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檔案安全巡檢制度
1．物業(yè)文書(shū)與物業(yè)檔案的區(qū)別
物業(yè)文書(shū)可以轉(zhuǎn)化為檔案，但文書(shū)與檔案以是有區(qū)別的。檔案是直接的、原始的歷史記錄，文件是現(xiàn)行的，喪失現(xiàn)實(shí)效用才能轉(zhuǎn)化為檔案；檔案是第一手的原稿，以物業(yè)檔案中物業(yè)修繕工程的審批表、費(fèi)用結(jié)算單為例，它們是修繕過(guò)程中形成的表格，由工作人員在實(shí)際工作時(shí)填寫、審批人員核準(zhǔn)，是未經(jīng)任何加工、改動(dòng)的真跡，這就是檔案原始性的體現(xiàn)。在維修工程進(jìn)行時(shí)，它具備現(xiàn)行效力，屬于一種文件，但是在工程驗(yàn)收、費(fèi)用核算清楚后，它便成了對(duì)歷史的記錄，轉(zhuǎn)化為檔案，體現(xiàn)出檔案的歷史性。
但是并非所有的文書(shū)資料都轉(zhuǎn)化為檔案，如重份文件、沒(méi)有查考價(jià)值的信封和通知卡、與物業(yè)管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的群眾來(lái)信、無(wú)保存價(jià)值介紹信、便條、錄音帶、錄像帶等都沒(méi)有利用價(jià)值，因此不轉(zhuǎn)化為檔案。
2．物業(yè)檔案在物業(yè)管理中的作用
物業(yè)檔案最重要是內(nèi)容是物業(yè)管理專門檔案，它包括兩個(gè)部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開(kāi)發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對(duì)物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造情況記錄；另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費(fèi)繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上
（1）物業(yè)本身的檔案是物業(yè)管理中維修養(yǎng)護(hù)、更新所必不可少的重要依據(jù)。
（2）物業(yè)業(yè)主和住用人檔案是物業(yè)管理公司開(kāi)展管理服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。通過(guò)這部分檔案，物業(yè)管理公司可以全面了解物業(yè)業(yè)主和住用人的情況和需求，從而為物業(yè)業(yè)主和住用人提供各種有針對(duì)性的服務(wù)和開(kāi)展適當(dāng)?shù)慕?jīng)營(yíng)活動(dòng)。
（3）物業(yè)檔案具有一定的憑證作用。比如安全監(jiān)控錄像檔案，它真實(shí)地記錄著某時(shí)某刻有何人進(jìn)出過(guò)該幢大樓，當(dāng)有必要查詢當(dāng)時(shí)該幢大樓檔案室的出入情況時(shí)，安全錄像檔案就是最有力的憑證。
3．物業(yè)文書(shū)材料的形成來(lái)源
物業(yè)文書(shū)材料來(lái)源于物業(yè)管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的每個(gè)運(yùn)作過(guò)程，每一環(huán)節(jié)都產(chǎn)生相應(yīng)的文書(shū)材料。
（1）物業(yè)的接管驗(yàn)收材料。房產(chǎn)資料：房屋、設(shè)備及其附著物業(yè)清單、清冊(cè)及表格。技術(shù)資料：竣工圖紙、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料。接管資料：公用設(shè)施（設(shè)備）驗(yàn)收情況、驗(yàn)收合格憑證、物業(yè)移交管理書(shū)及房屋、公用設(shè)施、設(shè)備及圖紙接管驗(yàn)收清單、物業(yè)完好情況、接管文件。
（2）住戶（租戶）入住材料。包括樓房驗(yàn)收交樓表、房屋裝修申報(bào)表、裝修保證書(shū)、入住通知書(shū)、住戶房屋交吉單、住戶入住合約、身份證明材料、發(fā)證情況登記表、用戶情況登記卡（表）。
（3）物業(yè)租賃材料。包括租賃合同、物業(yè)權(quán)屬證明材料、房屋安全鑒定材料、同意出（轉(zhuǎn)）租文件、委托書(shū)、公證書(shū)、證明、報(bào)告、分戶圖。
（4）物業(yè)維修材料。包括維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、安全鑒定書(shū)、材料單。
（5）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理材料。包括公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、合資、合作文件。
（6）物業(yè)管理處員工花名冊(cè)。包括管理體制處工作人員相片、工作人員及水電技工證復(fù)印件等。
（7）物業(yè)設(shè)備儀器管理材料。包括設(shè)備設(shè)施購(gòu)買、安裝、使用、維修文件。
（8）物業(yè)管理服務(wù)材料。包括房屋維修文件、設(shè)備運(yùn)行情況文件、業(yè)戶接待資料（含投訴與回訪記錄）、其他的相關(guān)資料。
（9）其他管理材料。是指在物業(yè)管理過(guò)程中具有管理指導(dǎo)性、行政性的文件資料和內(nèi)部流轉(zhuǎn)、傳遞的文字材料。通常有上級(jí)主管部門的有關(guān)指令、信息、企業(yè)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等。
4．物業(yè)管理文件材料形成的基本要求
（1）物業(yè)管理工作的手續(xù)和程序必須標(biāo)準(zhǔn)化，每個(gè)工作環(huán)節(jié)必須做好記錄。物業(yè)管理文件材料產(chǎn)生于物業(yè)管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一道手續(xù)和程序都產(chǎn)生相應(yīng)的記錄。如果物業(yè)管理工作的手續(xù)和程序不標(biāo)準(zhǔn)或沒(méi)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)可參照，或有了標(biāo)準(zhǔn)不執(zhí)行，而造成物業(yè)管理文件材料不齊全或不標(biāo)準(zhǔn)，事后是很難全面、準(zhǔn)確補(bǔ)回的。
（2）物業(yè)管理使用的載體材料必須規(guī)范和宜長(zhǎng)期保存。文件制成材料是承受并反映文件內(nèi)容的物質(zhì)材料，它由承受文件內(nèi)容的載體材料和反映文件內(nèi)容的記錄材料組成。文件材料轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行長(zhǎng)期或永久保存，其載體材料要宜于長(zhǎng)期或永久保存，即必須選用耐久性能好的紙張和音像材料。
（3）物業(yè)管理使用的記錄材料、記錄手段、記錄技術(shù)必須科學(xué)。物業(yè)管理文件材料轉(zhuǎn)化為物業(yè)檔案時(shí)其所記錄的內(nèi)容不能修改和刪節(jié)。具體要求是：書(shū)寫要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、藍(lán)黑墨水或檔案專用筆等耐久性好的記錄材料，不得用或盡量不用普通圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙等不耐久的記錄材料；文件編制要使用國(guó)家規(guī)定的簡(jiǎn)化漢字、專業(yè)術(shù)語(yǔ)、符號(hào)和計(jì)量單位；文件編制必須有編制（記錄）時(shí)間、地點(diǎn)，有編制人簽字，重要文件要有領(lǐng)導(dǎo)審批，須蓋公章時(shí)應(yīng)及時(shí)蓋上公章；在不能避免復(fù)寫紙復(fù)寫的情況下，要保留書(shū)寫版本，有些傳真文件則要進(jìn)行復(fù)印后一起保存，或要求傳真者事后提交原件。
5．物業(yè)管理文書(shū)材料的歸檔整理
基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的，反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)管理部門的管理、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況，具有查考選用價(jià)值的各種形式的文件材料都作為物業(yè)檔案資料的歸檔范圍。正在辦理或暫不辦理的案卷和項(xiàng)目未完成的文件材料，不屬歸檔范圍。
根據(jù)收集、積累的物業(yè)文書(shū)進(jìn)行歸類整理如下：
（1）物業(yè)清冊(cè)：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權(quán)屬狀況的文書(shū)材料。包括房屋的棟數(shù)、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完損情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等文件材料等；
（2）物業(yè)維修材料，物業(yè)中各單元在進(jìn)行維修時(shí)所產(chǎn)生的一系列文書(shū)材料。包括單元范圍內(nèi)的維修申請(qǐng)審批表、工程預(yù)決算表、用料單、施工圖、驗(yàn)收證明材料，公共范圍內(nèi)的維修、大修材料歸入基本建設(shè)檔案內(nèi)等；
（3）物業(yè)租賃材料，物業(yè)管理部門在開(kāi)展租賃業(yè)務(wù)時(shí)所形成的原始的文書(shū)材料。包括租賃審批表、租賃合約、計(jì)租表、租金繳交情況表、租賃雙方身份證明材料、租賃房屋產(chǎn)權(quán)證明材料等；
（4）業(yè)主、住戶資料，反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的具體情況的文書(shū)材料。包括房屋交吉單、樓房驗(yàn)收交樓表、住戶入住合約、業(yè)主身份證復(fù)印件、用戶情況登記卡（表）、房屋裝修申報(bào)表、發(fā)證情況登記表戶主類型（業(yè)主或租戶）等。
（5）工程技術(shù)檔案資料（含產(chǎn)權(quán)）：規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文/ 建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證/ 拆遷安置資料/ 竣工總平面圖/ 地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告/ 工程合同、工程預(yù)決算/ 工程設(shè)計(jì)變更通知/ 竣工圖（單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖，消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖）/ 房屋消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū)/ 主要材料質(zhì)量保證書(shū)，新材料、購(gòu)配件的簽訂合同證書(shū)/ 水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)及設(shè)備技術(shù)資料/ 砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告/ 綠化工程竣工圖；各類房屋清單/ 出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單/ 公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地清單；未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地的竣工日期/ 產(chǎn)權(quán)方面的資料/ 其他工程技術(shù)資料。
（6）服務(wù)檔案資料：服務(wù)檔案，一般又可細(xì)分為業(yè)戶服務(wù)檔案、裝修檔案、維修檔案、治安交通管理檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、綠化清潔管理檔案、社區(qū)文化檔案等資料。
（7）業(yè)主及住戶服務(wù)檔案：業(yè)戶意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)結(jié)果；業(yè)戶接待記錄；業(yè)戶投訴及處理記錄；回訪記錄等/ 裝修檔案資料：二次裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(shū)；施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表；室內(nèi)裝修設(shè)計(jì)平面圖；裝修竣工圖等/ 維修檔案資料：維修申請(qǐng)記錄、回房記錄；維修派工單；公共設(shè)施巡檢記錄等/ 治安交通管理檔案：巡檢記錄、交接-班記錄、值班記錄、巡邏路線；日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶；進(jìn)出人記錄、應(yīng)急處理記錄；車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料等/ 設(shè)備設(shè)施管理檔案：公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃；公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄；機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄；設(shè)備分承包方資料；公用設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬及更新記錄等/ 綠化清潔管理檔案，清潔班檢記錄、周檢記錄；綠化工作記錄、檢查記錄；消毒、殺蟲(chóng)記錄、綠化病蟲(chóng)害檢查記錄等；社區(qū)文化檔案：社區(qū)文化創(chuàng)建構(gòu)想、組織活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄/ 社區(qū)文化活動(dòng)圖片等記錄內(nèi)容；傳媒報(bào)道資料；文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)賬及使用記錄等。（以上初步形成的文書(shū)材料，經(jīng)確定為沒(méi)有查考價(jià)值或利用價(jià)值的不列入檔案范圍。）
（8）其他管理檔案：在物業(yè)管理日常工作中形成的一些公務(wù)性、行政性、指導(dǎo)性的管理文件資料。①行政文件：財(cái)務(wù)文件；人事管理記錄、文件；政府主管部門文件；內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、簽報(bào)等文件； ②管理指導(dǎo)文件：質(zhì)量手冊(cè)；程序文件（質(zhì)量）；環(huán)境手冊(cè)；程序文件（環(huán)境）；作業(yè)文件等；③業(yè)委會(huì)相關(guān)資料：下屬管理處業(yè)委會(huì)籌備成立文件及業(yè)委會(huì)成立后的運(yùn)行文件等。
6．確定物業(yè)檔案保管期限的具體標(biāo)準(zhǔn)
檔案的保管期限分為以上永久、長(zhǎng)期和短期三種，永久為50年以上，長(zhǎng)期為16~50年，短期為15年以下。
確定物業(yè)檔案保管期限的具體標(biāo)準(zhǔn)是：
（1）永久保管的物業(yè)檔案。凡是反映物業(yè)公司或管理處主要活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司工作或社會(huì)各界具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的物業(yè)檔案，應(yīng)列為永久保管。
（2）長(zhǎng)期保管的物業(yè)檔案。凡是反映公司一般工作活動(dòng)，較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司或社會(huì)各界有利用價(jià)值的物業(yè)檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。
（3）短期保管的物業(yè)檔案。凡在短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的物業(yè)檔案，應(yīng)列為短期保管。
（4）凡在各項(xiàng)工作中形成的照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等聲像機(jī)讀檔案，保管期限按與其相符的文件條款保管期限執(zhí)行。
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