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加強(qiáng)應(yīng)收賬款內(nèi)控制度建設(shè)
摘 要:本文分析了應(yīng)收賬款存在的風(fēng)險(xiǎn),提出了應(yīng)從信用管理控制、銷售管理控制、財(cái)務(wù)管理控制、責(zé)任監(jiān)督控制等四個(gè)方面入手建立應(yīng)收賬款的內(nèi)部管控制度,降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),保障企業(yè)健康發(fā)展。
關(guān)鍵詞:應(yīng)收賬款信用控制風(fēng)險(xiǎn)
應(yīng)收賬款是企業(yè)在正常經(jīng)營過程中,對外銷售貨物、提供勞務(wù)等而應(yīng)向購買貨物或接受勞務(wù)的單位或個(gè)人收取的款項(xiàng),是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成項(xiàng)目。應(yīng)收賬款是企業(yè)采取賒銷方式產(chǎn)生的,其存在對企業(yè)經(jīng)營的影響具有正負(fù)兩面性,一方面可以增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力,促進(jìn)銷售,擴(kuò)大市場份額,增加銷售收入,減少庫存,給企業(yè)經(jīng)營帶來諸多積極影響。另一方面應(yīng)收賬款的存在又具有一定風(fēng)險(xiǎn),過高的應(yīng)收賬款會(huì)大量占用企業(yè)流動(dòng)資金,影響企業(yè)流動(dòng)資金的正常周轉(zhuǎn)和運(yùn)營能力,增加企業(yè)管理成本,增大應(yīng)收賬款壞賬損失的機(jī)率等。國內(nèi)企業(yè)現(xiàn)行的重銷售和利潤目標(biāo)的考核機(jī)制,使得企業(yè)通常把擴(kuò)大銷量放在首位,追求利潤增長,而相對忽視企業(yè)現(xiàn)金流,認(rèn)為貨物發(fā)出去了才有貨款回籠,客戶所欠的貨款是遲早要收回來的,應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng)。 1 應(yīng)收賬款存在的風(fēng)險(xiǎn)
1.1 夸大企業(yè)經(jīng)營業(yè)績
我國現(xiàn)行的會(huì)計(jì)記賬基礎(chǔ)是權(quán)責(zé)發(fā)生制,企業(yè)發(fā)生的當(dāng)期賒銷全部記入當(dāng)期收入,就是企業(yè)產(chǎn)品已經(jīng)發(fā)給客戶,銷售發(fā)票已經(jīng)開出,對應(yīng)的貨款卻不能同步收回,而銷售已告成立,銷售收入必須確認(rèn)。這種貨款尚未回籠的銷售,勢必使產(chǎn)生沒有現(xiàn)金流入的損益,也就是說賒銷可以使企業(yè)產(chǎn)生更多的銷售收入和利潤。因賒銷產(chǎn)生的利潤沒有相應(yīng)的現(xiàn)金流入,而是以應(yīng)收賬款債權(quán)形式存在,一旦收不回,這部份利潤就屬虛增,因此,會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求企業(yè)按照應(yīng)收賬款余額的一定比例提取壞賬準(zhǔn)備,如果實(shí)際發(fā)生的壞賬損失超過提取的壞賬準(zhǔn)備,會(huì)給企業(yè)帶來更大的損失。
1.2 降低企業(yè)資金使用效率,增加資金成本
企業(yè)應(yīng)收賬款的不斷增加,一方面必然占用大量的流動(dòng)資金,使得流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)放緩,資金逐漸緊缺;另一方面企業(yè)通過賒銷擴(kuò)大了市場份額,增加了銷售收入和利潤,因賒銷的貨款尚未收回,而賒銷產(chǎn)生的銷售稅金、所得稅等各種稅費(fèi)必須按期支付,增加了現(xiàn)金的流出,加大了企業(yè)資金壓力。為確保正常經(jīng)營所需資金,企業(yè)不得不舉債補(bǔ)充流動(dòng)資金,造成財(cái)務(wù)費(fèi)用增加,資產(chǎn)負(fù)債率上升。
1.3 管理難度加大,增加企業(yè)管理成本
由于企業(yè)應(yīng)收賬款的大量存在,特別是逾期應(yīng)收賬款的比例不斷上升,導(dǎo)致被占用在應(yīng)收賬款上的資金喪失了其時(shí)間價(jià)值,增加了資金的機(jī)會(huì)成本。為加快貨款回收,企業(yè)勢必采取措施加大應(yīng)收賬款催收,如:如提高承兌匯票收款率,以物抵債,債務(wù)重組,委托討債公司收款等。在應(yīng)收賬款的催收過程中,企業(yè)需要投入大量的人力、物力和財(cái)力,增加了管理的難度和成本。 2 應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制制度
目前,我國企業(yè)的應(yīng)收賬款管理還存在許多問題,很多企業(yè)沒有建立一套較完整的應(yīng)收賬款內(nèi)控制度,如未對應(yīng)收賬款進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)信用管理、沒有建立賒銷制度、日常銷售控制制度、責(zé)任監(jiān)督制度等。沒有將應(yīng)收賬款的事前控制、事中控制和事后控制有機(jī)結(jié)合起來,形成一套完善的全過程控制制度。對應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)意識不夠,風(fēng)險(xiǎn)防范意識淡薄,運(yùn)用法律手段解決債務(wù)糾紛的意識不強(qiáng),造成大量壞賬的產(chǎn)生。因此,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度建設(shè),從源頭和制度上控制應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)。
2.1 建立客戶信用管理制度
（1）開展客戶資信情況調(diào)查。企業(yè)在沒有對客戶資信狀況進(jìn)行調(diào)查,沒有較全面準(zhǔn)確地?fù)挝湛蛻粜畔⒌那闆r下,急于賒銷是造成應(yīng)收賬款呆壞賬的重要原因之一。因此,企業(yè)在經(jīng)營過程中應(yīng)通過各種渠道收集有關(guān)客戶的信息,包括客戶的財(cái)務(wù)狀況、資金狀況、市場網(wǎng)絡(luò)、營銷能力、行業(yè)地位、產(chǎn)品品質(zhì)、以往業(yè)務(wù)記錄、履約信用、組織管理、負(fù)責(zé)人個(gè)人資料等,建立客戶信用檔案。客戶信息取得的渠道主要有:客戶公開披露的財(cái)務(wù)報(bào)告和其他信息,企業(yè)的營銷人員及相關(guān)人員對客戶進(jìn)行實(shí)地調(diào)查,與同一客戶往來的其他單位交換有關(guān)信息資料,從監(jiān)管的職能部門如工商、銀行、財(cái)稅等部門間接了解。
（2）評定客戶信用等級。企業(yè)可根據(jù)收集的客戶信用資料,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營情況,運(yùn)用科學(xué)分析方法,對客戶的資信進(jìn)行綜合評定,確定客戶的信用等級。企業(yè)對客戶信用實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,結(jié)合客戶實(shí)際業(yè)務(wù)往來信譽(yù)情況,定期梳理和重新調(diào)整客戶的信用等級。
（3）制訂合理的信用政策。基于風(fēng)險(xiǎn)控制原則,企業(yè)應(yīng)根據(jù)客戶信用等級,對客戶進(jìn)行分類管理,對不同信用等級的客戶實(shí)行不同的發(fā)貨控制政策,信用等級越高給予的賒銷政策相對寬松一些,信用等級越低賒銷控制就越嚴(yán),低于最低信用控制標(biāo)準(zhǔn)則實(shí)行現(xiàn)款銷售。為促使客戶盡早付款,企業(yè)還可根據(jù)付款期限和付款方式附加相應(yīng)的現(xiàn)金折扣。
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2.2 完善銷售管理制度
（1）建立銷售合同管理制度。銷售合同是明確業(yè)務(wù)雙方權(quán)利和義務(wù)的法律依據(jù),也是企業(yè)催收應(yīng)收賬款最重要的憑據(jù)之一。企業(yè)應(yīng)建立完善銷售合同管理制度,明確銷售合同管理部門,銷售合同的簽訂辦法、程序,審批權(quán)限。除即時(shí)結(jié)清貨款的交易外,所有業(yè)務(wù)要簽訂書面合同,涉及重大交易的合同應(yīng)咨詢法律顧問,并提請企業(yè)經(jīng)營班子研究決定。合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)合同
臺賬管理,平時(shí)注意收集、記錄、整理各類應(yīng)收賬款債權(quán)憑據(jù),如送貨回單、對賬單等,做好風(fēng)險(xiǎn)防范的法律基礎(chǔ)工作。
（2）建立發(fā)貨審批制度。正常情況下，銷售發(fā)貨部門根據(jù)企業(yè)信用政策實(shí)行發(fā)貨控制，但實(shí)際營銷過程中存在較多的特殊情況，需區(qū)別對待發(fā)貨。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合客戶信用等級管理，明確賒銷的審批權(quán)限，分別規(guī)定各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)經(jīng)理的賒銷審批權(quán)限，超權(quán)限的須逐級報(bào)經(jīng)上級經(jīng)理或總經(jīng)理審批。審批制度要明確各級審批責(zé)任人的權(quán)限和職責(zé)，實(shí)行“誰審批，認(rèn)負(fù)責(zé)”，把賒銷業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制在企業(yè)可承受的限度內(nèi)。
（3）建立業(yè)務(wù)臺賬管理制度。企業(yè)銷售部門應(yīng)當(dāng)分業(yè)務(wù)部門、分區(qū)域、分業(yè)務(wù)員、分客戶設(shè)立應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)臺賬,序時(shí)記錄各客戶每筆業(yè)務(wù)的發(fā)生日期、發(fā)貨數(shù)量、金額、開票、收款額、收款方式、欠款余額等詳細(xì)信息。定期分析、編制客戶信用政策執(zhí)行情況信息,對超出信用控制范圍的客戶,提請有關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任業(yè)務(wù)員采取相應(yīng)措施催收貨款。業(yè)務(wù)員須分客戶登記應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)臺賬,逐筆記錄所管轄每個(gè)客戶的發(fā)貨、開票、收款、欠款余額情況,并定期與業(yè)務(wù)部門銷售臺賬和財(cái)務(wù)應(yīng)收賬款明細(xì)賬核對。
（4）定期對賬管理制度。對賬工作是應(yīng)收賬款日常風(fēng)險(xiǎn)控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié),有些客戶把拖欠供應(yīng)商的貨款作為公司籌資的一種主要手段,盡可能增加欠款額度和延長付款周期,將供應(yīng)商的應(yīng)收賬款作為一種“無息貸款”,長期占用,因怕供應(yīng)商通過法律途徑索取貨款,往往拒絕對賬,或只對賬但不簽章確認(rèn)債務(wù),到了付款時(shí)又以賬目不清為由,拖延甚至拒絕付款,所以企業(yè)必須重視和規(guī)范日常對賬工作,建立定期對賬管理制度。①要有明確的對賬時(shí)間和內(nèi)容要求,規(guī)定多長時(shí)間必須與客戶對賬,對賬工作作為業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)員的一項(xiàng)主要工作,與績效掛鉤,要給業(yè)務(wù)員和客戶養(yǎng)成定期對賬的習(xí)慣。②業(yè)務(wù)員每月與財(cái)務(wù)部門提供應(yīng)收賬款分戶往來明細(xì)賬核對,出現(xiàn)不一致時(shí),查明原因,調(diào)整記錄。③業(yè)務(wù)員根據(jù)與財(cái)務(wù)核對一致的臺賬,定期與客戶進(jìn)行核對,取得對方確認(rèn)并簽章的對賬單,作為雙方對賬的原始依據(jù)。④企業(yè)每年要組織財(cái)務(wù)、審計(jì)和信用管理部門全面清查各項(xiàng)應(yīng)收賬款。根據(jù)客戶往來及對賬情況分析,不定期抽查業(yè)務(wù)員臺賬,在業(yè)務(wù)員的配合下直接參與部分客戶的現(xiàn)場對賬,提高對賬單的有效性和可靠性。
2.3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理控制制度
（1）總額控制制度。應(yīng)收賬款總額控制可分為絕對額控制和相對額控制。企業(yè)應(yīng)根據(jù)年度經(jīng)營計(jì)劃、經(jīng)營策略等因素,確定當(dāng)年的應(yīng)收賬款絕對控制最高限額,同時(shí)輔以貨款回收率的相對指標(biāo)控制,并分解到各業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)員、重點(diǎn)客戶。對那些往來多、金額大或信用較差的客戶更應(yīng)加強(qiáng)總額控制,不得超信用限額賒銷以免發(fā)生壞賬。
（2）賬齡分析制度。財(cái)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合對客戶銷售貢獻(xiàn)、利潤貢獻(xiàn)等價(jià)值貢獻(xiàn)分析,每月對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析,并及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)、信用管理等相關(guān)部門。相關(guān)部門應(yīng)把逾期的應(yīng)收賬款作為收款工作的重點(diǎn),分析產(chǎn)生逾期的原因,采取相應(yīng)的收賬方法,對經(jīng)營情況惡化,資金異常緊缺的客戶,要采取果斷措施收款,盡可能減少損失。
（3）壞賬準(zhǔn)備金制度。有賒銷就有應(yīng)收賬款,有應(yīng)收賬款就有發(fā)生壞賬的可能,因此,企業(yè)在會(huì)計(jì)核算上應(yīng)遵循謹(jǐn)慎原則要求,合理估計(jì)可能發(fā)生的壞賬損失,根據(jù)應(yīng)收賬款賬齡確定一定的計(jì)提比例,按應(yīng)收賬款年終余額計(jì)提壞賬準(zhǔn)備,建立彌補(bǔ)損失的壞賬準(zhǔn)備金制度。對逾期應(yīng)收賬款,特別是長期掛賬的應(yīng)收賬款要逐一分析原因,核實(shí)確認(rèn),對確實(shí)不能收回的應(yīng)及時(shí)作為壞賬損失處理。同時(shí)對已作壞賬處理的應(yīng)收賬款,企業(yè)不能放棄對它的追索權(quán),對處理的壞賬屬于逾期3年以上的應(yīng)收賬款,應(yīng)當(dāng)實(shí)行賬銷案存管理,做好后續(xù)跟蹤和債權(quán)追索工作。
2.4 強(qiáng)化責(zé)任考核監(jiān)督制度
(1)建立責(zé)任考核制度。企業(yè)業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)員往往為了追求銷售業(yè)績而盲目擴(kuò)大銷售,加之內(nèi)部控制不到位,導(dǎo)致應(yīng)收賬款大量增加。因此,企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化對業(yè)務(wù)部門的管理,以每個(gè)業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)員作為一個(gè)責(zé)任中心,明確業(yè)務(wù)員為應(yīng)收賬款的第一責(zé)任人,業(yè)務(wù)員部門為應(yīng)收賬款的第一責(zé)任部門。對應(yīng)收賬款的收回實(shí)行終身負(fù)責(zé)制,加強(qiáng)對業(yè)務(wù)員銷售回款率和應(yīng)收賬款占用額的考核。一是應(yīng)收賬款的產(chǎn)生與業(yè)務(wù)員的收入掛鉤,超出規(guī)定期限未收回的應(yīng)收賬款,業(yè)務(wù)員應(yīng)承擔(dān)一定的資金占用利息,直接在其當(dāng)月業(yè)務(wù)提成中扣除;一旦發(fā)生呆賬,就根據(jù)誰經(jīng)手、誰審批、誰負(fù)責(zé)的原則,按內(nèi)部制度進(jìn)行懲處,其呆賬金額由相關(guān)責(zé)任人員共同承擔(dān),從其年度考核獎(jiǎng)金中扣除,年度考核獎(jiǎng)金不足扣除的,結(jié)轉(zhuǎn)下年度扣除,直至扣完為止。二是建立風(fēng)險(xiǎn)抵押金制度,業(yè)務(wù)員交納一定額度的風(fēng)險(xiǎn)抵押金,或從業(yè)務(wù)員月度業(yè)務(wù)提成收入和年終獎(jiǎng)勵(lì)中提留一部份作為風(fēng)險(xiǎn)抵押金,作為發(fā)生較大壞賬的扣除準(zhǔn)備金。
(2)建立責(zé)任催收制度。業(yè)務(wù)員是應(yīng)收賬款收回的第一責(zé)任人,業(yè)務(wù)部門作為業(yè)務(wù)員的管理部門,要時(shí)刻關(guān)注業(yè)務(wù)員及客戶的應(yīng)收賬款情況,提醒業(yè)務(wù)員及時(shí)依約向客戶收款。公司內(nèi)部相關(guān)職能部門要做好應(yīng)收賬款動(dòng)態(tài)分析、跟蹤工作,對逾期的應(yīng)收賬款,要業(yè)務(wù)部門采取多種方式抓緊催收,并將逾期應(yīng)收賬款的回收與業(yè)務(wù)部門月度績效考核掛鉤。對于業(yè)務(wù)員確實(shí)難以收回的應(yīng)收賬款,公司要組織相關(guān)人員成立清欠小組,負(fù)責(zé)催收。
(3)建立內(nèi)部審計(jì)督查制度。企業(yè)應(yīng)建立銷售管理專項(xiàng)審計(jì)制度,定期或不定期地對應(yīng)收賬款事前、事中、事后的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。通過審計(jì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)銷售管理存在的問題和漏洞,防止因管理不到位出現(xiàn)客戶信息失真,信用政策不合理,合同簽訂不規(guī)范,賒銷審批不嚴(yán),到期貨款不及時(shí)催收,不按要求對賬,貨款挪作他用等現(xiàn)象,造成應(yīng)收賬款長期掛賬。督促相關(guān)部門嚴(yán)格執(zhí)行應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度,提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識,減少應(yīng)收賬款壞賬損失。
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