秘書的郵件、文件處理工作

　　秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。下面是小編分享的秘書的郵件、文件處理工作，歡迎大家閱讀！

　　一、收文工作的程序

　�。薄⒑炇�。

　　對所收文件的件數(shù)要認真清點，檢查實收件數(shù)與投遞清單上的件數(shù)是否符合收據(jù)。清點后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關、部門、姓名是否都應是本機關收的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否損壞；文件經(jīng)清點檢查無誤后，收件人要在送件人的“投遞回執(zhí)單”和、或“送文簿”上簽字，并注明收到的時間

　�。�、拆封。

　　啟封時，注意保持原封的完好，特別注意封內(nèi)文件不能損壞。必要時，應把原封訂在文件后面，一并處理，以便日后查閱。如發(fā)現(xiàn)有不屬于本單位的文件，或內(nèi)裝文件與應送文件不符，應按規(guī)定處理，一般應予以退回。

　　３、登記。

　　登記是收文處理中的重要環(huán)節(jié)之一。登記時，按收文登記簿中所列內(nèi)容，逐項登記，并在收進每份文件首頁貼上“來文處理單”，應將“來文處理單”的有關內(nèi)容，如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數(shù)、日期等填寫好，然后再轉入下一道處理程序。

　�。�、對信件（文件）迅速分類，將信件（文件）分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)，分送各主管上司處理。有的也可以用數(shù)字做文件夾的標識。如上司有要求，秘書呈送文件前應先閱讀后注出重點部分，如信件（文件）中的公司名稱、日期、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價格，應用尺和黃色筆（如需復印，黃色不會在復印件上顯現(xiàn)）在這些內(nèi)容下面畫出直線，或在信件（文件）上用簡練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件（文件），轉送前最好復印一份保存，以備查考。

　　二、發(fā)送郵件工作的程序有：

　�。薄⑹紫纫獙Πl(fā)件進行查對，即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致；

　�。病�檢查附件，即檢查信函的附件是否放進郵件，附件是否齊全；

　�。场⑧]件分類，將各類信件、包裹等分類，快件立即處理，大宗的信件可以捆扎；

　�。础⑧]件標記，即檢查信封上應該標注的標記是否標注；

　�。怠⑧]政編碼，即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確；

　�。�、簽名，即檢查必須由領導簽名寄發(fā)的信函是否簽署；

　　７、登記，使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件（文件）；

　�。�、了解和適應郵政方面的規(guī)章制度和寄發(fā)（發(fā)文）時間。

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