word怎么設(shè)置公文頁碼
頁碼是書的每一頁面上標(biāo)明次序的號碼或其他數(shù)字。下面是小編為您整理的關(guān)于word怎么設(shè)置公文頁碼的相關(guān)資料，歡迎閱讀！
一、黨政機(jī)關(guān)公文格式處理存在的主要問題
黨政機(jī)關(guān)公文格式設(shè)置的主要問題體現(xiàn)在機(jī)關(guān)標(biāo)志的設(shè)置、發(fā)文字號與簽發(fā)人的排列和分隔線的制作上。
（一）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志設(shè)置的主要問題有二
1．欠精確�！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定信函發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣至上頁邊為30mm，命令為20mm，余者為35mm。有些秘書在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志前分別空3、2、3.5 行， 根據(jù)版心高225mm 和一般每頁排22 行的規(guī)定，機(jī)關(guān)標(biāo)志與上邊緣距離約為30.7、20.5、35.8mm，不合規(guī)范，此法不妥。亦有人僅在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志前空一行，將該行的行距設(shè)置為2.9、2.4、3.4 倍，或根據(jù)毫米與磅的換算關(guān)系設(shè)置行距為85、71、99 磅。此二法亦非精確設(shè)置途徑，且未能考慮發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志前標(biāo)注份號、密級與保密期限、緊急程度等占行的需要。
2．操作步驟復(fù)雜。熟悉Word 處理技術(shù)的秘書都采用文本框定位法設(shè)置機(jī)關(guān)標(biāo)志。此法需三步操作。首先插入橫排文本框，其次輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，完成字體字號調(diào)整和套色工作，最后改變文本框?qū)傩�。第一步和最后一步相�?dāng)繁瑣。第一步執(zhí)行“插入”-“文本框”-“橫排”時，立即跳出“在此建立圖形”的對話框，若在對話框內(nèi)建立文本框，對話框?qū)⒄紦?jù)一定頁面，破壞公文格式。最后一步需作三項工作。一是將線條設(shè)為無色。二是把“文本框”-“內(nèi)部邊距”所有數(shù)值設(shè)為“0”，同時去掉“Word 在自選圖形中自動換行（W）”前的“√”，選中“重新調(diào)整自選圖形以適應(yīng)文本（T）”，使文本框自動調(diào)整邊框，緊密貼近文字。三是進(jìn)入高級頁面，將文字環(huán)繞設(shè)為“上下型”，以使機(jī)關(guān)標(biāo)志占滿所在行空間，“圖片位置”-“水平對齊”選為“相對于頁邊距居中對齊”，垂直對齊則選擇“絕對位置”-“頁邊距”，下側(cè)將信函、命令設(shè)為3.2厘米，其余文件設(shè)為3.5 厘米。
�。ǘ┌l(fā)文字號與簽發(fā)人的排列欠規(guī)范。
發(fā)文字號年份部分應(yīng)當(dāng)用六角括號（“〔〕”）括起。由于鍵盤沒有該符號，一些秘書用四角括號（“［］”）或弧形括號即“（）”替代。當(dāng)發(fā)文字號與簽發(fā)人同行排列時，有個別文件未能分別居左空一字或居右空一字。居某個方向空字排列出錯的還有署名及成文日期、印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期、頁碼等。
�。ㄈ┓指艟�定位欠準(zhǔn)確
除了命令，其余14 種公文都需印制分隔線。
版頭處，信函以外的13 種公文，其分隔線印制于發(fā)文字號之下4 mm 處，信函的分隔線則印制于發(fā)文機(jī)關(guān)之下4mm 處。此處的分隔線一般采用圖片定位法制作。13 種公文在貼近發(fā)文字號下邊緣處插入一條橫線，雙擊之，執(zhí)行“版式”-“高級”，“圖片位置”-“水平對齊”選擇“相對于頁邊距居中對齊”，“垂直對齊”則選擇“絕對位置”-“行（或段落）”，下側(cè)設(shè)為“0.4”厘米。在發(fā)文字號下邊緣插入橫線不好把握距離。遠(yuǎn)或近了，分隔線將不是相對發(fā)文字號距離0.4 厘米，而是相對于發(fā)文字號的下一行或上一行距離0.4 厘米。信函則在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下插入雙線（武文線），由于發(fā)文機(jī)關(guān)采用文本框定位，線條與文本框之間沒有適合的方法設(shè)置出0.4 厘米的距離，往往導(dǎo)致信函版頭雙線定位不準(zhǔn)確。
版記處，一如上文采用圖片定位法。由于13 種公文版記處需印制三條分隔線，依此法需分別設(shè)置線高、版式和對齊方式，較為繁瑣。信函版記因只有一條上細(xì)下粗的雙線（文武線），則相對好處理，又因暫無其他更好的方法，故信函版記的分隔線沿用圖片定位法。
二、精確設(shè)置黨政機(jī)關(guān)公文格式的方法
黨政機(jī)關(guān)公文格式設(shè)置可分為兩部分：頁面設(shè)置和各要素排列。此處就Word 的處理技術(shù)，對一些容易出錯的格式進(jìn)行精確設(shè)置的探討。
�。ㄒ唬╉撁嬖O(shè)置
1.頁邊距的設(shè)置。公文用紙?zhí)祛^為37mm，訂口為28mm，版心尺寸為156 mm×225mm。由于Word 文檔不能直接設(shè)置版心，需要通過頁邊距設(shè)置，即將上下左右頁邊距設(shè)置為3.7、3.5、2.8、2.6 厘米。
2.版心文字排列。版心“一般每面排22 行，每行排28 字”，執(zhí)行“頁面設(shè)置”-“文檔網(wǎng)格”，將“網(wǎng)格”、“字符- 每行”、“行- 每頁”分別設(shè)置為“指定行和字符網(wǎng)格”、“28”、“22”。
�。ǘ└饕氐脑O(shè)置
1．密級和保密期限的排列。密級和保密期限之間要插入一個五角星，需三步驟。首先執(zhí)行“插入”-“圖片”-“自選圖形”-“星與旗幟”-“五角星”，于“在此創(chuàng)建圖形”對話框外插入五角星。隨后調(diào)整五角星大小，使其與三號字相仿。最后，雙擊五角星，跳出“設(shè)置自選圖形格式”對話框，將“填充顏色”和“版式”設(shè)置為“黑色”、“嵌入型”。經(jīng)嵌入型設(shè)置，密級和保密期限若需調(diào)整位置，五角星將與之移動，避免了額外操作程序。最后，將五角星移到密級與保密期限之間。
2．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志與版頭分隔線的設(shè)置。采用表格定位法設(shè)置機(jī)關(guān)標(biāo)志，同時完成版頭分隔線的制作。執(zhí)行“表格”-“插入”-“表格”，插入行數(shù)、列數(shù)均為“1”及固定列寬為“15.6”或“17”厘米的表格。隨后在表格內(nèi)輸入機(jī)關(guān)標(biāo)志信息，調(diào)整字體、字號和顏色，再單擊右鍵，執(zhí)行單元格對齊方式，選擇“居中”處理。接著雙擊表格左上角的“田”字符號，執(zhí)行“表格”-“文字環(huán)繞”，單擊“環(huán)繞”圖標(biāo)，隨后單擊環(huán)繞圖標(biāo)右側(cè)的.定位，執(zhí)行表格定位。將水平對齊設(shè)為“相對于頁邊距居中”，垂直位置設(shè)為“相對于頁邊距2 或3 厘米對齊”，將距正文的所有數(shù)值設(shè)為“0”，全部去點選項前的“√”，單擊確定，返回表格頁面。最后，單擊邊框與底紋，將信函的線型選為上粗下細(xì)的武文線（13 種公文無需此項操作），顏色選為紅色。然后單擊預(yù)覽處上、左、右線條以去掉表格相應(yīng)線條。僅保留下線作為分隔線。若為信函，將光標(biāo)移到發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志所在行，執(zhí)行“格式（必須單擊工具欄）”-“段落”-“間距”，將段后設(shè)為“0.4”厘米。若是13種公文，則在表格內(nèi)完成發(fā)文字號與簽發(fā)人輸入，于發(fā)文字號所在行設(shè)置“段后0.4”厘米。
聯(lián)署發(fā)文，分情況處理。若機(jī)關(guān)個數(shù)為奇數(shù)，可在中間的機(jī)關(guān)名稱后添加“文件”二字，其余機(jī)關(guān)名稱以中間機(jī)關(guān)名稱為基準(zhǔn)左側(cè)對齊即可。若為偶數(shù)個機(jī)關(guān)發(fā)文，只能采用文本框定位法。各用一個文本框輸入機(jī)關(guān)名稱和“文件”二字，調(diào)整字體字號和套色后，參照本文第二部分提及的文本框定位法處理。注意，僅對機(jī)關(guān)名稱文本框進(jìn)行版式設(shè)置，在最后一個機(jī)關(guān)名稱后連按四次“空格”鍵，留出兩字空格，拉動文本框右邊框，使空字行剛好顯示段落標(biāo)記，再以機(jī)關(guān)名稱中部為基準(zhǔn)，將“文件”文本框移到其右側(cè)，其右邊框與機(jī)關(guān)名稱文本框的右邊框重合。最后，去掉文本框線條顏色。此法繁雜，卻是無奈之舉。
隨后，行數(shù)與列數(shù)均為“1”及固定列寬為“15.6”厘米的表格，輸入發(fā)文字號及簽發(fā)文，仿照前文設(shè)置版頭分隔線。
3．發(fā)文字號與簽發(fā)人的排列。六角括號執(zhí)行“插入”-“特殊符號”-“標(biāo)點符號”，雙擊“〔”即可。若為上行文，發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名同行排列，簽發(fā)人居右空一字。若簽發(fā)人僅占一行，可右鍵單擊發(fā)文字號所在行，執(zhí)行段落，將左右縮進(jìn)均設(shè)為“2 字符”，然后于發(fā)文字號與簽發(fā)人之間連續(xù)按空格鍵，以未跳行為準(zhǔn)。若簽發(fā)人占兩行或以上，在最后一行設(shè)置“左右縮進(jìn)2 字符”，其他行簽發(fā)人，全部居右處理，設(shè)為“右縮進(jìn)2字符”。
4．版記分隔線的制作。13 種公文，可采用表格定位法設(shè)置。第一步，插入一個列數(shù)為“1”、行數(shù)為“2”及固定列寬為“15.6”厘米的表格，輸入抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的相關(guān)信息。第二步，雙擊表格左上角“田”字符號，參照發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志表格定位法處理，所例外者有三。一是垂直位置選擇相對于頁邊距底端對齊，二是僅去掉左右線條，三是將首末二線之高設(shè)為“寬度1 磅”，即接近.35mm，將中線之高設(shè)為“寬度3/4 磅”，即接近0. 25 mm。需要說明的是，此三線之高度，《格式》只推薦數(shù)值，未硬性要求，且表格線條的粗細(xì)只能設(shè)置磅值，不能以厘米為單位設(shè)置，故此作接近式設(shè)置。
信函，可用圖片定位法。插入橫線后，雙擊線條，將線型設(shè)為武文線，套色，寬度設(shè)為17厘米，執(zhí)行“版式”-“高級”-“圖片位置”，水平設(shè)為相對于頁邊距居中對齊，垂直對齊選擇“絕對位置”-“頁邊距”，下側(cè)設(shè)為“20.5”厘米。由于版心高225mm， 在版心上邊緣下側(cè)205mm 處設(shè)置分隔線，該線距離下頁邊剛好是
20mm。亦可用表格定位法設(shè)置。插入一個行數(shù)、列數(shù)為“1”及固定列寬為“17”厘米的表格，將表格定位為水平位置相對于頁邊距居中，垂直位置相對于頁邊距底端對齊，隨后處理線型和顏色，去掉左、右、下三線，最后將表格高度設(shè)為“2”厘米。
由于信函每頁均需印制機(jī)關(guān)標(biāo)志和版記分隔線，為避免操作麻煩，可執(zhí)行“視圖”-“頁眉與頁腳”，分別設(shè)置機(jī)關(guān)標(biāo)志和版記分隔線，退出頁眉與頁腳后，所有頁面將自動出現(xiàn)以上要素。
5．頁碼。頁碼要求數(shù)字左右各放一條一字線，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。執(zhí)行“插入”-“頁碼”，對齊方式選擇“外側(cè)”，再單擊“格式”，數(shù)字格式選擇左右均帶橫線的形式。插入頁碼后，分別對任意單雙頁碼進(jìn)行縮進(jìn)字符設(shè)置即可。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。設(shè)置此格式，需要分節(jié)處理。將光標(biāo)移到空白頁，執(zhí)行“插入”-“分隔符”，分節(jié)符類型選擇“連續(xù)”。執(zhí)行“視圖”-“頁眉和頁腳”，彈出“頁眉和頁腳”對話框，單擊“連接到前一個”圖標(biāo)，跳出新對話框，單擊“否”，使本節(jié)頁眉頁腳的格式與上一節(jié)不同，刪除本節(jié)任意單雙頁碼。注意，編輯頁眉頁腳后，頁眉處出現(xiàn)一條橫線，應(yīng)執(zhí)行“格式”-“樣式和格式”，點擊“清除格式”將其去掉。信函首頁不顯示頁碼，執(zhí)行“頁面設(shè)置”-“版式”，選擇“首頁不同”。
四、結(jié)束語
黨政機(jī)關(guān)公文格式關(guān)于文字字體、字號、顏色的格式要求相對簡單，稍加學(xué)習(xí)就能掌握。由于公文主體處的格式主要涉及文字處理，故本文不述。頁面設(shè)置、要素的位置排列則相對復(fù)雜。本文僅對這些有難度的格式的精確設(shè)置提供途徑，供秘書工作者使用。
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