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物業(yè)檔案管理制度（精選22篇）
隨著社會一步步向前發(fā)展，制度的使用頻率逐漸增多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編精心整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎大家分享。
物業(yè)檔案管理制度1
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時效,過時收回。
7、員工應(yīng)具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗收檔案:
1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。
2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。
3)小區(qū)機電設(shè)備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項管理分包合約。
5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設(shè)施設(shè)備專門的'維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。
2)各類設(shè)施設(shè)備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。
4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費收繳情況。
3)公司管理費財務(wù)報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９�、儲存方法�?/p>
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。
6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補,損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
物業(yè)檔案管理制度2
檔案室管理規(guī)定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的.文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對,做到帳物相符。
4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟取穸?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。
7、公司對檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復(fù)印程序
提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù);
2、要愛護檔案,::不得丟失;
3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯,應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
物業(yè)檔案管理制度3
1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3.每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計算機管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)客戶檔案管理制度
一。制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的'人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三。適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時填具之資料
5. 客戶資料補充
6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶與管理處往來文件
9. 客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四。注意事項
1. 及時上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強橫向溝通；
3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進(jìn)；
4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；
5. 接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復(fù)。
物業(yè)檔案管理制度4
1、技術(shù)檔案管理各類技術(shù)資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。
技術(shù)檔案一般可分成四類:物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;
設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各項制度及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);
設(shè)備新技術(shù)信息及資料;
職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及資料。
1.1所有工程技術(shù)資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術(shù)檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。
1.3未經(jīng)批準(zhǔn),不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術(shù)檔案應(yīng)保存原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。
除圖書外,檔案資料嚴(yán)禁帶出大廈。
重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀。
1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準(zhǔn)。
借期為一個月,到期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
圖書不得在個人手中長期持有。
1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。
2、設(shè)備登記卡設(shè)備登記卡是設(shè)備管理的主要依據(jù),每一臺設(shè)備都應(yīng)設(shè)立一張登記卡。
為了便于查閱,可按設(shè)備系統(tǒng)分別裝訂成冊。
現(xiàn)代化設(shè)備管理的一條重要經(jīng)驗,就是重視對設(shè)備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計,系統(tǒng)地、有計劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設(shè)備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設(shè)備能夠達(dá)到最高的`綜合效率。
設(shè)備登記卡應(yīng)包括設(shè)備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設(shè)備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設(shè)備計劃檢修和確保設(shè)備正常運行的重要依據(jù),也是設(shè)備技術(shù)改造、報廢的主要依據(jù)。
設(shè)備一般每年按設(shè)備登記卡進(jìn)行一次全面的清點核對,應(yīng)該做到帳物相符。
3用戶設(shè)備檔案卡物業(yè)的每套客房可認(rèn)為是為用戶服務(wù)的獨立設(shè)備,因此,每一獨立單元需設(shè)立一張用戶單元設(shè)備檔案卡。
這有利于掌握對用戶設(shè)備的完好程度及設(shè)備返修率程度的了解。
4質(zhì)量記錄《設(shè)備檔案卡》ed-tb-0309-113《設(shè)備編號法則》
物業(yè)檔案管理制度5
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的'預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。
物業(yè)檔案管理制度6
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的.完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
物業(yè)檔案管理制度7
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募䦅A;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進(jìn)行修補和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的'權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
物業(yè)檔案管理制度8
1、目的
為了規(guī)范人事檔案管理過程，實現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。
2、適用范圍
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。
3、原則
統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；
4、職責(zé)
4.1本部人力資源職能部門
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務(wù)人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復(fù)印件。
4.1.2負(fù)責(zé)所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。
4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作。
4.2各下屬分公司人力資源職能部門
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。
4.2.2負(fù)責(zé)人事檔案的'借閱、移交和銷毀工作。
4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。
4.3各物業(yè)服務(wù)中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。
4.3.2負(fù)責(zé)B系列員工人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。
5、內(nèi)容
5.1人事檔案管理流程
5.2職位申請表、個人簡歷、員工勞動合同、勞動合同簽署聲明、體檢表、身份證、學(xué)歷和專業(yè)資質(zhì)證書、驗證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓(xùn)確認(rèn)、發(fā)放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動、薪資、培訓(xùn)等文件。
5.3檔案編碼
5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門、員工工號進(jìn)行編碼。
5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為A。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序A00012”。
5.4檔案查閱權(quán)限
5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。
5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。
5.4.3各服務(wù)中心負(fù)責(zé)人可查閱其下屬B系列員工的檔案。
5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。
5.5人事檔案借閱手續(xù)
由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務(wù)中心）負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)并備案。
5.6檔案調(diào)動
跨公司調(diào)動，在接到有關(guān)通知文件后5個工作日內(nèi)，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。
5.7離職員工檔案
5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回。
5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》，報人力資源職能部門負(fù)責(zé)人——人力資源職能部門分管高管——總經(jīng)理審批后，進(jìn)行粉碎處理。
5.8嚴(yán)格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負(fù)責(zé)人、分管高管的責(zé)任。
5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進(jìn)行清點再存檔。
5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)分類，按服務(wù)中心、部門、工號分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。
6、附則
6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行。
6.2附件
人事檔案資料封面
人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表
人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（B系列員工）
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日
物業(yè)檔案管理制度9
1、目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、適用范圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內(nèi)部重大活動、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識，以便查找；財務(wù)資料由財務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報刊雜志及政府來文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會、部門經(jīng)理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文、外來商函及復(fù)函等，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復(fù)�。何飿I(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4、各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求：
4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯別字。
4.1.2通常情況下，文件標(biāo)題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內(nèi)容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門（含職能部門、業(yè)務(wù)部門及臨時成立的工作小組等）常用文件類別：
�。�1）人事類：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報、通知等。
�。�2）行政類：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
（3）通知類：內(nèi)部各類通知。
（4）培訓(xùn)類：培訓(xùn)通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
�。�5）會議類：部門例會、專題會議、業(yè)委會會議等。
�。�6）合同、協(xié)議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。
（7）對外文件類：
�、賹φ块T、上級單位、外企業(yè)、機構(gòu)發(fā)文等；
�、趯蛻舭l(fā)文等：
③其它類：如電話表、名單、啟示等。
4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料：
4.2.1發(fā)展商提供的資料：
�。�1）產(chǎn)權(quán)資料；
�。�2）技術(shù)資料（含圖紙）；
�。�3）交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類文件更改要求：
各類文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明'以此文件為準(zhǔn)'。
4.4各類文件發(fā)放要求：
4.4.1文件的`發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級別，通常應(yīng)包括以下幾類：
（1）部門負(fù)責(zé)人以上人員閱；
�。�2）主管級以上人員閱；
（3）內(nèi)部傳閱；
�。�4）張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營合同（協(xié)議書）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理：
4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會議紀(jì)要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經(jīng)理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異�；虮槐I、丟失等情況，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
物業(yè)檔案管理制度10
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀(jì)要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復(fù)印一份存檔。
�。�2）凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。
�。�3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
（5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
�。�6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱時，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時必須辦理登記手續(xù)，實行“誰領(lǐng)用誰保管誰負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進(jìn)行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價值的.文件銷毀，銷毀時應(yīng)先報請公司經(jīng)理批準(zhǔn)，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應(yīng)焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責(zé)任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時，必須報請主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對我公司檔案管理工作的檢查。
物業(yè)檔案管理制度11
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的`復(fù)印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
物業(yè)檔案管理制度12
加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的.檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內(nèi)容：
1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;
3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;
2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;
4、逐步實現(xiàn)智能化管理，計時可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
物業(yè)檔案管理制度13
1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);
2、消防檔案包括：上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設(shè)施、設(shè)備的分布;
3、內(nèi)保檔案包括：上級文件、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關(guān)對案情案卷，保衛(wèi)部對案情的'調(diào)查案卷，公安機關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養(yǎng)通知書，司法機關(guān)送達(dá)的判決通知書，公安機關(guān)的外調(diào)介紹信，案情通報;
4、其它檔案包括：上級文件、通知、會議紀(jì)要，向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓(xùn)與考核記錄，有關(guān)安全會議紀(jì)要，交通事故、違紀(jì)開除、非正常死亡，工作計劃和總結(jié);
5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴(yán)格履行借還登記手續(xù)。
6、建立新類別檔案需經(jīng)部門經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門經(jīng)理辦公會確定，報上級批準(zhǔn)。
物業(yè)檔案管理制度14
一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:
1.項目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可,他人不得動用。
3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書面確認(rèn),如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符合要求的.保管責(zé)任人將做適當(dāng)處分。
9.物業(yè)檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)檔案管理制度15
物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
�。ㄒ唬┕景l(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認(rèn)股書等；
（二）公司編文號的全部文件；
�。ㄈ┕竟蓶|會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務(wù)聯(lián)席會等會議文件；
�。ㄋ模┕敬笮突顒硬邉澐桨讣坝嘘P(guān)資料，制訂實施的規(guī)章制度、機構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；
（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復(fù)；
（六）集團內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件；
（七）政府各級部門發(fā)送的文件；
�。ò耍┕绢I(lǐng)導(dǎo)班子會議紀(jì)錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；
�。ň牛┙榻B信、信函存根、電報底稿；
�。ㄊ┕緳n案的交接清冊和銷毀清冊；
�。ㄊ唬└髀毮懿块T、綜合類檔案目錄。
二、經(jīng)營管理類
�。ㄒ唬└髀毮懿块T管理文件、重要資料目錄；
�。ǘ┕鞠逻_(dá)的年度考核經(jīng)濟指標(biāo)及完成情況；
（三）公司各部經(jīng)濟考核指標(biāo)；
（四）公司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議、合同；
�。ㄎ澹┥霞壊块T制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。
三、財務(wù)類
�。ㄒ唬┠甓葘徲媹蟾妫�
�。ǘ┠瓿躅A(yù)算報告；
�。ㄈ┴攧�(wù)分析報告；
�。ㄋ模┴攧�(wù)存檔資料、文件目錄。
四、人事類
（一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報及上級批復(fù)；
（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊
�。ㄈ┞毠お剳颓闆r記錄；
�。ㄋ模┞毠さ霓D(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；
�。ㄎ澹﹦趧庸べY報表（年報）；
�。┯嘘P(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料
五、行政類
�。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料；
�。ǘ┗üこ痰纳陥蟆⑴鷱�(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；
�。ㄈ┵徺I固定資產(chǎn)計劃、資料。
六、工程類
接管物業(yè)的`工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。
備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取有效措施進(jìn)行處理。
六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務(wù)部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認(rèn)真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
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