年會準(zhǔn)備工作及注意事項

　　企業(yè)年會是一個很好地回饋員工和客戶的機(jī)會，更是一次不可缺少的宣傳的機(jī)會，為了將年會的影響力發(fā)揮到最大，下面是小編為大家整理的年會準(zhǔn)備工作及注意事項，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　年會準(zhǔn)備工作及注意事項

　　一、會議準(zhǔn)備

　�。ㄒ唬�會議室地點

　�。ǘ�）背板制作：名稱、規(guī)格、顏色

　�。ㄈ�）外部條幅：形式、數(shù)量

　�。ㄋ模┲飨�臺設(shè)置：按領(lǐng)導(dǎo)參會名單安排

　�。ㄎ澹�會議臺桌牌：桌牌形式、規(guī)格、人名

　�。�六）會議臺擺桌：人數(shù)：麥克數(shù)量、鮮花

　�。ㄆ撸�會議室座次安排：印制全體參會人員座位圖，確保對號入座，并裝入文件袋。

　�。ò耍�會議室用水

　　（九）禮儀人員（如發(fā)獎等）數(shù)量、任務(wù)

　　（十）貴賓席

　�。ㄊ�一）會議報告用多媒體：是否使用

　　（十二）到會領(lǐng)導(dǎo)接送：通知時間地點、安排用車

　　（十三）負(fù)責(zé)人

　　二、活動日程

　�。ㄒ唬┰绮蜁r間

　　（二）上午會議時間、內(nèi)容、主講人、主持人

　�。ㄈ�）中餐時間

　�。ㄋ模┫挛鐣�議時間、內(nèi)容、主講人、主持人

　　（五）晚餐時間

　�。�六）餐后活動安排

　�。ㄆ撸┬菹�時間

　�。ò耍┓党唐倍ㄙ彙�發(fā)放

　�。ň牛└鳝h(huán)節(jié)用車及具體安排

　�。ㄊ�）參觀活動的分組及活動時間、內(nèi)容

　�。ㄊ�一）離會時間

　　（十二）周邊環(huán)境：交通介紹，賓館位置及聯(lián)系電話

　　三、材料準(zhǔn)備

　�。ㄒ唬┎牧蠝�(zhǔn)備：收集、印刷、分裝

　�。ǘ�）主要文件

　　（三）參閱文件

　�。ㄋ模╊I(lǐng)導(dǎo)講話、致辭

　�。ㄎ澹┗顒影才�

　�。�六）證件：參會人員佩帶《代表證》，工作人員佩帶《工作證》，記者佩帶《記者證》，并裝入文件袋

　�。ㄆ撸╊I(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體材料（完整性）

　�。ò耍┝阈遣牧咸幚矸绞�

　�。ň牛┴�(fù)責(zé)人

　　四、專家安排

　�。ㄒ唬�專家（專家人數(shù)、隨行人員及安排）

　�。ǘ�）迎接

　�。ㄈ�）住宿

　　（四）報告順序（多名時）

　�。ㄎ澹┲Ц吨v課費、交通費

　�。�六）交通安排（包括機(jī)票訂購）

　�。ㄆ撸┗顒影才牛ǚ菆蟾嫫陂g）

　�。ò耍┬�會交流安排

　�。ň牛�專家就餐安排

　�。ㄊ�）送行

　　五、 代表安排

　�。ㄒ唬�會議規(guī)模

　　（二）會議通知（起草、打印、簽字、蓋章、郵寄等）

　�。ㄈ�）通知要素：時間、地點、內(nèi)容、人員、要求、路線、回執(zhí)

　�。ㄋ模﹫蟮剑簣蟮匠绦蛱崾九�、提交相關(guān)材料、領(lǐng)取資料、餐卷、活動及相關(guān)物品、填寫通訊錄等

　　（五）紀(jì)念品發(fā)放

　�。�六）住宿安排

　�。ㄆ撸┓党淌乱�

　　（八）臨時通知用品

　�。ň牛┙煌ò才�

　　六、 活動安排

　�。ㄒ唬┮繇憸�(zhǔn)備：

　　專業(yè)人員提前對會場音響效果、燈光進(jìn)行全面測試，確保燈光、音響、投影儀設(shè)備正常。

　　（二）提出會議紀(jì)律要求

　�。ㄈ�）進(jìn)行會議內(nèi)容：

　　1．開幕式與領(lǐng)導(dǎo)致辭

　　2．專家報告

　　3．研討活動

　　4．現(xiàn)場展示

　　5．會議總結(jié)

　　（四）會議各環(huán)節(jié)主持人

　　七、參觀展示

　　（一）分會場數(shù)量

　�。ǘ�）日期、內(nèi)容

　　（三）參觀人員的編組

　�。ㄋ模┩�返交通方式及發(fā)車時間

　�。ㄎ澹┲v解人員：隨車講解員、參觀點講解員

　　（六）單位工作介紹

　�。ㄆ撸﹩挝灰龑�(dǎo)人員

　　（八）單位提供的材料、紀(jì)念品及發(fā)放

　�。ň牛┛倕f(xié)調(diào)人和各點負(fù)責(zé)人

　　八、宣傳報道

　�。ㄒ唬┬侣劽襟w(接送；相關(guān)資料的提供；細(xì)節(jié)采訪地點、人員安排)

　　（二）單位媒體

　�。ㄈ�）主辦單位錄音錄像資料存檔

　�。ㄋ模�會議簡報的撰寫與發(fā)放

　�。ㄎ澹┴�(fù)責(zé)人

　　九、用餐安排

　�。ㄒ唬┯貌腿藬�(shù)

　�。ǘ�）用餐編組（地區(qū)式、課題式、自定式）

　�。ㄈ�）專家用餐

　�。ㄋ模﹤溆脭�(shù)量（人員增減）

　�。ㄎ澹�專家餐后休息處

　　十、賓館業(yè)務(wù)

　�。ㄒ唬┙哟�能力符合會議要求

　　（二）會議相關(guān)設(shè)施

　�。ㄈ�）食宿收費標(biāo)準(zhǔn)

　�。ㄋ模┚筒头绞剑鹤灾�、桌餐

　�。ㄎ澹┎藛文Ｊ脚c基本標(biāo)準(zhǔn)

　　（六）會議室標(biāo)準(zhǔn)

　�。ㄆ撸└顿M結(jié)帳事宜：

　�。ò耍┙Y(jié)算方式

　　1．餐：按餐卷、按桌

　　2．宿：按實際、按預(yù)定

　　（九）安全責(zé)任條款

　�。ㄊ�）食品衛(wèi)生責(zé)任條款

　�。ㄊ�一）其他問題責(zé)任

　　（十二）熱水供應(yīng)

　�。ㄊ�三）娛樂活動

　　（十四）人員接送

　�。ㄊ�五）其他特殊要求

　�。ㄊ�六）會議期間是否允許外營業(yè)

　�。ㄊ�七）出現(xiàn)超員情況的應(yīng)對方式

　�。ㄊ�八）賓館門前懸掛祝賀、歡迎條幅

　�。ㄊ�九）專家、重要領(lǐng)導(dǎo)特殊住宿要求（小型交流，寫作，休息條件等）

　　十一、經(jīng)費預(yù)算

　�。ㄒ唬┎唾M

　�。ǘ�）宿費

　�。ㄈ�）資料費

　�。ㄋ模�會場布置費

　�。ㄎ澹┙煌ㄙM

　�。�六）活動費

　�。ㄆ撸�專家費用（食宿費、交通費、講課費、活動費）

　　（八）會務(wù)補助費

　�。ň牛┩ㄓ嵸M

　　（十）不可預(yù)見費

　�。ㄊ�一）管理人員

　�。ㄊ�二）房間內(nèi)水果、洗漱用品標(biāo)準(zhǔn)

　�。ㄊ�三）印制入住卡（放置床頭柜上），注明姓名、性別、職務(wù)

　　年會準(zhǔn)備工作及注意事項

　　－ 前期準(zhǔn)備

　　需要對工作人員、part-time、攝影師、攝像師以及企業(yè)指派的工作人員提前進(jìn)行培訓(xùn)。這種培訓(xùn)包括工作人員分工以及執(zhí)行手冊的制定。

　　在活動開始之前，需要對所有設(shè)備進(jìn)行調(diào)試。包括演示的筆記本電腦是否設(shè)置了自動關(guān)機(jī)或者屏幕保護(hù)程序，活動現(xiàn)場需要演示的ppt文件投影出來是否足夠清晰等看似非常微小，卻又在現(xiàn)場活動得以順利運行過程中起到關(guān)鍵作用的很多細(xì)節(jié)環(huán)節(jié)。

　　－ 人員分工

　　由年會活動執(zhí)行者負(fù)責(zé)人依據(jù)大家本身的特長來分配工作。有組織能力的人會去發(fā)動公司的員工，并將大家組織在一起排練在年會上演出的才藝，請專業(yè)的老師進(jìn)行授課，為表演的人安排練習(xí)場所，聯(lián)系現(xiàn)場的服裝化妝等一切相關(guān)的工作。有人負(fù)責(zé)采購一切活動所需要的物品，有人負(fù)責(zé)與場地進(jìn)行聯(lián)系及協(xié)調(diào)工作，有人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作等等�；顒訄�(zhí)行者中每個人都將獨立負(fù)責(zé)自己的環(huán)節(jié)部分的準(zhǔn)備工作，并及時統(tǒng)一向負(fù)責(zé)人報告，確保活動的順利進(jìn)行。同時，負(fù)責(zé)人也應(yīng)準(zhǔn)備一套應(yīng)急預(yù)案以確認(rèn)突發(fā)情況的發(fā)生。團(tuán)隊的力量是無窮的。

　　－ 節(jié)目排練

　　公司的年會上都會有公司的員工參與或編排的表演�？梢哉垇韺�業(yè)的老師進(jìn)行指導(dǎo)并協(xié)助編排節(jié)目。（曾經(jīng)有一個公司的年會因當(dāng)年最為流行的是“超級女生”，幾個唱歌比較好的女孩子組合在一起。他們并且請來了專業(yè)的聲樂老師進(jìn)行輔導(dǎo)，不僅讓自己的業(yè)余生活豐富，同時又展現(xiàn)了自己的實力，在現(xiàn)場的活動中，這個節(jié)目受到了公司上下的好評，還得到了當(dāng)年的最佳表演獎）

　　因為大家都不是專業(yè)演員，必須要多做整合預(yù)演�？梢约�中所有演出人員及主持人，在布置好的現(xiàn)場按照時間順序彩排各個環(huán)節(jié)。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置，上下臺方向，現(xiàn)場音樂效果并了解如何和其他人員如何配合。

　�。� 制作、購買物品

　　通常在年會開始的前一天布置，（也要考慮到工作量是否合適）�，F(xiàn)場搭建，包括舞臺區(qū)，嘉賓區(qū)（餐區(qū)），vip室，候場區(qū)，化妝區(qū)。有些公司為了體現(xiàn)出對員工的細(xì)致，還會特別準(zhǔn)備餐前交淡區(qū)及吸煙區(qū)。

　�。� 細(xì)節(jié)安排

　　一場公司年會的細(xì)節(jié)安排也是非常重要的。比如現(xiàn)場的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的節(jié)目大家來不及看了，菜上晚了，讓大家餓肚子也是不好的。每個環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)中的串場安排也可以看出組織的精心安排。是通過主持人的串詞，還是通過視頻音樂，不同的設(shè)置也會帶來意思不到的效果。

　　很多單位在公司年會結(jié)束后，還會宴請員工吃團(tuán)圓飯，在這種公司宴會上，職場人應(yīng)該如何表現(xiàn)呢?安贊華表示，職場人切不可只把它當(dāng)做一次普通的用餐，這可是員工抓住機(jī)會讓領(lǐng)導(dǎo)對你留下深刻印象的“戰(zhàn)場”。

　�。� 嘉賓邀請

　　由專門負(fù)責(zé)此項工作人員進(jìn)行嘉賓邀請。有的公司年會會邀請一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加，不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視，更能讓客戶了解公司的實力以及員工的素質(zhì)。另外，如果資金允許，還會特別的去邀請一名到兩名社會上的知名人士來到現(xiàn)場參與表演或是互動。

　�。� 活動期間

　　對工作人員進(jìn)行明確的分工，每項工作都必須責(zé)任到人，保持手機(jī)或?qū)υ挋C(jī)的開通便于及時聯(lián)絡(luò)。

　　一場活動的順利進(jìn)行需要各個方面的配合，更需要對現(xiàn)場環(huán)節(jié)的控制及管理。對于演出的催場候場，舞臺上的道具提供，對于整體活動的節(jié)奏的把握都是非常重要的。

　�。� 活動管理

　　活動管理是保證策劃，準(zhǔn)備工作能夠得到實現(xiàn)的最關(guān)鍵的一步。準(zhǔn)備好充足的人和對每個環(huán)節(jié)做好具體安排和預(yù)演是至關(guān)重要的。在預(yù)演階段對每個環(huán)節(jié)每個工作人員的站位和配合都要做詳細(xì)的安排�；顒又械募�(xì)節(jié)管理需要注意的地方很多，具體可分為前期準(zhǔn)備、活動期間以及活動結(jié)束這樣幾個階段。

　　－ 飲酒適度

　　席間可以主動給領(lǐng)導(dǎo)敬酒，即使領(lǐng)導(dǎo)連你的姓名都不知道也不要怕，主動上去介紹自己，向領(lǐng)導(dǎo)表示感謝。安贊華指出，敬酒時，職場人要上身挺直，以雙手舉起酒杯并向?qū)Ψ轿⑽Ⅻc頭示禮，對方飲酒時再跟著飲。

　　后記

　　除少數(shù)公司為做公司宣傳借話題外，公司年會通常為內(nèi)部活動，不會邀請媒體。因此這里沒有提及媒體方面如何操作。

　　另外，根據(jù)過去參加和組織企業(yè)年會的經(jīng)歷，感覺到大部分企業(yè)年會失敗的原因都是對于管理的重視不足，導(dǎo)致直接影響到年會的效果。成功的策劃與執(zhí)行會帶來預(yù)期的積極效果，而缺乏創(chuàng)意與組織的年會則可能導(dǎo)致公司/客戶的不滿意。

　　企業(yè)年會策劃的5大注意事項

　　1、 確立明確的目標(biāo)

　　作為活動組織者要充分意識到，不同的活動需要不同的環(huán)境，舉辦不同的活動有著不同的需要達(dá)到的目的和目標(biāo)。因此，我們在做企業(yè)年會策劃時，第一件事就是要收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨本次活動的具體目標(biāo)。對于企業(yè)年會來說，到底是以表彰為主，還是以娛樂為主，都需要在前期就明確好。

　　2、 完善信息的采集分析

　　信息的收集也是策劃工作中極為重要的一環(huán)。對于企業(yè)年會來說，這其中的信息采集就包含了年會的參與人數(shù)、舉辦地點、節(jié)目類型、獎品設(shè)置等等信息。充分了解這些信息，對于后續(xù)工作的布置和開展有著很好的幫助左右，需要策劃者予以重視。

　　3、 追求不斷的創(chuàng)新

　　年會可以說是每年都會舉辦的固定活動，但肯定不能每次都一模一樣。如何在每次的年會策劃中加入新的創(chuàng)意，可以說是策劃時最大的挑戰(zhàn)了。這要求策劃人員在決定舉辦年會的時候就要開始思索，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次年會都充滿激情與樂趣。

　　4、 制定周密的計劃

　　無計劃不執(zhí)行，這是做活動的基本，尤其是對于企業(yè)一年中最關(guān)鍵的企業(yè)年會，沒有詳細(xì)周密的計劃就很難保證活動的順利進(jìn)行。在制定年會計劃的時候，最好是有詳細(xì)的計劃書和完整的人員安排表，盡可能把年會所有的細(xì)節(jié)都考慮到位。

　　5、 實施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理

　　這里說的現(xiàn)場管理，其實就是活動會場的布置和管理。在進(jìn)行這一步的時候，一定要嚴(yán)格的計劃書上的安排一項項的進(jìn)行和確認(rèn)，任何疏漏都會導(dǎo)致企業(yè)年會的最終呈現(xiàn)。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人也要時刻保持高度的關(guān)注，做好隨機(jī)應(yīng)變的準(zhǔn)備。

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