如何熟練使用辦公自動化中的excel
新手怎么樣快速學(xué)習(xí)辦公自動化中的excel并運(yùn)用到工作當(dāng)中提高效率，遠(yuǎn)離加班?以下為小編的個人建議。
①先掌握常用快捷鍵，這是最基礎(chǔ)也最容易學(xué)習(xí)的，而且節(jié)省時間的效果立竿見影。最具經(jīng)典的比較的就是用鼠標(biāo)拖動幾千條記錄的滾動條和使用鍵盤快速定位的區(qū)別。
�、诮酉聛砀鶕�(jù)你工作需求學(xué)習(xí)常用函數(shù)。一定是從解決問題出發(fā)來學(xué)習(xí)對應(yīng)的函數(shù)，死記硬背只會事倍功半，實(shí)踐大于學(xué)習(xí)，動手好過動眼。
③掌握一些極其實(shí)用的菜單的功能，每個菜單都探索一下，微軟搞那么多菜單不是做擺設(shè)(除了編輯菜單)。
�、芡瓿梢陨先剑銘�(yīng)該可以熟練使用excel了。到這個階段應(yīng)付日常工作已經(jīng)得心應(yīng)手了。如果你有興趣可以做一些進(jìn)階學(xué)習(xí)，比如追求表格的質(zhì)量(格式美觀、表格規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確以及布局排版)，化繁為簡，少即是多，好的表格就是一份有質(zhì)量的報告，數(shù)據(jù)自有其魅力，這個時候你可以嘗試學(xué)習(xí)下數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘方面的知識，也可以學(xué)習(xí)下VBA為數(shù)據(jù)分析做準(zhǔn)備。
下方是詳細(xì)說明：
一、合理分配鍵盤和鼠標(biāo)�？吹胶芏嗳诉B個保存都要用鼠標(biāo)去點(diǎn)菜單，真心替他捉急。有些人用一指禪(一般是領(lǐng)導(dǎo))操作更是恨不得自插雙目。excel的基本操作一定是左右互搏，左手鍵盤，右手鼠標(biāo)，而且鍵盤的使用率要超過鼠標(biāo)。一般來說鼠標(biāo)用于：①選擇某個單元格。②選擇可視范圍內(nèi)的小塊區(qū)域。③行列整選。④超長篇幅的滾動條拉動。⑤選擇菜單。除此之外的常用操作，強(qiáng)迫自己用鍵盤吧，鍵盤+快捷鍵將成為你節(jié)省時間的功臣。
二、批量數(shù)據(jù)處理的神器——公式(函數(shù))。公式不難，難在知道怎么用。學(xué)習(xí)公式的方法也很最簡單，不用看書，不用看教程，在編輯欄點(diǎn)fx，進(jìn)去一個個看幾遍操作提示你就懂了。
——學(xué)習(xí)公式前先了解單元格定位，公式是通過復(fù)制和拖拉來提高效率的，在復(fù)制和拖拉的過程中會根據(jù)當(dāng)前的行列改變引用的單元格。比如你引用A1，往下拖的時候會變成A2、A3...，往右拖會變成B1、C1...，有時候你不希望單元格隨拖動而改變，這個時候就需要絕對定位，也就是固定行標(biāo)或者是列標(biāo)。通過在行標(biāo)或者列標(biāo)前加“$“實(shí)現(xiàn)(編輯狀態(tài)下按F4快速添加，重復(fù)按則進(jìn)行切換)，比如$A1，表示固定A列，無論你往右拖多少列，都是引用A1單元格，同理A$1表示固定第一行不便。很多新手在用公式的時候都會被定位搞得頭疼無比，理解以后就開啟了新天地。舉個實(shí)例，用Vlookup按條件查找sheet2表中的B:L連續(xù)區(qū)域，你可以這樣寫=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,2,0);依次向右拖拉，把2改為3,4,5...即可(下面講如何優(yōu)化)。
——公式的運(yùn)用在于你靈活的安排，很多人認(rèn)為凡是計(jì)算必上公式，而且嵌套越多越復(fù)雜越是高大上，唬下菜鳥可以，其實(shí)是閑的蛋疼。比如篩選一列數(shù)據(jù)的重復(fù)值刪除，你可以用一個高大上的公式：match(A1,A:A,0)=ROW(A1),然后把結(jié)果為false的`篩選出來刪掉，其實(shí)一個數(shù)據(jù)透視就搞定，但如果這個表有100列，你要用數(shù)據(jù)透視過濾我只能淚牛滿面。再比如身份證提取生日，一般用mid(a1,7,if(len(a1)=16,6,8))，其實(shí)mid(a1,7,(len(a1)=18)*2+6)，省去if嵌套，這個例子似乎不太恰當(dāng)，只是說公式是死的，要提高效率關(guān)鍵還是看怎么運(yùn)用他們。還有什么時候用Vlookup，什么時候用Lookup，以及index和match的區(qū)別等等。
上面vlookup的例子：=VLOOKUP($A1,Sheet2!$A:$L,COLUMN(),0)，把要手動輸入的列數(shù)用當(dāng)前列號函數(shù)進(jìn)行嵌套，根據(jù)你要選擇數(shù)據(jù)的起始列進(jìn)行+-數(shù)字調(diào)整即可。這樣你只要在B1單元格輸入一個公式，就可以愉快的向右向下隨便拖拉了。
——進(jìn)階。知道了怎么組合運(yùn)用公式后，考慮的是怎么簡化公式，可以學(xué)習(xí)下命名。還是VLOOKUP那個例子，你可以把Sheet2!$A:$L取個名字叫area，那么公式變成=VLOOKUP($A1,area,COLUMN(),0)。命名引用區(qū)域很多的時候很有用。
三、熟練掌握菜單欄的一些常用操作�？梢詤⒖歼@樣的學(xué)習(xí)順序：①排序(注意擴(kuò)展相關(guān)列)、凍結(jié)窗口、②篩選(自動篩選(*號、?號匹配等技巧)，高級篩選可以了解下)、③分列(固定分列和符號分列，注意分列后的數(shù)據(jù)格式)、④數(shù)據(jù)透視。其他的如條件格式、數(shù)據(jù)有效性、自定義單元格格式、自動更正等技巧也要知道。工具里面的選項(xiàng)菜單是必須要全部掌握的，比如遇到大數(shù)據(jù)量公式計(jì)算的時候先改為手動重算，輸入公式填充后再改為自動重算或者直接保存，否則會卡很長的時間(可能電腦配置好不會有這個情況)。
四、數(shù)組公式。這里單獨(dú)說一下數(shù)組公式。在大范圍數(shù)據(jù)計(jì)算的時候很有用。這里說一個常用的多條件求和。sum((條件一)*(條件2)*(條件n))，輸入完公式后在編輯狀態(tài)同時按下ctrl+shift+enter，條件一般是區(qū)域比較，比如(A2：A1000=B2：B1000)，數(shù)組公式的好處是選中結(jié)果單元格，一次輸入，按組合鍵自動填充無需拖動復(fù)制(我不會告訴你數(shù)組公式計(jì)算后排序可能會很詭異的)。數(shù)組公式結(jié)合命名用使用更簡單，比如={sum((性別="男")*(學(xué)號>50)*(...))}
五、如果說excel什么鍵用得最多，記得是ctrl+s。一分鐘保存10來次毫無違和感，從來沒有丟失數(shù)據(jù)的煩惱，別指望后臺幾分鐘保存一次，對于excel熟練者來說，一分鐘已經(jīng)可以完成幾張表了。這個強(qiáng)迫癥我沿用了好多年，很有用。
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