文員打電話禮儀常識(shí)

　　文員是公司的基層職員，一般從事文件處理工作，文員打電話禮儀常識(shí)有哪些呢?這是愛匯網(wǎng)小編整理的文員打電話禮儀常識(shí)，希望你能從中得到感悟!

　　文員打電話禮儀常識(shí)：打電話的禮儀

　　1、時(shí)間選擇：和私人通話要選擇效率高的時(shí)間，晚上10點(diǎn)后，早上7點(diǎn)之前不打電話，就餐的時(shí)候別打電話，節(jié)假日不要打電話。

　　2、空間選擇：私人電話最好在家里打，工作電話在單位打。不亂用單位電話談私事，不在公眾場(chǎng)所打電話。

　　3、喜悅的心情：打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對(duì)方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。

　　4、打電話過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽”得出來(lái)。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。

　　5、通話時(shí)長(zhǎng)：宜短不宜長(zhǎng)。長(zhǎng)話短說(shuō)，廢話不說(shuō)。把最重要的事放在前面，自我介紹開頭。

　　6、打錯(cuò)電話要主動(dòng)道歉，發(fā)短信祝福最好帶署名。

　　文員打電話禮儀常識(shí)：接電話的禮儀

　　1、接聽時(shí)間：聽到電話鈴聲，不要過(guò)早過(guò)晚接，鈴聲響三聲內(nèi)接;不隨便讓別人代替自己接電話。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的單位會(huì)給他留下不好的印象。

　　2、代接電話：首先告訴對(duì)方他找的人不在，然后再問(wèn)對(duì)方是誰(shuí)。

　　3、如果有外人在和你談話，來(lái)電話也要接，接電話時(shí)要說(shuō)明身邊有誰(shuí)在，暗示對(duì)方不能說(shuō)深層次問(wèn)題，然后主動(dòng)提出要讓對(duì)方選擇一個(gè)時(shí)間打給他。

　　4、對(duì)方打錯(cuò)電話：遇到撥錯(cuò)電話：首先提示對(duì)方撥錯(cuò)了，其次可以重復(fù)自己的號(hào)碼。

　　文員打電話禮儀常識(shí)：電話常識(shí)

　　1、如果想暗示對(duì)方結(jié)束通話：可以重復(fù)說(shuō)一次要點(diǎn)。

　　2、誰(shuí)先掛電話：地位高者先掛，如長(zhǎng)輩先掛，求人的時(shí)候，被求人的先掛。

　　3、不用移動(dòng)電話傳送重要信息，重要信息最好面談。

　　4、不要在醫(yī)院或者是在機(jī)場(chǎng)用手機(jī)，以免影響機(jī)場(chǎng)及醫(yī)院的電子設(shè)備。

　　5、打電話時(shí)，請(qǐng)注意一下，有些地方是不允許使用手機(jī)的。如加油站，一些餐館，酒吧，劇院，電影院以及火車行李站都禁止使用手機(jī)。

　　6、當(dāng)不使用手機(jī)時(shí)，請(qǐng)鎖住手機(jī)按鈕，以防意外撥打諸如119、110、120等特殊的電話號(hào)碼。

　　7、不是萬(wàn)不得以，不要借用別人的手機(jī)。

　　文員打電話禮儀常識(shí)

　　一、接聽電話前

　　1、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒(méi)有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對(duì)方需要留言時(shí)，就不得不要求對(duì)方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。

　　2、停止一切不必要的動(dòng)作：不要讓對(duì)方感覺(jué)到你在處理一些與電話無(wú)關(guān)的事情，對(duì)方會(huì)感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。

　　3、使用正確的姿勢(shì)：如果你姿勢(shì)不正確，不小心電話從你手中滑下來(lái)，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會(huì)令對(duì)方感到不滿意。

　　4、帶著微笑迅速接起電話：讓對(duì)方也能在電話中感受到你的熱情。

　　二、接聽電話

　　1、三聲之內(nèi)接起電話：這是星級(jí)酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：注意接聽電話的語(yǔ)調(diào)，讓對(duì)方感覺(jué)到你是非常樂(lè)意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑；

　　2、注意語(yǔ)調(diào)的速度；注意接聽電話的措辭，絕對(duì)不能用任何不禮貌的語(yǔ)言方式來(lái)使對(duì)方感到不受歡迎；

　　3、注意雙方接聽電話的環(huán)境；注意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時(shí)，必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因；注意打電話雙方的態(tài)度。當(dāng)聽到對(duì)方的談話很長(zhǎng)時(shí)，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來(lái)表示你在聽。

　　三、主動(dòng)問(wèn)候，報(bào)部門介紹自己；

　　1、如果想知道對(duì)方是誰(shuí)，不要唐突的問(wèn)“你是誰(shuí)”，可以說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)您哪位”或者可以禮貌的問(wèn)，“對(duì)不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎？”；

　　2、須擱置電話時(shí)或讓賓客等待時(shí)；應(yīng)給予說(shuō)明，并至歉。每過(guò)20秒留意一下對(duì)方，向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>

　　3、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會(huì)自行解決電話問(wèn)題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對(duì)方知道電話是轉(zhuǎn)給誰(shuí)的。

　　4、對(duì)方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客，對(duì)于每一個(gè)電話都能做到以下事情：

　�、�、問(wèn)候。

　�、凇⒌狼�。

　　③、留言。

　�、堋⑥D(zhuǎn)告。

　�、�、馬上幫忙。

　　⑥、轉(zhuǎn)接電話。

　　⑦、直接回答（解決問(wèn)題）。

　　⑧、回電話。

　　5、感謝對(duì)方來(lái)電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時(shí)，應(yīng)用積極的態(tài)度，同時(shí)要使用對(duì)方的名字來(lái)感謝對(duì)方。要經(jīng)常稱呼對(duì)方的名字，這樣表示對(duì)對(duì)方尊重。

　　文員打電話禮儀常識(shí)

　　一、及時(shí)接聽

　　如果電話鈴聲一響起，就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽。

　　如果接聽不及時(shí)，就會(huì)反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度，而且應(yīng)該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。

　　在接電話時(shí)，我們提倡“鈴響不過(guò)三”：接聽電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。

　　不要鈴響許久，才姍姍來(lái)遲。

　　也不要鈴響過(guò)一次，就拿起聽筒。

　　這樣會(huì)讓打電話的**吃一驚，如有持殊原因，致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話時(shí)向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，棱示歉意。

　　正常情況下，不允許不接聽來(lái)電，特別是“應(yīng)約而來(lái)”的電話。

　　就像敲門一樣。

　　如果剛敲第一聲門你就開門，就會(huì)讓對(duì)方嚇一跳，而且還會(huì)認(rèn)為你清閑得聚精會(huì)神地等著別人來(lái)敲門。

　　如果門被敲了很多省還沒(méi)有回答，又會(huì)被認(rèn)為沒(méi)有人在，或者是不想理。

　　二、確認(rèn)對(duì)方

　　一般情況下，對(duì)方打來(lái)電話后都會(huì)主動(dòng)介紹自己。

　　如果對(duì)方打來(lái)電話，沒(méi)有主動(dòng)介紹自己或者自己沒(méi)有聽清楚，你就應(yīng)該主動(dòng)問(wèn)；“請(qǐng)問(wèn)您是哪位價(jià) 我能為您做什么？您找哪位？”但是，人們習(xí)慣性的做法是，拿起電話聽筒后便會(huì)向?qū)Ψ奖P問(wèn)：“喂：哪位 ”這讓對(duì)方會(huì)感到阿生而且感情疏遠(yuǎn)，缺少人情昧。

　　接起電話。

　　拿起聽筒后應(yīng)首先自我介紹：“您好，我是某某某”

　　三、非常規(guī)電話的處理

　　如果接到打錯(cuò)的電話，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡(jiǎn)短向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況后掛斷電話。

　　有時(shí)候接起電話，問(wèn)候多聲卻聽不見對(duì)方說(shuō)話，這時(shí)絕對(duì)不可以不外青紅皂白，認(rèn)為是惡

　　意騷擾電話而破門大罵。

　　因?yàn)�，這種情況極可能由電話線路問(wèn)題引起。

　　使你聽不見對(duì)方的聲音，但是對(duì)方能聽見你聲音。

　　萬(wàn)一對(duì)方是你的客戶或上級(jí)，聽到你在這端破口大罵，會(huì)造成什么樣的后果。

　　如果對(duì)方是惡意騷擾的話，應(yīng)簡(jiǎn)短而嚴(yán)歷地批評(píng)對(duì)方。

　　不必長(zhǎng)篇大淪，更不應(yīng)該說(shuō)臟話；如果問(wèn)題嚴(yán)重，可以考慮報(bào)警解決。

　　四、分清主次

　　1、接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。

　　2、如果在會(huì)晤貴賓或會(huì)議期間接到電話，可向其歉意地說(shuō)明不能立即通話的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。

　　3、接聽電話時(shí)如果有別的電話打進(jìn)來(lái)，千萬(wàn)不要不理睬，因?yàn)楹芸赡苁羌笔��？烧?qǐng)求正在通話的一方稍等片刻，并對(duì)其講明原因，然后立即去接另一個(gè)電話，問(wèn)清情況后先訪對(duì)方稍候，或晚會(huì)兒再打進(jìn)來(lái)，之后再繼續(xù)和前者通話。

　　4、不能因?yàn)閳D清凈隨便撥下電話線。

　　五、規(guī)范地代接電話

　　代別人接電話時(shí)。

　　要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對(duì)方來(lái)歷才能問(wèn)對(duì)方是何人，所為何事，但不要詢問(wèn)對(duì)方和所找人的關(guān)系。

　　1、尊重別人隱私。

　　代接電話時(shí)，忌遠(yuǎn)遠(yuǎn)地大聲召喚劉方要找的人。

　　不要旁聽別人通話、更不要插嘴。

　　不要隨意擴(kuò)散對(duì)方托你轉(zhuǎn)達(dá)的事情。

　　2、記憶準(zhǔn)確要點(diǎn)：如果對(duì)方要找的人不在，應(yīng)先詢問(wèn)對(duì)方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。

　　如對(duì)方有此意愿，應(yīng)照辦。

　　最好用筆記下對(duì)方要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容，如對(duì)方姓名、單位、電話、通話要點(diǎn)等，以免事后忘記，對(duì)方講完后，應(yīng)再與其驗(yàn)證一遍，避免不必要的遺漏。

　　3、及時(shí)傳達(dá)內(nèi)容。

　　代接電話時(shí)，要先弄清對(duì)方要找誰(shuí)，如果對(duì)方不愿問(wèn)答自己是誰(shuí)，也不要勉強(qiáng)。

　　如果對(duì)方要找的人不在，要如實(shí)相告，然后再詢問(wèn)對(duì)方“還有什么事情？”這二者不能顛倒先后次序。

　　之后要在第一時(shí)間把對(duì)方想要傳達(dá)的內(nèi)容傳達(dá)到位。

　　不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，托他人轉(zhuǎn)告。

　　六、錄音電話

　　1、留言制作要規(guī)范。

　　留言內(nèi)容一般包括這么幾項(xiàng)：?jiǎn)柡蛘Z(yǔ)、機(jī)主姓名和單位、致歉語(yǔ)、留言的原因、對(duì)來(lái)電者的要求以及道別語(yǔ)等。

　　2、如非很必要，盡量少使用錄音電話，要及時(shí)處理錄音電話上打進(jìn)來(lái)的電話。

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