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檔案館安全管理制度
第一章總則
第一條 為了加強對安全檔案的管理、收集和整理工作，有效地利用和保護檔案，為學校安全及各項工作的順利開展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《河北北方學院檔案管理辦法》及有關法律法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的安全檔案是指學校安全部門過去和現(xiàn)在在從事日常的治安、戶籍、政保、安防、消防、穩(wěn)定及綜合治理等工作中形成的對學校安全及其他各項工作有保存價值的各種文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條 保衛(wèi)處工作人員有保護安全檔案的義務。
第四條 安全檔案管理堅持依法治檔、統(tǒng)一領導、分級管理、專人負責的原則，共同保護檔案的完整與安全，為處室及學校工作服務。
第五條 安全檔案管理工作接受檔案管理部門和學校綜合檔案館的監(jiān)督和指導。
第二章管理部門及職責
第六條 安全檔案的管理由處領導班子統(tǒng)一領導。領導班子依法管理本單位檔案，明確管理檔案的部門和人員，增強本單位職工檔案意識，創(chuàng)造條件提高檔案管理人員的業(yè)務水平，確保檔案完整、準確和安全。
第七條 辦公室統(tǒng)籌規(guī)劃本單位的檔案管理工作，具體職責為：
（一）貫徹執(zhí)行學校檔案工作的各項政策、規(guī)定；
（二）在本單位領導和綜合檔案館的指導下，實施學校檔案工作計劃、規(guī)劃；
（三）根據(jù)《檔案法》及有關法律、法規(guī)，制定本單位文件材料歸檔及檔案保管、利用、銷毀和移交等有關規(guī)章制度；
（四）負責本單位在工作中形成的文件材料、聲像材料、實物資料的收集、積累、整理、立卷和向?qū)W校綜合檔案館移交檔案等工作；
（五）參與本單位檔案史料的整理和編研工作；
（六）監(jiān)督各科室的檔案整理和保管工作。
第八條 各科、室、指定專人具體負責檔案管理工作，管理人員應認真執(zhí)行黨和國家有關政策和學校有關規(guī)章制度，嚴守紀律，保守秘密，忠于職守，具備檔案專業(yè)知識和相關的科學文化知識，認真參加學校及其他相關部門的業(yè)務培訓，不斷提高檔案業(yè)務能力和管理水平。
第九條 各科、室、定期向檔案室移交檔案。
第三章檔案的管理
第十條 檔案的收集
（一）屬處辦公室保管的檔案由學校辦公室負責收集，本學年初立上一學年的卷，預立本學年的卷。
（二）屬各科、室、保管的檔案在每一學年的第一個月向辦公室移交。移交的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)。移交的電子文件，應有相應的紙質(zhì)文件材料。
（三）重大事件、臨時性工作在工作結(jié)束后十日內(nèi)收集立卷。
第十一條 檔案的整理：要以事件特征為依據(jù)進行分類，特征相同的為一類，根據(jù)分類和時間整理歸檔。文件材料整理要符合規(guī)范。
第十二條 檔案的立卷
（一） 根據(jù)有關規(guī)定和案卷的價值分為永久、長期、短期；
（二） 根據(jù)案卷的保密程度分為絕密、機密、秘密。
第十三條 檔案的保存：按照保存年限和保密級別保存，并編制檢索工具，編輯檔案參考資料，保存的文件書寫和載體材料須能耐久保存。
第十四條 檔案的借閱
（一）因工作需要借閱檔案的，應填好檔案查閱單，并現(xiàn)場借閱，不得隨意帶出辦公室。
（二）確因工作需要外帶，需辦理外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。
（三）借閱絕密文件要經(jīng)校級領導批準。使用人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失
第十五條 檔案的監(jiān)督：辦公室根據(jù)各科、室、上報的檔案總目錄，預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，以監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。
第十六條 檔案的銷毀：須報學校有關部門及領導批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并做好紀錄。
第十七條 檔案的備份：所有有價值的文件、安全紀錄等必須備份。備份與源文件分開保存。
第十八條 檔案的移交：按照《河北北方學院檔案管理辦法》定期向?qū)W校綜合檔案館移交整理好的檔案。
第四章檔案管理的范圍和內(nèi)容
第十九條 根據(jù)《檔案法》和《河北北方學院檔案管理辦法》，安全檔案歸檔的范圍包括安全基本情況和安全管理情況。
安全基本情況應包括以下內(nèi)容：
（一）年度安全工作計劃、部署，各種安全文件資料。
（二）單位基本概況，重點部位情況。
（三）安全責任人、管理人、安全員崗位職責。
（四）各種安全制度。
（五）各種安全設施、器材情況。
（六）其他與安全有關的情況。
安全管理情況應包括以下內(nèi)容：
（一）安全設施、器材定期檢查記錄，維修保養(yǎng)的記錄。
（二）安全隱患及其整改情況的記錄。
（三）安全檢查、巡查記錄。
（四）安全宣傳教育培訓記錄。
（五）安全情況、事件、事故及處理記錄。
（六）獎懲情況記錄。
（七）其他有關安全管理的情況。
第五章設備和經(jīng)費
第二十條 各單位每學年為檔案管理工作劃撥一定的經(jīng)費，有計劃地為檔案工作配備復印、掃描等設備，保證檔案工作的現(xiàn)代化建設與信息化建設同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第六章責任追究
第二十一條 有下列行為之一的，依照有關法律、法規(guī)及規(guī)章給予行政紀律處分，直至追究法律責任。
（一）毀損、丟失或擅自銷毀安全檔案的；
（二）擅自向外界提供、抄摘安全檔案的；
（三）涂改、偽造安全檔案的；
（四）未及時上報歸檔或檔案管理不善的；
（五）未按手續(xù)借閱、外帶檔案的。
第七章附則
第二十二條 本規(guī)定解釋由保衛(wèi)處負責。
第二十三條 本規(guī)定自公布之日起施行。
檔案室安全管理制度
（一）檔案工作制度
1 、檔案工作是行政管理工作的一部分，須有一名校領導分管。
2 、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報，以便及時了解檔案工作動向，領導本校檔案工作。
3 、檔案工作由校辦公室負責，對各處室的兼職檔案員進行業(yè)務指導，在檔案移交時檢驗案卷質(zhì)量。
4 、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則，本校各類檔案應集中存放在校綜合檔案室，實行統(tǒng)一管理。
5 、根據(jù)國家有關檔案管理的規(guī)定，結(jié)合學校檔案工作的實際適用本校實際的保管期限表、歸檔范圍等。
6 、建立以校各處室兼職檔案員為骨干的學校檔案工作網(wǎng)絡，定期活動。
7 、編制各種檢索工具、參考工具，積極為學校管理提供便利，及時做好登記和統(tǒng)計工作。
8 、檔案人員應加強學習，不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務知識，使學校檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。
（二）檔案工作人員崗位責任制
1 、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項條款，依法辦事；認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。
2 、指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作，努力提高案卷質(zhì)量。
3 、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況。
4 、做好檔案的利用服務工作，編制多種檢索工作和參考資料
做到調(diào)卷及時迅速、準確無誤。
5、 做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護工作，維護國家的檔案不受損失。
6 、刻苦學習檔案業(yè)務知識，提高業(yè)務能力和學術(shù)水平，努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。
7 、遵守保密制度。未經(jīng)批準，不得利用職權(quán)擅自擴大檔案的利
用范圍，不得泄露檔案的機密和內(nèi)容，確保檔案機密的安全。
（三）檔案資料歸檔制度
1 、凡是在學校各項活動中形成的具有查閱利用價值的各種文件資料均屬歸檔范圍。
2 、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各處室的任務之一，應列入各部門兼職檔案員的職責范圍，建立崗位責任制，學校檔案室做好指導和監(jiān)督的同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3 、各處室在工作中形成的具有保存價值的文件資料，均應整理立卷后歸檔，由檔案室統(tǒng)一管理，不得分散在部門或個人手中。
4 、每年三月底以前，處室兼職檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案，并將上一年度檔案材料移交檔案室。
5 、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，做好向檔案室移交的準備工作。
6 、部門移交案卷時應經(jīng)檔案室工作人員驗收，移交時應履行移交手續(xù)，填寫移交清冊。
（四）檔案庫房管理制度
1 、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，使庫房管理更趨科學化。
2 、庫房由檔案人員負責管理，并負責每天檢查門窗電的開關情況。
3 、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件，并每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4 、明確各類檔案的界限，實行分類分柜存放保管。
5 、庫房必須具有專用櫥柜，并被有必要的安全保護設施，以確保檔案的安全。
6 、非檔案室工作人員不得進入庫房，查閱檔案不得在庫房內(nèi)進行。
7 、庫房內(nèi)不得堆放其他物品，以保證庫房的整潔。
（五）檔案保密保衛(wèi)制度
1 、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。
2 、檔案室設專用檔案庫房，配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3 、檔案室內(nèi)應設置閱覽檔案室，建立監(jiān)閱制度，防止失密、泄密。
4 、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理，鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調(diào)動時，必須辦理交接手續(xù)。
5 、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家，或探親訪友，或出入公共場所。
6 、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料，不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密；不準向無關人員談論、泄露有關檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7 、非檔案人員不得進入庫房，不得在庫房中接待親友。
（六）檔案資料借閱制度
根據(jù)《檔案法》和有關規(guī)定，特制定本制度。
1 、外單位查閱檔案，應持單位介紹信，一般應有二人。查閱機、絕密或組織、人事方面的文件，必須是黨員。
2 、查閱各種檔案必須在查閱室進行，未經(jīng)同意，不準私自帶走。
3 、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案，應經(jīng)單位領導同意。
4 、學校檔案嚴格控制借出，如確因工作需要，應經(jīng)本單位領導批準，借出時間一般不得超過三天。借閱期間，要確保檔案的安全。
5 、凡摘抄本校檔案材料，應寫明年代、卷號、張?zhí)�，并認真校核。出具證明材料，要加蓋公章，方能有效。如需要復制，須經(jīng)經(jīng)辦部門同意。
6 、利用檔案者，必須注意保守機密，不得任意瀉漏和向外公布。
7 、查閱檔案, 必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批注、勾畫、污損，更不得拆卷抽��；撕毀原件，違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責任。
8 、對利用檔案產(chǎn)生了明顯經(jīng)濟效益和社會效益的典型事例，利用者責任向檔案室提供信息反饋。
（七）檔案銷毀制度
1 、檔案銷毀必須經(jīng)校領導和上級主管部門負責人審核同意。
2 、凡需銷毀的檔案必須編造清冊，并撰寫包括：本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告。
3 、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并需簽名蓋章以示負責。
4 、被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進行，打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。
（八）檔案保管制度
1 、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號，檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊，
重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查，對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。
2、 認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易
燃品，庫房內(nèi)外放置滅火器材，以應急需；庫房門窗要裝置防盜設備，及時關開、上鎖，鑰匙由專人專柜保管，不得隨身攜帶；經(jīng)常清掃、整理庫房內(nèi)外和櫥架內(nèi)外的清潔衛(wèi)生；注意觀測庫房溫濕度，盡量控制在規(guī)定標準；每年四月份放置一次殺蟲劑，并視情況及時采取措施，防止鼠咬蟲蛀。
3 、對檔櫥、架要經(jīng)常進行保養(yǎng)，防止銹蝕，保持美觀清潔。
4 、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查，并作記錄。
（九）檔案統(tǒng)計與匯報制度
檔案統(tǒng)計，是掌握情況，分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。為進一步加強檔案統(tǒng)計工作，特制度如下統(tǒng)計制度。
1 、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作；負責全校檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作；負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2 、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎，應結(jié)合實際，做好各項原始材料的登記，主要包括下述內(nèi)容：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3 、建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。
4 、上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準確無誤地報出，所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5 、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行，隨時保證檔案與帳目相符；每年底對本年度的各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計，形成完整的統(tǒng)計資料。
6 、統(tǒng)計人員要依據(jù)統(tǒng)計的數(shù)字及報表中的各項統(tǒng)計指標，進行調(diào)查、綜合分析、對比，從中找出存在的問題，提出改進措施。
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