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商務(wù)傳真禮儀(3篇)
商務(wù)傳真禮儀1
【商務(wù)傳真禮儀技巧】
當(dāng)你要接收一份傳真時(shí)，商務(wù)對方在沒有說清楚給誰，而自己也知道對方的確是商務(wù)交往的伙伴，此時(shí)你可以問他：“請問是送到上次您安排送達(dá)的某某手中嗎?”這樣，商務(wù)對方就會更明確地交待給你，你就不會找不到送處或送錯(cuò)人了。
當(dāng)你在發(fā)送傳真和接收傳真時(shí)剛好有同事或朋友來找你，你可以對對方說：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說：“我能一會兒再聯(lián)系你嗎?”有些特珠的商務(wù)傳真是不可以讓他人看見的。同時(shí)，你在發(fā)送傳真給商務(wù)對方的時(shí)候，你也最好先問上一句：“請問您，現(xiàn)在方便接收傳真嗎?”也讓商務(wù)對方避免這方面的失誤。
當(dāng)你正在發(fā)一份傳真時(shí)，由于某種原因，領(lǐng)導(dǎo)改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和時(shí)方說：“時(shí)不起，傳真機(jī)突然卡住了，我待會兒再給您傳過去，好嗎?”如果你處理不好，會讓對方誤認(rèn)為你并沒有誠意發(fā)傳真，或者認(rèn)為你并不重視這個(gè)傳真，從而引起誤會。
【商務(wù)傳真禮儀禁忌】
發(fā)送傳真時(shí)要注意語言，要禮貌不要生硬，不要說：“給我信號，我要發(fā)傳真。”或者沒有在傳真上注明是給某某部門和某某人的情況下，說：“傳真是給某某的�！辈蛔寣Ψ接浵铝司蛼炝穗娫挘瑢Ψ綍�?yàn)榇颐χ袥]有記牢而無從送達(dá)。
當(dāng)時(shí)方不能準(zhǔn)確說出要發(fā)送傳真的部門和個(gè)人就說公司沒有這個(gè)人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的`后果一是會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務(wù)交往的時(shí)方，而失去合作的機(jī)會。
【商業(yè)傳真文件標(biāo)準(zhǔn)格式】
FROM:貴公司名稱(注：如果用抬頭紙就不用寫公司的名稱了)
地址：
電話：
傳真
日期：
TO：對方公司名稱
地址：
電話：
傳真：
先生/女士：
您好!(祝福語)我公司是xxx(對公司的介紹，如公司類型、規(guī)模、提供的產(chǎn)品或服務(wù)種類、特點(diǎn)和競爭優(yōu)勢等)。
對對方公司的期望(如合作要求或建立客戶關(guān)系等)。
(中間也可以寫一些貴供公司對市場的看法、預(yù)期等)(正文內(nèi)容)
商務(wù)傳真禮儀2
第一，必須合法使用。
國家規(guī)定：任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí)，均須嚴(yán)格按照電信部門的有關(guān)要求，認(rèn)真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設(shè)備前，須經(jīng)電信部門許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準(zhǔn)私自安裝、使用傳真設(shè)備。
安裝、使用的傳真設(shè)備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國家所指定的部門進(jìn)行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個(gè)月都必須到電信部門交納使用費(fèi)用。
第二，必須清楚使用。
使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機(jī)號碼，應(yīng)被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對于主要交往對象的傳真號碼，必須認(rèn)真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對方通報(bào)一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯(cuò)傳真。發(fā)送傳真時(shí)，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內(nèi)容簡明扼要，以節(jié)省費(fèi)用。單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)。無人在場而又有必要時(shí)，應(yīng)使之自動處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
第三，必須依禮使用。
商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。
在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時(shí)，更是要謹(jǐn)記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙Ψ剑悦鈱Ψ降肽畈灰�。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時(shí)，千萬不可拖延時(shí)間，耽誤對方的要事。
商務(wù)傳真注意事項(xiàng)：
傳真的完整性：在發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時(shí)間以及自己的.聯(lián)絡(luò)電話。同樣地，應(yīng)為對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應(yīng)寫在傳真內(nèi)容的上方，可以參考以下規(guī)范格式。
在發(fā)送傳真時(shí)即便已經(jīng)給予了口頭說明，也應(yīng)該在傳真上注明以上內(nèi)容，這是良好的工作習(xí)慣，對雙方的文件管理都非常有利。
傳真的清晰度：發(fā)送傳真時(shí)應(yīng)盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內(nèi)容看不清楚的情況。
傳真內(nèi)容的限制：傳真一般不適用于頁數(shù)較多的文件，成本較高，且占用傳真機(jī)時(shí)間過長也會影響其他工作人員的使用。
傳真的使用時(shí)間：如果沒有得到對方的允許，不要將發(fā)送時(shí)間設(shè)定在下班后，這是非常不禮貌的行為。
傳真回復(fù)問題：如果傳真機(jī)設(shè)定在自動接受的狀態(tài)，發(fā)送方應(yīng)盡快通過其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認(rèn)其是否收到傳真。收到傳真的一方也應(yīng)給予及時(shí)回復(fù)，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務(wù)溝通中，任何信息丟失都可能造成時(shí)間的延誤甚至影響到合作業(yè)務(wù)的成敗，這樣的細(xì)節(jié)不可輕視。
(一)格式規(guī)范
正式的傳真必須有首頁，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁。如果其中某一頁不清楚或是未收到時(shí)，可以請對方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時(shí)間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會浪費(fèi)掃描時(shí)間。
(二)內(nèi)容齊全
正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，又必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因?yàn)楹炞执磉@封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴(yán)肅性以及對對方的尊重。
(三)及時(shí)通報(bào)。
發(fā)送傳真之前可以向?qū)Ψ酵▓?bào)一下，以免發(fā)錯(cuò)。收到傳真后要盡快通知對方，以免對方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。
商務(wù)傳真禮儀3
目前，在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)身在異地的交往對象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡(luò)方式，已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應(yīng)運(yùn)而生，并且迅速走紅于商界。
傳真，又叫作傳真電報(bào)。它是利用光電效應(yīng)，通過安裝在普通電話網(wǎng)絡(luò)上的傳真機(jī)，對外發(fā)送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡(luò)的方式。現(xiàn)在，在國內(nèi)的商界單位中，傳真機(jī)早已普及成為不可或缺的辦公設(shè)備之一。
利用傳真通訊的主要優(yōu)點(diǎn)是，它操作簡便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括一切復(fù)雜圖案在內(nèi)的真跡傳送出去。它的缺點(diǎn)主要是發(fā)送的自動性能較差，需要專人在旁邊進(jìn)行操作。有些時(shí)候，它的清晰度難以確保。
商界人士在利用傳真對外通訊聯(lián)絡(luò)時(shí)，必須注意下述三個(gè)方面的禮儀問題。
第一，必須合法使用。國家規(guī)定：任保單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí)，均須嚴(yán)格按照電信部門的有關(guān)要求，認(rèn)真履行必要的使用的'手續(xù)，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設(shè)備前，須經(jīng)電信部門許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準(zhǔn)私自安裝、使用傳真設(shè)備。
安裝、使用的傳真設(shè)備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國家所指定的部門進(jìn)行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。
使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個(gè)月都必須到電信部門交納使用費(fèi)用。
第二，必須得法使有。使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。
本人或本單位所用的傳真機(jī)號碼，應(yīng)被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
對于主要交往對象的傳真號碼，必須認(rèn)真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對方通報(bào)一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯(cuò)傳真。
發(fā)送傳真時(shí)，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內(nèi)容簡明扼要，以節(jié)省費(fèi)用。
單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)。無人在場而又有必要時(shí)，應(yīng)使之自動處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。
在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時(shí)，更是要謹(jǐn)記這一條。
出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙Ψ�，以免對方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時(shí)，千萬不可拖延時(shí)間，耽誤對方的要事。
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