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EXCEL數(shù)據(jù)處理中的方法
Excel 可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策操作，是微軟辦公套裝軟件的一個(gè)重要的組成部分，被廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計(jì)財(cái)經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。下面是關(guān)于EXCEL數(shù)據(jù)處理中的方法，希望大家認(rèn)真閱讀!
EXCEL Data Processing in the Feasibility of Several Methods
SHI Wen-Hong
( School of Information Science and Technology, Baotou Teachers College, Baotou 014030, China)
Abstract: Teachers in the day-to-day work, often using Excel to deal with a large amount of data,if handled well, we will bring the work more effective. Through the use of EXCEL powerful data-processing functions, only a large number of Excel data entry and data processing on a number of practices. In order to improve the teachers in day-to-day Excel spreadsheet data processing ef03 ciency.Key words: Excel; data processing; teachers
Excel是辦公室自動(dòng)化中非常重要的一款軟件，很多巨型國(guó)際企業(yè)都是依靠Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進(jìn)行圖形分析，其更強(qiáng)大的功能體現(xiàn)在對(duì)數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理和計(jì)算。由于很多教師對(duì)Excel強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能了解不夠，他們?nèi)匀挥米畋康膫鹘y(tǒng)方法來(lái)處理表格中大量的數(shù)據(jù)，工作效率大打折扣，下面就通過(guò)利用EXCEL強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，完成日常表格數(shù)據(jù)處理中經(jīng)常遇到的實(shí)際問(wèn)題。
1 “查找、替換”功能的使用
我們?cè)谥谱鳌敖處熜畔⒈怼睍r(shí)，經(jīng)常有“職稱(chēng)”一欄，有好多教師都具有相同的職稱(chēng)，重復(fù)輸入效率肯定不高。先自己定義幾個(gè)字符(盡量用一些簡(jiǎn)單好記、易錄入、不會(huì)與其他內(nèi)容發(fā)生混淆的字符)來(lái)臨時(shí)替代一下不同的職稱(chēng)(如用“fjs”代表“副教授”)，數(shù)據(jù)全部錄入完成后，按“Ctrl+H”在彈出的“查找和替換”對(duì)話框中，在“查找內(nèi)容”輸入框中輸入“fjs”，在“替換為”輸入框中輸入“副教授”，然后按下“全部替換”按鈕即可將所有的“fjs”替換為“副教授”。
2 “自動(dòng)更正”功能的使用：
使用自動(dòng)更正功能，也可以簡(jiǎn)化大量重復(fù)數(shù)據(jù)的錄入操作，例如可以將上面的“fjs”定義更正為“副教授”，定義的方法是：
1.從工具菜單中選擇“自動(dòng)更正選項(xiàng)”，打開(kāi)“自動(dòng)更正”對(duì)話框。
2.在“替換”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“fjs”，在“替換為”框中輸入數(shù)據(jù)，如：“副教授”，單擊“添加”，再單擊 “確定”。
之后，只需在單元格中輸入“fjs”三個(gè)字符并按回車(chē)鍵后，即會(huì)自動(dòng)更正為“副教授”。
3 “自動(dòng)填充”功能的使用：
我們都知道，EXCEL的自動(dòng)填充是它的一大特色功能。利用它可以對(duì)連續(xù)的單元格相同數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充。一般自動(dòng)填充的方法都是用鼠標(biāo)指針指向填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵向下或向右拖動(dòng)完成的(填充柄是位于選定區(qū)域右下角的小黑塊，將鼠標(biāo)指向填充柄時(shí)，鼠標(biāo)的形狀變?yōu)楹谑?。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動(dòng)的距離。這里介紹一種更簡(jiǎn)單的操作方法：用鼠標(biāo)左鍵雙擊填充柄即可完成數(shù)據(jù)的自動(dòng)填充。但需注意：這樣做有時(shí)候不能達(dá)到預(yù)期的填充效果。還必須滿(mǎn)足下列條件：
1.只能縱向填充不能橫向填充。
2.欲填充的列的左(右)相鄰列非空，且中間無(wú)間斷，否則以上填充將在間斷處停止。
3.該方法對(duì)文本形式的序列也起作用。
4 在不連續(xù)的多個(gè)單元格中一次輸入相同的數(shù)據(jù)：
有時(shí)在表格數(shù)據(jù)錄入中經(jīng)常遇到在不連續(xù)的多個(gè)單元格中錄入的數(shù)據(jù)是相同的，這時(shí)只要輸入一次這個(gè)數(shù)據(jù)就可以在不同的單元格中都鍵入該數(shù)據(jù)，操作方法如下：
選中其中的一個(gè)單元格，按下CTRL鍵，用鼠標(biāo)選取想要輸入相同數(shù)據(jù)的其他單元格，然后輸入數(shù)據(jù)，最后，按下CTRL鍵的同時(shí)敲一下回車(chē)鍵，這時(shí)所有選中的單元格中都會(huì)出現(xiàn)這個(gè)數(shù)據(jù)。
5 批量為單元格數(shù)據(jù)添加單位
在制作表格時(shí)，我們經(jīng)常遇到要為單元格數(shù)據(jù)添加單位，如果每輸入一個(gè)數(shù)據(jù)，就添加一個(gè)單位，這樣操作起來(lái)既麻煩又費(fèi)事�？梢园匆韵虏僮鱽�(lái)實(shí)現(xiàn)批量輸入單位：
選中所有要添加單位的單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，然后在“分類(lèi)”列表中選擇“自定義”項(xiàng)。再在右邊的“類(lèi)型”列表選擇框中選擇適合的數(shù)字格式(例如：如果是小數(shù)形式，要保留兩位小數(shù)，則選擇“0.00”)，在“類(lèi)型”文本框中的該數(shù)字格式后添加“單位名稱(chēng)”(如："元"，注意是英文輸入法中的引號(hào))，最后單擊“確定”按鈕返回即可。這樣剛才選擇的所有單元格數(shù)據(jù)后都自動(dòng)加上設(shè)置好的單位了。
6 自動(dòng)定位小數(shù)位
有時(shí)需要錄入一大批諸如123.5之類(lèi)的學(xué)生成績(jī)，如果錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會(huì)使你的錄入速度成倍提高(可以不需要輸入小數(shù)點(diǎn))。 單擊“工具”→“選項(xiàng)”→“編輯”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，在此，我們鍵入“1”，單擊“確定”按鈕。
現(xiàn)在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了回車(chē)鍵之后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?23.5”。此時(shí)如果你在單元格中鍵入的是“89”，在你結(jié)束輸入之后，該單元格中的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.9”。
另外，如果你在“位數(shù)”框中輸入一個(gè)負(fù)數(shù)，比如“-2”，則Excel將在輸入的數(shù)字后自動(dòng)添上兩個(gè)“0”。利用Excel的“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”的功能，對(duì)于大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字，或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字的輸入，將大大提高錄入速度。
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