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WPSoffice實用簡單教程
知不足者好學(xué),恥下問者自滿。以下是小編為大家搜索整理的WPSoffice實用簡單教程，希望能給大家?guī)韼椭?更多精彩內(nèi)容請及時關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生考試網(wǎng)!
強大的文字處理系統(tǒng)
在WPS Office中，傳統(tǒng)的文字處理系統(tǒng)增加了不少的新功能，下面就日常辦公中的使用模板快速創(chuàng)建應(yīng)用文檔、創(chuàng)建自己的文檔模板和新增加的功能舉例說明。
使用模板快速建立應(yīng)用文檔
在現(xiàn)代辦公中，少不了上送、下傳各種各樣的應(yīng)用文檔，利用WPS Office中的模板可以幫助你快速建立需要的應(yīng)用文檔，模板實際上是指為文檔形成提供基本格式和工具的特殊文檔，它保存在Kingsoft\Winwps\Template\目錄下面，分四大類：
第一大類為文字處理方面的模板(即文件夾Wps下的以wpt為后綴的文檔模板，又分為“公文”等十二種共140余個模板);第二大類為電子表格方面的模板(即ET文件夾下以ett為后綴的電子表格模板，其中包含“財務(wù)表”和“家庭應(yīng)用表”兩類共36余個模板);第三大類是電子幻燈模板(即Wps文件夾下以dpt為后綴的電子幻燈片模板，其中包含“外觀模板”和“主題模板”兩類共19余個模板);第四類為有關(guān)電子郵件的模板(即文件夾Mail下的以wpt為后綴的模板，有“新郵件”、“回復(fù)郵件”和“轉(zhuǎn)發(fā)郵件”等類型)。
要使用這些模板，只要選擇“文件/新建”菜單命令(不要直接點擊工具欄上的“新建”按鈕，因為直接點擊工具欄上的“新建”按鈕將會啟用一個系統(tǒng)默認的空的模板)，這時系統(tǒng)會彈出一個“建立新文件”窗口，在這個窗口中，WPS Office把上述介紹的四大類模板都羅列出來，選擇其中一大類時，此類所有的模板則分門別類地放置好了。需要某種類型的某個模板時，可以單擊展開它們某一類，窗口右側(cè)則可以預(yù)覽模板或閱讀它的說明。對于現(xiàn)代辦公來說，復(fù)雜的應(yīng)用文的格式，不用您刻意去記，只需要選擇相應(yīng)的模板文件，再進行適當?shù)男薷木涂梢酝瓿梢粋�文檔。如您需要擬一份招聘啟事，只要選取“wps模板”選項卡，再單擊“告示、啟示”類模板，然后選取“招聘啟事”模板，即可在打開的啟事模板中，輸入啟事的有關(guān)內(nèi)容，一份規(guī)范的招聘啟事很快就完成了，這才是現(xiàn)代辦公的效率。
制作自己的模板
制作自己的模板，比較容易的有二種方式：一是創(chuàng)建或修改一篇文檔，使它具有某種專用文檔的格式，然后作為模板保存;二是修改和精加工某一專用模板，把它作為新模板保存。舉個簡單的例子，在日常辦公中，按我們的習慣，過年過節(jié)時，單位都要向退休的老同志致以節(jié)日的問候。不管是以書信形式還是電子郵件，如果能制作好一個問候式模板，你的辦公效率將大大地提高。下面介紹做一個簡單模板(慰問信模板)的方法。如圖(^60090107a^)所示。
(1)頁面的設(shè)置。制作一個模板，要根據(jù)實際情況，首先設(shè)置頁面的大小。先新建一個空文檔，再單擊“文件”菜單，選擇“頁面設(shè)置”。在“紙張類型”欄，選擇一種類型，如日常辦公中最常用的“16開”紙
(2)設(shè)置文字。根據(jù)慰問信的格式輸入文字，需要使用時再輸入文字內(nèi)容的地方以“×”代替，如稱呼、事由、落款等等。
(3)其它修飾。一個模板，你可以根據(jù)需要盡情地修飾(很多書籍或網(wǎng)站中都有這方面的介紹，如背景、對文字的各種修改、排版的各種技巧等等)。這里只插入一個圖像，并設(shè)置為“水印”的效果的方法。
首先，選擇“插入/圖像”菜單中的“金山素材”，然后選擇Kingsoft\Winwps\ImLib\目錄下的love文件夾中的love10文件;然后單擊圖像以選定它，再單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中，在“繞排方式”中選擇“兩邊繞排”;把此圖像拖動到合適的位置，再按下右鍵，在快捷菜單中選擇“對象層次”的“在文字下”(經(jīng)過這樣的設(shè)置后，圖像就處于文字的下方，記住不能再被編輯了，也不能拖動了，所以類似這樣的設(shè)置，應(yīng)該是最后一項設(shè)置);保存為模板，選擇“文件/存為模板”，在彈出的“保存模板文件”對話框中，在“WPS模板”中選擇“書信”，再在“模板名：”中輸入保存模板的名稱“節(jié)日慰問信”。在“描述信息”中可輸入“這是一個我國傳統(tǒng)佳節(jié)的慰問信模板”。然后單擊“確定”按鈕，即可完成一個簡單模板的制作。以后你再使用“文件/新建”命令時，在“建立新文件”對話框中的“WPS模板”的“書信”類，就可以找到“節(jié)日慰問信”模板。
當然在上述保存模板的對話框中，你也可以創(chuàng)建一新的模板類型，如“我的模板”，然后把自已建立的模板保存在此類目，方便管理。
WPS Office的幾項新功能
在WPS Office產(chǎn)品，新增加了許多新功能。下面兩個新增加的功能更豐富了我們的現(xiàn)代辦公的需要。
(1)定制表單功能
在“查看/工具欄”菜單中選擇“表單域工具”，就可以找開表單域工具欄了。在表單域工具欄中，有如下幾個按鈕：“單行文字型表單域”、“多行文字型表單域”、“復(fù)選型表單域”、“下拉型表單域”、“單選型表單域”、“日期型表單域”、“表單域背景”，還有“回復(fù)郵件”(實際為“提交”按鈕)和“保護文檔”。我們可以利用上述的表單控件制作表單，制作完成后，可借助文檔保護功能，可使表單的結(jié)構(gòu)形式不可更改。再利用“提交”按鈕，用戶填完表單后很方便地把文檔發(fā)到指定的郵箱里，這非常適用于填表、問卷等多種用途。下面以一個“問卷”調(diào)查表單為例，說明表單的建立及使用方法，要求你的下級用戶在填完表單后，按“提交”按鈕就可以把表單發(fā)送到你指定的郵箱。
設(shè)置你的郵箱。假如你要定制一個上述的“問卷”調(diào)查表單，或假如你是第一次使用WPS Office中的“金山電子郵件”模塊，那么WPS Office會首先要求你添加新賬戶，這是一個真正中文的操作向?qū)�，每一步都有詳細的提示，各步驟與在Outlook Express中的操作也基本相類似，按照向?qū)嘈拍憧梢暂p松配置好你的金山電子郵件的通訊環(huán)境。
按需要制作好表單。假如要制作一個對某項事物的一個調(diào)查，你可以制作一個多行文字型的表單。操作步驟是，在編輯狀態(tài)中，首先輸入“請輸入你的意見，再按提交按鈕”的說明，再單擊表單工具中的“多行文字表單域”，這時在上述文字后面就出現(xiàn)了一個表單區(qū)域，雙擊此區(qū)域，則會彈出一個“文字型填充域選項”對話框，在對話框中你可以輸入表單中默認的文字和在表單中輸入文字的最大長度。
設(shè)置“提交”按鈕。單擊“表單域工具欄”中的“回復(fù)郵年”按鈕，這時在上述“多行文字表單域”后出現(xiàn)一個“提交”按鈕，雙擊此按鈕，在彈出“郵件對話框”中，可在其中分別輸入主題是什么(如你對×××的看法)、別人回復(fù)郵件時的地址(如liuzong@263.net)、抄送郵件的地址。確定后，設(shè)置完成。
設(shè)置文檔保護。當所有表單域與提交按鈕都設(shè)置完成后，為了使其它用戶不能修改，設(shè)置文檔保護就可以了。單擊“表單域工具欄”中的“保護文檔”按鈕，這時彈出一個“文檔保護”對話框，在其中你輸入保護文檔的密碼，確定后就完成。
(2)鏈接功能
此功能使WPS Office更加完善和適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代辦公的需要。比如使用它可以從文檔中直接跳轉(zhuǎn)到指定的網(wǎng)頁和文件，或是鏈接到郵件地址。通過對一個文檔進行書簽設(shè)置，再利用超級鏈接還可以實現(xiàn)文中不同部分之間的跳轉(zhuǎn)，這樣的鏈接對制作一些如產(chǎn)品說明、一個事情過程的介紹等等是非常有用的。下面以一個介紹地方特點的例子，說明利用書簽制作鏈接的方法。
如一篇文檔標題為“×××地區(qū)的概況”，文中包含了如下幾項內(nèi)容：“一、自然概況(●地理與氣候，●區(qū)域與人口，●主要資源)。二、經(jīng)濟社會概況(●工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，●名、優(yōu)、特產(chǎn)品，●科教文衛(wèi))●旅游名勝。三、對外開放概況(●外資規(guī)模，●對外貿(mào)易、●優(yōu)惠政策)。四、投資環(huán)境(●交通運輸，●郵政電信，●金融保險)。”
要求把以上的大小標題所在的位置制作成標簽，并把這些標題排列在大標題的下方，而且把這些文字鏈接至相應(yīng)的文檔內(nèi)容，如圖(^60090107b^)所示。
在文檔中設(shè)置標簽。在文檔中設(shè)置標簽，是一項常用的操作。方法是，首先把插入點移到需要設(shè)置標簽的地方(即把鼠標至需要設(shè)置標簽的地方后單擊左鍵即可完成)，如移到文檔中的“一、自然概況”所在的行(一般為行首)，然后選擇“插入/書簽”菜單，這時彈出“設(shè)置書簽”對話框，你在其中輸入一個書簽名(默認為插入點開始所在行的所有文字)，“確定”后就完成了這個書簽的設(shè)置。其它需要設(shè)置書簽的地方都采用同樣的方法進行設(shè)置。
添加鏈接。文檔中部分內(nèi)容的書簽都設(shè)置好的，那么如何實現(xiàn)由圖2所示的大小標題的鏈接呢?以小標題“名、優(yōu)、特產(chǎn)品”的鏈接為例，操作方法是：選取小標題“名、優(yōu)、特產(chǎn)品”，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“添加鏈接”命令;在彈出的“設(shè)置鏈接”對話框中，單擊“B.書簽”項右側(cè)的箭頭，這時我們可以看到剛才設(shè)置的所有書簽都出現(xiàn)在其中，現(xiàn)在選定上述設(shè)置的書簽“名、優(yōu)、特產(chǎn)品”，“確定”后這個鏈接就完成了，這時剛才選取的標題就以藍色下劃線顯示了，這是系統(tǒng)默認的鏈接特征。這時你可以試一試了，回到文檔后，撤消則才選取的文檔，再按住Ctrl鍵后，把鼠標移到剛才設(shè)置過的標題中，這時光標變?yōu)槭中�，單擊左鍵時，文檔馬上跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)文檔內(nèi)容的位置中。如果把圖2所示的所有標題，都按同樣的方法設(shè)置鏈接，瀏覽這個文檔就相當容易了，但你或許會問，通過標題跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)內(nèi)容是簡單了，要返回大標題怎么辦?要解決這個問題，同樣可以設(shè)置一個書簽，如在大標題“×××地區(qū)概況”中設(shè)置一個名為“頁首”的書簽，并在文檔中上面設(shè)置書簽的位置(可以是每個書簽的開始或結(jié)束之處)輸入“(返回頁首)”字樣，再把這幾個字添加鏈接，鏈接到“頁首”書簽即可，實際操作時，首先設(shè)置一個鏈接后，再復(fù)制到文檔的其它位置中去就可以了。這樣整個文檔從各標題到文中內(nèi)容、從文中返回頁首的鏈接就設(shè)置完畢了，別人在瀏覽這個介紹當然后十分方便。
金山自己的電子表格
WPS Office定義了自己的表格格式——ET，它和文字處理系統(tǒng)中的表格處理有著質(zhì)的區(qū)別。ET電子表格基于無限表的概念，定位于專業(yè)表格處理。打開ET，全部編輯界面就像一張很大的表，所有操作都圍繞這張表來進行。
WPS Office內(nèi)置了大量的函數(shù)，總共有90多種，幾乎涵蓋了所有數(shù)學(xué)意義上的計算。靈活運用這些函數(shù)進行公式計算，可制作比較復(fù)雜的專業(yè)數(shù)據(jù)表格。下面僅以幾個例子說明電子表格在錄入數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)計算等方面的用法。
快速錄入序列數(shù)據(jù)
所謂序列數(shù)據(jù)，一是指數(shù)學(xué)概念的常見的等差數(shù)列或等比數(shù)列;二是指日常生活中常用的有序詞組成的序列，如序列“一、二、三、……”，或由此序列前(或后)添加適當?shù)淖?詞)組成的序列，如“星期一、星期二、……”、“第一、第二、第三、……”、“一月、二月、三月、……”等等。諸如此類的數(shù)據(jù)都可以在電子表格中迅速錄入。下面舉例說明：
(1)等差數(shù)列的錄入。
錄入由連續(xù)數(shù)字組成的等差數(shù)列：所有的自然數(shù)組成的集合，實際上就是一個由連續(xù)數(shù)字組成的一個等差數(shù)列，在電子表格中，能很快速地輸入其中的一部分連續(xù)數(shù)據(jù)。如需要在某行(列)中輸入“200101至200158”這一組數(shù)字，操作方法是：首先在此行的第一個單元格中輸入第一個數(shù)字“200101”，然后把鼠標單擊其它任意單元格后，再選取此單元格(即單擊些后，單元格的四周出現(xiàn)黑框，后文把此類操作稱為選取單元格)。再把鼠標指向此單元格的右下角，待鼠標變?yōu)楹谑止鈽藭r，按住鼠標左鍵，在行(列)中拖動，拖動過的單元就依次填充上要求的所有數(shù)字了(后文稱此類操作為“拖動”)。
錄入由不連續(xù)的數(shù)字組成的等差數(shù)列：由不連續(xù)的數(shù)字組成的等差數(shù)列，是指在一組數(shù)字中，后一個數(shù)字與前一個數(shù)字之差都等于同一個常數(shù)(此常數(shù)稱為公差)，如數(shù)列“4、7、10、13、……”就是首項為4，公差為3的一個等差數(shù)列，如需要在某行(列)中錄入此數(shù)列的前10項，操作方法是：首先在此行(列)的第一和第二個單元格中分別輸入數(shù)列的前兩項，然后選取這兩個單元區(qū)域(可通過連續(xù)拖動或選取區(qū)域左上角第一個單元格后，按住Shift鍵，再用鼠標單擊區(qū)域右下角的單元格，這種方法適合于選取一個大的矩形區(qū)域)，再在行(列)中拖動，就可以在行(列)中依次填充需要的等差數(shù)列的數(shù)據(jù)了。
實際上，由連續(xù)數(shù)字組成的等差數(shù)列的公差是1，由不連續(xù)數(shù)字組成的數(shù)列的公差大于1，輸入公差是1的等差數(shù)列和公差大于1的等差數(shù)列，區(qū)別主要在于：前者輸入第一項拖動，后者則需輸入前兩項后再一起拖動。特別地如果需要在某行(列)中輸入一個常數(shù)列(即公差為0)，操作方法與輸入公差大于1的等差數(shù)列的方法相同，如需要輸入數(shù)列“36、36、36、36、36、……”，首先在行(列)的第一、第二個單元格中都輸入“36”，然后選取為一個區(qū)域，再拖動即可。
(2)等比數(shù)列的錄入。
所謂等比數(shù)列是指在一組數(shù)據(jù)中，后一項與前一項之比總等于一個常數(shù)(此常數(shù)稱為“公比”)。要在某行(列)中輸入這樣的一組數(shù)據(jù)，首先在此行(列)的前三個單元格中分別輸入此數(shù)列的前三項數(shù)字，然后選取為一個區(qū)域，再把此區(qū)域在行(列)中拖動即可。如需要輸入數(shù)列“3、6、12、24、48、96、192”(即首項為3，公比為2的等比數(shù)列)，首先在某行(列)的前三個單元格中分別輸入“3”、“6”、“9”，然后把這三個單元格選取為一個區(qū)域，再在行(列)中拖動就可以了。特別是當公比為1時的數(shù)列，實際上就是上面介紹過的常數(shù)列了。
(3)輸入常用的有序詞組成的序列。
在一個表格中，經(jīng)常需要輸入如這類序列的數(shù)據(jù)，下面舉例說明：
在某行(列)中輸入表示年份的一組數(shù)據(jù)，如“一九四九、一九五0、一九五一、一九五二、……、二00一”，可按照上述介紹的連續(xù)數(shù)字組成的等差數(shù)列的輸入方法進行輸入。如果這類數(shù)據(jù)的組成符合上述介紹的等差或等比數(shù)列的要求，則也可按相應(yīng)的方法進行快速輸入。
輸入諸如“星期一、星期二、……星期日”、“一月、二月、三月、……十二月”、“第一、第二、第三、……”等等的序列，同樣可按上述等差等比數(shù)列相應(yīng)的方法進行快速輸入。
特別地，如果需要在電子表格中輸入以“0”開頭的有序編號，如一個單位的職員編號為“021001、021002、021003、……021188”。需要在某行(列)中輸入這樣的有序列，首先選取此行(列)(單擊行或列的行號或列號即可)，然后單擊“格式\單元格”菜單，在彈出的“單元格格式”對話框的“格式”選項中，選取“文本”(因為電子表格中，要輸入上述的編號，如果不對單元格格式定義，系統(tǒng)會自動識別為數(shù)字)，再單擊“確定”按鈕返回，這樣就可以按輸入等差數(shù)列或等比數(shù)列的方法在此行(列)中輸入形如上面的職員編號了。
在電子表格中使用公式
在電子表格中，公式是由數(shù)值和運算符級成的，數(shù)值可以包括數(shù)字和引用某些單元格的數(shù)值，運算符包括：加、減、乘、除、乘方、百分比等。所以電子表格的公式具有下列的基本特性：公式都是以等號“=”開頭;輸入公式完畢確定后，單元格內(nèi)顯示的是公式的計算結(jié)果;當選定單元格后，公式的表達式出現(xiàn)在公式編輯欄中。如選定某個單元格后，就可以在其中輸入“=(A1+A2+A3)/3”，編輯這類公式時，可先輸入等號，需要的單元格，可以鼠標單擊，運算通過鍵盤輸入就比較快了。象這樣在電子表格中進行有關(guān)運算，效率則比較低，如果需要計算某行(列)幾十個單元格的數(shù)據(jù)匯總，就很不方便，由于電子表格內(nèi)置了大量的函數(shù)，如果在公式中使用這些函數(shù)，則可以大大簡化公式，提高工作效率。下面以一個例子，通過常用函數(shù)的使用說明函數(shù)在公式中的使用方法。
如圖(^60090107c^)所示，是一個日�？记诒�，其中的數(shù)據(jù)是動態(tài)的，也就是說，當每天輸入數(shù)據(jù)時，各人出勤情況馬上出現(xiàn)在各人相應(yīng)的“個人合計”和“個人平均次數(shù)”，每天出勤情況將出現(xiàn)在相應(yīng)“總體合計”、“總體平均次數(shù)”、“最多次數(shù)”、“最少次數(shù)”，其中最后陰影部分則是一個星期的總體情況(如星期三的數(shù)據(jù)輸入完畢后，此區(qū)域則體現(xiàn)到本日止三天的總體情況，當一個星期的數(shù)據(jù)輸入畢后，此區(qū)域的數(shù)據(jù)就是一個星期的總體數(shù)據(jù)了。要達到這樣的效果，可進行如下操作：
(1)按表中的格式做好表頭，只要做好星期一三個項目后，并選取為一個區(qū)域，然后按上面介紹的方法在行中拖動，即可依次填充。職工號則按上面介紹的方法快速填充(此處只以10個職工為例)。
(2)計算個人的各項合計統(tǒng)計值(即“個人合計”和“個人每天的平均次數(shù))。
首先計算第一個職工(即圖3中的張三)個人的兩項統(tǒng)計值。計算一星期的早退總次數(shù)。單擊單元格R13，在其中輸入計算公式：=C3+F3+I3+L3+O3(可以輸入等號后，點擊一個單元格，再鍵入，然后又單擊一個單元格，再鍵入一個“+”，依次類推，直至輸完)，輸入完成后，要以回車鍵結(jié)束。
計算一星期的遲到總次數(shù)：按計算早退的方法，在單元格S3中輸入公式：=D3+G3+J3+M3+P3。
計算一星期的曠工次數(shù)：按計算早退的方法，在單元格T3中輸入計算公式：=E3+H3+K3+N3+Q3。
計算每天平均次數(shù)：在單元格U3、V3、W3中分別輸入計算公式：“=R3/5”、“=S3/5”、“T3/5”即可計算出各人的每天出勤情況的平均值。
(3)計算其它各人的個人兩項統(tǒng)計值(即“個人合計”和“個人每天的平均次數(shù))。
上面計算出第一個職工的各項統(tǒng)計值后，其它各人的統(tǒng)計值可以采用拖動填充的辦法快速完成：首先選定R3～W3的單元格區(qū)域，然后把鼠標指向此區(qū)域的右下角，待鼠標變?yōu)楹谑止鈽藭r，按住鼠標左鍵向下拖動，直至最后一個職工為止，這時你會看到，拖過的區(qū)域都出現(xiàn)數(shù)字“0”，這是因為前面各人每天的數(shù)據(jù)都沒有輸入，所以計算結(jié)果都是0，你可當試輸入幾個數(shù)據(jù)，就會發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)也會隨著原始數(shù)據(jù)的輸入而不斷變化，這正是日常工作所期望的效果。
3.計算總體的各項統(tǒng)計值
即是每天的三項數(shù)據(jù)合計、每天三項數(shù)據(jù)的平均值。陰影部分的數(shù)據(jù)則是一周內(nèi)三項數(shù)據(jù)合計、一周內(nèi)三項數(shù)據(jù)的人均值。
上面是直接在單元格中編輯公式進行計算，這里的各項數(shù)據(jù)，則可以利用函數(shù)進行，各位體會利用函數(shù)進行計算的高效率。
(1)計算星期一早退項的兩個統(tǒng)計值。
計算合計：單擊選定單元格C13，再單擊工具欄中的插入函數(shù)符號f*(或單擊“插入/函數(shù)”菜單命令)，在出現(xiàn)的“函數(shù)列表”對話框中，在“常用函數(shù)”類中選擇“SUM”函數(shù)，按“確定”按鈕后，在單元格C13中會出現(xiàn)公式“=SUM()”，這時在括號內(nèi)輸入統(tǒng)計數(shù)據(jù)的范圍(這里是C3～C12)，于是在括號中輸入“C3：C12”表示合計的范圍，輸入完畢后回車后即可完成。
計算早退的人均次數(shù)：選定存放此數(shù)據(jù)的單元格C14，然后按照計算合計的方法插入求平均值的函數(shù)AVERAGE()，選定同樣的統(tǒng)計范圍，即可得出此項統(tǒng)計結(jié)果。
(2)計算星期一的其它兩項值和其它各天的各項統(tǒng)計值。
首先選定C13～C14兩個單元格區(qū)域，然后按照上面拖動的方法，向右拖動，直到T14，拖過的區(qū)域即可計算出需要的統(tǒng)計值。如果有單元格中出現(xiàn)字符“####”，這是由于函數(shù)在進行統(tǒng)計時，表格中沒有原始數(shù)據(jù)，被除數(shù)視為“0”，所示出現(xiàn)上述字符，只要在表格中輸入原始數(shù)據(jù)，則計算結(jié)果就會代替上述字符了。
經(jīng)過上述所有步驟，一個考勤統(tǒng)計表就做好的，其中運用了一些公式和常用一兩個統(tǒng)計函數(shù)。只要每天輸入考的三項數(shù)據(jù)，需要的考勤結(jié)果就會馬上出來。
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