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公司合同管理工作注意事項(xiàng)
合同管理工作注意事項(xiàng)
一、合同登記
（一）在合同會簽時，先要對草簽合同進(jìn)行審核，其中以下幾種情況要事先提出：1.對于購銷類、維修類、承攬類的合同應(yīng)要求甲方單位能夠提供增值稅發(fā)票；2.租賃類合同乙方單位是個人的，必須提供完稅憑證；3.最后，所有需要本單位支付押金、保證金、履約保證金，及對方以保函方式要求全額付款的，等等特殊的要求，應(yīng)及時向本部門經(jīng)理匯報(bào)，避免給公司造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)，甚至是損失。審核無誤后，依據(jù)草簽合同先行登記，包括：合同內(nèi)容、金額、對方單位、有效期間等。具體樣式見電子版登記表。
�。ǘ┰谑盏秸胶贤�，應(yīng)首先與草簽合同登記表核對，把相關(guān)合同信息補(bǔ)充完整。例如：合同有效期間、收方單位（合同受益人與合同主體是否一致）、支付方式、其他事項(xiàng)（押金、中標(biāo)通知書中的內(nèi)容和價(jià)格等）。
已登記的草簽合同，一般情況下在當(dāng)月就可收到正式合同，如當(dāng)月未收到正式合同，應(yīng)及時與相關(guān)部門（政策研究室）溝通了解合同狀態(tài)。對于特殊事項(xiàng)的合同，要實(shí)時跟進(jìn)該合同進(jìn)度。
�。ㄈ┖贤男星闆r要及時登記在合同正本上，對于提前終止和已執(zhí)行完畢的合同也要在合同正本明顯位臵標(biāo)明“提前終止”和終止日期，或“執(zhí)行完畢”。
二、監(jiān)督合同履行進(jìn)度
各類合同的執(zhí)行情況也各有不同：采購類、承攬類合同應(yīng)注意支付的時間和比例；工程類合同應(yīng)按工程進(jìn)度或比例付款；維修類合同應(yīng)注意記列成本和付款時期是否一致，記列成本金額和付款金額是否一致；最后還要關(guān)注合同執(zhí)行部門提出的意見和建議。例：1、購買一套設(shè)備簽訂合同后要支付預(yù)付款**%、收到設(shè)備后支付**%、驗(yàn)收合同或質(zhì)保期滿后付尾款**%；2、簽訂一設(shè)備一年的維修合同，簽訂合同后先付80%的，成本記列與付款金額、成本記列間期與付款期間均不一致。
20xx年有部分合同需要相關(guān)部門確認(rèn)后再支付余款：1.同城信息系統(tǒng)二期再付款時要同城分公司確認(rèn)（對方單位是：深圳市絡(luò)道科技有限公司，合同號是：JS-11-43#）；2.發(fā)票開具系統(tǒng)支付余款時需要計(jì)財(cái)部稅管員確認(rèn)（對方單位是：浪潮齊魯軟件產(chǎn)業(yè)有限公司、廈門宏網(wǎng)新軟件有限公司，合同號是：JS-11-34#、MM-11-35#）。
每月合同管理員應(yīng)與制證人員核對成本及實(shí)際情況，并做好登記。
三、計(jì)算、匯繳印花稅
（一）計(jì)算印花稅
根據(jù)稅法要求按合同類別計(jì)算印花稅款。合同中有明確標(biāo)的額的，按照適用稅率計(jì)算繳納。合同中沒有明確標(biāo)的額的，首先按5元從稅務(wù)管理員領(lǐng)出印花稅票后粘貼在合同上，到合同執(zhí)行期滿有明確金額后，按實(shí)際發(fā)生額計(jì)算后再扣減已貼印花稅票后，為實(shí)繳印花稅金額并按匯繳方式上報(bào)。
�。ǘ﹨R繳印花稅
每月20日前將上月有明確標(biāo)的額的合同計(jì)算印花稅，含已按發(fā)生額計(jì)算實(shí)繳印花稅的（合同簽訂時沒有明確金額，在其到期月計(jì)算實(shí)際繳稅金額），合并編入每月的匯繳清單內(nèi)報(bào)稅管員。
每年一月另按年編制合同匯總匯繳清單，于當(dāng)年1月20日前將上年匯總匯繳清單單獨(dú)報(bào)稅管員。
四、檔案管理
每年6月前將上一年的合同按年匯繳清單裝訂成冊。對已執(zhí)行完畢的合同按合同類別、年匯繳清單裝訂，未執(zhí)行完畢的合同，單獨(dú)保存，待執(zhí)行完畢后再裝訂保存。
五、其他
�。ㄒ唬┳赓U合同、長期維修合同、長期購銷合同等，在支付最后一筆款時，應(yīng)提醒合同使用人是否續(xù)簽或另簽新合同。
�。ǘ└鶕�(jù)合同計(jì)提、攤銷或預(yù)估
對于經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)已發(fā)生或正在進(jìn)行中的，已收到正式合同，尚未付款的，按實(shí)際已發(fā)生月份計(jì)提。按合同先行付款所屬期間是日后的，應(yīng)依實(shí)際成本發(fā)生期每月攤銷。如果合同正在會簽中或其他途徑得知，經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)已發(fā)生的，不論金額是否明確，均應(yīng)按發(fā)生期間暫預(yù)估入賬。特別是在季度末、半年末、年末，更要正確、及時計(jì)提、攤銷或預(yù)估。例：20xx年的補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)，因1-2月價(jià)格等事項(xiàng)未明確，所以3月底按草簽合同，及時將1-3月預(yù)估入賬。
目前正在計(jì)提、攤銷的合同是：
1、租賃合同：按合同每月計(jì)提、攤銷房屋租賃和停車位租賃款。
2、其他合同：1.公司（望京大院）物業(yè)費(fèi)季初月付本季度物業(yè)服務(wù)費(fèi)，本季度后兩個月按月攤銷；2.公司保潔員當(dāng)付計(jì)提，次月付款；3.20xx年補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)按月計(jì)提。注意：計(jì)提和攤銷并不固定，當(dāng)出現(xiàn)應(yīng)付未付時可能不應(yīng)攤銷而是計(jì)提。
目前暫沒有需預(yù)估的與合同相關(guān)的款項(xiàng)，因此要求合同管理員對符合預(yù)估要求的事項(xiàng)，第一時間通知憑證制證人員，制證人員再通知該經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行部分填寫預(yù)估表，并根據(jù)預(yù)估表編制會計(jì)憑證。
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