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通訊錄管理制度(通用9篇)
在不斷進步的社會中,需要使用制度的場合越來越多,制度就是在人類社會當中人們行為的準則。制度到底怎么擬定才合適呢?以下是小編幫大家整理的通訊錄管理制度,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
通訊錄管理制度 1
第一章 總則
第一條 為了進一步加強石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)移動通訊費報銷管理,本著既保證工作需要、又有效控制費用的原則,結(jié)合公司實際,制定本辦法。
第二章 適用范圍及管理原則
第二條 適用范圍:公司所屬各部門移動及固定電話費用報銷均適用本辦法。
第三條 管理原則:通訊費用按照“限額報銷、超額自理、結(jié)余不補”的原則,按月在限額內(nèi)憑話費發(fā)票在本單位進行報銷。
第三章 報銷范圍及標準
第四條 報銷范圍:公司領(lǐng)導、各部門領(lǐng)導、定向服務(wù)用車司機,外地駐站人員。
第五條 報銷標準:
(一)單位正職(或副科級主持工作)報銷標準為360元/月;
(二)單位副職(或享受副科級待遇)報銷標準為260元/月;
(三)駐榆煉站:站長260元/月,副站長240元/月,駐站工作人員150元/月;
(四)駐永煉站:副站長200元/月,一般工作人員100元/月;
(五)定向服務(wù)用車司機150元/月;司機100元/月。
(六)調(diào)度管理部、質(zhì)量安全室、財務(wù)資產(chǎn)部、綜合辦公室各部門主任240元/月,副主任200元/月
第六條 固定通訊費用報銷標準:
(一)單位正職(或副科級主持工作)固定通訊費200元/月;
(二)副科級固定通訊費150元/月;
(三)各部門業(yè)務(wù)上固定通訊費為300元/月。
第七條 手機及固定電話報銷管理規(guī)定:
(一)“24小時”開機原則,享受話費報銷人員,不論限額多少,不論是否在公司,均須保持24小時開機。
(二)公司享受話費報銷的人員(公司領(lǐng)導除外)均實行一卡(一號)報銷,以報公司登記備案的號為準,其余卡(號)話費自理。
(三)手機換號后應(yīng)第一時間報本單位相關(guān)部門,進行重新登記,避免貽誤工作或給話費報銷造成影響。
(四)享受話費報銷人員,應(yīng)及時檢查手機使用情況,如電量、話費、手機狀況等,以免造成停機影響工作。
(五)對于公司內(nèi)部兼職其他崗位人員,移動話費按其較高的'崗位報銷標準執(zhí)行,不得重復報銷。
(六)固定電話年內(nèi)超額月份的話費可用其他月份結(jié)余話費進行沖抵,年底匯總結(jié)算,自行負擔超額部分話費。
第四章 附則
第八條 本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。
第九條 本辦法未盡事宜,按照國家法規(guī)及工貿(mào)公司規(guī)定執(zhí)行。
第十條 本辦法自發(fā)文次月起執(zhí)行。
通訊錄管理制度 2
第一條:為了提高公司的經(jīng)營管理,節(jié)約成本費用,加強對公司各種通訊工具的管理,特制訂本制度。
第二條:本制度所指各種通訊工具包括電話總機、電話分機、直線電話、傳真機、移動電話以及為員工配備的電子郵箱等。
第三條:公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù),公司不提倡員工利用公司的通訊工具進行私人用途。
第四條:電話總機的管理
電話總機由行政部的前臺人員負責值守,所有外線電話均需由前臺人員負責接轉(zhuǎn)。前臺人員的接聽電話必須使用標準用語。標準用語如下:
接聽外線電話時,應(yīng)說“您好!迎海集團,請問您找哪位?”;
當對方告訴分機號碼時,應(yīng)說“請稍等!”;
如果分機占線時,應(yīng)說“對不起,電話占線,請您稍后再打過來”
前臺人員接聽內(nèi)線電話時,應(yīng)說“您好,前臺”。
第五條:電話分機的管理
公司根據(jù)員工工作需要和電話分機的資源情況,為每一位員工提供一部電話分機。
員工應(yīng)電話分機鈴響三聲內(nèi)接聽,接聽業(yè)務(wù)電話應(yīng)簡潔明了,接聽電話時應(yīng)使用統(tǒng)一禮貌用語“您好,×××(員工姓名)”。講電話時聲音不可太大,以免影響他人。
電話分機一般不開通長途直撥功能,總監(jiān)級以下員工因為工作實際需要而開通長途直撥功能的,須提出書面報告,經(jīng)部門經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導審核后,報公司總裁批準后方可開通。
對已開通長途直撥功能的電話分機,由員工個人負責長途功能的使用管理。不得借予他人撥打長途電話,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外,還可視情況嚴重,停止其電話分機長途直撥功能并按公司獎懲條例給予相應(yīng)的處分。
員工因臨時工作需要打長途電話的,須填制《長途電話申請單》,經(jīng)部門經(jīng)理初審核,主管領(lǐng)導審批后,遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺掛撥,或由前臺撥通后接入員工的分機上。
撥打長途電話時,必須使用ip特服號(如17909、17951),以節(jié)約費用。
禁止利用公司電話聊天。員工在上班時間如撥打或接聽私人電話,應(yīng)長話短說,以免造成電話線路的繁忙,時間不得超過三分鐘。
嚴禁員工利用公司電話(包括分機和直線電話)進行撥號上網(wǎng)、撥打聲訊臺或信息臺查詢非業(yè)務(wù)信息。
未經(jīng)公司或電話所有人的同意,撥打長途電話。一經(jīng)發(fā)現(xiàn),除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費外,還可視情況嚴重,給予記過以上的處分,直至開除。
電話已開通長途直撥功能的員工一經(jīng)離職,行政部應(yīng)馬上通知前臺將該員工的長途直撥功能關(guān)閉,同時做好登記。
第六條:直線電話的管理
總監(jiān)級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理,可以根據(jù)工作需要,申請配置一部直線電話,如需要開通國內(nèi)長途功能的`,應(yīng)一并提出申請。
申請配備直線電話,一律報集團董事長批準。
第七條:傳真的管理
公司傳真機由前臺負責管理,收發(fā)傳真時應(yīng)由前臺人員負責操作。
前臺人員發(fā)送傳真完畢后,應(yīng)檢查是否有文件遺漏在傳真機旁;傳真接收完畢后,應(yīng)立即將傳真文件交給收件人。
員工因為工作需要而發(fā)送傳真的,應(yīng)填制《傳真申請單》,經(jīng)部門經(jīng)理對傳真內(nèi)容進行初步審核,并報主管領(lǐng)導審批。主管領(lǐng)導審批后應(yīng)將《傳真申請單》遞交行政部經(jīng)理簽字,再由前臺人員操作發(fā)送。
對發(fā)送保密性高的文件,可由前臺人員進行指導,由員工個人親自發(fā)送,并提前以電話方式通知收件人現(xiàn)場接收。對涉及公司重大機密的文件不宜使用傳真機發(fā)送,以免泄密。
對傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門或個人,可以申請配置專用的傳真機。
員工不得利用公司傳真機收發(fā)私人資料、文件。
第八條:移動電話的管理
公司不為員工購置移動電話,但對員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動電話費用(簡稱移動話費),按具體情況給予一定金額的報銷限額標準。
原則上,集團主任級及下屬公司副經(jīng)理級以下普通員工,不得申請報銷移動話費,特殊工作崗位或確實因為業(yè)務(wù)需要的除外。
公司對移動話費實行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內(nèi)實報實銷,超支部分員工自負”的管理方式,即:主任級以上的管理員工根據(jù)實際工作需要,向公司提出報銷移動話費的書面申請,公司根據(jù)員工職務(wù)、崗位和業(yè)務(wù)的特點,以及公司的《移動話費報銷限額參考標準表》,核定具體的報銷限額。對在限額以內(nèi)的移動話費,由公司據(jù)實報銷;對超過報銷限額的,公
司只按限額標準進行報銷,超支部分不再補發(fā)給員工,而由其個人承擔。
核定移動話費報銷限額的流程為:
主任級以上的管理員工可根據(jù)實際工作需要,寫出書面的報銷申請,由部門經(jīng)理出具審定意見后,報主管領(lǐng)導審批。在公司的限額參考標準內(nèi),主管領(lǐng)導可以直接批準。對超出公司規(guī)定的限額參考標準的,還需要報公司總裁批準。
對經(jīng)理級以上的管理員工,除需報主管領(lǐng)導批準外,一律報公司總裁審批。
總裁、副總裁的移動話費報銷標準由董事長核定。
移動話費報銷限額參考標準如下:
1、外勤:是指經(jīng)常外出辦理公務(wù)的員工。
2、內(nèi)勤:是指較少外出公務(wù)的員工。
3、復合勤:是指較多外出公務(wù)的的員工。
通訊錄管理制度 3
1.目的
為增強對公司通訊錄發(fā)放、更新等管理,特制定此制度。
2.適用范圍
公司通訊錄。
3.職責
3.1行政人事部負責本制度擬定、完善、更新及下發(fā)。
3.2行政人事助理負責定期更新、發(fā)放通訊錄。
3.3各部門負責人負責本部門工作聯(lián)系更新信息傳遞至行政人事助理。
3.4各員工負責自身聯(lián)系更新信息傳遞至行政人事助理。
4.工作程序
4.1通訊錄版本及內(nèi)容
4.1.1公司通訊錄分為“內(nèi)部”和“外部”二個版本!皟(nèi)部”通訊錄記錄公司所有人員的通訊信息,僅發(fā)放于公司總部相關(guān)部門;“外部”通訊錄記錄部門負責人、部門助理,及經(jīng)常與辦事處溝通人員的通訊信息,發(fā)放于辦事處。
4.1.2公司通訊錄按照部門順序記錄以下內(nèi)容:大部名稱、部門名稱、姓名、崗位、分機、手機、固定電話、傳真、郵箱等信息。
4.2通訊錄更新
4.2.1行政人事助理依據(jù)上周發(fā)生的人員入職、離職、調(diào)崗等信息更新通訊錄,于每周一下班前以郵件方式發(fā)放最新通訊錄。
4.2.2公司各員工在自身通訊方式發(fā)生變更三個工作日內(nèi),把更新通訊信息傳遞至行政人事助理處。
4.2.3各部門對外工作聯(lián)系信息,包括但不限于辦公地址、辦公電話、傳真等發(fā)生變化時,由部門負責人或部門助理在變更后三個工作日內(nèi)傳遞更新信息至行政人事助理處。
4.2.4公司部門架構(gòu)、公司對外工作聯(lián)系信息等發(fā)生變化時,經(jīng)CEO審批后,由行政人事助理直接更新。
4.3通訊錄發(fā)放接收人員
4.3.1《通訊錄(內(nèi)部)》發(fā)放接受人員為:CEO、CTO、COO;各大部總監(jiān);部門經(jīng)理;需與外部經(jīng)常聯(lián)系的部門助理、崗位人員。
4.3.2《通訊錄(外部)》發(fā)放接受人員為:大區(qū)經(jīng)理、辦事處經(jīng)理、辦事處文秘。
4.4通訊錄管理
4.4.1公司通訊錄為公司受控文件,嚴禁接受人員隨意轉(zhuǎn)發(fā)。如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)的,處于200元/次經(jīng)濟處罰。
4.4.2如因正常工作需要,需取得通訊錄的',由行政人事部總監(jiān)審批。
4.4.3工作之外,要求取得通訊錄的,由行政人事部總監(jiān)審核后,由CEO審批。
5.相關(guān)記錄
通訊錄(內(nèi)部)
通訊錄(外部)
通訊錄管理制度 4
一、認真做好本單位車輛、通訊設(shè)備管理工作,落實專人保養(yǎng)、維護、確保器材完好。
二、車輛、通訊設(shè)備由專人管理,保持車容整潔,車輛完好,不帶病行駛,每半月對車輛檢測一次,保證警務(wù)用車始終處于良好運行狀態(tài)。
三、車輛只能用于警務(wù)工作,不得出私車或借與非警務(wù)人員,經(jīng)常對駕駛員進行安全教育,嚴格遵守交通法規(guī)。
四、車輛每天存放在單位(除冬季存放車庫外),無特殊任務(wù),每天17時前必須歸隊,如有情況請示領(lǐng)導批準。
五、單位通訊設(shè)備(電話、無線對講機等)應(yīng)保持良好暢通狀態(tài),發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)故障,要及時向領(lǐng)導報告并立即維修。
六、通訊設(shè)備不得私自外借或挪為他用。
七、通訊設(shè)備的保管必須做到:
防水、防火、防盜、防潮、防凍、防塵、防蛀。
無丟失、無損壞、無變質(zhì)、無銹蝕、無鼠害。
八、如有車輛、通訊設(shè)備因保管或使用不當損壞,應(yīng)照價賠償。
通訊錄管理制度 5
一、目的
為規(guī)范管理,減少費用支出,提高工作效率,特制定本制度。
二、范圍
適用于公司全體員工(工作未滿一個月者除外)。
三、內(nèi)容
。ㄒ唬┙煌ㄙM補貼
1、交通補貼標準為:普通員工60元/月,主管100元/月,經(jīng)理150元/月,總監(jiān)及以上300元/月,有公配車輛及享受私車公用補助者不享受該項補貼。
2、員工因公事需外出,自己合理安排行程,使用交通工具,最大程度的提高工作效率。
3、本制度實施之后,原則上不再報銷市內(nèi)交通費(包含打的費和公交費),有緊急事情需立即辦理或有其他特殊情況必須打車者,書面請示公司領(lǐng)導獲批后給予報銷交通費用,如未來得及書面申請則先口頭請示之后補辦手續(xù),然后交財務(wù)部留存,以供簽批報銷單時對照查閱。
4、隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展,某些崗位需要頻繁外出,公務(wù)交通支出明顯增多,員工可提出書面申請,經(jīng)公司領(lǐng)導批準后適當增加其補貼標準。
。ǘ┩ㄓ嵸M補貼
1、補貼標準為:普通員工50元/月,主管80元/月,經(jīng)理120元/月,總監(jiān)及以上200元/月。
2、如因工作內(nèi)容增加,實際產(chǎn)生話費遠遠超支者,個人可填寫申請表,經(jīng)公司領(lǐng)導批準后增加其補助標準。
3、享受話費補助者保證通訊通暢,總監(jiān)級及以上人員24小時開機,其他享受通訊補貼者早7:30至晚10:00不得關(guān)機。
4、享受通訊費補貼的員工,一律不再報銷通訊費用。
四、報銷流程
1、每月12日(遇節(jié)假日順延)以部門為單位,將本部門人員上月交通及通訊正式發(fā)票在對應(yīng)標準額度內(nèi)實報實銷,超出部分不進行報銷。
2、部門將匯總的.交通及通訊發(fā)票,通過相關(guān)負責人審批后到財務(wù)辦理相應(yīng)的報銷手續(xù)。
3、財務(wù)部應(yīng)嚴格按照本制度之要求核實把關(guān)實施。
五、附則
1、本制度的擬定和修改由公司人資部負責,經(jīng)公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。
2、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
通訊錄管理制度 6
第一章 總則
1、管理系統(tǒng)的聯(lián)絡(luò)通暢和指揮的不間斷,制訂本制度。
2、本制度適用于本公司各部門全體人員。
第二章 通訊設(shè)備的.配備
3、根據(jù)工作需要,由總經(jīng)理批準為公司各部門配備辦公電話。
4、公司各辦公室配備上網(wǎng)設(shè)備。
第三章 通訊設(shè)備的使用費用報銷
5、手機、辦公電話話費實行限額報銷制度,按照公司話費標準執(zhí)行,超出自負,辦公電話不允許打私人電話,發(fā)現(xiàn)一次罰款10元。
6、公司辦公電話話費標準:辦公室每月限額元,財務(wù)部每月限額元,其他部門每月限額元。
7、話費費用報銷由財務(wù)部統(tǒng)一辦理。
第四章 通訊設(shè)備管理
8、公司配備的辦公直撥電話、分機、傳真機、計算機由辦公室統(tǒng)一檢查使用情況和登記情況。
9、通訊設(shè)備使用人必須對通訊設(shè)備認真保管,傳真機設(shè)專人管理,直撥電話、分機誰使用誰管理。
第五章 違規(guī)處理
10、通訊設(shè)備如發(fā)生損壞經(jīng)專業(yè)人員維修鑒定,為非正常損耗,由當事人承擔維修費用的70%,發(fā)生丟失(不論任何原因)當事人承擔另購機費用的80%,所承擔費用以現(xiàn)金形式交納到財務(wù)部。
11、各部門辦公話費若超出限額,超出部分能查明當事人,由當事人承擔,查不出當事人由部門全體人員承擔,每月10日前以現(xiàn)金形式交納到財務(wù)部。
第六章 附則
12、本規(guī)定由辦公室制訂,報總經(jīng)理批準后執(zhí)行,并由辦公室負責檢查與解釋。
13、本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
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一、通訊設(shè)備指辦公電話、手機、對講機、傳真機由行政辦公室統(tǒng)一管理。
二、通訊設(shè)備購買、使用、增加功能、轉(zhuǎn)移,由部門申請,經(jīng)理辦公會批準,到行政辦公室辦理有關(guān)手續(xù)。
三、電話為辦公設(shè)備,私事打市內(nèi)電話不得妨礙聯(lián)系公務(wù)。
四、辦公電話應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要,由行政辦公室定期核定每部電話費用標準,非正常大額或連續(xù)超支需由各部門書面說明,如非正常使用須追究責任人進行賠償。
五、傳真電話由專人管理,經(jīng)使用部門主管批準后,到行政辦公室登記使用。任何人未經(jīng)允許嚴禁使用。
六、個人使用的通訊設(shè)備要妥善保管,人為損壞照價賠償。
七、由單位負責繳納手機費的人員必須保證24小時開機,對故意不開機或不接聽電話的按違紀處理并停止為其繳納手機費。
八、調(diào)離或調(diào)崗不須使用的`一律交回行政辦公室。
通訊錄管理制度 8
第一條 為保證廠內(nèi)安全生產(chǎn)所用及應(yīng)急通訊網(wǎng)絡(luò)安全暢通特制定本制度。
第二條 通訊設(shè)施分廠內(nèi)和廠外二種,因工作需要為廠內(nèi)通訊設(shè)施包括:為各崗位配備的內(nèi)部電話和各部門配備的外部電話及主要崗位配備的應(yīng)急樓宇對講電話,廠內(nèi)通訊線路。
第三條 廠外通訊設(shè)施:各電信運營商鋪設(shè)的主干線路(包括光纖和電纜)。
第四條 廠內(nèi)設(shè)一臺程控交換機(256門),為各崗位配備廠內(nèi)電話一部。
廠設(shè)25條外線電話,供各部門聯(lián)系工作之用。
第五條 為電解、處理、合成、次鈉、液氯、調(diào)度室等關(guān)鍵崗位配備直流樓宇對講電話一部。
第六條 為廠級及各部門第一負責人實行手機話費補貼制度,要求24小時開機,保持聯(lián)系。
第七條 為了確保危險化學品各環(huán)節(jié)的安全,尤其是我廠用戶在運輸、使用等過程中出現(xiàn)異常,不能處理時,需要廠應(yīng)急指揮中心提供技術(shù)支持,為此,配備了此錄音電話,即危險化學品的應(yīng)急咨詢電話,現(xiàn)將具體管理規(guī)定通知如下:
1、要保證此電話24小時有人值班或監(jiān)管;
2、此電話只能接聽,不能往外打出;
3、如果收到用戶反映危險化學品泄漏及技術(shù)咨詢的.電話,應(yīng)立即錄音,以便能夠及時掌握情況,迅速安排人員有效處理;
4、指揮中心值班人員應(yīng)該盡最大可能問清楚對方的聯(lián)系電話、姓名、泄漏的詳細地點、泄漏的危險化學品名稱、數(shù)量、人員傷亡情況等與事故有關(guān)的資料;
5、值班室值班人員都要熟練掌握危險化學品的危險特性、應(yīng)急處理措施等相關(guān)內(nèi)容;
6、值班室要保管好我廠各危險化學品的技術(shù)說明書和安全標簽,以便及時查詢。
7、值班室值班人員接到電話后,要有耐心,做好服務(wù)工作,提供科學的技術(shù)支持;
8、有違反上述規(guī)定的,或接到舉報電話后不提供技術(shù)支持的,廠里將根據(jù)性質(zhì)和后果給予嚴懲;
第八條 維護保養(yǎng)及檢修程序
1、廠辦室設(shè)置電話維修崗位,實行日巡檢制度,對廠內(nèi)重點部位通訊設(shè)施進行抽查巡檢,保證暢通,填寫巡檢記錄。
2、設(shè)置通訊及維修專線,有故障及時檢修,及時維護并對維修情況進行驗收做好記錄。
3、樓宇對講電話蓄電池保持充足電量,以備停電時應(yīng)急所用,電話維修員定期對其蓄電情況及通話情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
3、每年一次對程控交換機進行檢查與保養(yǎng),原則上在雷雨季節(jié)來臨之前要請廠家來廠進行電腦調(diào)控與檢測。
4、對廠內(nèi)通訊電纜及電話線定期巡檢,尤其在雷雨季節(jié),要對破損電纜進行更換,并做好記錄。
5、根據(jù)設(shè)備使用壽命,定期進行更換,并建立相應(yīng)臺帳。
第九條 應(yīng)急通訊網(wǎng)絡(luò)的建立
1、成立應(yīng)急通訊網(wǎng)絡(luò)機構(gòu),設(shè)在廠辦室,其職責:
2、負責廠內(nèi)應(yīng)急通訊設(shè)施的建立、維護與保養(yǎng)。
3、定期辦理有關(guān)中層及廠級領(lǐng)導的話費補貼。
4、按時交納廠部外線電話費用。
5、隨時檢查各部門領(lǐng)導的手機聯(lián)系情況,保持正常聯(lián)系。
6、保證出現(xiàn)緊急情況時的通訊暢通。
7、應(yīng)急通訊網(wǎng)絡(luò)表
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一、本規(guī)定所指的通訊費是指公司員工因公司的業(yè)務(wù)或工作需要,使用自己購買的或公司所有的通訊工具(手機、傳呼機)而產(chǎn)生的通訊費用。
二、除特殊情況外,公司不為員工購買通訊工具(手機、傳呼機)和手機卡等,也不承擔因維修通訊工具所產(chǎn)生的費用。
三、如員工使用的通訊工具為公司所有,其產(chǎn)生的.費用應(yīng)由使用該通訊工具的員工負擔并按規(guī)定報銷。
四、員工應(yīng)將自己手機及呼機號碼在行政部登記備案,沒有登記的不予以報銷。
五、員工應(yīng)保證在工作時間內(nèi)開啟登記報銷的通訊工具,以保證聯(lián)絡(luò)的暢通。如無特殊原因在工作時間內(nèi)關(guān)閉通訊工具而影響到公司正常工作的,公司將試情節(jié)輕重予以處罰,嚴重的將取消其報銷資格。
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