辦公室接聽電話的禮儀技巧
一般在辦公室里,日常工作之一就是接聽并處理電話,接聽電話禮儀是辦公室禮儀的重要內(nèi)容。以下是小編為你整理的辦公室接聽電話的禮儀技巧,希望能幫到你。
辦公室接電話的禮儀技巧
1來電鈴聲不可超過三次才接
有時候電話響一次就接了,會給人以一種很唐突的感覺,會讓對方感覺認(rèn)為你壓根沒心聽他講話,但是當(dāng)來電響了三次以后再接,會讓對方等的不耐煩、產(chǎn)生焦急情緒。如果是客戶的話,可能會影響雙方的合作。
所以,在電話鈴聲響了兩次后接是最佳的狀態(tài),但是如果確實(shí)分不開身接電話的時候,電話響了超過了三次你在接起的時候,你應(yīng)該要向?qū)Ψ奖硎厩敢猓赫f一句讓您久等了。
一般的規(guī)范電話用語:首先應(yīng)自我介紹,把自己的情況介紹一下,讓對方確定所打的電話是無誤的,避免了一些因?yàn)榇蝈e電話浪費(fèi)的時間。
2要注意通話時語氣的用法
電話是非常直觀的一種溝通方式,也是一種非常便捷的溝通方式,所以語氣是一定要注意的,因?yàn)閷Ψ讲粌H會注意你的內(nèi)容,同時也非常注意你的語氣,在工作電話中盡量要采用禮貌用語,要有積極主動的語氣,讓對方產(chǎn)生想與你溝通的心情,這樣機(jī)會就會大很多了。
3與客戶通電話要堅持后掛電話的原則
當(dāng)對方在與你說再見的時候,同時你也要禮貌的回復(fù)對方一下,表示尊重對方,等對方先把電話掛掉,確認(rèn)通話結(jié)束后你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發(fā)出過大的聲音。
4隨時記錄
在手邊放有紙和鉛筆,隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準(zhǔn)備,而不得不請求對方重復(fù),這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認(rèn)真聽他說話。
5自報家門
一拿起電話就應(yīng)清晰說出自己的全名,有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣,一旦對方說出其姓名,你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。
6轉(zhuǎn)入正題
當(dāng)你接聽電話時,不要“哼哼哈哈”地拖延時間,而應(yīng)立即做出反應(yīng)。一個好的開場白可能是:“您需要我做什么?”當(dāng)你覺出對方有意拖延時間,你應(yīng)立即說:“真不巧!我正要參加一個會議,不得不在5分鐘后趕到會場。”這樣說會防止你們談?wù)摬槐匾默嵤拢铀偕虅?wù)談話的進(jìn)展。
7避免將電話轉(zhuǎn)給他人
自己接的電話盡量自己處理,只有在萬不得已的情況下才能轉(zhuǎn)給他人。這時,你應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屢幌略,并請求對方原諒。例如,你可以說:“布朗先生會處理好這件事的,請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前,應(yīng)當(dāng)確定對方愿意你將電話轉(zhuǎn)給他人。例如,你可以說:“對于這件事,我們很快會派人跟您聯(lián)系的。”
8避免電話中止時間過長
如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料,應(yīng)當(dāng)動作迅速。你還可以有禮貌地向?qū)Ψ秸f:“您是稍候片刻,還是過一會兒我再給您打過去?”
讓對方等候時,你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵,就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預(yù)料的時間,你可以每隔一會兒拿起電話向?qū)Ψ秸f明你的.進(jìn)展。如:你可以說:“約翰先生,我已經(jīng)快替您找完了,請您再稍候片刻。”當(dāng)你查找完畢,重新拿起電話時,可以說:“對不起,讓您久等了”,以引起對方的注意。
對于接電話的人來講,當(dāng)需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻,這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進(jìn)電話,你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然后拿起另一部電話說:“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事,便可以當(dāng)即回絕,然后迅即轉(zhuǎn)向第一個電話,而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。
辦公室接聽電話禮儀規(guī)范
1、電話鈴動靜兩聲后,有必要接聽。若是超越3聲鈴響,再接電話,有必要先說:對不住或?qū)Σ蛔,讓您久等?/p>
2、接聽電話首要大概說:您好!或您好!
3、接聽電話時有必要堅持滿足耐性、熱心。注意操控口氣、語態(tài)、語速、語調(diào),言語親熱簡練、禮貌、和氣。要具有自己就代表公司的激烈認(rèn)識。
4、要細(xì)心傾聽對方的說話,通常不要在對方話沒有講完時打斷對方。照實(shí)在有必要打斷時,則大概說:對不住,打斷一下。
5、對方聲響不明白時,大概好心提示:聲響不太明白,請你大聲一點(diǎn),好嗎?
6、如電話打進(jìn)來了,對方要找的搭檔不在,禮貌的做法是先向?qū)Ψ疥U明狀況,再問詢對方姓名,并思考怎么處置;若是需求對方不要掛斷時,一定要不斷向?qū)Ψ酱蛘泻,表明你還在照看這個電話,搭檔回來后,當(dāng)即轉(zhuǎn)達(dá)并催促回電。接線員要做好具體的電話記載。
7、轉(zhuǎn)接電話,首要有必要承認(rèn)搭檔在辦公室,并說:請稍等。
8、轉(zhuǎn)接電話時,按鍵大概短暫爽性,不要過長時刻按著(通常不超越一秒鐘),撥完分機(jī)號碼后,悄悄掛上電話。
9、說話結(jié)束時,要表明謝意,并讓對方先掛斷電話。不要忘了說再會。
10、若是說話所觸及的工作比較復(fù)雜,大概重復(fù)要害有些,力求準(zhǔn)確無誤。
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