秘書的績效考核方法有哪些
公司的很多職業(yè)都需要績效標(biāo)準(zhǔn)，就連秘書也不例外。下面是百分網(wǎng)小編為你精心推薦的秘書績效考核方法，希望對您有所幫助。
秘書的績效考核方法
1、強(qiáng)迫分布法
為了避免由于大多數(shù)秘書與文員都得到比較高的等級而沒有真正把績效優(yōu)秀的秘書與文員區(qū)分出來，可以使用強(qiáng)迫分布法，即對各個(gè)等級的人數(shù)比例做出限制。一般來說，各個(gè)等級的比例分布應(yīng)該接近正態(tài)分布。例如對于上面提高的“卓越”、“優(yōu)秀”、“良好”、“需改進(jìn)”、“不足”五個(gè)等級的比例分布按照強(qiáng)迫分布法設(shè)定如下：
等級 卓越 優(yōu)秀 良好 需改進(jìn) 不足
比例 10% 20% 45% 20% 5%
強(qiáng)迫分布法的比例規(guī)定只是一個(gè)對總體比例的控制，具體到各個(gè)部門，可以有一定的上下浮動。例如，有的部門可能只有幾個(gè)人，很難要求它嚴(yán)格地按照比例來進(jìn)行評定。另外，很多組織將部門整體的業(yè)績完成情況與部門內(nèi)部員工績效等級比例聯(lián)系起來。當(dāng)部門整體的業(yè)績完成情況較好時(shí)，部門內(nèi)部秘書與文員被評定為較高的績效等級的比例相對比較高;相反，如果部門整體的業(yè)績完成情況不好，那么部門內(nèi)部的秘書與文員被評定為較高的績效等級的比例相對比較低。還是以上面的等級評定為例，將部門整體業(yè)績完成情況分為A、B、C、D、E五個(gè)等級。當(dāng)部門整體業(yè)績完成情況為A級時(shí)，部門內(nèi)部秘書與文員工作績效等級比例分布如下：
等級 卓越 優(yōu)秀 良好 需改進(jìn) 不足
比例 10% 30% 45% 15% 0%
當(dāng)部門整體的業(yè)績評定為D時(shí)，部門內(nèi)部秘書與文員績效等級比例分布如下：
等級 卓越 優(yōu)秀 良好 需改進(jìn) 不足
比例 0% 15% 25% 40% 20%
為了盡量對評估標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成一致意見，一方面在定義標(biāo)準(zhǔn)時(shí)盡可能地用比較清晰避免歧義的語言，另一方面，在進(jìn)行績效評估之前對評估者進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，使他們掌握一致的評估標(biāo)準(zhǔn)。
2、排序法
排序法是一種相對比較的方法，主要是將秘書與文員按照某個(gè)評估因素上的表現(xiàn)從績效最好的秘書與文員到績效最差的秘書與文員進(jìn)行排序。排序法有利于識別出好績效的和差績效的秘書與文員。對于某個(gè)因素上績效有問題的秘書與文員，可以作為在該方面培訓(xùn)的對象。
排序法通常的做法是：將所有參加評估的人選列出來，分別針對每一個(gè)評估要素開展評估，首先找出該因素上表現(xiàn)最好的秘書與文員，將他排在第一的位置上，然后找出次最好的秘書與文員，將他排在第二的位置上，依此類推。然后以同樣的方法就第二個(gè)因素進(jìn)行評估，排列秘書與文員的順序。
績效評估排序表是用排序法進(jìn)行績效評估的結(jié)果。
3 對偶比較法
對偶比較法與排序法類似，也是一種相對的績效評估方法。這種方法的基本做法是：在每一個(gè)評估因素上將每一個(gè)秘書與文員 與其他的秘書與文員進(jìn)行比較。
4 關(guān)鍵事件法
在進(jìn)行績效評估時(shí)可以對秘書與文員一些關(guān)鍵事件中的表現(xiàn)進(jìn)行評估，但是應(yīng)該注意的是，對關(guān)鍵事件的評估一定要與被評估者的關(guān)鍵績效指標(biāo)聯(lián)系起來，也就是說，這些關(guān)鍵事件是與被評估者的關(guān)鍵績效指標(biāo)有關(guān)的事件。
例如，對客戶文員進(jìn)行評估，客戶文員的一項(xiàng)關(guān)鍵績效指標(biāo)是獲得客戶的滿意，針對這項(xiàng)關(guān)鍵績效指標(biāo)，他的主管人員記錄下這樣兩件關(guān)鍵事件：
好的關(guān)鍵事件：
客戶文員張×耐心地傾聽客戶的抱怨，回答客戶的問題，有禮貌地向客戶做出了解釋和道歉，并立即給客戶簽署了退貨單。
壞的關(guān)鍵事件：
在業(yè)務(wù)最繁忙的季節(jié)里，客戶文員張×在休息時(shí)間過后遲到了30分鐘才回到辦公室，她錯(cuò)過了4個(gè)來自客戶的電話，并且已經(jīng)有2名客戶焦急地等待在會客室中，他們是按照約定的時(shí)間來訪的。
秘書的績效標(biāo)準(zhǔn)
一個(gè)月內(nèi)由于錯(cuò)誤而被返回的文件次數(shù)不超過5次
一個(gè)月內(nèi)沒有在承諾的期限之內(nèi)完成的.文件次數(shù)不超過5次
秘書的主管通過向其他客戶的調(diào)查發(fā)現(xiàn)秘書的文件打印沒有文字上和語法上的錯(cuò)誤，能夠在認(rèn)同的期限內(nèi)完成
優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：主動采取一些排版方式提高文件的信息交流質(zhì)量，例如，采用一些字體和格式的變化等;能夠主動糾正原文中的語法、文字錯(cuò)誤;采用節(jié)省耗材的做法。
主管人員認(rèn)為僅對草稿做微小的修改就可以發(fā)送了。
優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：起草文件時(shí)僅需要極少的指導(dǎo)，一些日常的信件無需主管干預(yù)就可以正確處理。
主管人員調(diào)查出差者，了解如下情況：安排符合出差者的要求?按時(shí)、準(zhǔn)確預(yù)定旅店、車輛費(fèi)用報(bào)表按時(shí)、準(zhǔn)確完成。
優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：幫助出差人選擇最合理的旅程安排，使出差人節(jié)省時(shí)間，盡可能在旅程中舒適。
在會議開始前能準(zhǔn)備好會議所需的設(shè)備和材料。
會議進(jìn)程順利，與會者不至于中途離開會議去解決由于事先準(zhǔn)備不充分而造成的問題。
優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：會議材料和安排無需主管的監(jiān)控。
績效考核方法
一、近期誤差
人們因?yàn)閷ψ罱l(fā)生的事情印象深刻，但是對之前發(fā)生的事情印象較淺，所以容易產(chǎn)生近期誤差�？己巳送鶗帽豢己巳私诘墓ぷ鞅憩F(xiàn)來代替整個(gè)考核期的表現(xiàn)，從而產(chǎn)生誤差。
解決辦法：消除近期誤差的最好辦法是考核人每周進(jìn)行一次考核記錄，在每月末進(jìn)行正式的考核時(shí)，參考每周的考核記錄來得出比較正確的考核結(jié)果。
二、光環(huán)誤差
如果某個(gè)人存在一個(gè)明顯優(yōu)點(diǎn)的時(shí)候，大家往往會誤認(rèn)為他在別的方面也是同樣優(yōu)秀。這就是光環(huán)效應(yīng)。在考核的時(shí)候也是一樣。比方說，被考核人的工作積極性很高，考核人就會誤認(rèn)為他的工作業(yè)績也會很好，因此會給被考核人較好的評價(jià)。
解決辦法：在進(jìn)行考核的時(shí)候，考核人可以把所有被考核人的同一項(xiàng)考核內(nèi)容放在一起評價(jià)，而不是以人為單位進(jìn)行考核，這樣就可以有效地消除誤差。
三、趨中誤差
考核人比較容易傾向于把被考核人的考核結(jié)果放在中間的位置，這樣就會產(chǎn)生趨中誤差。這主要是因?yàn)榭己巳伺鲁袚?dān)考核責(zé)任或者是考核人對被考核人的工作不太熟悉。
解決辦法：在考核開始前，對考核人進(jìn)行必要的培訓(xùn)，消除考核人心中的顧慮。同時(shí)避免讓對被考核人不熟悉的人來進(jìn)行考核，這樣可以消除趨中誤差。
四、個(gè)人偏見誤差
考核人對被考核人是否喜歡或者是否熟悉，都會影響到對被考核人的考核結(jié)果。考核人常常會給自己喜歡或是熟悉的人較好的評價(jià)，而對自己不喜歡或是不熟悉的人給予較差的評價(jià)，這就是個(gè)人偏見誤差。
解決辦法：采用小組考核或者讓員工互相評價(jià)的方法可以有效地消除個(gè)人偏見誤差。
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