2018年差旅費報銷制度
談到差旅費用制度，財務(wù)人員的第一反應(yīng)就是幫助公司削減費用，減少公司不必要支出。下面是小編為大家整理的2018年差旅費報銷規(guī)定要求，希望大家喜歡!
2018改進(jìn)差旅費報銷的方法
利用金融服務(wù)降低資金成本
用商務(wù)卡的模式取代備用金可減少對公司的資金占用，緩解對資金流的壓力。特別是企業(yè)雇傭非本地員工時，該類員工通常無法辦理較高額度的信用卡，而相應(yīng)員工又可能出現(xiàn)長時間出差而大幅墊付差旅款項影響該員工的正常生活的實際問題，這時通過公司統(tǒng)一辦理商務(wù)卡則可獲得較高授信額度繼而解決上述問題。但商務(wù)卡所不可忽略的隱患是如發(fā)生員工惡意透支消費的情況時，公司需承擔(dān)相應(yīng)還款責(zé)任。據(jù)鉑略財務(wù)培訓(xùn)了解，企業(yè)可與銀行談判免除還款責(zé)任，一般的操作程序為，應(yīng)盡量提前一個月通知銀行公司員工離職動向，實際離職時應(yīng)書面通知銀行，同時在員工離職之前公司也應(yīng)摸清欠款情況并督促員工盡快還清欠款。
通過簡要透明的差旅費政策來管控
一些公司行政層級較為復(fù)雜，甚至有多達(dá)十余個層級。為了滿足各個行政層級的需要，就需對每個行政層級制定單獨的差旅標(biāo)準(zhǔn)。而全國各個地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平不一，對每個地區(qū)制定標(biāo)準(zhǔn)本身已經(jīng)較為繁瑣，大量的標(biāo)準(zhǔn)制定工作將使得財務(wù)部不堪重負(fù)，而政策更新緩慢又可能導(dǎo)致不符合實際經(jīng)濟和物價發(fā)展情況造成員工抱怨較大。鉑略建議行政層級較多的企業(yè)盡量簡化差旅標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)個相近的行政層級歸為同類標(biāo)準(zhǔn)、盡可能簡化流程。
通過減少人工審核來提高效率
公司可通過引入訂制化的差旅費用管控軟件來大幅提升工作效率。通常一個典型的差旅電子報銷系統(tǒng)將涵蓋下述五種功能：1.在線申請功能，包括出差申請和差旅申請;2.在線審批功能;3.差旅供應(yīng)商集中管理功能，包括所有采購名單內(nèi)的機票、酒店等供應(yīng)商;4.費用控制功能，將報銷費用的標(biāo)準(zhǔn)寫入系統(tǒng)，例如到不同城市或者不同的國家住宿標(biāo)準(zhǔn)及到相應(yīng)地區(qū)的津貼補貼標(biāo)準(zhǔn)錄入，同時對不同差旅距離所對應(yīng)交通工具的選擇和審批均可由系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管控。5.預(yù)算控制，管理人員在審批時可看到對應(yīng)部門當(dāng)月整體的差旅預(yù)算，花銷和結(jié)余情況。從而做到每次審批時有據(jù)可查。發(fā)生超標(biāo)情況時必須找財務(wù)部進(jìn)行單獨審批，增加預(yù)算。否則費用審批將會被凍結(jié)。通過電子報銷系統(tǒng)，財務(wù)審核要點可從近10個降低為3個。在實施電子報銷前財務(wù)需要審核①審批權(quán)限是否符合規(guī)定②審批是否完整 ③審核人簽字是否真實 ④成本中心是否填錯 ⑤是否及時報銷⑥總金額是否正確⑦費用是否超標(biāo)等10個要點。而在使用電子報銷后，財務(wù)僅需審核特殊事項合理性，發(fā)票真實情況，發(fā)票金額與報銷金額是否一致等內(nèi)容即可。通過差旅電子系統(tǒng)的應(yīng)用可使財務(wù)部大幅提高工作效率，加速報銷進(jìn)度進(jìn)而提高員工滿意度。
2018年差旅費報銷制度要求
1.報銷費用的填制要求
a) 費用經(jīng)辦人原則上應(yīng)在費用發(fā)生后的5個工作日內(nèi)到財務(wù)部辦理報銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
b) 將原始單據(jù)剪齊邊角,正面朝上(與報銷單據(jù)同向)粘貼在報銷單的反面左邊。
c) 用藍(lán)色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫報銷單的各項內(nèi)容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據(jù)張數(shù)等。
d) 采購類經(jīng)營費用,須憑有效的《請購單》(或采購計劃表)和發(fā)票到倉庫辦理物品驗收入庫手續(xù),并將進(jìn)倉單、直拔單附在報銷單據(jù)的后面。
e) 非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報銷單據(jù)。
f) 外出培訓(xùn)費憑《培訓(xùn)協(xié)議》辦理報銷手續(xù)。
2.報銷單據(jù)的審核
a) 費用報銷單據(jù)經(jīng)手人簽名后,由各部門主管簽字確認(rèn)。
b) 財務(wù)部經(jīng)理應(yīng)在收到報銷單據(jù)的一個工作日內(nèi),對各項報銷費用進(jìn)行嚴(yán)格認(rèn)真的審核,凡符合報銷標(biāo)準(zhǔn)的,審核人在財務(wù)審核欄內(nèi)簽署姓名、審核日期后,由報銷人交總經(jīng)理審批。
c) 經(jīng)審核報銷單據(jù)不符合費用開支標(biāo)準(zhǔn)或在有其他疑問,而報銷人又無法提供總經(jīng)理批準(zhǔn)的報告時,審核人應(yīng)退回報銷單據(jù)。
3. 費用的給付
a) 報銷人依據(jù)審批手續(xù)完整的報銷單到財務(wù)部出納處簽名領(lǐng)取費用。
b) 單位價格在2000元以下的報銷費用,由出納員用現(xiàn)金支付。
c) 單位價格在2000元以上的報銷費用,原則上由出納員用支票支付,特殊情況的可報財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,以現(xiàn)金支付。
d) 各費用發(fā)生前借支備用金的,由出納員作沖減備用金處理。
4.費用報銷單據(jù)的保管
a) 費用報銷單據(jù)由出納按順序編制付款憑證,送財務(wù)部會計匯總、記賬。
b) 所有報銷的費用單據(jù),由財務(wù)部加密長期保存
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