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會議文件清理 方案
為改進(jìn)機(jī)關(guān)作風(fēng)、提高工作效率，切實(shí)解決會議頻繁、文件過多、簡報過濫的問題。根據(jù)中央八項(xiàng)規(guī)定和**《關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的具體辦法》，結(jié)合**“四風(fēng)整治會戰(zhàn)”工作部署。現(xiàn)就進(jìn)一步精簡***會議、文件和簡報提出如下實(shí)施意見。
一、在精簡會議上，將實(shí)行分類管理。
第一類是法律法規(guī)明確要求必須召開的會議，如***常務(wù)會、**辦公會等例會。
第二類是以**政府名義召開的，主要領(lǐng)導(dǎo)參加的全**性會議。 第三類是**政府領(lǐng)導(dǎo)提議召開的各類協(xié)調(diào)會、調(diào)度會等專項(xiàng)會議。
對于一、二類會議，年初作出全年會議計劃，嚴(yán)格控制會議規(guī)模、時間。
對于第三類會議，總體采取6項(xiàng)措施進(jìn)行精簡。一是凡可由部門召開的全**專業(yè)性會議，不以**政府名義召開，確需提高規(guī)格，報兩辦，并經(jīng)**委、**政府領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可召開；二是對中央和省、市直接以視頻形式召開的會議，不再另行開會；三是保證會議質(zhì)量，嚴(yán)控會議時間、會議規(guī)模；四是不要求與會議無關(guān)或關(guān)聯(lián)不大的領(lǐng)導(dǎo)陪會；五凡是以**政府名義召開的會議能合
并打捆召開的，不單獨(dú)召開；六創(chuàng)新會議形式。提倡召開現(xiàn)場會、碰頭會、視頻會議等就地解決問題的會議。
二、在精簡文件上，將實(shí)行無必要不行文原則管理。
一是各類表彰決定、意見等在新聞媒體公開發(fā)表的不另行文，只編文號打印存檔備查；
二是能用電傳、電話等非文件形式辦理的事情，一律不發(fā)文件；
三是凡屬部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，不以**政府或政府辦公室名義發(fā)文；
四是以會議材料印發(fā)的**領(lǐng)導(dǎo)講話不再另行發(fā)文，會后可以向**政府辦公室秘書科報送電子文檔，登記備查； 五是上下一般粗的文件，特別是規(guī)范性文件不再進(jìn)行“解讀性”重復(fù)行文，**政府辦公室嚴(yán)格審核把關(guān)；
六是嚴(yán)格按照規(guī)定權(quán)限發(fā)文，不得超規(guī)格行文；
七是凡屬黨委、政府各自職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，不搞黨政聯(lián)合行文；
八是嚴(yán)格控制文件篇幅。
三、在精簡簡報上，實(shí)行一次性精簡到位。
除**政府保留一份信息簡報外，其余一律停發(fā)。
會議策劃方案
深圳歐時電子有限公司成立于1991年，主要從事電子元器件的代理與銷售業(yè)務(wù),致力為客戶提供高品質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù). 隨著公司的不斷發(fā)展壯大，我們已經(jīng)與國內(nèi)眾多大型知名企業(yè)有著密切的合作。并獲得韓國SEMIWELL駐中國的直銷公司,美國矽恩微SI-EN和日銀IMP的授權(quán)中國代理，歐時公司并配有優(yōu)秀的銷售團(tuán)隊(duì)和一批專業(yè)技術(shù)工程師為客戶提供更周全的配套服務(wù)。
未來，歐時電子將繼續(xù)致力于成為中國最好、最具知名度與競爭力的元器件分銷商，憑借優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)和、以更加專注的態(tài)度超越自我、穩(wěn)步前進(jìn)。為增強(qiáng)各公司員工的內(nèi)部凝聚力，提升公司形象及競爭力。本公司安排了一年一度的表彰大會。此次目的是對2015年公司總體工作進(jìn)行總結(jié)，明確公司新年度工作方向和目標(biāo)規(guī)劃，并表彰業(yè)績優(yōu)秀的公司內(nèi)部優(yōu)秀員工、干部、團(tuán)隊(duì)，通過激勵作用，將全體員工的主觀能動性充分調(diào)動起來，投入到未來的工作之中。
一、會議概況
會議名稱：第十屆歐時電子有限公司年度表彰大會
會議規(guī)模：80人左右
會議時間：2011年12月16日 ---12月18日
會議地點(diǎn)：香格里拉大酒店二樓宴會廳
二、會議事項(xiàng)
（一） 會前籌備工作
1、 擬定會議議程、日程（詳見附件1）
會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。會議日程則是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單，是會議全程各項(xiàng)活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。議程一旦確定，就不應(yīng)再變。會議日程在時間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇變化，可相應(yīng)調(diào)整。
2、 提供會議地點(diǎn)的備選方案
依據(jù)會議目的與形態(tài)、實(shí)質(zhì)上的需求、與會者的期望列出選擇會場地需求的工作清單，確定會議場地。并對會議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)。
3、 布置會場和安排座次（詳見附件2）
會議的整體布局要做到莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會議的主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和-諧的氛圍。
4、 發(fā)布會議信息
會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會議報到及會議議程、日程；與會者的信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會議的宣傳報道內(nèi)容；會議的決議內(nèi)容。其工作程序如下：a傳遞會議通知信息b分發(fā)傳遞會議文件c溝通傳遞會議有關(guān)情況
5、 安排會議食宿
安排會議餐飲：要根據(jù)會議經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)；就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和
分餐制；事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點(diǎn)；事先設(shè)計和確定就餐的憑證；要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多；事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具；給因開會活服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜；做好飲水、飲料的供應(yīng)。
安排會議住宿，在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時，要充分考察其基本設(shè)施是否安全，安全性如何，價格是否合理，地點(diǎn)是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合進(jìn)行選擇。
6、 邀請會議嘉賓（邀請嘉賓名單詳見附件3；請柬詳見附件4）
擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美；要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會情況；在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。
7、 準(zhǔn)備會議資料、會議用品（會議通知詳見附件5；會議通訊錄詳見附件6）
來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料（會議通知、議程、會議須知、名單）。會務(wù)資料：開會的請示、提交會議審議批準(zhǔn)的文件（計劃、規(guī)劃、報告、決議）；會上使用的文件（開幕式、閉幕式、報告、總結(jié)材料）；會議宣傳性文件（提綱、發(fā)布稿）。溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄
會議用品的注意事項(xiàng)：檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷；檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備；擺好桌牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)；準(zhǔn)備好獎勵用品；安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。（注：獲獎人員名單詳見附件7）
8、 安排會議禮儀服務(wù)（詳見附件8）
選擇會議禮儀服務(wù)人員；對禮儀服務(wù)人員進(jìn)行分工，接站、簽到、引領(lǐng)等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)人員；培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員；準(zhǔn)備服裝用具；禮儀執(zhí)行
9、 檢查會議常用試聽設(shè)備是否正常
為了會議的正常進(jìn)行，應(yīng)該在會議正式開始之前對這些視聽設(shè)備進(jìn)行全面的檢查。使用結(jié)束后還應(yīng)該進(jìn)行良好的維護(hù)，這能夠使設(shè)備在使用過程中避免一些不必要故障而造成不良的后果和影響。確定工作人員的職責(zé)；預(yù)演和檢查會場試聽設(shè)備
（二） 會中服務(wù)工作
1、 安排會議值班（值班表詳見附件9；會議簽到表詳見附件10）
在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息；要加強(qiáng)與會議無關(guān)人員出入會場的控制；手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示；要備有一份維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄；要堅(jiān)守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻；必要時，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)；做好會議期間各項(xiàng)活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作
2、 做好會議的記錄工作和簡報工作
為會議記錄做好準(zhǔn)備工作：準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙；開會之前提前到達(dá)會場，安排好做會議記錄的地方；做好會議記錄的內(nèi)容
3、 收集會議信息
收集會議信息要求：責(zé)任到人、履行登記、嚴(yán)格保密、明確
范圍、有針對性。
4、 反饋會議信息
會議的信息反饋要注意點(diǎn)面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合；會議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對象；充分重視會議的反饋信息溝通，正、負(fù)反饋都要力求做到適時、適量、適度。
（三） 會后落實(shí)工作（會議機(jī)構(gòu)設(shè)置及流程詳見附件13、14）
1、 會議文件資料收集整理的要求
確定會議文件資料的收集范圍；收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集完全；選擇收集會議文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法；與分發(fā)文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)；收集整理過程中要注意保密。
需收集的文件資料：會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件；會議期間產(chǎn)生的文件，包括會議記錄、會議簡報；會后產(chǎn)生的文件，包括會議紀(jì)要、傳達(dá)提綱等。
2、 會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求
會議紀(jì)要的工作程序：完善會議記錄；起草、編寫會議紀(jì)要；確定印發(fā)范圍；接受者確認(rèn)；領(lǐng)導(dǎo)簽字；打印成文；印制、分發(fā)或歸檔保存。
3、 會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算及會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法（會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算方法詳見
附件12、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算詳見附件15）
會議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算是辦會者在會議結(jié)束后對整個經(jīng)費(fèi)使用情況即會議開支費(fèi)用的結(jié)算。會議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算依據(jù)是會前經(jīng)費(fèi)預(yù)算。會議召開之前應(yīng)擬定會議開支預(yù)算，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。其注意事項(xiàng)：開具會議住宿-費(fèi)-發(fā)-票時，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與會務(wù)費(fèi)相等；住宿費(fèi)一般不包括使用房間的長途電話費(fèi)、客房小酒吧、在酒店簽單的費(fèi)用。
4、 會議結(jié)束階段的會務(wù)工作
送別會議代表及嘉賓；會場的善后工作：清理會場（拿走指示牌及標(biāo)志、清理會場其他物品，以便歸還租借場地）。歸還所借物品：會議結(jié)束后，及時歸還公司內(nèi)部其他部門借用的相關(guān)物品，歸還前要檢查是否完好，如果村壞要按照約定予以賠償。不需要賠償?shù)�，歸還時要特別說明或修理好后再歸還。整理會議文件： 整理會議記錄（詳見附件11）、收集會議文件、材料、形成大會決議、會議簡報、會議紀(jì)要、寫總結(jié)向上級匯報會議情況、將會議材料收集、分類、立卷、歸檔。
三、注意事項(xiàng)
1、活動期間公司人員必須提前到達(dá)現(xiàn)場，不得遲到、早退和無故缺席。
2、活動期間公司人員必須統(tǒng)一著裝。
3、各與會人員請注意保管好自己的貴重財物。
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