人事檔案管理工作交流

企業(yè)改制后人事檔案由集團公司檔案中心統(tǒng)一接管，無論民營化、股份制、集團控股企業(yè)或集團公司人事檔案，仍由集團公司統(tǒng)一管理，這樣保證了職工的合法權益，解決了職工檔案后顧之憂。

在企業(yè)改制中利用人事檔案是維護企業(yè)職工的合法權益的重要憑證：一是企業(yè)改制領取安置補償金的重要依據(jù);二是職工辦理社會保險的重要依據(jù);三是職工退休辦理的重要依據(jù);四是職工享受增量補貼、特殊津貼的重要依據(jù)。

企業(yè)改制后人事檔案，打破了傳統(tǒng)的干部和職工檔案的區(qū)分，集團統(tǒng)一實行改制后職工檔案分類方法，人事檔案采取按姓氏筆畫統(tǒng)一排列，劃分為四部分：在職職工、離退休職工、辭職職工、死亡職工檔案。檔案在使用的過程中隨著職工本身角色的變換，隨時調(diào)整。 [本文轉自：http://emrowgh.com]

1.改制后存在的問題及原因

1.1人事檔案管理的重要性認識不夠

長期以來，相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，不想管也不愿管。

1.2人事檔案存在嚴重的斷檔和人檔分離現(xiàn)象 [本文轉自：http://emrowgh.com]

在改制利用人事檔案的過程中，存在部分職工檔案有斷檔或缺檔現(xiàn)象。有以下幾類：

(1)隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存于原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經(jīng)歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發(fā)現(xiàn)某些同志的檔案不存在連續(xù)性，畢業(yè)分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了其他企業(yè)，應聘我單位后去原來單位把檔案調(diào)出，就存在了斷檔現(xiàn)象。

(2)　企業(yè)將人才引進后，很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人在實際工作中的業(yè)績來考評員工。人事檔案掛在人才市場，沒有及時提交單位而仍放在人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。

(3)　隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣�人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。

1.3人員配備不足

由于目前檔案管理人員單位僅配備12人，負責集團公司文書、科研、基建、會計、人事等門類的檔案管理工作，即要維持大量借閱、查詢、日常維護工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導致了檔案人員工作量過大;又因為大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響了檔案管理水平。

1.4人事檔案管理的信息化程度不高

科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

2.關于解決問題的對象

2.1人事檔案的收集

為了便人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌，人事檔案管理要經(jīng)常通過人事部門收集職工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確。完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。不屬于歸檔范圍的材料，不擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可據(jù)情況予以處理。

2.2人事檔案的整理

人事檔案管理人員對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職職工檔案、離退休人員、辭職人員及死亡檔案進行整理、分類、編號、入柜。對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴：格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。。在整理裝訂人事檔案材料時，凡不歸檔需處理的材料必須填寫《處理人事檔案材料清單》，并報請有關領導審查批準，由專人負責監(jiān)毀。

2.3檔案的轉遞

隨著用人機制的改革，企業(yè)人員流動大，人事檔案的轉遞量日益增大，檔案，中心應在收到<人事檔案轉移檔案通知單》確認部門、集團領導審批同意后，由集團人事部門提取檔案。若外單位派專人來提取，還必須按對方人事或組織部門出具的《提取(查閱)職工檔案介紹信》及本人的工作證或介紹信給予辦理。嚴禁任何人私自保管本人及他人的人事檔案或材料。借閱人事檔案需填寫《借閱人事檔案審批表》，經(jīng)有關領導簽字方可借閱。在轉遞人事檔案時，本人或親友必須到檔案室來辦理有關事宜;人事檔案轉遞以后，不再接收此人的任何人事檔案材料。職工因辭職、退職、自動離職或被解除合同、終止合同、除名、開除等，在未收到《人事檔案轉移檔案通知單》前，檔案仍由檔案中心保管或將其檔案轉交其所在地的職業(yè)介紹中心。

2.4人事檔案的鑒定與銷毀

集團公司規(guī)模大、檔案資料多，庫房有限。大量檔案資料充實著檔案庫房，給檔案管理帶來不便。特對檔案材料的鑒定銷毀做如下規(guī)定：凡是沒有保存價值和屬銷毀處理的材料按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領導批準。死亡、失蹤人員的檔案由檔案中心保管15年后，可報集團領導審核同意后予以銷毀。企業(yè)對國家、省和市級模范人物及有特殊貢獻的人員死亡后，其檔案仍有檔案中心保管。若檔案鑒定和銷毀工作不及時，會影響了企業(yè)職工檔案的管理工作，使工作人員造成繁重的工作量，也阻礙了檔案工作現(xiàn)代化管理。

2.5提高管理人員整體素質(zhì)

隨著技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，人事檔案數(shù)字化管理趨勢已成必然，也是社會發(fā)展的需要。從而就要求提高檔案管理人員整體素質(zhì)，選擇可靠、作風正派、責任心強的黨員從事人事檔案工作，主管部門應定期組織業(yè)務知識培訓，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，通過學習開闊眼界、拓展思路。

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