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會(huì)議紀(jì)要抄報(bào)抄送
一、公文的主送
確定公文的主送對(duì)象，有兩個(gè)因素：第一是行文關(guān)系。它分兩大類：垂直領(lǐng)導(dǎo)（包括業(yè)務(wù)指導(dǎo)）系統(tǒng)中的上行關(guān)系和下行關(guān)系；非垂直和無(wú)隸屬關(guān)系機(jī)構(gòu)間的平行關(guān)系（與之相應(yīng)的公文被稱之為：上行公文、下行公文、平行公文）。第二是公文的內(nèi)容，即公務(wù)需要。機(jī)關(guān)之間只有在公文內(nèi)容涉及到對(duì)方時(shí)，行文才可能發(fā)生。 確定上行公文（尤其是請(qǐng)示性公文）的主送對(duì)象，一般要遵循三個(gè)原則。①主送一個(gè)機(jī)關(guān)�，F(xiàn)在有些機(jī)關(guān)的上行公文經(jīng)常多頭主送，有人認(rèn)為上行公文送的部門越多，問(wèn)題就越容易解決。其實(shí)恰恰相反。請(qǐng)示公文多頭主送，受文的上級(jí)機(jī)關(guān)誰(shuí)也不便單獨(dú)答復(fù)，問(wèn)題反而容易擱淺。另外還有黨政不分的現(xiàn)象，要求政府或黨委單獨(dú)解決的問(wèn)題，卻同時(shí)主送上級(jí)政府和黨委，使得政府和黨委都不便直接辦理；或者要求政府解決的問(wèn)題，卻單獨(dú)以黨組或黨委的名義向上級(jí)政府主送，造成工作脫節(jié)。因此，應(yīng)強(qiáng)調(diào)請(qǐng)示公文主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。如果一個(gè)機(jī)關(guān)受雙重領(lǐng)導(dǎo)，該機(jī)關(guān)的請(qǐng)示公文確需報(bào)請(qǐng)雙方領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，同時(shí)抄報(bào)另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。這樣被主送的上級(jí)機(jī)關(guān)就會(huì)視情況與另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)，并負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示的問(wèn)題。要求解決經(jīng)費(fèi)、物資、人員編制內(nèi)容的公文，應(yīng)當(dāng)以政府或部門（指上一級(jí)政府所屬部門）的名義主送上級(jí)政府。如果認(rèn)為需要上級(jí)黨委知道的，可以并報(bào)。公文主送應(yīng)將政府放在前面（例如主送省政府的報(bào)告認(rèn)為需要省委知道時(shí)，應(yīng)寫成：“省政府并報(bào)省委”，而不要寫成“省委、省政府”）。②不越級(jí)主送。根據(jù)行文規(guī)則，上報(bào)的公文一般情況下應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級(jí)上報(bào)，主送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。特殊情況下必須越級(jí)行文甚至主送更高層的上級(jí)機(jī)關(guān)時(shí)，必須將公文抄報(bào)越過(guò)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。③不宜以機(jī)關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人主送。在實(shí)際工作中，有些機(jī)關(guān)經(jīng)常向上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人主送機(jī)關(guān)的正式公文，這種作法很不妥當(dāng)。公文主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，一是容易誤事。一旦該領(lǐng)導(dǎo)同志外出，公文就可能被擱淺，別人也不便辦理。二是不利于正確決策。公文主送個(gè)人，上級(jí)機(jī)關(guān)具體承辦業(yè)務(wù)的人員有時(shí)掌握不了情況，無(wú)法根據(jù)全局綜合平衡、協(xié)調(diào)工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確決策的依據(jù)，容易導(dǎo)致決策失誤。三是不符合集體領(lǐng)導(dǎo)的原則。在受文主體上，領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人是不能代表組織的。根據(jù)中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于報(bào)送文件的有關(guān)規(guī)定精神，除上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志專門交代或有特殊情況外，不宜向上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人主送機(jī)關(guān)公文，文件抬頭都要寫給上級(jí)機(jī)關(guān)。筆者認(rèn)為，如確需向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人請(qǐng)示問(wèn)題，反映情況時(shí)，最好是以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)人的名義向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)者行文。
下行公文的主送，與上行公文稍有不同。視公文內(nèi)容需要，它可以主送一個(gè)機(jī)關(guān)，也可以同時(shí)主送數(shù)個(gè)機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)某一下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的問(wèn)題時(shí)，一般來(lái)說(shuō)只主送這一下級(jí)機(jī)關(guān)（如批復(fù)性公文）。當(dāng)答復(fù)的問(wèn)題帶有普遍性，需要其它下級(jí)機(jī)關(guān)知道或參照辦理時(shí)，可采用抄送的形式。如國(guó)務(wù)院辦公廳主送給湖北省人民政府辦公廳的《關(guān)于縣以上地方各級(jí)人民政府懸掛國(guó)徽和掛機(jī)關(guān)名稱牌子問(wèn)題的復(fù)函》，已成為全國(guó)各級(jí)政府執(zhí)行的文件。上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作、發(fā)布命令、決定、行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文等，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理或共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)，常常主送所有或數(shù)個(gè)直接下級(jí)機(jī)關(guān)。與上行公文的主送一樣，下行公文的主送一般也不宜越級(jí)，確需越級(jí)時(shí)，也要抄送越過(guò)的機(jī)關(guān)。另外，下行公文也不宜以機(jī)關(guān)名義向個(gè)人行文。
平行公文的主送，情況比較復(fù)雜。由于平行公文的特殊性，可以不分地區(qū)、不分職別的確定主送對(duì)象，但它要分機(jī)關(guān)或單位的性質(zhì)，要求具有行文關(guān)系這一條件。比如Ａ省要在Ｂ省的ＸＸ市建立干休所，Ａ省人民政府的有關(guān)職能部門就可以與Ｂ省ＸＸ市政府以“函”的形式聯(lián)系建立干休所的有關(guān)事項(xiàng)。因?yàn)椋潦≌挠嘘P(guān)職能部門與Ｂ�。兀厥姓哂行形年P(guān)系，他們之間的行文是平行公文（有人認(rèn)為只有在具有隸屬關(guān)系時(shí)，才具有行文關(guān)系，這是對(duì)行文關(guān)系的片面理解）。如果說(shuō)某一政府將正式公文（包括平行公文，如“函”）主送給某一宗教寺院，人們一定會(huì)感到不可思議。由此可見，平行公文的性質(zhì)雖然特殊，使用雖然廣泛，但也是有限
度的。其主送對(duì)象的確定也不能違反具有行文關(guān)系這一前提。那么如果政府確有公務(wù)涉及宗教寺院時(shí)應(yīng)如何處理呢？筆者認(rèn)為，政府應(yīng)將其公文主送政府主管宗教事務(wù)的職能部門（如民族事務(wù)委員會(huì)、宗教局等），由其職能部門按職權(quán)行事。企業(yè)與政府之間的公務(wù)活動(dòng)也基本如此。
公文抬頭的書寫，按有關(guān)規(guī)定，當(dāng)主送機(jī)關(guān)不只一個(gè)時(shí)，機(jī)關(guān)名稱的排列首先是主辦機(jī)關(guān)，其次是其他機(jī)關(guān)。在這個(gè)原則下，按黨、政、軍、群的順序排列（聯(lián)合發(fā)文或平行公文，如周知性通知，有可能出現(xiàn)同時(shí)主送黨、政、軍、群有關(guān)部門的情況）。還有些公文，主送單位不宜做抬頭（例如會(huì)議紀(jì)要、頒布的條例、法規(guī)等，這些公文通常要求在標(biāo)題下面注明公文公布或通過(guò)的時(shí)間。若再放抬頭，就破壞了公文的完整性，顯得很不協(xié)調(diào)），這時(shí)可將公文的主送機(jī)關(guān)放在文尾抄送欄中抄送機(jī)關(guān)的上面，其作用與放在前面是一樣的。國(guó)務(wù)院的一些文件就常采用這種方法。這里要特別強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，視公文需要，主送機(jī)關(guān)放前放后均可，但切記不可遺漏。一份本應(yīng)有主送機(jī)關(guān)的公文如果沒有標(biāo)明主送機(jī)關(guān)，那就是無(wú)的放矢，公文就失去了應(yīng)有的效力。
二、公文的抄送
公文的抄送又分抄送與抄報(bào)兩種情況。
所謂抄送，是指對(duì)平級(jí)、下級(jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)；而抄報(bào)則是指對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)。這里所說(shuō)的上級(jí)機(jī)關(guān)，是指具有隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)。
在實(shí)際工作中，無(wú)論是抄送還是抄報(bào)，都要注意下列幾個(gè)問(wèn)題：
�。保停▓�(bào)）只限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需要對(duì)方知道或協(xié)作的機(jī)關(guān)，不能濫抄濫送。但也要注意不能漏抄漏報(bào)，以免工作脫節(jié)，不利于協(xié)調(diào)一致。
２．請(qǐng)示公文不要同時(shí)抄送下級(jí)或同級(jí)機(jī)關(guān)。
�。常蛳录�(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，要抄報(bào)直接上級(jí)機(jī)關(guān)。
�。矗蛳罗D(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，不要再抄報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。
�。担霞�(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，要注意抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。
６．聯(lián)合發(fā)文、或主送中已有的機(jī)關(guān)，不要再抄送。
嚴(yán)格地講，公文的抄送也必須具備有行文關(guān)系和公務(wù)需要這兩個(gè)條件。因?yàn)槭芪臋C(jī)關(guān)與發(fā)文機(jī)關(guān)之間的行文是建立在這兩個(gè)條件的基礎(chǔ)上的，因此，抄送機(jī)關(guān)作為受文對(duì)象的一部分也必須具備這兩個(gè)條件。對(duì)于沒有行文關(guān)系的機(jī)關(guān)或單位，是不能將公文抄送的。
公文抄送機(jī)關(guān)順序的排列，按有關(guān)規(guī)定，應(yīng)是黨、政、軍各部門或單位；人大棠委會(huì)辦公廳（室）、政協(xié)辦公廳（室）、法院、檢察院另起一行，排在后面。
最后順便談?wù)劰牡陌l(fā)送。筆者近來(lái)發(fā)現(xiàn)，對(duì)有些機(jī)關(guān)，發(fā)文機(jī)關(guān)既不能主送，又不宜抄送，但公文的內(nèi)容和精神又需要其了解時(shí)，就常采用發(fā)送的形式。由于接收公文的單位或機(jī)關(guān)不屬于受文對(duì)象，因此它可以不受行文關(guān)系的限制，發(fā)送機(jī)關(guān)也不在公文上標(biāo)明。比如國(guó)務(wù)院的公文，是不能主送或抄送省、市級(jí)法院和檢察院的，但國(guó)務(wù)院的有關(guān)精神又需要這些機(jī)關(guān)了解，因此，就常采用發(fā)送的形式。各地在遇到此類情況時(shí)，不妨也試一試。
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