優(yōu)化工作流程

流程三要素任務(wù)流向：指明任務(wù)的傳遞方向和次序

任務(wù)交接：指明任務(wù)交接標(biāo)準(zhǔn)與過程

推動(dòng)力量：指明流程內(nèi)在協(xié)調(diào)與控制機(jī)制

工作流程圖

全面了解工作流程，要用工作流程圖。工作流程圖可以幫助管理者了解實(shí)際工作活動(dòng)，消除工作過程中多余的工作環(huán)節(jié)、合并同類活動(dòng)，使工作流程更為經(jīng)濟(jì)、合理和簡便，從而提高工作效率。

一、工作流程圖的定義

工作流程圖是通過適當(dāng)?shù)姆��?hào)記錄全部工作事項(xiàng)，用以描述工作活動(dòng)流向順序。

工作流程圖由一個(gè)開始點(diǎn)、一個(gè)結(jié)束點(diǎn)及若干中間環(huán)節(jié)組成，中間環(huán)節(jié)的每個(gè)分支也都要求有明確的分支判斷條件。所以工作流程圖對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)化有著很大的幫助。

二、工作流程圖的制作

利用Word中的[繪圖]→[自選圖形]→[流程圖]里面的各種圖形，制作起來比較容易，只是要具備一定的耐心，尤其是那種復(fù)雜而龐大的流程圖。當(dāng)然，它也和任何事物一樣，有其規(guī)律和技巧可尋。掌握了這些規(guī)律和技巧就可以變繁為簡，操作起來得心應(yīng)手，事半功倍。制作過程中應(yīng)把握以下三大規(guī)律：

1. 先難后易 流程圖一般最下面的部分比較復(fù)雜，做起來困難一些，那就先從它著手，這樣，整個(gè)圖的框架搭起來了，剩下的就非常容易了。

2. 先框后線 先設(shè)置框型圖形，待整個(gè)圖的框架定位后，再進(jìn)行連線，這樣減少了調(diào)整的工作量。

3. 先圖后文 先將所有的圖形及其格式設(shè)置好，定位之后再輸入文字。當(dāng)然，標(biāo)題最好一開始就輸入，否則，留到后面是麻煩。

三、工作流程圖制作技巧

技巧提示：掌握了上面的制作規(guī)律，還得充分利用下面的一些技巧。

1. 使用網(wǎng)格和標(biāo)尺，便于準(zhǔn)確快捷地定位。

2. 制作圖形和線條時(shí)，利用圖形復(fù)制快捷鍵[Crtl+D]進(jìn)行復(fù)制，既快捷又使圖形和線條大小形狀一致。

3. 利用格式刷使所有圖形格式保持一致。

4. 調(diào)整圖形和線條時(shí)，利用[Ctrl+方向鍵]，可以精確定位。

5. 如果同一行內(nèi)方框很多，內(nèi)容復(fù)雜，而且格式又相似，可以利用表格插入來完成，既方便快捷，又美觀大方。圖1中，最下面的一排就是插入一行表格后制成的，方框之間不相連接處用工具欄上橡皮擦去上下橫線即可;文字輸入時(shí)，按鼠標(biāo)右鍵，調(diào)整文字方向?yàn)榭v向。

四、工作流程圖的操作步驟

工作流程圖有五個(gè)操作步驟：

1、目的分析：這一步是消除工作中不必要的環(huán)節(jié)，其中應(yīng)分析以下幾方面：

實(shí)際做了什么?

為什么要做?

該環(huán)節(jié)是否真的必要?

應(yīng)該做什么?

2、地點(diǎn)分析：盡可能合并相關(guān)的工作活動(dòng)，其中應(yīng)分析以下幾個(gè)方面：

在什么地方做這項(xiàng)活動(dòng)?

為何在該處做?

可否在別處做?

應(yīng)當(dāng)在何處做?

3、順序分析：盡可能使工作活動(dòng)的順序更為合理有效，其中應(yīng)分析以下幾個(gè)方面：

何時(shí)做?

為何在此時(shí)做?

可否在其它時(shí)間做?

應(yīng)當(dāng)何時(shí)做?

4、人員分析：目的是分析人員匹配的合理性，其中應(yīng)分析以下幾個(gè)方面：

誰做?

為何由此人做?

可否用其他人做?

應(yīng)當(dāng)由誰來做?

5、方法分析：目的在于簡化操作，需要分析的問題有幾個(gè)方面：

現(xiàn)在如何做?

為何這樣做?

可否用其他方法做?

應(yīng)當(dāng)用什么方法來做?

通過上述五個(gè)方面的分析，可以消除工作過程中多余的工作環(huán)節(jié)、合并同類活動(dòng)，使工作流程更為經(jīng)濟(jì)、合理和簡便，從而提高工作效率。

工作流程組織

管理和規(guī)劃工作流程，需要工作流程組織來完成。

一、工作流程組織概述

工作流程組織可反映一個(gè)組織系統(tǒng)中各項(xiàng)工作之間的邏輯關(guān)系，是一種動(dòng)態(tài)關(guān)系。在一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，其管理工作的流程、信息處理的流程，以及設(shè)計(jì)工作、物資采購和施工的流程組織都屬于工作流程組織的范疇。

二、工作流程組織分類

① 管理工作流程組織：投資、進(jìn)度控制，合同管理流程，設(shè)計(jì)變更等。

② 信息處理工作流程組織，如月度報(bào)告的數(shù)據(jù)處理。

③ 物質(zhì)流程組織：鋼結(jié)構(gòu)深化設(shè)計(jì)工作流程、外立面施工工作流程。

注意設(shè)計(jì)變更和設(shè)計(jì)工作流程的性質(zhì)不同。

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