公文寫(xiě)作基礎(chǔ)：公文寫(xiě)作層次和段落

　　公務(wù)文書(shū)結(jié)構(gòu)的主要環(huán)節(jié)公務(wù)員寫(xiě)作在安排結(jié)構(gòu)時(shí)，要把握好這樣四對(duì)八個(gè)環(huán)節(jié)：層次和段落、過(guò)渡和照應(yīng)、主次和詳略、開(kāi)頭和結(jié)尾。

　　1、層次

　　層次是結(jié)構(gòu)諸環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)。結(jié)構(gòu)的完整性和嚴(yán)密性，主要通過(guò)層次安排得以實(shí)現(xiàn)。

　　層次又稱(chēng)“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時(shí)也可以等于段)的結(jié)構(gòu)單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標(biāo)志，如章程、條例等法規(guī)類(lèi)公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來(lái)構(gòu)成，清晰地顯現(xiàn)出層次來(lái)。它也可以沒(méi)有明確的外部標(biāo)志，但人們?cè)陂喿x時(shí)，仍然能夠區(qū)分出來(lái)，因?yàn)椴煌瑢哟纬袚?dān)著文章內(nèi)容展開(kāi)的不同步驟。

　　公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)：一種是并列式，一種是遞進(jìn)式。

　　開(kāi)頭通常是總述或總論，它自成一個(gè)層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進(jìn)形態(tài)。

　　對(duì)事物幾個(gè)不同側(cè)面的考察，對(duì)事件發(fā)生的幾種不同原因的分析，對(duì)法規(guī)中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。

　　如果是從事物的表象逐步深人去探索其本質(zhì)，每一個(gè)深化的階段就形成一個(gè)層次，各層次之間就是遞進(jìn)形態(tài)。從原因出發(fā)推導(dǎo)結(jié)果，或者反過(guò)來(lái)從結(jié)果出發(fā)尋找原因，也會(huì)有步步深人的過(guò)程，也是遞進(jìn)形態(tài)。另外，文章在偏重于記述事件或過(guò)程時(shí)，按照事實(shí)發(fā)生的先后順序表述，事件的階段性也必然會(huì)形成層次，各層之間也屬于遞進(jìn)形態(tài)。

　　2、段落

　　段落就是我們平時(shí)所說(shuō)的自然段，它是小于層次(有時(shí)也會(huì)有一個(gè)段落自成一個(gè)層次的情況)大于句子的結(jié)構(gòu)單位。段落的劃分使文章的結(jié)構(gòu)更明晰、醒日。

　　相對(duì)于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點(diǎn)：

　　首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務(wù)，只能有一個(gè)中心話(huà)題，只能有一個(gè)中心思想。一個(gè)層次也是如此。對(duì)于一個(gè)段落而言，當(dāng)然要遵循相同的原則。除過(guò)渡段承上啟下，內(nèi)容可以不單一外，意義段都不應(yīng)違背這一原則。

　　其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話(huà)的意思沒(méi)有表達(dá)完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結(jié)構(gòu)的嚴(yán)重失誤。

　　其三，段落安排要長(zhǎng)短適度。段落多長(zhǎng)才合適?這并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內(nèi)容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切害J得七零八碎的，讀者也難以接受。一般說(shuō)來(lái)，長(zhǎng)到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長(zhǎng)度，特殊情況可以例外。

　　公文寫(xiě)作指導(dǎo)

　　(1)明確行文目的與要求

　　每一件公文的制發(fā)都是有其具體目的的。為了確保公文的目的能夠得到實(shí)現(xiàn)，公文撰稿人在寫(xiě)作之前對(duì)這些目的應(yīng)該具有真正、深入的了解，以免無(wú)的放矢，文不對(duì)題。對(duì)此，撰稿人還要明確有關(guān)寫(xiě)作的具體要求。因?yàn)椋�在公文�?xiě)作中，文章主題的確立、材料的取舍，以及表達(dá)方式的確定和文種的選擇都是以行文目的及行文要求為依據(jù)的。

　　公文的行文目的是指公文制發(fā)者希望通過(guò)發(fā)布公文而實(shí)現(xiàn)的結(jié)果或某種狀態(tài)。行文要求則是指為實(shí)現(xiàn)這一結(jié)果或狀態(tài)而由制作者向受文者提出的有關(guān)公文的執(zhí)行、答復(fù)等事項(xiàng)的具體規(guī)定或愿望。行文目的是公文的核心，文件的內(nèi)容都是為實(shí)現(xiàn)這一目的服務(wù)的。同時(shí)，公文的表達(dá)方式及文種的的選擇也要服從于實(shí)現(xiàn)行文目的需要。離開(kāi)了行文目的，公文的內(nèi)容、表達(dá)方式及文種的確定和選擇就失去了依據(jù)和意義，文件自身也就因此而喪失了存在的價(jià)值。

　　在現(xiàn)實(shí)管理活動(dòng)中，公文的行文目的與要求一般是根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需要而確定的。制作者依據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意而行事。授意必須清晰具體、確定無(wú)疑。要明確交待文件的收受對(duì)象、目的要求和主要內(nèi)容。撰稿人要對(duì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意進(jìn)行認(rèn)真、細(xì)心地體會(huì)，并據(jù)此組織材料和寫(xiě)作。

　　(2)確立主題

　　公文的主題是指公文在匯報(bào)工作、說(shuō)明事物、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)或主張，也就是公文的中心思想。從根本上來(lái)說(shuō)，每一件行政公文的目的都是為反映某個(gè)問(wèn)題，或依據(jù)一定的主張解決某個(gè)問(wèn)題的。因而，公文的目的能否實(shí)現(xiàn)，在一定程度上取決于主題是否鮮明、正確。主題沒(méi)有得到鮮明正確表現(xiàn)的文件是沒(méi)有任何實(shí)效的。它們不僅無(wú)法為受文者提供某些有益的認(rèn)識(shí)，有時(shí)甚至還會(huì)適得其反，即增加了受文者對(duì)某一問(wèn)題認(rèn)識(shí)的不確定性，從而使他們迷惑不解、手足無(wú)措。

　　現(xiàn)實(shí)生活中，有一部分公文的主題是根據(jù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授意而確立的，還有一些公文的主題則是必須經(jīng)過(guò)全面深入的調(diào)查研究才能確立。在確立主題的過(guò)程中，撰稿人最主要的任務(wù)是使主題具有高度的針對(duì)性，符合實(shí)際工作的需要，不僅有助于解決問(wèn)題，同時(shí)還應(yīng)便于受文者理解和執(zhí)行。

　　(3)選擇文種

　　文種，也就是公文名稱(chēng)。它是文件的一個(gè)不可缺少的組成部分。主要用以概括公文的性質(zhì)、用途和作者的職權(quán)范圍以及行文目的。公文文種不僅決定著文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及語(yǔ)言表述，同時(shí)也關(guān)系到公文的權(quán)威性和有效性。在撰寫(xiě)公文之前，作者必須正確地選擇文種。

　　選擇文種的依據(jù)主要以下四點(diǎn)：

　　其一，遵循國(guó)家關(guān)于公文處理法規(guī)的有關(guān)文種的規(guī)定。我國(guó)法規(guī)規(guī)定的公文種類(lèi)包括命令、決定、指示、公告、通知等，公文制作者應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要從中選取，而不能生造或錯(cuò)用。

　　其二，依據(jù)作者與主要受文者之間的工作關(guān)系選擇相應(yīng)的文種。在選用文種時(shí)，如果不遵循機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系，在一定程度上會(huì)妨礙公文效用的發(fā)揮，嚴(yán)重的甚至?xí)��?gòu)成制作者的違法失職行為。

　　根據(jù)作者與主要受文者之的工作關(guān)系選擇文種，要求撰稿人首先對(duì)這些關(guān)系有清楚的認(rèn)識(shí)，以此來(lái)指導(dǎo)自己的行為。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系不平等時(shí)，即是指導(dǎo)與被指導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，上級(jí)機(jī)關(guān)一般采用指導(dǎo)性、公布性的下行文種，如規(guī)定、決議、命令等，下級(jí)機(jī)關(guān)則使用陳述、申請(qǐng)性的上行文，往往采用商洽性文種，如函。呈請(qǐng)性或指令性的文種則不宜使用。

　　其三，依據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍選用恰當(dāng)?shù)奈姆N。

　　在現(xiàn)實(shí)管理活動(dòng)中，有一些公文文種對(duì)使用者有明確的限制條件。只有具備這些條件的機(jī)關(guān)才可以采取這些文種。如命令，它是一種領(lǐng)導(dǎo)性文件，下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文或平行機(jī)關(guān)之間相互行文是不能夠使用的。同時(shí)，也決非一切處于領(lǐng)導(dǎo)地位的機(jī)關(guān)或組織都可使用。任何機(jī)關(guān)都必須嚴(yán)格按照自身的職權(quán)范圍行文，否則，所制發(fā)的公文一律無(wú)效。

　　其四，依據(jù)行為目的選擇文種

　　各機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)公文的行文目的及表現(xiàn)主題的需要來(lái)選用文種。所選議程應(yīng)該有助于實(shí)現(xiàn)行為目的和行為要求，有助于使公文主題得到正確、鮮明表現(xiàn)。在上行文中，報(bào)告和請(qǐng)示在性質(zhì)上比較相近，但在表現(xiàn)主題、表明行文目的和要求等方面的作用卻是不同的。報(bào)告可用于匯報(bào)工作、反映情況和提出建議，卻不能表現(xiàn)有關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的工作匯報(bào)或情況反映。文種選擇不當(dāng)，將會(huì)影響行文目的及行為要求的實(shí)現(xiàn)。

　　(4)調(diào)查研究、收集材料

　　材料對(duì)于公文寫(xiě)作來(lái)說(shuō)是必不可少的，它既要確立公文主題的基礎(chǔ)，同時(shí)又是表現(xiàn)主題的重要手段或工具。沒(méi)有材料的支持，公文的主題就無(wú)法有效地表達(dá)出來(lái)，并為受文者很好地理解和接受。

　　在明確了行文目的與要求、選定公文文種之后，撰寫(xiě)者便應(yīng)該通過(guò)深入調(diào)查研究來(lái)收集和占有材料。收集材料是占有材料的基礎(chǔ)和前提，在收集過(guò)程中，材料的數(shù)量越大越好，要全面收集各種類(lèi)型的材料。只有材料豐富、翔實(shí)，撰寫(xiě)人才有可能準(zhǔn)確的把握事物的來(lái)龍去脈及其發(fā)展規(guī)律和條件。從而使文章具有較強(qiáng)的針對(duì)性及直接應(yīng)用性。占有材料則是在廣泛收集材料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)認(rèn)真分析或篩選而獲得、吸收有用材料。

　　材料的來(lái)源除了現(xiàn)成的檔案資料外，主要的是撰寫(xiě)人通過(guò)廣泛、深入的調(diào)查研究所獲得的第一手材料。在調(diào)查研究過(guò)程中，作者應(yīng)該注意防止或消除各種主觀因素的干擾。調(diào)查可采用會(huì)議、訪問(wèn)、問(wèn)卷等方式來(lái)進(jìn)行。對(duì)于調(diào)查所獲得的資料，要進(jìn)行認(rèn)真的分析和整理，從中篩選出符合主題要求的材料，以求實(shí)現(xiàn)觀點(diǎn)與材料的`統(tǒng)一。切忌盲目地堆砌材料，以免降低文章的說(shuō)服力和有效性。

　　(5)選擇恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式

　　說(shuō)明、敘述、議論是公文常用的三種表達(dá)方式。在寫(xiě)作之前，撰稿人需要根據(jù)公文的性質(zhì)、行為目的與要求以及受文對(duì)象的實(shí)際狀況等因素，確定一種或幾種符合主題表現(xiàn)要求的表達(dá)方式。

　　撰擬文稿

　　必要的準(zhǔn)備工作完成以后，撰擬文稿的工作便可以進(jìn)行了。它包括安排結(jié)構(gòu)、擬寫(xiě)提綱、書(shū)定文稿三個(gè)步驟。

　　(1)安排結(jié)構(gòu)

　　公文的結(jié)構(gòu)即公文的組織構(gòu)造，它是指公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成。在公文寫(xiě)作中，安排結(jié)構(gòu)的涵議是指具體確定公文的數(shù)據(jù)構(gòu)成，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的表達(dá)次序、相互間的銜接酴以及正文開(kāi)頭結(jié)尾的方式等進(jìn)行籌劃。

　　其一，確定公文數(shù)據(jù)構(gòu)成

　　為維護(hù)公文的權(quán)威性和有效性，公文的數(shù)據(jù)項(xiàng)目必須完整有效。各項(xiàng)數(shù)據(jù)的確立應(yīng)以使公文發(fā)生效用的各種要求為依據(jù)，絕對(duì)不能把一切與有效實(shí)現(xiàn)行文目的無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)也強(qiáng)扯進(jìn)來(lái)，數(shù)據(jù)的確立應(yīng)該堅(jiān)持少而精的原則，并且構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一、完整的體系。

　　為保證公文的質(zhì)量，各項(xiàng)數(shù)據(jù)所表達(dá)的信息必須完整正確，使受文者能夠準(zhǔn)確把握作者的意圖，同時(shí)消作思想認(rèn)識(shí)上的不確定性。其次，數(shù)據(jù)項(xiàng)目的選擇也還應(yīng)參照公文的具體情況而進(jìn)行，不可生搬硬套。

　　其二，確定正文的表述次序

　　正文數(shù)據(jù)項(xiàng)目的次序安排一般需要撰稿人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活處理。例題的表述次序，可以使公文層次精晰、條理分明，同時(shí)也為受文者閱讀和理解公文提供方便。在現(xiàn)實(shí)生活中，有些公文依據(jù)事物發(fā)展的時(shí)間順序排列次序，其特點(diǎn)是以文件所反映的客觀事物發(fā)展的時(shí)間順序?yàn)閿?shù)據(jù)排列的主要線索。有些公文則按事物總體的各部分的性質(zhì)及相互關(guān)系進(jìn)行排列，也有的以事物構(gòu)成要素的邏輯次序?yàn)榫�索。但是，不論采用何種方式，都必須考慮到不同文種的特點(diǎn)，并根據(jù)該文種反映信息的角度及方式進(jìn)行排列。

　　其三，安排好層次、段落間的銜接與轉(zhuǎn)換

　　公文的層次及段落物銜接與轉(zhuǎn)換應(yīng)該做到前后連貫，形成一個(gè)嚴(yán)密完整的有機(jī)整體。這一問(wèn)題如何處理得當(dāng)，不僅能夠使公文結(jié)構(gòu)更加周密?chē)?yán)謹(jǐn)，文風(fēng)順暢通達(dá)，而且也有利于受文者閱讀和理解。

　　具體銜接和轉(zhuǎn)換方式的選擇，應(yīng)該視具體情況而定，盡量選取有效而又簡(jiǎn)潔的形式。同時(shí)，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用各種關(guān)聯(lián)詞，使之有效而又簡(jiǎn)潔的形式。同時(shí)，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用各種關(guān)聯(lián)詞，使之很好地發(fā)揮出承上啟下的作用，從而進(jìn)一步維護(hù)和突出公文的整體性。

　　其四，寫(xiě)好開(kāi)頭與結(jié)尾

　　公文的開(kāi)頭和結(jié)尾也是整篇內(nèi)容的一個(gè)重要組成部分。它們的表述是否恰當(dāng)或有力，在一定程度上也會(huì)對(duì)公文的質(zhì)量產(chǎn)生影響。

　　公文的開(kāi)頭大都采取開(kāi)門(mén)見(jiàn)山式，直接、平實(shí)是其顯著特點(diǎn)。就其具體的表現(xiàn)形式來(lái)說(shuō)，主要包括以下幾種：以簡(jiǎn)要文字交待制發(fā)公文的目的和根據(jù);簡(jiǎn)明揭示全文主題;概述有關(guān)制發(fā)公文的背景;闡明基本觀點(diǎn)，以提問(wèn)的形式表達(dá)出公文的結(jié)論;表明批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度;表示賀意、敬意、謝意等。

　　公文的結(jié)尾，又稱(chēng)結(jié)語(yǔ)，其功能主要在于維護(hù)公文的完整性，加深受文者對(duì)正文的理解。具有簡(jiǎn)練的特點(diǎn)。其形式也多種多樣，主要有：使用專(zhuān)用詞語(yǔ)，總結(jié)全文;對(duì)主題進(jìn)行簡(jiǎn)要概括或強(qiáng)調(diào)，以加深讀者的理解;再次強(qiáng)調(diào)行文目的或行為要求，發(fā)出號(hào)召，提出要求和希望;說(shuō)明生效、施行時(shí)間或處罰措施等有關(guān)事項(xiàng)。

　　(2)擬寫(xiě)提綱

　　提綱即指公文的寫(xiě)作計(jì)劃。在動(dòng)筆之前，撰寫(xiě)人對(duì)全文的結(jié)構(gòu)安排應(yīng)有通盤(pán)考慮，據(jù)此對(duì)材料及各層次、段落的銜接與轉(zhuǎn)換作出恰當(dāng)?shù)陌才拧?/p>

　　公文的提綱一般包括下述內(nèi)容：公文標(biāo)題;公文的開(kāi)頭;公文正文的表述層次與各層次中的論點(diǎn)、論據(jù)與安數(shù)安排;各個(gè)層次、段落間的銜接、轉(zhuǎn)換、呼應(yīng);公文的結(jié)尾及其它數(shù)據(jù)項(xiàng)目。

　　(3)書(shū)寫(xiě)文稿

　　公文提綱擬定之后，就可以據(jù)此寫(xiě)作文稿。文稿應(yīng)在各式規(guī)范的發(fā)文稿紙上形成，在寫(xiě)作時(shí)，公文中的人名、地名、數(shù)字、引文必須準(zhǔn)確;引用公文需先引標(biāo)題;后引發(fā)文字號(hào)，日期應(yīng)寫(xiě)具體的年月日。此外，字跡要清晰規(guī)范，公文的結(jié)構(gòu)層次也按統(tǒng)一規(guī)定書(shū)寫(xiě)。

　　審核修改

　　對(duì)于初創(chuàng)文稿的審核和修改也是非常重要的。審核修改的步驟是：首先由撰寫(xiě)者自己仔細(xì)推敲修改，對(duì)于重要的文稿則需提交組織討論或請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)核稿是最后一道關(guān)口。

　　公文審核修改的內(nèi)容主要是：文稿內(nèi)容是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)、政策;文字表述的準(zhǔn)確性：文稿中所提工作原則、措施的可行性;書(shū)寫(xiě)字跡及文稿格式的規(guī)范性等內(nèi)容。

　　簽發(fā)定稿

　　簽發(fā)是指機(jī)關(guān)或組織的領(lǐng)導(dǎo)人在對(duì)文稿作出終審核準(zhǔn)之后，批準(zhǔn)正式定稿并予以簽署。這是公文生效的必經(jīng)程序。它實(shí)際上是對(duì)文稿的一次全面核查。只有這項(xiàng)工作完成以后，公文才可發(fā)揮執(zhí)行效用