PPT制作技巧大全
當(dāng)今社會(huì)自我宣傳顯得尤其重要，從總統(tǒng)競(jìng)選到普通職員匯報(bào)工作都需要精心準(zhǔn)備，以充分展示自我做好宣傳，其中“精彩演講加出色PPT輔助”是自我宣傳的必不可少的殺手锏。在此與大家分享一些PPT制作技巧的感悟。
“思想篇”
1、使用目的
1使用目的
我們都非常清楚PPT是微軟公司所設(shè)計(jì)的演示文稿軟件，主要供用戶在投影儀或計(jì)算機(jī)上進(jìn)行演示，廣泛應(yīng)用于演講、會(huì)議、展示、商務(wù)辦公等多種場(chǎng)合，其軟件的開發(fā)初衷是通過PPT演示讓我們與人溝通的更加生動(dòng)與有效，因此PPT基本定位就是溝通的輔助工具。
我們需要清楚認(rèn)識(shí)PPT能為我們做什么，簡(jiǎn)單的來說就是幫助我們溝通打腹稿與提示，如奧x馬總統(tǒng)的精彩演講都有配有PPT支撐(據(jù)新聞報(bào)道，一次PPT出了問題，他的演講大不如從前，邏輯不強(qiáng)，漏洞很多)，從這個(gè)例子可以看出PPT的重要性，但我們也不能過于夸大PPT的功能，PPT也只是我們溝通的輔助工具，演講過程中，PPT是提示、演示的工具，不能代替演生動(dòng)、煽情的演講者本身這個(gè)焦點(diǎn)，不能喧賓奪主。因此，清晰的定位PPT為溝通的輔助工具是我們使用與制作PPT的根基。
2觀看對(duì)象
PPT拿來做什么用途，給誰(shuí)看，直接決定著你這個(gè)PPT如何制作，因此，搞清楚PPT觀看對(duì)象是制作PPT的最重要的一步，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷你要展示PPT的觀看對(duì)象基本需求是什么，通過我這次展示要達(dá)到什么目的。不同的觀看對(duì)象直接決定著PPT制作類型與風(fēng)格，例如面對(duì)萬人演講，PPT必須是簡(jiǎn)潔、生動(dòng)、醒目(字必須要少，而且字體必須要大)占據(jù)其內(nèi)容大多是有震撼力的圖片;科研匯報(bào)或咨詢成果展示，PPT大多內(nèi)容詳實(shí)(文字不會(huì)少)、模型與圖表內(nèi)容較多。在我們制作PPT實(shí)踐中，會(huì)不斷去總結(jié)與判斷針對(duì)不同觀看對(duì)象的PPT該是什么樣子的。
3制作原則
大道至簡(jiǎn)，結(jié)合本人多年的實(shí)踐與前人的經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為PPT制作應(yīng)該遵循如下幾個(gè)原則：
(1)換位思考原則
上面提到我們使用PPT的目的及針對(duì)不同觀看對(duì)象，我們始終是把要溝通的對(duì)象放在第一位的，我們?cè)谥谱鱌PT過程中和制作完成后，我們要始終要想，觀看的人能一下明白、簡(jiǎn)潔、直觀嗎?以對(duì)方的角度去看問題和做事情，更容易得到對(duì)方贊同與理解，因此我們?cè)谥谱鱌PT的過程中，要始終把觀看對(duì)象放在第一位，做到換位思考原則。例如我們是聽眾和觀看者，看到有一百多頁(yè)P(yáng)PT和密密麻麻的小字，我們是什么感覺，我想大家第一感覺就是催眠曲來了，通過從聽眾與觀看者的角度出發(fā)，我們要嚴(yán)格控制PPT篇幅與內(nèi)容，業(yè)內(nèi)也有很多人提出“10/20/30法則”，即演示文件不超過10頁(yè)，演講時(shí)間不超過20分鐘，演示使用的字體不小于30點(diǎn)。
(2)簡(jiǎn)單易懂原則
我們制作PPT大多是為演講輔助之用(除有些特殊做研究參考之用)，內(nèi)容簡(jiǎn)單易懂是其基本原則，要做到觀看者看到其PPT演示頁(yè)，無需思考就能看明白，而且能記住。因此在制作過程中，需要把握幾個(gè)方面，如每頁(yè)標(biāo)題需要簡(jiǎn)潔醒目，只能有一個(gè)重點(diǎn)，相關(guān)論據(jù)觀點(diǎn)不易超過4個(gè)，并且每個(gè)觀點(diǎn)需要高度概括。據(jù)我們?nèi)祟悓?duì)文字、圖表理解與接收快慢與難度，我們制作PPT要堅(jiān)持“能用圖，不用表，能用表，不用字”的一個(gè)原則。
(3)邏輯清晰原則
制作PPT和我們講話一樣要講邏輯，清晰的邏輯能讓別人更能聽清楚與記住我們所說的內(nèi)容。PPT的靈魂-邏輯大到整篇演示稿怎么來進(jìn)行闡述，先說什么，后說什么，最后總結(jié)什么等等，小到每一頁(yè)P(yáng)PT要講什么，這個(gè)主旨需要哪些論點(diǎn)支撐等等。好的有清晰的邏輯演示稿能讓觀看者順著我們思維邏輯走下去，更易融入其中，較容易達(dá)到我們演講溝通的目的。
4修煉階段
學(xué)習(xí)PPT制作沒有捷徑可走，需要我們大量的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，方能制作出滿意的成果來。我們修煉制作PPT猶如學(xué)習(xí)一門武功一樣，都要經(jīng)歷基本功、招數(shù)練習(xí)和融會(huì)貫通三個(gè)階段。
(1)基本功階段：首先必須要掌握PPT軟件主要功能技巧學(xué)習(xí)，如PPT模板設(shè)計(jì)，插入圖片編輯等基本技能，其次要掌握與PPT制作相關(guān)輔助軟件的學(xué)習(xí)，如PPT輔助畫圖軟件Think cell，圖片處理器Photo shop等。最后需要掌握結(jié)構(gòu)化表達(dá)的一些基本技能，如學(xué)會(huì)選擇模板或畫出模板來表達(dá)觀點(diǎn)等。
(2)招數(shù)練習(xí)階段：這個(gè)階段重要的是掌握針對(duì)不同的觀看者、不同的場(chǎng)合，我們?nèi)绾瓮暾逦谋磉_(dá)我們的觀點(diǎn)，做到很好輔助我們溝通的目的。這個(gè)階段學(xué)習(xí)是最長(zhǎng)的，也只有通過我們勤加苦練和多做才能悟出其中的道道來，如整個(gè)文稿的邏輯怎么安排，大的目錄怎么做，每個(gè)大目錄下分幾個(gè)小部分闡述、顏色如何搭配、圖表如何運(yùn)用，字體大小講究等等每個(gè)招數(shù)學(xué)習(xí)都不是一蹴而就的，需要在多做的過程中去反復(fù)自我審視和他人的建議去改進(jìn)，招商練習(xí)階段可以先從一頁(yè)P(yáng)PT制作開始，從一頁(yè)P(yáng)PT基本布局、字體設(shè)置、顏色搭配等著手，逐步完善，找出感覺，也可以借鑒模板優(yōu)秀前人所做PPT，模仿著去做，這樣效率較高。
(3)融會(huì)貫通階段：結(jié)合軟件的基本技能及制作相關(guān)招數(shù)的掌握，我們能形成一套自我的PPT制作套路，也就如我們說的武功大功告成，這個(gè)融會(huì)貫通階段，在制作過程中，并沒有多少招數(shù)與技巧指揮你怎么出招，而是形成意識(shí)性制作習(xí)慣，也就是我們常說的“無招勝有招”，達(dá)到這個(gè)階段我們制作PPT效率和展示效果都達(dá)到一定水平，雖然達(dá)到這個(gè)階段，但并不是說不用在學(xué)習(xí)與進(jìn)步，在制作的過程中也回過頭來檢視自己，否定自我，再行進(jìn)步，把武功修煉到更高層次。
5常犯誤區(qū)
(1)上來就往PPT上寫，不注重前期策劃：我們都說過邏輯思考是PPT的關(guān)鍵，好的PPT一定經(jīng)過精心策劃出來的，所以，在制作前我們需要相關(guān)素材及內(nèi)容籌劃好，結(jié)構(gòu)安排心中大致有個(gè)方向，才可以動(dòng)筆開始制作，這樣的成效最高，這也是很多新手最容易犯的誤區(qū)。
(2)文字太多：整篇PPT文稿基本都是文字，基本的做法就是把WORD文稿上的直接復(fù)制上去了，全是文字的PPT視覺效果還不如WORD展示好，目前以文字為主的PPT制作基本以高校學(xué)術(shù)及新手制作為多，很多人會(huì)說，寫的文字太少，別人不明白或我講的時(shí)候沒有依據(jù)，不太好講，這正是犯了PPT制作的大忌，PPT制作是輔助溝通的工具，而不是讓你拿來做演講用來念的稿子，我們需要針對(duì)每頁(yè)P(yáng)PT所展示的觀點(diǎn)，形成自己的.語(yǔ)言，而非對(duì)著PPT上的文字去念，因此，要想制作一篇好的PPT應(yīng)該以圖表為主，文字需要高度概括及精煉才行。
(3)顏色搭配我行我素：顏色搭配猶如我們?nèi)怂┑囊路且r托整個(gè)PPT視覺效果的關(guān)鍵，有些初學(xué)者自認(rèn)為自己喜歡什么顏色，就把PPT文字或圖表搞成自己喜歡的顏色，有些直接把PPT做成大紅或大綠的顏色(我最初也犯過這樣的錯(cuò)誤)，前面原則中提到過，要有換位思考的原則，我們做的PPT是給別人看或欣賞的，我們的顏色搭配必須適合大部分的人的視覺偏好的，從人的視覺程度上來看，有些顏色是不適合放在一起的，如深紅與深綠搭配，讓人的感覺很突兀，刺眼，感覺不舒服。
(4)太過注重技巧與特效：初學(xué)者都有一種好奇，把自己的做PPT搞成動(dòng)畫、音效俱全的，這樣才能顯示出專業(yè)性，其實(shí)不然，很多情況下，PPT的動(dòng)畫和音效在較多商務(wù)場(chǎng)合下應(yīng)用是不恰當(dāng)?shù)�，因�(yàn)閯?dòng)畫與音效是具有較大吸引力的，把聽眾更多注意力轉(zhuǎn)移到看動(dòng)畫與聽聲音上了，而無法專注于你所講內(nèi)容上，因此，現(xiàn)在很多商業(yè)PPT制作基本都不做動(dòng)畫與音效，簡(jiǎn)潔大方的PPT配合生動(dòng)的演講能夠達(dá)到溝通更好的效果。
“技巧篇”
上面的思想篇更多講述了PPT使用的目的、觀看對(duì)象、制作原則、修煉階段及常犯誤區(qū)等，更多的是從“道”上去闡述PPT制作的方方面面，此篇重點(diǎn)從“術(shù)”上去揭示PPT制作的相關(guān)技巧與方法，讓我們真正掌握拿來一個(gè)PPT制作任務(wù)時(shí)，我們?cè)撊绾蜗率郑瑥哪睦锵率�，以及掌握哪些在做的過程中快捷有效技巧與方法等。
1制作步驟與過程
我們都非常清楚制造業(yè)非常講究工藝流程的把控，因?yàn)橄嚓P(guān)步驟與流程是提高工效的關(guān)鍵，因此PPT制作也要講究制作步驟與過程的把控，雖然我們每個(gè)人的習(xí)慣不同，制作PPT的步驟與過程也會(huì)因人而異，但是在多位前人的經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)下，還是有些制作步驟值得借鑒和參考。堅(jiān)持一段時(shí)間做一件事和專業(yè)分工規(guī)律，
我把PPT制作步驟與過程分成如下5個(gè)。
(1)前期準(zhǔn)備：形成良好的前期準(zhǔn)備的習(xí)慣，對(duì)于提高制作PPT制作成效顯得尤為重要，前期準(zhǔn)備一般包括：幾個(gè)相對(duì)固定的母板(根據(jù)不同的PPT風(fēng)格要求選擇不同的母板，不需要太多，3個(gè)左右即可，形成有自己特色風(fēng)格，設(shè)定好的模板對(duì)logo顯示、文字大小，顏色搭配，正文內(nèi)容格式都有固定風(fēng)格于與模式，所以在后面內(nèi)容及圖表編輯過程中就不提文字大小、顏色搭配等，這是前期模式化固定好的)、圖表資源庫(kù)(能夠做到分類，要熟悉，根據(jù)不同內(nèi)容能夠快速調(diào)用)、其他素材資源及工具(包括PPT軟件及輔助工具的準(zhǔn)備，其他常用的圖標(biāo)資源等)，這個(gè)前期的準(zhǔn)備是一個(gè)基礎(chǔ)性的工作，對(duì)以后我們制作每一個(gè)PPT都有很多幫助，務(wù)請(qǐng)初學(xué)者盡快建立起自己的范式與資源素材庫(kù)。
(2)邏輯構(gòu)思：想好我們我這篇PPT需要展示的主旨是什么，有哪些部分構(gòu)成，相關(guān)的觀點(diǎn)與結(jié)論都要有個(gè)基本的設(shè)想，采用的結(jié)構(gòu)邏輯是什么，如我們寫作文，如議論文格式，采用總分、分總、總分總等模式，整篇PPT中是否在完成一個(gè)部分需要一個(gè)總結(jié)篇，整篇完成后，來個(gè)總結(jié)篇，總結(jié)篇放在文稿最前面還是最后面?總之，邏輯結(jié)構(gòu)是整個(gè)PPT的大致骨架與靈魂。
(3)填充內(nèi)容：在定好整個(gè)PPT邏輯構(gòu)思后，PPT的大致骨架與靈魂基本顯現(xiàn)出來，我們需要根據(jù)這些骨架上去填充血肉，也就是我們所說的內(nèi)容部分，填充內(nèi)容從細(xì)分如下3個(gè)步驟，第一步是資料搜集、閱讀與整理歸納，好的素材與數(shù)據(jù)對(duì)于PPT支撐顯得尤其重要，因此資料素材的質(zhì)量與歸納總結(jié)的.好壞對(duì)整個(gè)PPT質(zhì)量起著關(guān)鍵作用。第二步，根據(jù)整理歸納的資料及文字粗略放在整個(gè)PPT篇章上，按照前面的邏輯構(gòu)思上去放，這個(gè)時(shí)候無需對(duì)文字內(nèi)容進(jìn)行太多的編輯與提煉、刪減等，重要的是先把內(nèi)容放上去，血肉大致輪廓要出來。第三步，也是較為重要的一步，對(duì)每個(gè)部分及每篇PPT的文字進(jìn)行編輯、刪減、提煉、及相關(guān)表達(dá)方式的修改(如避免使用過多的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，能夠相對(duì)有些口語(yǔ)化的詞句，做到簡(jiǎn)單易懂)，這個(gè)步驟可能需要花費(fèi)的時(shí)間較多。填充內(nèi)容過程中，我們也要注意整篇PPT長(zhǎng)度與內(nèi)容多少，是否合適，根據(jù)我們換位思考原則，進(jìn)行再調(diào)整。
(4)圖表編輯：經(jīng)過上面內(nèi)容的填充，整個(gè)PPT的框架及內(nèi)容都有了，剩下的就是把這些內(nèi)容進(jìn)行結(jié)構(gòu)化與圖表化，讓觀看者更容易理解。首先想著怎么把這篇PPT結(jié)構(gòu)化掉，如讓觀看者一眼就懂，無需思考，首先要做到每篇PPT標(biāo)題簡(jiǎn)練醒目，其次看看PPT內(nèi)容哪些可以做成圖，哪些可以做成表，如有些內(nèi)容帶有數(shù)字、流程、因果、沖突、趨勢(shì)、時(shí)間、并列、順序等都可以我們準(zhǔn)備好的素材模板進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，有些可以用表格來表達(dá)，實(shí)在不行最后文字來說明，前面也提到過要堅(jiān)持“能用圖、不用表;能用表，不用字”的基本原則。有些只能用文字來表達(dá)的時(shí)候，我們配上和文字內(nèi)容相關(guān)的圖片，也能使我們的表達(dá)更加形象和直觀。圖表的編輯需要我們不斷的去搜索與積累相關(guān)素材，理解這些內(nèi)容該如何有效結(jié)構(gòu)化處理，以及一些配圖如何美化處理，因此圖表編輯也是體現(xiàn)PPT制作的基本功，可以參考一些別人優(yōu)秀的PPT文稿，借鑒吸收其結(jié)構(gòu)化思想，不斷積累與持續(xù)創(chuàng)新學(xué)習(xí)。
(5)檢查修改：經(jīng)過以上步驟的操作，整個(gè)PPT文稿基本成形，但離成稿還有關(guān)鍵的一步就是通篇閱讀、檢查、修改。整篇PPT文稿制作完后，至少需要在放映模式下通讀三遍，在通讀過程中去思考有哪些地方表達(dá)不恰當(dāng)、標(biāo)題提煉不準(zhǔn)確、總結(jié)不完善、內(nèi)容結(jié)構(gòu)化處理不好，以及是否有錯(cuò)別字等等，如果有可能的話，可以把自己修改完成后PPT文稿讓旁人閱讀一下，提出對(duì)這篇PPT的建議進(jìn)行適當(dāng)修改。
經(jīng)過以上五個(gè)步驟就完成一個(gè)PPT文稿的制作全過程，根據(jù)我多年實(shí)踐，這五個(gè)步驟按照用時(shí)來看，占到最多是填充內(nèi)容，約占到50%，其次是圖表編輯30%，再次是邏輯構(gòu)思，約占10%，最后是檢查修改，約占10%。(注，前期準(zhǔn)備如果有先期積累，無需花費(fèi)時(shí)間)。
上面五個(gè)基本步驟，看起來并不難，但是真正掌握，實(shí)際運(yùn)用起來還是需要一個(gè)過程的，在這期間，我們只有通過“多做、多模仿、多積累”來進(jìn)行提高，別無捷徑，勤加練習(xí)直至融會(huì)貫通，借鑒參考高手的作品，進(jìn)行模仿是快速提高的有效辦法，在平時(shí)搜索資料和制作PPT過程中多積累素材庫(kù)資源，能夠起到事半功倍之效，平時(shí)要對(duì)這些素材庫(kù)做好分門別類的整理，以備后用。
2技巧歸納
(1)母版設(shè)定：通過母版設(shè)定可以提高整個(gè)PPT編輯效率及整體風(fēng)格的統(tǒng)一。母版主要有母版標(biāo)題、頁(yè)面高度與寬度、母版文本、母版色調(diào)、母版底色圖片、母版項(xiàng)目符號(hào)、母版LOGO等設(shè)置內(nèi)容，固化幾種母版模式，以備后用，根據(jù)不同的題材與風(fēng)格選用不同的母版。可以收藏與借鑒高手的母版。
(2)邏輯構(gòu)思：一個(gè)好的PPT不應(yīng)該是其美感、動(dòng)畫等，而應(yīng)該是邏輯構(gòu)思嚴(yán)謹(jǐn)。一般我們制作PPT堅(jiān)持金字塔思維模式(與管理咨詢思維模式差不多)，即中心論點(diǎn)加分論點(diǎn)及論據(jù)等。需要做好分類邏輯，一般都是從結(jié)論說起，因此對(duì)我們的提煉總結(jié)能要求較高。這種思維模式的可以通過在不同行業(yè)及應(yīng)用場(chǎng)合進(jìn)行訓(xùn)練，也可以參考《麥肯錫思維》這本書籍內(nèi)容，訓(xùn)練自己的結(jié)構(gòu)化思考、邏輯思維能力。
(3)文字排版：文字排版主要分為標(biāo)題(一級(jí)及二級(jí))、正文文本大小及顏色設(shè)置等。每篇一級(jí)標(biāo)題應(yīng)該反映本篇的主題，二級(jí)多為論據(jù)，不易把標(biāo)題級(jí)別搞的過多，這樣增加觀看者負(fù)擔(dān)，一級(jí)標(biāo)題多設(shè)置為36號(hào)左右，字體為黑體或雅黑，顏色根據(jù)色彩搭配原則設(shè)定。二級(jí)標(biāo)題設(shè)置為30號(hào)左右，字體為黑體或雅黑，顏色根據(jù)色彩搭配原則設(shè)定。正文內(nèi)容設(shè)置為20號(hào)左右，字體為宋體或楷體，顏色多設(shè)置為黑色。正文內(nèi)容的排版要突出重點(diǎn)，一般要求一段文字不要換行(精煉提煉，換行增加負(fù)擔(dān))，盡量省略標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，一句話說完就行。文字內(nèi)容最好別超過6行，太多無法聚焦，盡量少用斜體或藝術(shù)字等。最后要做到文字排版的字體、大小、字型、符號(hào)、顏色、關(guān)鍵詞六個(gè)一致性。
(4)色彩搭配：PPT色彩搭配存在主色和輔助色之分，其中PPT主色為視覺沖擊中心點(diǎn)，PPT輔助色起到平衡主色的沖擊效果和減輕其對(duì)觀看者產(chǎn)生視覺疲勞，有一定的視覺分散效果，一般情況下，PPT色彩搭配應(yīng)該有主色和輔助色。同時(shí)色彩還分暖色系與冷色系，暖色系和冷色系以紅和藍(lán)為代表。目前PPT色彩搭配主要分為三種，第一種是同一色調(diào)搭配，如橙白、藍(lán)白、紅白、綠白等搭配、第二種是類似色調(diào)搭配，如橙黃、橙綠等搭配;第三種是對(duì)比色調(diào)搭配，如橙藍(lán)、橙紫等搭配。主色在配色完成后，可以搭配些輔助色(黑、灰、白)可以起到很好的過渡作用。在PPT制作顏色搭配要把握不應(yīng)超過3種顏色，如果過多，花花綠綠的，不太專業(yè)。
(5)圖形處理：如果要使用有沖擊力的照片，最好設(shè)置為全屏模式，在一般情況下，要做到圖片大小一致，底色基本相同，可以統(tǒng)一加上邊框，可以使用PPT軟件的自帶的圖片編輯器，可以設(shè)置成你所需要的不同形狀。如果要使用外部圖片，可以用QQ快速截屏鍵(CRTL+ALT+A)，如果要使得自己的圖片具有一定的創(chuàng)意或較好效果可以使用外部輔助工具，如PS等。平時(shí)可以根據(jù)不同題材積累一些唯美的圖片，經(jīng)過統(tǒng)一處理，以便以后常用，也可以在制作過程中，搜索百度圖片里面檢索相關(guān)主題圖片。
(6)操作技巧：這里列舉一些常用的操作技巧和快捷鍵。
1)復(fù)制與粘貼：這主要分為有個(gè)格式復(fù)制粘貼和無格式復(fù)制粘貼，在PPT2007以上版本上可以，通過粘貼的不同方式來選擇是否帶格式，首先復(fù)制，粘貼的時(shí)候不要用快捷鍵，而是用鼠標(biāo)右鍵，會(huì)出來幾種選擇，選擇保留原格式就是帶格式分復(fù)制，選擇第一種不帶格式，同時(shí)可以復(fù)制成為圖片格式等。還可以同這種方式直接與粘貼整頁(yè)P(yáng)PT(保留格式或不保留格式)。
2)快速對(duì)齊：快速對(duì)齊的使用，有很多圖片、或文本不要用自己的視覺來對(duì)齊，可以使用排列-對(duì)齊方式
3)格式刷：可以用格式刷達(dá)到同樣的格式(或者使用快捷鍵F4)
4)放映時(shí)黑白屏：放映模式，按B黑屏，按W白屏
5)增加撤銷次數(shù)：在PPT選項(xiàng)中-高級(jí)-編輯選項(xiàng)，把次數(shù)20改為150次
6)快速定位PPT：數(shù)字+回車(回到數(shù)字所在頁(yè)面);同時(shí)按下鼠標(biāo)左右鍵并停留2秒鐘以上(回到PPT封面)
7)插入形狀：在插入形狀過程中，如果拉升圖形大小，而不使圖形變形，可以按照shift鍵再進(jìn)行拉大縮小，其形狀不會(huì)變
還有其他很多操作技巧與快捷鍵，自己可以搜索相關(guān)進(jìn)行學(xué)習(xí)，主要在于孰能生巧，提高制作效率。
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