項(xiàng)目中常見的溝通方式
在項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行中，項(xiàng)目經(jīng)理花在溝通上的時(shí)間，約占據(jù)全部工作的80%。通過(guò)有效溝通，項(xiàng)目經(jīng)理才能獲得足夠的信息，才能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)問題，進(jìn)而協(xié)調(diào)各環(huán)節(jié)。項(xiàng)目中常見的溝通方式有哪些呢，大家是否需要了解一下？下面小編為大家介紹項(xiàng)目中常見的溝通方式，希望能幫到大家！
項(xiàng)目中常見的溝通方式 1
通過(guò)文檔溝通：
優(yōu)點(diǎn)：不受文字?jǐn)?shù)量的限制，內(nèi)容具體；便于查閱存檔及日后的統(tǒng)一管理；適合描述功能多、業(yè)務(wù)復(fù)雜的項(xiàng)目；適合跨部門協(xié)作的項(xiàng)目
缺點(diǎn)：不容易建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；面向不同角色，閱讀時(shí)不容易找到重點(diǎn)；費(fèi)時(shí)；理解成本高，溝通效率低
通過(guò)郵件溝通：
優(yōu)點(diǎn)：打破時(shí)間和空間的限制；便于查閱記錄；方便為多人發(fā)送附件；比較正式，適合報(bào)告工作進(jìn)度或通報(bào)項(xiàng)目狀況等
缺點(diǎn)：正文不適宜太長(zhǎng)；傳遞信息不即時(shí)(有時(shí)容易被忽略或丟失)；不清楚語(yǔ)言環(huán)境有時(shí)容易誤讀；不利于處理爭(zhēng)議或敏感問題
通過(guò)IM溝通：
優(yōu)點(diǎn)：溝通方便；容易消除緊張情緒；截圖、發(fā)送文件方便；可多人對(duì)話；適合相熟的同事之間溝通，暢所欲言；適合解決爭(zhēng)議不大的問題
缺點(diǎn)：容易被忽略；一些復(fù)雜的問題很難描述清楚；容易誤解；查詢記錄時(shí)不是很方便(里面可能夾雜了不少無(wú)關(guān)內(nèi)容)；不利于解決爭(zhēng)議；過(guò)于隨意，不適合說(shuō)重要且緊急的問題
通過(guò)電話溝通：
優(yōu)點(diǎn)：即時(shí)、有效，溝通效率較高；適合解決緊急但不太重要的問題
缺點(diǎn)：不利于傳達(dá)微妙的情感；特別復(fù)雜的問題仍不容易說(shuō)清楚，有可能引起誤會(huì)；不方便查看圖片等(可配合IM使用)；不便查找記錄
面對(duì)面溝通：
優(yōu)點(diǎn)：真實(shí)、拉近距離(很多誤會(huì)可由此解開)；便于說(shuō)明復(fù)雜問題；溝通效率高
缺點(diǎn)：無(wú)記錄；溝通成本略高；多人溝通時(shí)效率可能較低；一旦陷入僵局回旋余地較小(面對(duì)面溝通時(shí)心態(tài)一定要平和，以解決問題為目的)
會(huì)議溝通：
優(yōu)點(diǎn)：集思廣益、開拓思路，更多角度了解他人的觀點(diǎn)；適用于跨部門、協(xié)同解決問題、頭腦風(fēng)暴等
缺點(diǎn)：若方法不得當(dāng)會(huì)導(dǎo)致效率極低(如果需要在會(huì)上做出決定，最好先提前一對(duì)一溝通，有備而來(lái))
項(xiàng)目中常見的溝通方式 2
1. 制定項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃
通過(guò)溝通管理計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目整個(gè)生命周期的溝通對(duì)象、溝通內(nèi)容、溝通頻率、溝通方法等各個(gè)方面進(jìn)行計(jì)劃與安排，并明確溝通責(zé)任，如由誰(shuí)負(fù)責(zé)溝通，溝通的標(biāo)準(zhǔn)是什么，在溝通過(guò)程中出現(xiàn)問題及沖突時(shí)誰(shuí)應(yīng)該負(fù)責(zé)并進(jìn)行補(bǔ)救等，為實(shí)現(xiàn)有效溝通提供依據(jù)。
項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃應(yīng)依據(jù)條件變化及時(shí)進(jìn)行修訂，保證溝通管理計(jì)劃的持續(xù)適用性。
2. 靈活運(yùn)用各種溝通形式
在項(xiàng)目管理中，溝通形式是多樣的。一般使用較多的是口頭溝通和書面溝通。
口頭溝通包括談話、會(huì)議、語(yǔ)音、電話等�？陬^溝通過(guò)程應(yīng)該明確、坦白，避免因用詞不當(dāng)或個(gè)人思想等因素隱瞞事實(shí)或造成理解上的差異。
書面溝通包括通知、文件、備忘錄等，大多用來(lái)進(jìn)行通知、確認(rèn)和要求等活動(dòng)，其優(yōu)點(diǎn)是可以作為資料長(zhǎng)期保存，反復(fù)查閱。
溝通的具體形式取決于工作領(lǐng)域和團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)。
3. 建立有效透明的溝通機(jī)制
1）定期會(huì)議：通過(guò)日會(huì)、周會(huì)等定期會(huì)議及時(shí)共享項(xiàng)目進(jìn)度和信息，減少因信息不透明導(dǎo)致的'項(xiàng)目延誤。
2）溝通內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化：對(duì)會(huì)議溝通內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)定（如：周會(huì)須確認(rèn)各小組的開發(fā)進(jìn)度，遇到的風(fēng)險(xiǎn)，討論解決方案等），減少無(wú)效會(huì)議，提高團(tuán)隊(duì)溝通效率。
項(xiàng)目中常見的溝通方式 3
場(chǎng)景一：溝通前，你給大家準(zhǔn)備的時(shí)間了嗎？
項(xiàng)目進(jìn)行中，突然通知大家開個(gè)討論會(huì)議，會(huì)議時(shí)間定在五分鐘之后，參會(huì)人員一臉茫然，根本沒有時(shí)間做準(zhǔn)備，只得放下手里的工作趕緊看一下發(fā)生了什么事。導(dǎo)致會(huì)議上大家討論不出來(lái)解決方案，甚至?xí)h進(jìn)行到一半還沒搞清楚到底發(fā)生了什么，這種溝通即浪費(fèi)了時(shí)間也浪費(fèi)了感情。
這個(gè)場(chǎng)景里，正確的溝通模式應(yīng)該是先給大家一些準(zhǔn)備的時(shí)間，讓大家處理好手頭的工作，了解事情的前因后果，再專心為了某件事去溝通。
在商務(wù)溝通中，溝通前一定要準(zhǔn)備充分，如果能具體到每一句話怎么講就更好了。另外，還要充實(shí)自己，具備溝通過(guò)程中可以隨機(jī)應(yīng)變的本領(lǐng)和知識(shí)，溝通前做足功課，不打無(wú)準(zhǔn)備之仗。
場(chǎng)景二：別人跟你的共同利益點(diǎn)在哪里？
在跨部門或是與客戶的溝通時(shí)，沒有直擊利益點(diǎn)和合作點(diǎn)，沒有列出備選方案。讓對(duì)方感覺不到自己的價(jià)值和合作方向，不愿留出更多的溝通時(shí)間。再加上你自己的解讀過(guò)于蒼白無(wú)力，讓這個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行變得困難重重。
正確的溝通方法：
有時(shí)候，你有備而來(lái)，而對(duì)方并沒有準(zhǔn)備好，或者剛接手，不是很熟悉，沒有清晰的規(guī)劃。這時(shí)候你就要直擊利益點(diǎn)和合作點(diǎn)，另外要多準(zhǔn)備幾條備選方案供對(duì)方選擇。當(dāng)然，這種溝通的前提是要記得保持自己的利益。
如果是跟客戶溝通，記得要先了解客戶。樹立自己的自信心，展現(xiàn)自己最好的一面，不可一味的討好。溝通也好，合作也罷，但不可失去底線。
場(chǎng)景三：他真的聽不懂你的話
工作中，經(jīng)常會(huì)遇到合作方對(duì)專業(yè)術(shù)語(yǔ)不是很了解，可方案中用了大量的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，讓對(duì)方看著很頭疼�；蛘咴谂c上級(jí)、客戶交流時(shí)，用了過(guò)多的流行語(yǔ)言，可對(duì)方的年紀(jì)較長(zhǎng)，很多話都聽不懂，在這次交流過(guò)程中感覺非常不受尊重，也沒有理解真實(shí)用意。
正確的溝通方法：
這種場(chǎng)景屬于語(yǔ)言溝通不暢，語(yǔ)言溝通不暢包括：語(yǔ)種、方言、英文單詞簡(jiǎn)稱、專業(yè)術(shù)語(yǔ)等；溝通內(nèi)容要針對(duì)不同的社會(huì)背景和年齡層視情況而做不同的方案。另外，在跟比自己年齡大的長(zhǎng)輩，或者上級(jí)溝通時(shí)，要注意分寸，避免引起對(duì)方的反感。
場(chǎng)景四：沒有人為你的一時(shí)口快買單
在討論、溝通、辯解到比較激烈的程度時(shí)，腦子一熱，說(shuō)了不該說(shuō)的話，用了不恰當(dāng)?shù)脑~語(yǔ)，讓現(xiàn)場(chǎng)氣氛瞬間變得極為尷尬。即使是跟你關(guān)系很好的同事，也難以理解你的行為和用意。
正確的溝通方法：
說(shuō)話不經(jīng)過(guò)大腦，無(wú)意間會(huì)傷害到一些人，可謂職場(chǎng)一大忌。在職場(chǎng)中人際關(guān)系中，客戶、跨部門同事間的關(guān)系都很脆弱，溝通過(guò)程中，需要時(shí)刻提醒自己，說(shuō)話要嚴(yán)謹(jǐn)。
談話中引起對(duì)方注意的最好方法是說(shuō)“不”：“你的觀點(diǎn)不對(duì)、你的意見我不同意、我反對(duì)你的意見……”長(zhǎng)期的教育使我們相信事情是二元論的，尤其是面對(duì)重大事件的時(shí)候，每個(gè)人都覺得自己手握著唯一正確的觀點(diǎn)。因此，習(xí)慣性的先否定對(duì)方，以證明自己觀點(diǎn)的正確性。
殊不知，這種表達(dá)意見的方式會(huì)使談話走向爭(zhēng)論、對(duì)抗、辯論，最終可能會(huì)以不愉快的一拍兩散收?qǐng)�。如果你想表達(dá)自己的立場(chǎng)，那么直接表達(dá)自己意見就好了，完全沒有必要否定他人的想法。
場(chǎng)景五：成見是溝通的毒瘤
與團(tuán)隊(duì)成員溝通時(shí)，原本用意是聚焦某件事來(lái)告訴他后面的工作怎么做，結(jié)果由于成見比較深，導(dǎo)致說(shuō)話方式不當(dāng)，或過(guò)于糾結(jié)這件事。導(dǎo)致一場(chǎng)好心變成了人身攻擊，讓對(duì)方覺得你在給他貼標(biāo)簽，對(duì)他有意見。
正確的溝通方法：
項(xiàng)目過(guò)程中，溝通或指導(dǎo)工作，要做到對(duì)事不對(duì)人。人無(wú)完人，一個(gè)人不可能做到所有人都喜歡他，都會(huì)產(chǎn)生各種偏見，因此工作溝通時(shí)一定要分清主次，不要做一個(gè)情緒化的人，帶著成見做工作的溝通注定是失敗的。
隨著經(jīng)驗(yàn)的越豐富，我們?cè)皆敢夥窒碜约旱慕?jīng)驗(yàn)，我們好期待自己的分享能夠給他人帶來(lái)幫助，但卻忽略了交談的對(duì)方并不是這樣想的，他需要有一個(gè)人好好談?wù)�，卻并不需要你教給他什么。假設(shè)你想在交談中表達(dá)自己的觀點(diǎn)，那么用探詢的口氣，遠(yuǎn)比那種高高在上的、過(guò)來(lái)人的、不可辯駁的、擲地有聲的口氣更容易引發(fā)大家的共鳴。因?yàn)槿魏我环N那樣的表達(dá)都可以迅速關(guān)閉掉談話的大門。你還需要了解，每一次談話其實(shí)都是一個(gè)獨(dú)特的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，你的學(xué)習(xí)首先來(lái)源發(fā)自內(nèi)心的交流。比爾伊奈說(shuō)：“每一個(gè)你將要見到的人都有獨(dú)一無(wú)二的東西�！�
柯維博士曾經(jīng)說(shuō)：我們大多數(shù)人不是為了理解而傾聽，而是為了回應(yīng)傾聽。在會(huì)議室里，我們有多少的傾聽是為了理解對(duì)方的立場(chǎng)與觀點(diǎn)，而不是為了反擊、抓住對(duì)方發(fā)言的漏洞以給他致命一擊?如果我們面對(duì)面坐在一起，卻只是為了表達(dá)自己的觀點(diǎn)、讓自己成為會(huì)議的中心與焦點(diǎn)，這不恰恰與談話的性質(zhì)背道而馳了嗎。
溝通是傳遞信息的過(guò)程，是項(xiàng)目取得成功的硬性條件。想要達(dá)到預(yù)期效果，就必須在項(xiàng)目組內(nèi)、外部環(huán)境建立起溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞信息，從而達(dá)到各成員的協(xié)調(diào)一致；使項(xiàng)目成員明確各自的職責(zé)，了解他們的工作對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn)。
只要通過(guò)深入的溝通了解，才能找出問題，預(yù)估項(xiàng)目過(guò)程當(dāng)中的依賴和風(fēng)險(xiǎn)，制訂相應(yīng)的對(duì)策和解決方案，并跟蹤控制問題的解決情況。