檔案鑒定 實訓

歸檔鑒定是文件轉(zhuǎn)為檔案的鑒定。歸檔鑒定工作主要解決以下問題：鑒別文件材料有無保存價值，從而確定文件材料的取舍，剔出無保存價值的文件材料;判定文件材料價值的大小，據(jù)以確定保管期限的長短，對每個歸檔的保管單位劃出保管期限。

把歸檔鑒定工作作為檔案鑒定工作的重要組成部分，已成為國際檔案界共同關(guān)注的問題和面臨的首要任務(wù)�？v觀世界，進入20世紀以來，世界各國的文件數(shù)量成幾何級猛增，給檔案管理機構(gòu)帶來了巨大的壓力，于是，檔案鑒定工作逐漸引起普遍關(guān)注并繼而成為焦點。美國檔案學者莫斯曾指出：“鑒定是檔案工作整個系列中第一個關(guān)鍵性決定，是隨后所有決定得以產(chǎn)生的基礎(chǔ)，因而是檔案工作的首要職能。鑒定的重要性居第一。” 1992年在加拿大召開的第十二屆國際檔案大會上，“檔案保管期限表”成了有關(guān)研討會的中心議題，在香港召開的國際檔案理事會東亞分會的第四次全體會員大會上，也將“檔案鑒定”作為主要專題，進行研討。

我國《檔案法》 第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。 國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。”第十五條規(guī)定“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案�！薄稒n案法實施辦法》在第五章罰則部分規(guī)定：“違反國家規(guī)定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的……，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正;情節(jié)嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分�！币獙χ苯迂撠煹闹鞴苋藛T或者其他直接責任人員依法追究相應(yīng)的法律責任。如確需擴大或者縮小接收范圍的，必須報經(jīng)本級人民政府和上級檔案行政管理部門批準。

實際工作中，確定好文件的歸檔范圍，做好鑒定工作，不僅從源頭上保證了檔案的質(zhì)量，把檔案優(yōu)化問題解決在萌芽狀態(tài)，使檔案資源得以優(yōu)化，而且減輕了以后存毀鑒定的負擔，有利于減輕日后檔案的整理、保管、利用等一系列工作的壓力，提高工作效率，有利于檔案科學規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平的提高，使檔案工作更加健康地發(fā)展。

歸檔鑒定的原則有兩方面：一是思想原則：“從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點判定檔案價值�！边@條原則指明了在文件材料的歸檔鑒定過程中在思想、觀點方面所要追循的準則。二是工作原則：即效用原則。文件材料的歸檔鑒定實踐活動圍繞以下問題進行：文件是否有用?有效使用時間有多長?效用有多大?在什么范圍內(nèi)使用?“效用”是確定文件取舍的準繩，也是劃定檔案保管期限的依據(jù)。因此是歸檔鑒定的“工作原則”。這個原則指明了歸檔鑒定過程的總要求，反映了歸檔鑒定行為的共性和特色，揭示了文件材料歸檔鑒定實踐活動的規(guī)律。

一、文件材料歸檔鑒定的標準

在上述原則基礎(chǔ)之上制定的文件材料歸檔鑒定的標準，是人們在進行文件歸檔鑒定工作時所必須遵守的行為標準。為了使其最大限度地符合客觀實際，保證歸檔鑒定工作的質(zhì)量，應(yīng)借鑒國外的先進經(jīng)驗，從我國檔案工作現(xiàn)狀出發(fā)，以反映本單位主要職能活動為出發(fā)點，以分析文件內(nèi)容為中心，結(jié)合考慮文件的產(chǎn)生時間、立檔單位的工作性質(zhì)、文件將要產(chǎn)生的社會、經(jīng)濟效益及名稱等因素，在遵循歸檔鑒定原則的基礎(chǔ)上確立明確的歸檔鑒定標準。

1、內(nèi)容標準。任何檔案都是信息的承擔者和載體。根據(jù)具體文件的具體情況，分析其所存的信息內(nèi)涵，根據(jù)其重要程度的不同，確定恰當?shù)谋４鏁r限。美國檔案學家謝倫伯格認為，應(yīng)該根據(jù)文件材料的內(nèi)容制定鑒定標準。

一般來說，反映黨和國家主要方針政策、重要事件、主要業(yè)務(wù)活動的比反映一般性事務(wù)活動的重要;反映本機關(guān)主要職能活動、中心工作和基本情況的比反映日常工作和一般情況的重要;反映全面問題與典型問題的比反映局部問題和一般問題的重要。

2、年齡標準。檔案年齡越高，即反映的內(nèi)容越久遠。早在1901年，德國普魯士機密國家檔案館館長邁斯奈爾曾提出 “高齡檔案應(yīng)當受到尊重”。他的這一論斷被稱為“年齡鑒定論”，在世界范圍內(nèi)產(chǎn)生了廣泛而深遠的影響。因為年代越久，保存下來的檔案數(shù)量就越少，即使內(nèi)容并不很重要，也可以起到再現(xiàn)歷史片斷的作用，而且有些年代久遠的文件作為檔案同時還具有重要的文物價值，應(yīng)永久保存。

3、職能標準。即以機構(gòu)職能劃定歸檔范圍和進館范圍，以職能的重要性認定保存價值。波蘭檔案學家卡林斯基在20世紀20—30年代提出的檔案鑒定標準認為：文件材料應(yīng)否永久保存以及保存時間的長短可取決于產(chǎn)生機關(guān)的職能：最高職能機關(guān)的檔案文件應(yīng)永久保存，低級職能機關(guān)的檔案文件可相對短期保存或不存。

4、效益標準。文件之所以要保存，是因為其對將來的社會發(fā)展有用處。與此同時，保存檔案需要投入人力、物力和財力。美國檔案學家謝倫伯格在50年代就曾提出，任何一份檔案在將來的某個場合都有應(yīng)用的可能和需要，但我們不可能把它們?nèi)�部保存下來，因為社會用于保存檔案的能力和資源畢竟有限。美國檔案學家弗蘭克·博列斯和米莉亞·楊對謝倫伯格的上述思想進一步發(fā)展，提出了自己的一整套鑒定理論原則。這一鑒定理論明確提出了保管費用應(yīng)作為文件鑒定標準之一的論斷。保存檔案需要庫房、設(shè)備、裝具、管理人員、信息存儲、復(fù)制、修復(fù)等各項費用，保管期限越長的檔案所需費用越高。但任何一個國家、任何一個社會所能提供的檔案保存能力都是有限的，因此在歸檔鑒定工作中必須確保要轉(zhuǎn)為檔案的文件其價值大于保存它所消耗的費用。這里所說的效益包括經(jīng)濟效益和社會效益，它不是一個完全可以量化的概念，而是鑒定檔案價值時應(yīng)具有的一種觀念和指導(dǎo)思想。

5、文件名稱標準。文件的不同名稱具有特定的性質(zhì)和用途，可以在一定程度上反映出文件的價值。此鑒定標準相對簡單明確且具有可操作性，是檔案人員在鑒定時往往采用的最直觀的方法。通常是命令、指示、決定等比通知、通報、函等的價值大，因為其往往用于反映方針政策、重大事件和主要業(yè)務(wù)活動，具有權(quán)威性和重要性，有很強的約束力，是下級開展各項工作的依據(jù)，而后者往往不具有強制性和規(guī)定性;總結(jié)、決議比規(guī)劃、計劃、預(yù)算重要，因為其是執(zhí)行的結(jié)果，可作為重要的憑證，而后者只是預(yù)期的目的，憑證作用校但是有些文種的使用范圍較寬，有的機關(guān)行文時使用文種不一定準確，因此不能用文件名稱作為判定文件價值的主要依據(jù)，必須結(jié)合文件的內(nèi)容加以評價。

上述標準都是偏重于理論分析和一般原則，具體應(yīng)用于歸檔文件材料的價值鑒定時，還需要對文件進行具體研究分析。不能孤立、機械地照搬某一標準，必須根據(jù)每份文件的具體情況，從文件的內(nèi)容入手，綜合分析文件的來源、時間、名稱等各因素，全面判定其檔案價值。

由于我國鑒定標準研究的起步較晚。作為國家級鑒定標準，主要體現(xiàn)在檔案行政管理機構(gòu)頒發(fā)的各類“文件歸檔范圍”和“保管期限表”。它們構(gòu)成了自上而下的鑒定標準體系，是我國各類歸檔文件材料價值鑒定的直接依據(jù)。但在實踐中，明顯出現(xiàn)涵蓋面不夠廣泛、全面，較難逐項鑒定文件的證據(jù)價值、情報價值等問題，因而也就無法保證進館檔案的正確性與短期、長期、永久檔案區(qū)分的科學性和準確性。歸檔鑒定標準應(yīng)該隨著社會的發(fā)展和檔案工作出現(xiàn)的新情況而不斷地發(fā)展和完善。

二、歸檔鑒定過程中要注意的問題

為了最大限度地符合客觀實際，保證歸檔鑒定工作的質(zhì)量，必須在遵循鑒定原則與標準的基礎(chǔ)上具體問題具體分析，在實際歸檔鑒定過程中還應(yīng)注意以下幾個問題：

1、制定本部門切實可行的歸檔范圍。應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)、文書人員、專業(yè)人員共同劃定歸檔范圍。各部門文書人員熟悉本部門業(yè)務(wù)工作情況，是文件材料的經(jīng)手人，熟悉整個辦文過程，他們最清楚每份文件的價值。因此檔案人員在確定歸檔范圍之前，應(yīng)首先深入本單位各部門，請各部門文書人員將本部門工作活動中形成的各類文件材料就其性質(zhì)、種類、載體等列出清單，然后，檔案人員同部門領(lǐng)導(dǎo)、文書人員和業(yè)務(wù)人員共同研究確定本部門歸檔范圍。這樣確定的歸檔范圍條款更細、更具體、更明確，操作性更強，更適合各部門實際情況，能夠有效避免各部門之間的重復(fù)歸檔。

2、選擇本單位形成的文件材料作為歸檔重點。本單位形成的文件材料，直接反映本單位職能活動，只有把本單位重要文件、有查考利用價值的文件材料收集齊全、完整，才能全面反映本部門的歷史全貌和活動規(guī)律，有利于日后利用，為以后的工作查考與借鑒服務(wù)。但目前機關(guān)實際工作中，往往只注意到留存有正式編號的“紅頭”文件，對于一些沒有經(jīng)過登記編號的“賬外”文件及內(nèi)部文件不注意留存，如領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上的講話稿、各種會議記錄、重要的專題調(diào)查材料、統(tǒng)計報表等文件材料。而這些往往正是反映本部門主要職能活動和歷史面貌的主要文件，是應(yīng)當重點保存的。否則一旦在歸檔時被剔除以外，無法從其它途徑彌補，將會影響本單位檔案的完整性，影響利用工作。

3、充分考慮社會需求對文件價值的影響。檔案的使用價值是由檔案的內(nèi)容及其滿足利用者需要的程度所決定的，文件歸檔鑒定是否正確、科學，最終要由檔案利用實踐來驗證。對檔案借閱登記和利用效果記錄進行統(tǒng)計和分析，研究利用情況，有利于了解哪些文件具有保存價值應(yīng)歸檔，從而準確制定歸檔范圍。但利用率低的檔案不一定就沒有價值，對利用率還應(yīng)作具體分析，可以參考檔案借閱登記和利用效果記錄。

4、要克服“多多益善”的思想，保存確有永久保存價值的檔案。據(jù)調(diào)查，我國有的單位永久保存的檔案利用率極低，有的甚至幾十年沒人查閱過，卻依舊按例進入檔案館。這樣我國現(xiàn)存“永久檔案”數(shù)量越來越多，勢必造成人力、物力、財力的浪費，同時也使有價值的珍貴檔案混雜于無價值的檔案中，無法實現(xiàn)對珍貴檔案的重點保存。

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