如何做好跨部門溝通

　　對(duì)正在學(xué)習(xí)當(dāng)個(gè)稱職領(lǐng)導(dǎo)人的新手主管來說，跨部門溝通不良，可能會(huì)讓他好不容易建立起來的自信瞬間摧毀。那么如何做好跨部門溝通呢？下面隨小編一起來看看吧！

　　如何做好跨部門溝通

　　1、營造良好的溝通氛圍。在與其它部門進(jìn)行溝通時(shí)，我們可以做一些小的舉動(dòng)來營造一個(gè)相對(duì)輕松良好的溝通氛圍。例如對(duì)于處理比較難的問題，可以在正式談話前閑聊一句，但這句話要恰到好處，最好能博得人家一笑、來制造輕松的氛圍。在閑談時(shí)可以多一些贊美，來拉近彼此間的距離，還可以學(xué)會(huì)給我們的同級(jí)人員倒茶、倒水等。

　　2、注重傾聽。蘇格拉底說過：自然賦予我們?nèi)祟愐粡堊�、兩只耳朵，也就是讓我們多聽少說。溝通不只是說，更主要的還是要傾聽，然而我們不少人在傾聽的過程中存在的問題卻不少，例如，背對(duì)著說話的人，這是忽略的聽，還有的是假裝在聽，對(duì)方在說話的時(shí)候，聽的那個(gè)人心里卻在想著其他事情。傾聽的關(guān)鍵在于兩人都要用心，只有用心才能更進(jìn)一步達(dá)到雙方溝通、交流互動(dòng)。

　　3、換位思考。當(dāng)與其它部門溝通而產(chǎn)生沖突時(shí)，不少人總會(huì)第一時(shí)間認(rèn)為這肯定是其它部門的錯(cuò)，甚至推卸責(zé)任，這個(gè)時(shí)候我們就要嘗試一下?lián)Q位思考，站在別人的角度來看待相互溝通的問題，而不是經(jīng)常在溝通過程中說，我認(rèn)為、我覺得，或者以本部門的利益為至高點(diǎn)，而忽視對(duì)方。同時(shí)在表達(dá)不同意見時(shí)，對(duì)于不認(rèn)可的，我們也不能完全否定掉對(duì)方的觀點(diǎn)，而是保留對(duì)方的立場(chǎng)，點(diǎn)頭微笑回應(yīng)。

　　4、知己知彼。如何能夠使跨部門的溝通更加順暢，那么多了解其它部門的業(yè)務(wù)運(yùn)作情況，多學(xué)習(xí)其它部門的業(yè)務(wù)知識(shí)，了解公司其它部門，做到知己知彼無疑是一個(gè)非常奏效的方法。這有助于我們能夠站在整體利益的立場(chǎng)去考慮問題，而不僅僅是個(gè)人或者是自己所處的部門。

　　跨部門溝通的10原則

　　原則1：溝通前先做好準(zhǔn)備

　　在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚，不要毫無準(zhǔn)備就去，否則很可能得不到你想要的東西。下面的幾個(gè)問題應(yīng)該事先想清楚：

　　你希望對(duì)方幫你做什么事?

　　你認(rèn)為他會(huì)要求你做什么?

　　如果對(duì)方不同意你提出來的做法，有沒有其它選擇方案?

　　如果雙方?jīng)]共識(shí)，你會(huì)有什么后果?對(duì)方又會(huì)有什么后果?

　　原則2：了解其它部門的語言

　　跨部門溝通不良，很多時(shí)候都是“語言不通”所引起。舉例來說，營銷部人員平常講的是“相同語言”，他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標(biāo)與期望。同樣地，財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、人資等部門，也有自己的語言與觀點(diǎn)。因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對(duì)方的語言”。原則2的一個(gè)重要方法是換位思考，試著站在對(duì)方的立場(chǎng)思考：

　　“這么做，對(duì)業(yè)務(wù)部的業(yè)績有幫助嗎?”

　　“如果我是他，會(huì)接受這種做法嗎?”

　　“這個(gè)方法真的有用嗎?”

　　跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機(jī)率降到最低。此外，頻繁的互動(dòng)有助于建立彼此的熟識(shí)度，讓你更容易設(shè)身處地想問題。因此，時(shí)不時(shí)的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。

　　原則3：開誠布公是最好的對(duì)策

　　你面對(duì)的是必須長期共事的同事，因此，凡事以誠實(shí)為上策，最忌欺騙、隱瞞事實(shí)，破壞信任關(guān)系。部門間一旦缺乏信任感，會(huì)加重彼此的防御心，溝通時(shí)就會(huì)有所保留，甚至隱藏一些重要信息。相反的，互信會(huì)讓雙方在溝通時(shí)打開心防，他們會(huì)明白說出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問題。誠信溝通有三個(gè)要素：

　　錯(cuò)的不要解釋;

　　務(wù)必不要爭執(zhí)

　　不打斷對(duì)方說話;

　　微笑再微笑;

　　頻繁的互動(dòng)有助于建立彼此的熟識(shí)度，讓你更容易設(shè)身處地想問題。因此，時(shí)不時(shí)的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。

　　原則4：不要害怕沖突

　　在跨部門會(huì)議上，每個(gè)主管為了維護(hù)自己部門的利益，難免會(huì)出現(xiàn)一些摩擦。有些主管，尤其是新手主管，為了怕把氣氛弄僵，往往會(huì)變得沉默寡言，以維持表面的和諧。

　　美國史丹福大學(xué)策略及組織學(xué)教授凱瑟琳。艾林哈特在《有效溝通》一書中點(diǎn)出，“如果管理團(tuán)隊(duì)在議題的討論上都沒有沖突，決策質(zhì)量就會(huì)低落。”艾林哈特提醒，千萬別把“沒有沖突”跟“意見一致”混為一談。

　　有時(shí)候，太過和諧反而凸顯不了你對(duì)議題的重視，而且問題也不會(huì)獲得真正的解決。因此，艾林哈特建議經(jīng)理人，態(tài)度要柔軟，但立場(chǎng)要堅(jiān)定，“別太快或太輕易就順從認(rèn)命�！庇涀。�你是部門主管，雖然你要和其它部門保持良好關(guān)系，但是，捍衛(wèi)部門及部屬的'權(quán)益，更是你責(zé)無旁貸的使命。

　　原則5：呈現(xiàn)事實(shí)，專注中心議題

　　讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現(xiàn)具體事實(shí)，引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當(dāng)?shù)囊軠y(cè)。

　　美國達(dá)頓商學(xué)院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業(yè)評(píng)論》中為文指出，事實(shí)(例如目前銷量、市占率、研發(fā)經(jīng)費(fèi)、競(jìng)爭對(duì)手的行為等)可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。在缺乏事實(shí)的情況下，個(gè)人動(dòng)機(jī)可能會(huì)遭到猜疑，但“事實(shí)就是事實(shí)”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事實(shí)“可以創(chuàng)造一種強(qiáng)調(diào)議題，而非人身攻擊的氛圍�！辈紶枂虂喨�世說。

　　原則6：多提選項(xiàng)，保持彈性

　　當(dāng)你進(jìn)行跨部門協(xié)商時(shí)，不要執(zhí)著在單一做法上，而是開發(fā)多元選項(xiàng)，例如一次提出3～5個(gè)方案，讓其它經(jīng)理人有更大的選擇空間。

　　專家分析，多元選項(xiàng)能讓選擇不再“非黑即白”，經(jīng)理人有較大的彈性調(diào)整自己的支持度，也可以輕易變換立場(chǎng)，不覺得有失顏面，因此能夠降低溝通時(shí)的人際沖突。

　　原則7：創(chuàng)造共同目標(biāo)一起合作

　　無可諱言，各部門間一定同時(shí)存在合作與競(jìng)爭關(guān)系。部門間若想進(jìn)行建設(shè)性的溝通，一定要強(qiáng)調(diào)彼此的合作關(guān)系，競(jìng)爭意味愈淡愈好。合作的關(guān)鍵在于擁有共同目標(biāo)。

　　因此，盡量去創(chuàng)造一個(gè)橫跨各部門的共同目標(biāo)，然后一起努力，就算有爭執(zhí)也沒關(guān)系。因?yàn)�，就如蘋果計(jì)算機(jī)創(chuàng)辦人賈伯斯所言：“如果每個(gè)人都要去舊金山，那么，花許多時(shí)間爭執(zhí)走哪條路并不是問題。但如果有人要去舊金山，有人要去圣地亞哥，這樣的爭執(zhí)就很浪費(fèi)時(shí)間了。在跨部門溝通中，達(dá)成一致的目標(biāo)需要弄清楚四個(gè)問題：

　　雙方的共同目標(biāo)是什么?

　　有什么阻礙雙方合作?

　　創(chuàng)造共同目標(biāo)的資源是什么?

　　合作的價(jià)值是什么?

　　原則8：尊重溝通對(duì)象的權(quán)力

　　每個(gè)經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權(quán)力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權(quán)力。因此，當(dāng)你在進(jìn)行橫向溝通時(shí)，一定要挑對(duì)對(duì)象。

　　舉例來說，你們最新的網(wǎng)絡(luò)營銷計(jì)劃下周就要上路了，但是信息部門的網(wǎng)站建置還未完成。這時(shí)，不要心急地馬上跑去找負(fù)責(zé)的工程師，你應(yīng)該去找他的主管，進(jìn)行協(xié)調(diào)，找出解決之道。

　　總之，跨部門溝通時(shí)一定要注意彼此位階的對(duì)等關(guān)系，以免造成不必要的誤會(huì)。

　　原則9：善用幽默

　　幽默可以做為溝通時(shí)的緩沖劑，也可視為一種防御機(jī)制。當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會(huì)觸犯到他人的事實(shí)，或是要溝通棘手訊息時(shí)，以輕松或幽默的方式來傳達(dá)，比較能保留對(duì)方的面子，也有助于正面的溝通。幽默使用法則的四條禁忌：

　　不談?wù)搶?duì)方家庭;

　　不以人身攻擊;

　　不涉及組織敏感話題;

　　幽默有度，點(diǎn)到即止;

　　原則10、確保溝通信息無誤

　　當(dāng)你針對(duì)某件項(xiàng)目或議題，進(jìn)行完跨部門溝通后，務(wù)必要回到自己部門，向部屬清楚傳達(dá)最新進(jìn)度與訊息。很多時(shí)候，跨部門會(huì)議中所決定的事項(xiàng)，必須交由各部門的一線人員去執(zhí)行，因此，一定要確保所有信息傳達(dá)無誤，才不會(huì)讓好不容易達(dá)成的共識(shí)大打折扣。為了確保溝通信息無誤，管理者可以利用以下幾個(gè)方法：

　　向?qū)Ψ街貜?fù)溝通中的主要內(nèi)容;

　　利用澄清的方式提出不明白的內(nèi)容;

　　談?wù)撝攸c(diǎn)議題時(shí)盡量不要打斷對(duì)方講話;

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