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現(xiàn)代公文寫作與處理
現(xiàn)代公文寫作與處理1
一、調(diào)查報(bào)告的含義
調(diào)查報(bào)告是根據(jù)某種特定的需要，有計(jì)劃地對(duì)典型事物、社會(huì)問(wèn)題或工作情況等，進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查研究后形成的書面報(bào)告形式的公文。
二、調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)
�。ㄒ唬┽槍�(duì)性。調(diào)查報(bào)告是為了解決工作中急需解決的某些問(wèn)題而寫作的，因此，應(yīng)及時(shí)反映情況，揭露存在的問(wèn)題，提出迫切需要解決的問(wèn)題，回答人們最關(guān)心的問(wèn)題，做到有的放矢。
（二）用事實(shí)揭示事物的本質(zhì)和規(guī)律。調(diào)查報(bào)告不論是研究新事物、總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，還是揭示問(wèn)題的真相，都必須反映事物的本質(zhì)特征和客觀規(guī)律。
�。ㄈ┲笇�(dǎo)性。由于調(diào)查報(bào)告有著明確的針對(duì)性，所以它也同時(shí)有著很強(qiáng)的指導(dǎo)性。
三、調(diào)查報(bào)告的分類
根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以把調(diào)查報(bào)告分為不同的種類。
�。ㄒ唬┌凑{(diào)查的范圍、內(nèi)容分，調(diào)查報(bào)告可分為
1、綜合調(diào)查報(bào)告。即圍繞一個(gè)中心問(wèn)題，從多方面進(jìn)行普遍調(diào)查，對(duì)取得的材料進(jìn)行分析研究，綜合整理而寫出的關(guān)于這一問(wèn)題的總體情況的調(diào)查報(bào)告。
2、專題調(diào)查報(bào)告。即對(duì)某項(xiàng)工作、某個(gè)典型事件、某項(xiàng)業(yè)務(wù)或某個(gè)問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)查和分析研究后而寫出的調(diào)查報(bào)告，它包括重點(diǎn)調(diào)查、典型調(diào)查和抽樣調(diào)查等，這種報(bào)告內(nèi)容單一，范圍較小。
�。ǘ┌醋饔梅�，調(diào)查報(bào)告可分為
1、反映基本情況的調(diào)查報(bào)告。
2、介紹新思想、新作風(fēng)、新事物的調(diào)查報(bào)告。
3、典型經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告。
4、考查歷史事實(shí)調(diào)查報(bào)告。
四、調(diào)查報(bào)告的格式
調(diào)查報(bào)告的格式包括：標(biāo)題、正文和落款三部分。
一、標(biāo)題
調(diào)查報(bào)告的標(biāo)題格式有兩種：
（一）公文式標(biāo)題。公文式標(biāo)題有兩種：一是由事由+文種組成，如，《關(guān)于某某市低保戶收入消費(fèi)情況的調(diào)查報(bào)告》。二是由機(jī)關(guān)名稱+事由組成，如，《某某市農(nóng)民工適齡兒童上學(xué)問(wèn)題》。
（二）新聞式標(biāo)題。新聞式標(biāo)題有兩種：一是單式，用一句話或一兩個(gè)短語(yǔ)概括調(diào)查報(bào)告的主題或要回答的問(wèn)題。二是雙式，即正標(biāo)題加副標(biāo)題的形式，正標(biāo)題寫明調(diào)查的主題或中心，副標(biāo)題揭示調(diào)查的范圍、對(duì)象及文種。
二、正文
正文包括前言、主體和結(jié)尾三部分。
�。ㄒ唬┣把裕呵把詻](méi)有固定的格式，采用什么樣的開頭方法，根據(jù)主題而定。常見的開頭方法有以下幾種：
1、說(shuō)明調(diào)查法。即前言重點(diǎn)說(shuō)明調(diào)查的方法，以顯示調(diào)查成果的權(quán)威性、科學(xué)性，使讀者信服調(diào)查報(bào)告的內(nèi)容。
2、介紹對(duì)象法。即重點(diǎn)介紹調(diào)查對(duì)象的基本情況，為讀者了解調(diào)查報(bào)告的主體內(nèi)容打下基礎(chǔ)。
3、概括主題法。即在前言中重點(diǎn)概括調(diào)查報(bào)告的主題，包括主要經(jīng)驗(yàn)、主張或結(jié)論。
4、提出問(wèn)題法。前言提出調(diào)查報(bào)告要回答的問(wèn)題，吸引讀者看下文。
5、突出成績(jī)或問(wèn)題法。推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查報(bào)告，前言中介紹調(diào)查對(duì)象取得的巨大成績(jī)；揭露社會(huì)問(wèn)題的調(diào)查報(bào)告，前言重點(diǎn)說(shuō)明問(wèn)題的嚴(yán)重性——這樣的開頭都可以起到引人注目的作用。
�。ǘ┲黧w：調(diào)查報(bào)告的種類不同，主體部分的行文方法也就各不相同。常見的主體格式有以下四種：
1、橫式結(jié)構(gòu)。即緊緊圍繞主題，把調(diào)查的內(nèi)容加以綜合分析，按照不同的類別分別歸納成幾個(gè)問(wèn)題來(lái)寫，每個(gè)問(wèn)題可加上小標(biāo)題。而且每個(gè)問(wèn)題里往往還包含著若干個(gè)小問(wèn)題。典型經(jīng)驗(yàn)性質(zhì)的調(diào)查報(bào)告，一般多采用這樣的結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)形式觀點(diǎn)鮮明，中心突出，使人一目了然。
2、縱式結(jié)構(gòu)�？v式結(jié)構(gòu)有兩種形式，一種是按調(diào)查研究事件的起因、發(fā)展和結(jié)局先后順序進(jìn)行敘述和議論。一般情況調(diào)查報(bào)告和揭露問(wèn)題的調(diào)查報(bào)告較多使用這種寫法。這種結(jié)構(gòu)方式有助于讀者對(duì)事物發(fā)展有深入的、全面的了解。一種是按成績(jī)(變化、特點(diǎn)、效果)、原因(經(jīng)驗(yàn)、作法、作用)、結(jié)論(意見、建議、啟示)層層遞進(jìn)的方式安排結(jié)構(gòu)。一般綜合分析性質(zhì)的調(diào)查報(bào)告多采用這種形式。
3、縱橫式結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)形式兼有縱式和橫式兩種特點(diǎn)，互相穿插配合，組織安排材料。采用這種方式，一般是在敘述和議論發(fā)展過(guò)程時(shí)用縱式結(jié)構(gòu)，而寫收獲、認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)時(shí)采用橫式結(jié)構(gòu)。
4、對(duì)比式結(jié)構(gòu)。這種方法是用兩種不同事物的對(duì)比，來(lái)提示問(wèn)題的本質(zhì)。這種對(duì)比的方法可以更深刻地讓讀者辨別某種現(xiàn)象的問(wèn)題所在，也便于突出顯示調(diào)查報(bào)告的中心旨意。
�。ㄈ┙Y(jié)尾：結(jié)尾是調(diào)查報(bào)告分析問(wèn)題、得出結(jié)論、解決問(wèn)題的必然結(jié)果。不同的調(diào)查報(bào)告，結(jié)尾的格式各不相同。一般來(lái)說(shuō)，有以下幾種：
1、總結(jié)式。對(duì)調(diào)查報(bào)告做歸納說(shuō)明，總結(jié)主要觀點(diǎn)，深化主題，以提高人們的認(rèn)識(shí)。
2、展望式。對(duì)事物發(fā)展做出展望，提出努力的方向，啟發(fā)人們進(jìn)一步去探索。
3、補(bǔ)充式。補(bǔ)充交代正文中沒(méi)有涉及到而又值得重視的情況或問(wèn)題。
4、問(wèn)題式。寫出尚存在的問(wèn)題或不足，說(shuō)明有待今后研究解決。
三、落款
落款應(yīng)署上調(diào)查者（單位、調(diào)查組織或個(gè)人）和調(diào)查報(bào)告完成的日期（年、月、日）。
五、調(diào)查報(bào)告的寫作
調(diào)查報(bào)告的寫作包括標(biāo)題、正文和落款的寫作。
一、標(biāo)題和落款的寫作
�。ㄒ唬�(biāo)題的寫作：標(biāo)題的寫作比較靈活，采用何種格式應(yīng)根據(jù)調(diào)查報(bào)告的主題來(lái)定。有的調(diào)查報(bào)告為節(jié)省標(biāo)題文字，還可以不用“關(guān)于……的”這個(gè)介詞結(jié)構(gòu)。
�。ǘ┞淇畹膶懽鳎赫{(diào)查報(bào)告落款的寫作內(nèi)外有別。內(nèi)部使用的調(diào)查報(bào)告正文之后，應(yīng)署上調(diào)查者（單位、調(diào)查組織或個(gè)人）的名稱或名字，并寫上完成調(diào)查報(bào)告的日期。公開發(fā)表的'調(diào)查報(bào)告可以用上述落款的方式，但大多把調(diào)查者署在標(biāo)題之下，正文之后也不寫完成日期。
二、正文的寫作
正文的寫作包括前言、主體和結(jié)尾的寫作。
�。ㄒ唬┣把缘膶懽鳎呵把允钦{(diào)查報(bào)告的開頭，用來(lái)簡(jiǎn)要敘述為什么對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查；調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、范圍、經(jīng)過(guò)以及采用什么方法；調(diào)查對(duì)象的基本情況、歷史背景；以及調(diào)查后的結(jié)論等。這些方面的側(cè)重點(diǎn)由調(diào)查者根據(jù)調(diào)查的目的來(lái)確定，不必面面俱到。開頭的方法很多，采用什么方法開頭要根據(jù)主題來(lái)定，沒(méi)有固定的格式。
（二）主體的寫作：主體是調(diào)查報(bào)告的主干和核心。這部分主要寫明事實(shí)真相、收獲、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，即介紹調(diào)查的主要內(nèi)容是什么，為什么是這樣的，分析問(wèn)題所在及主要原因，提出處理意見或結(jié)論、辦法等。內(nèi)容較長(zhǎng)的，可分列幾部分或加上小標(biāo)題，以求眉目清晰，讓人便于閱讀。主體部分包括了大量的材料，因此，要精心安排調(diào)查報(bào)告的層次，安排好結(jié)構(gòu)，有步驟、有次序地表現(xiàn)主題。
�。ㄈ┙Y(jié)尾的寫作：調(diào)查報(bào)告結(jié)尾的寫法形式多樣，采用何種方式結(jié)尾應(yīng)根據(jù)調(diào)查報(bào)告的內(nèi)容來(lái)確定。不論哪種方式結(jié)尾，都應(yīng)簡(jiǎn)潔、凝練，不能拖泥帶水。有些調(diào)查報(bào)告的前言和主體部分把話都說(shuō)完了，就不必另加結(jié)尾了。
三、寫作的基本要求
一般地講，要想寫出一份有價(jià)值的調(diào)查報(bào)告，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)要求：
1、深入實(shí)際，詳盡地占有材料
2、實(shí)事求是，如實(shí)反映情況
3、認(rèn)真分析，科學(xué)概括
4、夾敘夾議、敘議結(jié)合
現(xiàn)代公文寫作與處理2
一、公文材料的概念
公文材料，是指作者用來(lái)表現(xiàn)主題的事實(shí)和依據(jù)，包括事實(shí)現(xiàn)象、政策法規(guī)、上級(jí)文件、上級(jí)精神、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。
二、公文材料的種類
�。ㄒ唬┲苯硬牧虾烷g接材料
直接材料又叫作第一手材料，指的是作者在日常生活中直接獲得的生活事件、社會(huì)現(xiàn)象、論據(jù)、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，是從觀察、體驗(yàn)、感受、實(shí)驗(yàn)與調(diào)查研究中得到的。間接材料又叫作第二手材料，指的是作者非親身耳聞目睹的材料，是通過(guò)其他渠道，如閱讀文件、查看報(bào)刊雜志、聽廣播、看電視等等獲得的。
( 二 ) 事實(shí)材料和理論材料
事實(shí)材料指的是客觀具體的真實(shí)材料，例如真實(shí)的事件、具體的事物、確鑿的事實(shí)、數(shù)據(jù)等等。理論材料指的是正確反映了客觀事物的本質(zhì)規(guī)律的科學(xué)原理，即一切經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明了的為人們所公認(rèn)的真理，例如革命領(lǐng)袖的經(jīng)典言論、自然科學(xué)原理、定律以及名言、警句等。
( 三 ) 主要材料、次要材料、典型材料
主要材料是指構(gòu)成文章的主要內(nèi)容，承擔(dān)表達(dá)主題的主要任務(wù)的全部材料。它對(duì)突出文件主題起著主導(dǎo)作用。次要材料是指在構(gòu)成文件內(nèi)容時(shí)處于次要地位，對(duì)表達(dá)主題起輔助作用的，然而并不是可有可無(wú)材料。次要材料對(duì)主題的表達(dá)起著渲染、映襯、烘托的作用。典型材料是指能夠深刻地揭示事物的本質(zhì)，具有廣泛的'代表性和強(qiáng)大的說(shuō)服力的材料，例如典型事件、典型數(shù)據(jù)、典型經(jīng)驗(yàn)等。
�。ㄋ模┈F(xiàn)實(shí)材料與歷史材料
根據(jù)材料的時(shí)代背景或時(shí)間角度可將材料分為現(xiàn)實(shí)材料與歷史材料。現(xiàn)實(shí)材料是指與公文作者的寫作行為共有一個(gè)時(shí)代背景的材料 ；歷史材料是指在以前的歷史時(shí)期中發(fā)生和存在過(guò)的材料。現(xiàn)實(shí)材料與歷史材料的區(qū)分是動(dòng)態(tài)的和相對(duì)的，因?yàn)闀r(shí)空條件始終在不斷地變化，目前的現(xiàn)實(shí)材料過(guò)上一段時(shí)間可能就會(huì)變成歷史材料；再者，在不同的文種中，現(xiàn)實(shí)和歷史的分界也不是整齊劃一的，某些規(guī)范性公文中被視為現(xiàn)實(shí)材料的東西，在其他類別的公文（比如時(shí)效性較強(qiáng)的年度報(bào)告、年度計(jì)劃等）中，可能就已被視為歷史材料了。
�。ㄎ澹┱娌牧吓c反面材料
根據(jù)材料的是非角度可將材料分為正面材料與負(fù)面材料。正面材料是指與公文作者所倡導(dǎo)的觀點(diǎn)相一致的材料；反面材料是指與公文作者所倡導(dǎo)的觀點(diǎn)相違背的材料。正面材料可以成為解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的正確原則和主張的重要佐證，反面材料則可以當(dāng)作不按照這種正確原則和主張去做因而導(dǎo)致失誤的慘痛教訓(xùn)。正反材料的使用有助于增強(qiáng)公文的感染力和說(shuō)服力，從而順利實(shí)現(xiàn)公文的目標(biāo)。
三、公文材料的作用
( 一 ) 材料是主題形成的依據(jù)
( 二 ) 材料是表現(xiàn)主題的支柱
( 三 ) 材料是結(jié)構(gòu)文章的磚石
( 四 ) 材料是寫作技巧發(fā)揮作用的前提
四、公文材料的積累
材料主要來(lái)源有兩大途徑：
( 一 ) 直接攝取材料
調(diào)查研究是直接觀察攝取材料的重要途徑，是作者有目的、有計(jì)劃地使用科學(xué)方法，考察、獲取及分析、整理客觀信息的一種社會(huì)活動(dòng)過(guò)程。
( 二 ) 間接攝取材料
間接攝取材料，是指圍繞著一定的寫作目的，從有關(guān)文件、書本、報(bào)刊以及上級(jí)指示精神中所得到的有關(guān)材料。這些文件、書本、報(bào)刊等等，一般都是其作者實(shí)踐的產(chǎn)物，大多數(shù)還是比較科學(xué)和準(zhǔn)確的。
五、公文材料的選擇
�。ㄒ唬┻x擇材料緊扣主題
�。ǘ┻x擇材料要真實(shí)
（三）選擇材料要典型
�。ㄋ模┻x擇材料要新穎
�。ㄎ澹└鶕�(jù)文體和篇幅選擇材料
六、公文材料的使用
�。ㄒ唬┱J(rèn)真核實(shí)材料
（二）合理加工材料
可以對(duì)材料進(jìn)行三個(gè)方面的加工：
1 .適體剪裁加工
2 .合并提高加工
3 .文字潤(rùn)色加工
�。ㄈ┣‘�(dāng)運(yùn)用材料
現(xiàn)代公文寫作與處理3
一、公文處理的概念
公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。
二、公文處理的作用
公文處理具有十分重要的作用。
�。ㄒ唬┦歉骷�(jí)黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理職能的前提和基本方式。
�。ǘ┦菄�(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。
�。ㄈ┦菣C(jī)關(guān)聯(lián)系的紐帶。
三、公文處理的任務(wù)
行政公文處理的主要任務(wù)有：擬制、傳遞、辦理、管理。
（一）行政公文的擬制
行政公文的擬制，是任何行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位處理公務(wù)的必須工作。
擬制行政公文，首先，擬制者要認(rèn)真學(xué)習(xí)和深刻領(lǐng)會(huì)黨和國(guó)家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區(qū)、本部門的客觀實(shí)際情況，將黨和國(guó)家的方針政策與本地區(qū)、本部門的實(shí)際結(jié)合起來(lái)。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫作的基本知識(shí)。
（二）行政公文的傳遞
行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因?yàn)槿魏喂闹挥型ㄟ^(guò)傳遞這一環(huán)節(jié)，才能送達(dá)受文機(jī)關(guān)，發(fā)揮公文的效用。
傳遞公文的要求，一要準(zhǔn)確，二要快速，三要保密。
傳遞公文的方法，一般采用外郵、內(nèi)傳和電傳三種。
�。ㄈ┬姓牡霓k理
公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。
�。ㄋ模┬姓牡墓芾�
1.分發(fā)與閱讀。
分發(fā)的公文，要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的登記手續(xù)，一般只發(fā)組織，不發(fā)個(gè)人。要注意時(shí)限與密級(jí)。時(shí)限性強(qiáng)的公文，要及時(shí)分送；密級(jí)高的公文，要控制發(fā)送機(jī)關(guān)，并編號(hào)備查。
公文的閱讀有一定的范圍。要按有關(guān)規(guī)定辦事。不得自行擴(kuò)大閱讀和傳達(dá)范圍。對(duì)傳閱的公文要隨時(shí)了解公文去向，加強(qiáng)催閱、清退制度。
2.翻印與復(fù)制。
行政機(jī)關(guān)的文件，未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)或授權(quán)，不得自行翻印與復(fù)制。經(jīng)批準(zhǔn)翻印或復(fù)制時(shí)，要注明翻印或復(fù)制機(jī)關(guān)的名稱、翻印或復(fù)制的時(shí)間及份數(shù)，并向原發(fā)文機(jī)關(guān)備案。秘密文件的復(fù)制，須按規(guī)定履行批準(zhǔn)手續(xù)，并建立嚴(yán)格的登記管理制度。復(fù)制的文件要有復(fù)制機(jī)關(guān)的標(biāo)記，并按原本文件樣子和要求管理。
3.利用與保管。
加強(qiáng)公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發(fā)揮公文的效用。而公文的利用，又對(duì)公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對(duì)本機(jī)關(guān)現(xiàn)有公文、存檔公文、余存和準(zhǔn)備銷毀的公文，分門別類地妥加保管，不斷健全保管制度。機(jī)關(guān)撤、并，干部和文秘人員調(diào)動(dòng)時(shí)，有關(guān)公文都應(yīng)按規(guī)定保管和移交。
4.清退和銷毀。
行政機(jī)關(guān)文秘部門，都應(yīng)定期對(duì)收進(jìn)和發(fā)出的公文列出清單進(jìn)行清理和清退，并將清理和清退情況向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告。應(yīng)清退的文件，要按規(guī)定和有關(guān)手續(xù)清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過(guò)保管期限的文件，要定期銷毀，不得散失。銷毀秘密文件，必須履行登記手續(xù)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并由二人以上監(jiān)銷。
四、公文處理的`原則
�。ㄒ唬﹫�(zhí)行政策
�。ǘ⿲�(shí)事求是
（三）集中統(tǒng)一
�。ㄋ模﹥�(yōu)質(zhì)精簡(jiǎn)
五、公文處理的管理機(jī)構(gòu)
《辦法》第七條規(guī)定：“各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作�！�
公文的發(fā)問(wèn)辦理程序（略）
公文的收文辦理程序
收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
一、簽收
簽收是公文發(fā)送方與接收方的交接手續(xù)。公文發(fā)送一般以信件形式套封送達(dá)。送出文件時(shí)，應(yīng)在公文送達(dá)簿上填寫以下項(xiàng)目：發(fā)文單位、送達(dá)日期(月、日，急件需具體到時(shí)、分)、收件人(單位)、收文號(hào)、件數(shù)、密級(jí)等。收件人應(yīng)在公文送達(dá)簿上簽收。
二、登記
收文登記是公文進(jìn)入收文處置過(guò)程的重要環(huán)節(jié)。收到的公文經(jīng)過(guò)拆封、清點(diǎn)、分類后，應(yīng)立即登記在《收文登記簿》上(用微機(jī)處理的公文也不例外)。登記的內(nèi)容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時(shí)分)、來(lái)文字號(hào)、收文號(hào)(即順序號(hào))、來(lái)文單位、來(lái)文標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)、緊急程度、處置過(guò)程及結(jié)果等。還要在登記完畢文件首頁(yè)的固定位置(一般在右上方)蓋上本機(jī)關(guān)的收文章。收文章內(nèi)容有：機(jī)關(guān)名稱、收文號(hào)和收文年、月、日三項(xiàng)。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號(hào)、日期要一致，以方便日后查找。來(lái)文字號(hào)的登記，可以全登(包括機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào))，也可以只登序號(hào)。收文號(hào)為本機(jī)關(guān)收文登記的順序號(hào)，不應(yīng)有漏號(hào)或重號(hào)。收文號(hào)須同時(shí)登記在文件加蓋的收文章之內(nèi)。
來(lái)文登記注意的事項(xiàng)：一是隨到隨登，應(yīng)于收文當(dāng)日進(jìn)行登記。二是要準(zhǔn)確無(wú)誤，特別要防止隨意簡(jiǎn)化或省略，特別是使用計(jì)算機(jī)管理公文，這一點(diǎn)尤為重要。三是幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)的公文，可只登記主要部門和聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)數(shù)。四是對(duì)沒(méi)有標(biāo)題的來(lái)文，可根據(jù)公文內(nèi)容自擬標(biāo)題，不應(yīng)只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對(duì)標(biāo)題太長(zhǎng)的，可做摘要式登記或使用主題詞。機(jī)密以上密級(jí)的公文，應(yīng)注明密級(jí)，保密期可不注。
登記以上內(nèi)容，應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，用語(yǔ)簡(jiǎn)明扼要。
三、審核
審核的重點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：一是先審核來(lái)文是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理，對(duì)不應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理。二是審核來(lái)文是否符合行文規(guī)則，如發(fā)現(xiàn)有越級(jí)請(qǐng)示、一文多事、報(bào)告中夾帶請(qǐng)示內(nèi)容的，視為違背規(guī)則之處，要予指出。三是審核來(lái)文是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，這項(xiàng)工作是審核中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，應(yīng)十分謹(jǐn)慎。四是涉及其他部門和地區(qū)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)了協(xié)商和會(huì)簽。五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。審核重點(diǎn)一般是“請(qǐng)示”、“意見”文種方面；格式上注意“簽發(fā)人”、“附注”等是否標(biāo)注齊全。
四、公文摘編
摘編是對(duì)重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節(jié)省辦理公文的時(shí)間提供便利條件。
文摘是公文內(nèi)容的摘要，它對(duì)篇幅較長(zhǎng)、內(nèi)容較復(fù)雜的公文，做了簡(jiǎn)單而精確的再表達(dá)。文摘應(yīng)該準(zhǔn)確地反映出原文的精神，不遺漏重要內(nèi)容，不能做補(bǔ)充解釋或評(píng)論，力求簡(jiǎn)要而明確，要使讀者不需看原文就能知道公文的重點(diǎn)內(nèi)容與概貌。
提要是公文的內(nèi)容提要，對(duì)公文內(nèi)容有簡(jiǎn)要介紹和評(píng)價(jià)，作用是向讀者概要提示公文內(nèi)容。編寫提要時(shí)對(duì)內(nèi)容做出的分析和評(píng)價(jià)，要言之有據(jù)，客觀而準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短。
綜述是針對(duì)某一問(wèn)題，對(duì)一段時(shí)間內(nèi)收到的有關(guān)公文進(jìn)行全面系統(tǒng)的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評(píng)論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問(wèn)題即可。
數(shù)據(jù)資料匯集是根據(jù)一定的需要和題目，對(duì)分散在多份公文中的有關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料加以匯編集合而成的系統(tǒng)材料。它的內(nèi)容可以是針對(duì)某一地區(qū)、系統(tǒng)、機(jī)關(guān)單位的全面情況，也可以是集中反映一個(gè)方面或一個(gè)具體問(wèn)題。其形式有文章式的、報(bào)表式的等多種。
文摘、提要可以附在公文上供有關(guān)人員閱處，還可刊登在《公文信》、《來(lái)文摘報(bào)》、《今日來(lái)文摘要》等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般是單獨(dú)成文，也可刊登在《信息快報(bào)》、《大事紀(jì)要》等刊物上。
五、擬辦
擬辦是公文的處理人員在對(duì)公文認(rèn)真閱讀和分析之后，提出自己的見解和建設(shè)性意見，供領(lǐng)導(dǎo)人審核決策。
�。ㄒ唬┱獙憽皟�(nèi)容提要”。對(duì)篇幅長(zhǎng)、內(nèi)容較復(fù)雜的公文，要用準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練的文字表達(dá)出來(lái)，為領(lǐng)導(dǎo)閱文提供便利。做好此點(diǎn)，首先要細(xì)讀全文，然后把核心內(nèi)容提煉出來(lái)加以“壓縮”，做到“言簡(jiǎn)意賅”。
�。ǘ┨岢鼍唧w的處理意見，也稱辦文預(yù)案。這是秘書人員在辦文中根據(jù)文件內(nèi)容和要求，預(yù)先為領(lǐng)導(dǎo)提出的辦理意見或設(shè)想的方案，并附上有關(guān)的背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)人審批時(shí)選擇、參考，如果所提的方案有兩個(gè)或兩個(gè)以上時(shí)，應(yīng)將傾向性意見放在最前面。如果對(duì)公文中的問(wèn)題處理認(rèn)為有把握時(shí)，可以草擬出復(fù)文文稿一并供領(lǐng)導(dǎo)審核等。
（三）傳閱。傳閱是公文擬辦的一部分。在多種傳閱活動(dòng)中若想取得好的效果，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是科學(xué)合理地安排傳閱路線。二是適當(dāng)分流。一份公文的閱讀者有既閱又辦的，也有只閱不需要辦的。三是創(chuàng)新傳閱方式。如開辟閱文室；設(shè)置內(nèi)部閱文欄窗；利用有關(guān)會(huì)議集中傳達(dá)文件；四是要有一套嚴(yán)格而又簡(jiǎn)便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱讀，又能嚴(yán)格管理。
六、批辦
批辦就是將公文批交承辦部門辦理。
對(duì)上級(jí)來(lái)文需要遵照辦理和長(zhǎng)期執(zhí)行的，要明確主辦部門，轉(zhuǎn)請(qǐng)辦理。批辦意見要明確，不能只閱不批。請(qǐng)承辦部門如何辦理，是研究提出意見還是遵照?qǐng)?zhí)行，或是綜合協(xié)調(diào)；是正常辦還是限時(shí)急辦，都應(yīng)該有明確的意見，不能模棱兩可。涉及兩個(gè)以上部門共同承辦的，要確定主辦部門，這是為了明確承辦中的責(zé)任。
應(yīng)該注意的是，在公文送批時(shí)，文秘人員要嚴(yán)格按照程序辦理，那就是先將公文送分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后才能送主要領(lǐng)導(dǎo)者閱批。如果把送批程序弄顛倒了，會(huì)帶來(lái)很多麻煩，甚至影響到工作。
七、承辦
公文批辦后到達(dá)承辦部門，即進(jìn)入了承辦過(guò)程。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)處理，不得延誤或推諉。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，要及時(shí)說(shuō)明情況。對(duì)不屬本單位或不宜本單位辦理的，要及時(shí)退回交辦部門并說(shuō)明理由。
八、催辦
催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用的一種方式，用電話詢問(wèn)公文辦理的情況方便快捷，可以反復(fù)使用多次，有利于隨時(shí)掌握新情況、新進(jìn)展。二是發(fā)催辦函(單、件)，此時(shí)需要對(duì)方按要求填寫催辦內(nèi)容，這樣便于催辦方掌握日后有可查的資料。三是會(huì)議催辦，召開專門會(huì)議催促和了解承辦方的辦理進(jìn)度及有關(guān)情況。對(duì)牽涉到諸多部門的事項(xiàng)，適宜采用會(huì)議催辦的方式。四是上門催辦，針對(duì)十分緊迫的重要事項(xiàng)，有關(guān)人員到承辦事項(xiàng)所在地現(xiàn)場(chǎng)催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時(shí)不宜過(guò)多使用上門催辦方式。
九、查辦
查辦是公文處理的管理機(jī)關(guān)或其他專門組織對(duì)一些重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。查辦與催辦都帶有監(jiān)督性質(zhì)，但又有明顯區(qū)別：催辦是對(duì)承辦公文過(guò)程的監(jiān)督控制，重點(diǎn)在于使公文“按時(shí)”完畢；查辦不僅監(jiān)控公文的承辦過(guò)程，重點(diǎn)要管公文產(chǎn)生實(shí)效的全部過(guò)程，按時(shí)、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務(wù)辦畢。催辦是以一份公文展開活動(dòng)；查辦則是以一類事情展開活動(dòng)。在若干份公文都反映同一類事情的情況下，查辦往往針對(duì)這類情況展開活動(dòng)。
十、注辦
由公文的承辦人在承辦公文的過(guò)程中，將承辦活動(dòng)中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內(nèi)容有：是否辦復(fù)，復(fù)文號(hào)和日期，召開會(huì)議的名稱和與會(huì)人員，決議和結(jié)果，電話聯(lián)系時(shí)受話人姓名和通話內(nèi)容，現(xiàn)場(chǎng)辦公的人員、解決問(wèn)題的方法和結(jié)果，主要閱卷人、簽注日期等。
辦畢公文的處置
一、清退
清退即經(jīng)過(guò)清理將有關(guān)辦畢的收文按期退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有重大錯(cuò)漏的公文，被明令撤消的公文，僅供征求意見或?qū)忛喌墓模恍┪唇?jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的講話稿，其他發(fā)文機(jī)關(guān)指定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規(guī)定成批定期進(jìn)行，或隨時(shí)清退。但不論以何種方式清退，都應(yīng)該辦理一定的手續(xù)。對(duì)要清退的公文，任何人不允許私自摘錄或復(fù)制。
二、銷毀
銷毀即對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值和可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。需要銷毀的公文主要包括：所有沒(méi)有留存價(jià)值的公文，沒(méi)有留存必要的重份公文，不立即銷毀有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒(méi)有保存價(jià)值的草稿，印制公文中形成的校樣、印版等。銷毀的方式有：焚毀、變成紙漿、粉碎、清洗消磁等。但對(duì)要銷毀的文件必須按照規(guī)定履行有關(guān)手續(xù)，個(gè)人不得私自銷毀文件。
三、暫存
以不屬于上述范圍的公文暫時(shí)予以妥善保存。
四、立卷與歸檔
現(xiàn)代公文寫作與處理4
調(diào)查報(bào)告概述
一、調(diào)查報(bào)告的含義
調(diào)查報(bào)告是根據(jù)某種特定的需要，有計(jì)劃地對(duì)典型事物、社會(huì)問(wèn)題或工作情況等，進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查研究后形成的書面報(bào)告形式的。
二、調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)
�。ㄒ唬┽槍�(duì)性
調(diào)查報(bào)告是為了解決工作中急需解決的某些問(wèn)題而寫作的，因此，應(yīng)及時(shí)反映情況，揭露存在的問(wèn)題，提出迫切需要解決的問(wèn)題，回答人們最關(guān)心的問(wèn)題，做到有的放矢。
�。ǘ┯檬聦�(shí)揭示事物的本質(zhì)和規(guī)律
調(diào)查報(bào)告不論是研究新事物、總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，還是揭示問(wèn)題的真相，都必須反映事物的本質(zhì)特征和客觀規(guī)律。
、原因、結(jié)論層層遞進(jìn)的方式安排結(jié)構(gòu)。一般綜合分析性質(zhì)的調(diào)查報(bào)告多采用這種形式。
3.縱橫式結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)形式兼有縱式和橫式兩種特點(diǎn)，互相穿插配合，組織安排材料。采用這種方式，一般是在敘述和議論發(fā)展過(guò)程時(shí)用縱式結(jié)構(gòu)，而寫收獲、認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)時(shí)采用橫式結(jié)構(gòu)。
4.對(duì)比式結(jié)構(gòu)。這種方法是用兩種不同事物的對(duì)比，來(lái)提示問(wèn)題的本質(zhì)。這種對(duì)比的方法可以更深刻地讓讀者辨別某種現(xiàn)象的問(wèn)題所在，也便于突出顯示調(diào)查報(bào)告的中心旨意。
�。ㄈ┙Y(jié)尾
結(jié)尾是調(diào)查報(bào)告分析問(wèn)題、得出結(jié)論、解決問(wèn)題的必然結(jié)果。不同的調(diào)查報(bào)告，結(jié)尾的格式各不相同。一般來(lái)說(shuō)，有以下幾種：
.總結(jié)式。對(duì)調(diào)查報(bào)告做歸納說(shuō)明，總結(jié)主要觀點(diǎn)，深化主題，以提高人們的認(rèn)識(shí)。
2.展望式。對(duì)事物發(fā)展做出展望，提出努力的方向，啟發(fā)人們進(jìn)一步去探索。
3.補(bǔ)充式。補(bǔ)充交代正文中沒(méi)有涉及到而又值得重視的情況或問(wèn)題。
4.問(wèn)題式。寫出尚存在的問(wèn)題或不足，說(shuō)明有待今后研究解決。
三、落款
落款應(yīng)署上調(diào)查者（單位、調(diào)查組織或個(gè)人）和調(diào)查報(bào)告完成的日期（年、月、日）。
調(diào)查報(bào)告的寫作
調(diào)查報(bào)告的寫作包括標(biāo)題、正文和落款的寫作。
一、標(biāo)題和落款的寫作
�。ㄒ唬�(biāo)題的寫作
標(biāo)題的寫作比較靈活，采用何種格式應(yīng)根據(jù)調(diào)查報(bào)告的主題來(lái)定。有的調(diào)查報(bào)告為節(jié)省標(biāo)題文字，還可以不用“關(guān)于的”這個(gè)介詞結(jié)構(gòu)。
�。ǘ┞淇畹膶懽�
調(diào)查報(bào)告落款的寫作內(nèi)外有別。
內(nèi)部使用的調(diào)查報(bào)告正文之后，應(yīng)署上調(diào)查者（單位、調(diào)查組織或個(gè)人）的名稱或名字，并寫上完成調(diào)查報(bào)告的日期。
公開發(fā)表的調(diào)查報(bào)告可以用上述落款的方式，但大多把調(diào)查者署在標(biāo)題之下，正文之后也不寫完成日期。
二、正文的寫作
正文的.寫作包括前言、主體和結(jié)尾的寫作。
（一）前言的寫作
前言是調(diào)查報(bào)告的開頭，用來(lái)簡(jiǎn)要敘述為什么對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查；調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、范圍、經(jīng)過(guò)以及采用什么方法；調(diào)查對(duì)象的基本情況、歷史背景；以及調(diào)查后的結(jié)論等。這些方面的側(cè)重點(diǎn)由調(diào)查者根據(jù)調(diào)查的目的來(lái)確定，不必面面俱到。開頭的方法很多，采用什么方法開頭要根據(jù)主題來(lái)定，沒(méi)有固定的格式。
�。ǘ┲黧w的寫作
主體是調(diào)查報(bào)告的主干和核心。這部分主要寫明事實(shí)真相、收獲、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，即介紹調(diào)查的主要內(nèi)容是什么，為什么是這樣的，分析問(wèn)題所在及主要原因，提出處理意見或結(jié)論、辦法等。內(nèi)容較長(zhǎng)的，可分列幾部分或加上小標(biāo)題，以求眉目清晰，讓人便于閱讀。主體部分包括了大量的材料，因此，要精心安排調(diào)查報(bào)告的層次，安排好結(jié)構(gòu)，有步驟、有次序地表現(xiàn)主題。
�。ㄈ┙Y(jié)尾的寫作
調(diào)查報(bào)告結(jié)尾的寫法形式多樣，采用何種方式結(jié)尾應(yīng)根據(jù)調(diào)查報(bào)告的內(nèi)容來(lái)確定。不論哪種方式結(jié)尾，都應(yīng)簡(jiǎn)潔、凝練，不能拖泥帶水。有些調(diào)查報(bào)告的前言和主體部分把話都說(shuō)完了，就不必另加結(jié)尾了。
三、寫作的基本要求
一般地講，要想寫出一份有價(jià)值的調(diào)查報(bào)告，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)要求：
.深入實(shí)際，詳盡地占有材料
2.實(shí)事求是，如實(shí)反映情況
3.認(rèn)真分析，科學(xué)概括
4.夾敘夾議、敘議結(jié)合