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人事檔案保管辦法
1 目的
為規(guī)范醫(yī)院檔案管理，加強(qiáng)檔案控制，提高檔案利用率，并確保醫(yī)院機(jī)密，保障醫(yī)院的利益，特制定本辦法。
2 范圍
適用于與醫(yī)院資料管理有關(guān)的部門及人員。
3 職責(zé)
3.1行政人事部負(fù)責(zé)檔案室的管理。
3.2檔案室檔案管-理-員負(fù)責(zé)醫(yī)院行政人事資料管理，同時(shí)，對(duì)各涉及資料的人員進(jìn)行工作指導(dǎo)。
4 具體管理辦法
4.1 資料分類
4.1.1行政資料，包括各種證書資質(zhì)原件、報(bào)表、行政支出費(fèi)用統(tǒng)計(jì)、行政合同、房屋、車輛、固定資產(chǎn)資料、醫(yī)院規(guī)章制度、通知、會(huì)議紀(jì)要和其他行政資料。
4.1.2組織資料，包括醫(yī)院營業(yè)執(zhí)照、印章、醫(yī)院章程、會(huì)議決議，重要崗位責(zé)任書，法律訴訟資料等。
4.1.3各類管理、技術(shù)書籍、雜志、光盤等資料。
4.1.4其它資料。
4.2資料存檔
4.2.1各部門相關(guān)資料應(yīng)定期存檔，存檔文件一般為原文或原件。
4.2.2整理周期較長，使用頻繁的資料，可以以1年為周期存檔，但不得遲于次年第一季度末。
4.2.3整理周期較短，使用較為頻繁的資料，如固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)資料、醫(yī)院通知、會(huì)議紀(jì)要等資料，應(yīng)按季度進(jìn)行存檔，存檔時(shí)間不遲于次季度首月30日。
4.2.4按月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的資料，如各種月報(bào)表、行政收支費(fèi)用等應(yīng)按月進(jìn)行存檔，存檔時(shí)間最遲于次月30日。
4.2.5絕密文件及其他臨時(shí)性資料應(yīng)隨時(shí)存檔，如資質(zhì)文件、對(duì)帳單、訴訟資料、固定資產(chǎn)附帶資料、重要行政合同、書籍等，應(yīng)隨時(shí)存檔，存檔時(shí)間不遲于15天。
4.2.6各部門應(yīng)自覺主動(dòng)按期將資料存檔，檔案室應(yīng)按部門建立《目錄臺(tái)帳》，按時(shí)催要各類資料;資料存檔時(shí)，管-理-員應(yīng)注意檢查資料真?zhèn)问欠颀R全，有無相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字。存檔時(shí)，檔案室應(yīng)開具《檔案室移交清單》，交存檔人留存。
4.3資料管理.
4.3.1檔案室內(nèi)應(yīng)保持干燥通風(fēng)，安全、消防設(shè)施齊備，一般人員不得隨意出入。檔案管-理-員應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行整理，保持室內(nèi)整潔。
4.3.2檔案管-理-員應(yīng)將資料分類存放，進(jìn)行存檔編號(hào)，做好《目錄臺(tái)帳》，以方便查閱。
4.3.3公司資料應(yīng)分為”受控”和”非受控”兩大類，管-理-員應(yīng)嚴(yán)格“受控”文件管理。
4.3.4檔案室和各部門應(yīng)建立《管理臺(tái)帳》，各部門在存檔和借用時(shí)，應(yīng)持部門《管理臺(tái)帳》與檔案室《管理臺(tái)帳》相互簽字。
4.3.5檔案室每半年應(yīng)持《管理臺(tái)帳》對(duì)各部門資料借用、領(lǐng)用情況進(jìn)行核對(duì)，要每季度末核對(duì)一次。
4.4資料保密
4.4.1醫(yī)院資料按密級(jí)可分為絕密、機(jī)密、秘密和一般四個(gè)等級(jí);
A。屬醫(yī)院絕密資料的有：
a)。醫(yī)院的資金情況
b)。醫(yī)院的利潤率
c)。醫(yī)院的預(yù)算、決算
D。屬于公司機(jī)密資料的有
a)。醫(yī)療成本
b)。外購藥品進(jìn)貨渠道、價(jià)格
屬于醫(yī)院秘密資料的有
a)。醫(yī)院員工名單、家庭地址、電話
b)。未公開的人事安排
c)。醫(yī)院員工的收入
4.4.2絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)的資料限于總經(jīng)理、院長、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員使用。
4.4.3秘密級(jí)的資料限于總經(jīng)理、院長、行政人事部等相關(guān)人員使用。
4.4.4查閱人事檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)(總經(jīng)理不在時(shí)，可由院長代批)，在檔案室內(nèi)查閱，不得帶出室外。如確需帶出，須經(jīng)總經(jīng)理特別批準(zhǔn)，并查清外帶頁數(shù)，簽字備查。嚴(yán)禁涂改、勾劃、撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏檔案內(nèi)容。
4.4.5對(duì)借用的檔案必須妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱。
4.4.6對(duì)從檔案中摘抄的材料，要進(jìn)行認(rèn)真的校對(duì)簽字，禁止往記錄本上摘抄或拍攝人事檔案材料。
4.4.7復(fù)制絕密、機(jī)密資料須經(jīng)董事長批準(zhǔn)，復(fù)印秘密級(jí)資料須經(jīng)人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn)，檔案室掌握。
4.4.8升降密級(jí)、解除密級(jí)的工作每年進(jìn)行一次，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5資料領(lǐng)用發(fā)放及收回
4.5.1資料領(lǐng)用者應(yīng)經(jīng)相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)人審批，持有關(guān)申請(qǐng)批復(fù)或通知到檔案室領(lǐng)取，領(lǐng)用時(shí)應(yīng)持部門《管理臺(tái)帳》。
4.5.2生產(chǎn)用圖和工藝文件的領(lǐng)用由技術(shù)部統(tǒng)一進(jìn)行，領(lǐng)用時(shí)應(yīng)持部門《管理臺(tái)帳》，技術(shù)部在發(fā)放圖紙時(shí)，也需辦理借用手續(xù)，并于每季度末對(duì)圖紙和工藝文件進(jìn)行整理。
4.5.3資料發(fā)放時(shí)，應(yīng)經(jīng)相關(guān)主管部門負(fù)責(zé)人審批或通知，同時(shí)在雙方《管理臺(tái)帳》上做好記錄。
4.5.4資料持有人在離職時(shí)、崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，管-理-員應(yīng)根據(jù)《管理臺(tái)帳》做好資料回收I作并進(jìn)簽回記錄。
4.5.5資料持有人因資料嚴(yán)重破損應(yīng)需更改時(shí)，應(yīng)填寫《資料作廢申請(qǐng)》、經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，持原資料到檔案室更換。更換時(shí)，應(yīng)在雙方《管理臺(tái)帳》上做好記錄。
4.6資料的借用、復(fù)制。
4.6.1任何人不得在借用資料上亂涂畫改，不準(zhǔn)將公司資料私自外借，不得私自復(fù)制醫(yī)院資料。
4.6.2各部門借用、復(fù)制資料應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人或負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行，不得隨意調(diào)閱，借用醫(yī)院資料。
4.6.3任何人不得調(diào)閱、借用和復(fù)制非相關(guān)部門人員的人事檔案、薪資記錄;任何人不得調(diào)閱其本人的人事檔案。
4.6.4每年年底前，檔案室應(yīng)全部收回外借資料，包括各類資料、圖書。
4.6.5資料的作廢與銷毀
4.6.6檔案管-理-員應(yīng)定期清整所有失效或作廢資料，報(bào)行政人事部批準(zhǔn)后蓋”作廢”印章，單獨(dú)存放。
4.6.7需要銷毀的資料，應(yīng)由行政人事部或檔案室填寫�！顿Y料銷毀申請(qǐng)》，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。
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