要求。具體要求如下：（1）要根據會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。（2）會務機構要分工明確、責任到人。（3）加強協(xié)調，定期溝通。
（二）會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會 分成籌備小組 形成籌備方案 領導審核方案。
二、會務籌備概述
（一）會務籌備概述
1.會務籌備情況檢查的主要內容:（1）會議準備是否充分;（2）會議期間能否排除各種干擾;（3）環(huán)境條件與用品準備（4）文件材料的準備情況;（5）會場布置情況的檢查;（6）會議保衛(wèi)工作的檢查;（7）檢查的其他內容
2.會務籌備情況檢查結果的形式:務籌備情部的檢查結果可以通過三種形式向領導或會議工作人員匯報。第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調會形式。
3.會務籌備情況的檢查的方法:務籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：（1）聽取會議籌備人員的匯報;
（2）會前現場的檢查
（二）會務籌備的程序
1.開會檢查的程序:如對會議的準備情況以匯報會的形式進行檢查，檢查的程序應包括：
(1)會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查，由各個籌備小組將檢查結果以書面報告的形式上報領導
�。�2）會議領導小組經過協(xié)調，確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調會通知。（3）召開籌備檢查協(xié)調會，聽取匯報，并會上現場解決各種需要協(xié)調和問題。（4）匯報會后要以電話、現場指導等方式對檢查中發(fā)現的問題予以催辦和落實。
2.現場檢查的程序:（1）先制定現場檢查的路線和確定現場檢查的重點，并通知有關籌備部門.2）將現場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項目逐一現場核對，對達到和未達到預期要求的準確項目都要有明確的記錄。（4）對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會議廳等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正。
三、審核會議文件夾概述:
1.會議文件的類型,2.會議文件審核的內容:(1)審核會議文件的準確性和完整性(2)會議文件的具體內容3.會議文件審核的方法:(1)對校法，適用于定稿上改動較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動不多的文件。讀校法，適用于定稿內容淺顯易懂，生僻字、專用術語名詞較少的定稿。
（二）會議文件審核的工作步驟:（1）由起草文件的秘書就文件內容進行自審，使會議文件在初始期就能嚴格把關。（2）由主管乞討書進行會議文件夾初審。（3）如會議文件夾的內容涉及的部門較多，要進行必要的會審。（4）在會議文件審核修改之后，要由主要領導者或主管領導進行終審。
四、與領導溝通會議的有關事宜
（一）與領導溝通會議概述
1.與領導溝通會議有關事宜的原則有：（1）時間生原則；（2）及時原則；（3）全面原則。
2.與領導溝通會議有關事宜的方法:(1)定期向領導提交書面報告;(2)由會議負責人定期向領導口頭匯報會議的情況;(3)領導親自參加有關會議;(4)其他途徑，例如，通過舉辦會議工作進展情況的小型展覽向領導者匯報工作。
3.與領導溝通會議有關事宜的時機:第一，會議籌備階段；第二，會中階段；第三，會后階段。
（二）與領導者溝通會議有關事宜的工作程序
與領導者溝通會議有關事宜的程序如下：(1)明確會議的目標;(2)明確溝通會議有關事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過程的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。(4)確定溝通過程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領導匯報會議的籌備情況及進展，同時應講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。
(6)聽取領導指示，或與領導者進行雙向討論，并完成會議記錄。(7)將記錄通過某種方法送給領導。
五、擬訂會議的應急方案概述
1.會議應急方案的內容包括：(1)會議舉行過程中可能出現的問題;(2)出現問題時負責解決的會議工作人員
2.會議應急方案的作用:(1)會議應急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準備，未雨綢繆。(2)應急方案可以有效的地緩解危機，提高會議管理的效率。比如關鍵人員不能到會如何處理，住宿的預訂不夠如何解決，網絡系統(tǒng)出現故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統(tǒng)一步調，當問題出現時，能夠有回旋余地。
3.會議應急方案特點:1.有的放矢；2.預防為主；3.留有余地。
4.會議應急方案實施的原則:1思想上充分重視；2在人、財、物方面要措施到位；3在實施的過程中要堅持定期檢查。
5.處理會議突發(fā)事件的方法:1處理人員問題；2處理場地問題；3處理設備問題；4處理資料問題5處理健康與安全問題；6處理行為問題。
（二）會議應急方案的工作程序預測情況 準備應對備選方案 討論會議緊急情況 確定會議應急方案。
三級秘書復習重點：第一章第二節(jié)會中服務
一、 提示會議按計劃進行
（一）基礎知識:1.推進會議進程應遵循的原則:（1）認真傾聽，最少限度地打斷談話。（2）樹立自信心，確信自己能對任何沖突產生積極的影響。（3）消除交流障礙。（4）強調問題。（5）使用精湛的人際交流技巧，接受他人積極有益的批評和建議。
2.提示會議按計劃進行的意義:根據會議目標的需要，秘書人員可在會議進行過程中創(chuàng)造與會議目標相適應
的環(huán)境氣氛，掌握會議議程、維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導議題。
二、監(jiān)督會議經費的使用
（一）基礎知識
1.會議經費的類型會議經費的類型包括下面幾個方面：（1）與會人員交費，包括：1會員及非會員的交費；2陪同人員的交費。（2）參展商交費;（3）聯(lián)合主辦者交費;（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配;（6）其他收入項目包括：1錄音、錄像帶和出版物；2旅行、餐飲。
2.會議經費使用的主要方面:1文件資料費；2郵電通訊費用；3會議設備用品費；4會議場地所租費用；5會議辦公費；6會議宣傳方交際費；7會議住宿補貼費；8會議伙食補貼；9會議交通費；10其他開支。
3.會議經費使用的監(jiān)督方法
會議經費使用的程序為：申請經費 主管領導審批 財務部審批 財務人員提取現金或填寫支票 經費支出 審核會議經費支出。
三、處理會中突發(fā)事件
（一）基礎知識:1.會中突發(fā)事件的類型包括：1人員問題；2健康與安全問題；3行為問題。
2.處理會中突發(fā)事件的方法（1）處理人員問題;（2）處理健康與安全問題;（3）處理行為問題
（二）處理會中突發(fā)事件的工作程序
處理會中突發(fā)事件的工作程序為：向領導報告 啟動會議應急方案 必要時向公共應急機構請求支援 善后工作（向受害者及家屬進行安撫、與媒體溝通）。 三級秘書復習重點：第一章第二節(jié)會后落實
一、會議總結工作的內容和要求
（一）基礎知識
1.會議總結的目的具體來講主要有以下幾點：（1）檢查會議目標的實現情況。（2）檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。（3）將員工自我總結和集體總結相結合，以積累經驗，找出不足，從而明確今后搞好同類型會議組織與服務工作的借鑒之處，不斷改進會議的組織服務工作。（4）獎懲相關人員，并要妥善解決會議的遣留問題。
2.會議總結的內容:總結內容包括會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。
（二）會議總結的工作程序為：對會議征詢意見，擬就工作總結稿→向領導報告會議結論→總結定稿→印發(fā) →歸檔 →組織全體工作人員進行總結。
二、會議評估工作的內容和要求
（一）基礎知識
1.會議評估工作的內容:（1）構成有效會議的要素
一個有效會議應該具有清晰的目標、適當的時間、合適的地點、恰當的必要性、順暢緊湊的議程、準確的信息傳遞、周密的前期準備、精心挑選的參會人員、參會人員得當的表現、領導人員良好的控制勇和、合理的內容安排等。
（2）影響會議效率的主要原因:影響會議效率的因素很多，主要可以歸結為三個方面：1會議的必要性；2會議前期準備工作的質量；3會議責任分工。
2.會議評估的標準:（1）是否達到目標。（2）會議時間性評估。（3）與會人員參與會議狀態(tài)與收獲；對會議的滿意程度與理由；提出改進的意見或建議。（4）會議服務評估。會議服務是否到位，會議中的合作精神如何。（5）會議實際費用支出、會議成本評估。（6）再度召開同樣的會議時，繼續(xù)推進與維持的事項。
3.會議評估工作的方法和要求
（1）會議評估工作的方法”1.評估方法可以在會議結束時以意見調查的方式進行。2.告知與會人員有義務一同提高會議質量。
（2）會議評估工作要求:會議評估力求科學、高效。最好在確定了會議目的的早期策劃階段就高計一份問卷。要避免與會人員的反感。
（二）會議效果評估的工作程序”會議效果評估的基本程序為：分析影響會議效果的主要因素 設計會議效果評估表 匯總評估結果。
（三）注意事項
會議結束后，應注意避免以下情況：（1）欠缺會議記錄。（2）對決議實不力。（3）不對會議的成敗得失進行總結。（4）不解散已完成任務的委員會或工作小組。（5）與會人員對會議感到不滿。
秘書學 會場布置方案
1、會議籌備總負責人：****
2、工作人員：*****8
3、將全班分成八個小組，每組六到七個人，具體分組如下：
(二)
1、會場布置創(chuàng)意：
會場布置遵從“課程設計總結匯報”這一主題，這一主題主要由黑板設計、橫幅設計體現，主要營造嚴肅、認真的氛圍。
2、會場布置主色系——黃色、黑色、白色
課程總結匯報會是一個嚴肅而認真的會議，意在讓同學們交流經驗，吸取教訓，以冷色調為主色系，凸顯了認真而嚴肅的氛圍，紅色又調和了氣氛，不至于使會場過于死板。
3、會場布置分區(qū)：
（1）發(fā)言區(qū) （2）主席臺 （3）同學區(qū)
4、會場分區(qū)地圖：
5、按小組進行劃分工作，具體分工如下：
(1)主席臺布置:第一小組。
會場布置:第二小組
主要職責是服務于開會之前會場的相關事宜。會場大小要適中，以四五十名與會人員來說小型教室比較適合；會場溫度要適中，如果會場過熱或過冷可以向相關部門借空調、風扇等制冷制熱設備；會場要求干凈、明亮，適當的開窗通風，保持室內空氣流通良好；向管理系辦公室借桌布，安排足夠數量的桌椅，按照會場布置方案的要求對桌椅進行擺放，并在椅背處貼上到會老師的名字，避免發(fā)生混亂。
(2)會議名稱的制作和懸掛：第三小組。
主要職責是制作、懸掛有會議名稱的橫幅、會徽、會標、旗幟。其制作要求名稱簡潔、標識清晰明確、如有必要可設計相應的會議標志已達到突出主題的作用。（在制作橫幅時已采取盡量節(jié)約的觀念，可向學生會借事宜的橫幅加以改造）
(3)會簽制作:第四小組。
會前接待與會間服務：第五小組
主要職責是會前的解答以及會中的服務工作。會間服務，是文秘人員最活躍的階段。其中本次會議的會間服務主要是由第三組成員來準備的。應做到以下幾
點：第一、邀請有關老師以及嘉賓參加會議，明確與會人員名單，做好會議簽到工作；第二、會前十五分鐘第三組全體組員應全部在會場門口組織接待工作，注意接待禮儀，準確了解出席、列席和缺席的人數及人員資料，并報告給大會主持人；第三、按會場安排安排與會人員入座，座次安排要提前制定，若怕出錯應制定小卡片標識各與會人員名單——對號入座（座次安排應以職位、聲望高低居中依次向左右側排列）；第四、準備好會議材料、熱水、紙杯以確保會議順利進行；第五、制定應急方案，以防止突發(fā)事件的發(fā)生。
(4)拍攝工作:第六小組。
宣傳板的制作：第七小組
會后的宣傳:第八小組
主要負責拍攝工作和宣傳工作，使本次會議得以宣傳，成果可以存檔必要時可以作為新聞宣傳的有利素材。會前要準備好拍攝工具，向系里借數碼相機或數碼攝像機，并學習如何使用，要求該小組所有成員能夠熟練的操作數碼相機和數碼攝像機；會議期間，要求對會議的過程做詳細的拍攝，包括會場環(huán)境、老師的發(fā)言、同學的發(fā)言；在拍攝期間，要遵守會場秩序，避免影響會議的進程；會后要將照片沖洗出來以作宣傳之用；將會議的情況寫成文章發(fā)表到系網站，以作宣傳之用；對于照片與底片應及時存檔，以確保以后文件材料的保存和查閱工作
5、組長的具體職責是:
（1）負責與指導老師的聯(lián)絡、溝通工作。
（2）負責紀律的檢查與登記，每天及時將有關情況報告指導老師；
（3）負責本小組日常管理組織和考勤工作。
6、班級負責人的職責是：
（1）會前通知同學
（2）統(tǒng)籌安排會議工作、進程，總攬全局
（3）負責會前、會后的宣傳工作
7、會議結束后，宣傳委員負責寫作消息，并發(fā)布到系網站。
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