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文秘人員管理制度
秘書部管理制度
財務管理細則
為有效合理的使用學生活動經(jīng)費，使財務管理制度化、規(guī)范化，特制定此細則。
一、費用申請細則
1、經(jīng)費預算應本著務實、節(jié)儉的原則。
2、記者社內(nèi)部各部申辦活動，首先必須有詳細可行的活動策劃書，并附活動經(jīng)費預算表一式三份（社委會一份、秘書處一份、自留一份）。
3、若活動經(jīng)費在100元以下，經(jīng)確認確為有益的可操作性活動，社委會可批準實施，并申請經(jīng)費予以支持。
4、若活動經(jīng)費超過100元，活動確實可行，并預計在我社及其他學生產(chǎn)生較大的良好的效果，經(jīng)社委會審核后，由社長報黨委宣傳部老師審批，研究決定。
二、經(jīng)費使用細則
1、各項費用專人負責，包括采購物品及其它各項支出，需向供應商索要發(fā)票。
2、經(jīng)費支出需將明細賬目、每一項支出需注明事由、費用、時間、經(jīng)手人。
3、如若活動中有意想不到的額外支出，各部應立即聯(lián)系社委，協(xié)商解決。
三、報賬說明
1、每項活動由負責人收集所有發(fā)票交給秘書長統(tǒng)一報賬。
2、秘書部核實情況后遞交黨委宣傳部報銷 ，并在財務檔案中做好登記。
6、若各部組織的活動無計劃無預算，活動支出則不予報銷.
該細則自2015年4月10日起施行。
該細則最終解釋權歸華南農(nóng)業(yè)大學校報學生記者社。
檔案管理制度
第一章 總則
第一條 制定目的
為客觀、全面地反映本社各部門及成員的工作情況，使記者社的制度完善規(guī)范，作到真正的有章可循，獎懲分明，保障檔案的安全保管和開發(fā)利用特制定本制度。
第二條 檔案的意義
記者社檔案是記者社的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字及實物資料，為以后的工作提供必要的參考資料，是記者社至關重要的公共財產(chǎn)。
第三條 檔案內(nèi)容
本制度包括總則、檔案分類制度、檔案管理制度、檔案借閱制度和附則五部分。
第二章 檔案分類制度
檔案按內(nèi)容劃分為：部門檔案、人事檔案、活動檔案、會議檔案、財務檔案、外來資料檔案及記者社相關制度檔案。
第一條 部門檔案
（一） 檔案范圍
本檔案共五冊（包括社委人事檔案），并按部門劃分。包括各部門職能介紹、成員相關資料（簡介、個人獲獎情況說明等）、成員名單和通訊錄。
（二）檔案建立
1）本社成員的人事檔案由秘書部成員為其建立，其中的個人履歷等基礎資料由個人及部門填寫。
2）部門檔案是社委會對各部門日常工作的考核紀錄，作為先進評選、獎勵的主要依據(jù)。
第二條 人事檔案
（一）檔案范圍
包括記者社指導老師簡介，社委會簡介及各部門部長、副部長、成員名單。
（二）檔案建立
記者社指導老師、社委會檔案在每年換屆后由秘書部成員為其建立，其中的個人履歷等基礎資料由個人填寫。
第三條 活動檔案
（一）檔案范圍
檔案按內(nèi)容劃分為：招新活動檔案、換屆活動檔案、外出聯(lián)誼交流活動檔案、評報活動檔案。各類檔案包括各相關活動的活動策劃書、活動通知、活動流程、發(fā)言稿、活動工作安排表、活動總結、活動成果等相關文件。
（二）檔案建立
1）記者社各部門在舉辦大型活動后的7天之內(nèi)，需把本次活動的所有相關文件一并提交，由秘書部存檔。
2）舉辦大型活動時，攝影部要注意保存各種文字圖像資料，要及時采集活動圖片，及時將照片、相關宣傳稿件存檔，并在秘書部工作人員收集時及時提交。
第四條 會議檔案
（一） 檔案范圍
會議記錄本、部長例會流程、會議下發(fā)資料、發(fā)言稿、會議PPT、資料圖片。
（二） 檔案建立
1） 秘書部對每次學生會全體成員會議在會議記錄本上進行記錄，并于會后收集本次會議所有相關資料進行整理存檔。
2） 社委會例會資料由秘書長進行收集，月末交給檔案管理人員收集存檔。
第五條 財物檔案
（一） 檔案范圍
活動預算表、活動結算表、學生會財務帳目、發(fā)票、學生會集體獲得的獎品、紀念品、文具、展板、條幅、裝飾品等。
（二） 檔案建立
1）各部門舉辦活動前，根據(jù)活動計劃書，本著節(jié)約務實、具體詳盡的原則編制預算申請，然后交由社委會審核通過，再上報分管老師審核簽字。
2）發(fā)票填寫所購物品、時間要符合實際。背面注明經(jīng)手人、所購具體物品及時間，做到詳實具體，以便登記入賬。最后主辦部門將預算申請和發(fā)票一并交秘書部報銷、存檔。
3）秘書部專門設立財務賬目本，每月應作賬目整理，并向社委會匯報批示，接受社委會監(jiān)督。
4）秘書部為每一件辦公物品都建立檔案，詳細記錄其管理、使用情況。
第六條 外來資料檔案
（一） 檔案范圍
校各學生組織及外校組織的通訊錄、報刊等外來資料。
（二） 檔案建立
秘書部每次領取資料后，進行資料整理，重要資料備份存檔。
第七條 記者社制度檔案
（一） 檔案范圍
CI系統(tǒng)、場地借用流程、物資借用辦法、值班制度等相關文檔。
（二） 檔案建立
1）記者社秘書部在學生會內(nèi)部制度修訂后進行收集，并整理歸檔。
2）對于上級下發(fā)制度文檔進行復印下發(fā)各部門，并備份存檔。
第三章 檔案管理制度
第一條 檔案管理人
1）檔案收集與管理總監(jiān)督人為秘書。秘書部內(nèi)委任檔案管-理-員，由檔案管-理-員對各個部門進行跟蹤負責。在活動頻繁時可適當在秘書部內(nèi)成立檔案小組進行一對一跟蹤負責。
2）檔案管-理-員于各部門舉行大型活動后主動聯(lián)系相關部門提交檔案所需文檔，并對檔案的收集進行監(jiān)督。
3）各部門應確定一名委員作為檔案收集工作的聯(lián)系人，負責收集活動的相關資料。重要文件（包括工作計劃、總結以及某些重要活動的文件資料），各部門信息員除了上交一份文字資料外，還應將文件用WORD形式存入磁盤上交或發(fā)到秘書部的郵箱中。秘書部郵箱為： http://emrowgh.com
4）檔案管-理-員負責文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。堅持平時整理，根據(jù)不同種類文件材料的形成特征，合理分類存放，便于利用和歸檔。管-理-員一學期須作一次檔案統(tǒng)計匯報工作，并將本學期的重要文件及活動照片統(tǒng)一錄入磁盤，以便保管及查閱。
5）歸檔做到排放合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。按歸檔時間在檔案首頁檔案目錄中進行登記，方便檢索。
6）各部所需收集范圍具體請參見《校報學生記者社檔案》里各部門業(yè)已歸檔的資料。除此之外，各部門還可以增加收集對學生會今后工作有參考利用價值的資料。另外，工作計劃書與各大型活動的工作總結也應在收集范圍之內(nèi)。
第二條 歸檔時間
1）各部門的檔案收集工作的聯(lián)系人，在活動結束后七天內(nèi)把相關資料交給檔案管-理-員進行歸檔。
2）對于年度工作總結、各種年報、成員名冊，應于每個學期末進行歸檔。
3）每個學期末進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交秘書部歸檔。
第三條 歸檔范圍
按各檔案的檔案范圍進行。
第四條 檔案格式
1）各部門上交歸檔文檔統(tǒng)一運用應屆學生會模板，并用A4紙打印后提交。
2）外來文檔原件歸檔。
3）每冊檔案首頁為檔案目錄，檔案本每頁張貼頁碼，并要求對更新的文檔內(nèi)容在檔案目錄進行登記，方便檢索。
4）每冊檔案側面填寫檔案名稱、冊數(shù)。
第四章 檔案借閱制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
第一條 記者社各部門借閱檔案，必須經(jīng)檔案管理人員同意并在檔案借閱登記表上進行登記，注明借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱內(nèi)容，并記錄歸還時間，是否完整歸還等具體事項。特殊情況需借出的，需經(jīng)檔案管理人批準，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。
第二條 外單位來人查閱本單位檔案，需經(jīng)秘書長簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
第三條 對于借閱、借用的檔案，未經(jīng)允許不得圈畫、涂改、折卷、裁剪、撕毀、抽調(diào)、翻印、轉(zhuǎn)借、公開引用、增刪檔案中的任何材料及文件等。
第四條 如發(fā)現(xiàn)檔案錯漏請及時與檔案管理人員聯(lián)系，由檔案管理人員核實后進行修正，不得私自修改。
第五條 對所有借檔案或經(jīng)批準復印的材料要妥善保存。違反要及時追查，并追究有關人員的責任。
第六條 珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
第五章 附則
第一條 學生會每年換屆時，以往文件移交下屆成員作為參考，由秘書部成員接管檔案。
第二條 本制度自頒布之日起施行。
第三條 其他未盡事宜由秘書部請示社委會后決定。
公司文秘檔案管理制度
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。對文秘檔案的管理，理順工作程序，工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理，文秘檔案管理制度的及在各的檢查，對文秘檔案室的和工作實務。
2.2各所的內(nèi)部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應本制度所規(guī)定的條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的下，其管理的主要職責為：
2.3.1制定或制定關于文秘檔案管理的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能文件資料歸檔管理的監(jiān)督。
2.3.3對永久行文秘檔案向檔案機構的移交工作。
2.3.4總結經(jīng)驗，工作方法，管理技能和工作，使公司文秘檔案資料能夠，為經(jīng)營服務產(chǎn)生收益。
3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容
3.1計劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能的工作規(guī)劃、計劃。
3.2批示性文件材料
包括公司標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的命令、工作指示、調(diào)度記錄等。
3.3法規(guī)性文件
包括、行業(yè)、制定和頒發(fā)的需公司和的規(guī)定、要求、標準等文件；公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及的行政辦公會議所的文件和會議材料、會議記錄等。
3.5總結性文件
包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬的工作總結及單項性的總結報告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能在經(jīng)營活動中的原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設備保養(yǎng)記錄，材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
3.7匯報性材料
包括公司向各主管的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報表等；公司在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等資料。
3.9調(diào)研性資料
包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的（更多精彩文章來自“秘書不求人”）技術經(jīng)濟論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經(jīng)營活動中、文化活動中、員工在外學習、考察時或外的以聲像記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈行資料
包括、名人、友人、協(xié)作和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度條所涵蓋的文件資料，均應歸檔管理，各應資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結后，由財務編造清冊，每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據(jù)由財務部立卷留存；報表（應收帳報表、銷售報表等）報閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。
4.1.3要貨計劃、往來函等傳真、資料由部立卷留存。
4.1.4外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室立卷留存；內(nèi)部文件原則上各傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應注意隨時收集信息資料，并匯總到各檔案管-理-員，員工因公外出參觀學習考察和參加個會議回到公司后，應將資料移交檔案管-理-員。
4.2立卷歸檔的
4.2.1凡已辦理完畢的保存價值的文件資料，均應在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2某些文件，或駐地分散在外的的文件，為日常工作，立卷歸檔可情況延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各兼職檔案員在規(guī)定的歸檔內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料完整、、，請示和批復、印本和底稿、正文和附件歸在一起。
4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、。
4.3.6立卷應以本的文件為主，文件的特點，文件間的歷史，照顧文件的保存價值，使案卷能反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
4.3.7立卷應以同類問題為主，特征的方法組卷，把有密切的文件組合在一起。
4.3.8立卷應把文件于本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后，還有需立卷的文件資料，可按立卷原則插卷。
4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應規(guī)律排列，系統(tǒng)地反映問題，查找。
4.3.11實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔有條件，并其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄詳細記錄事由、、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)，不外借。如情況特殊，外人需須持介紹信，并經(jīng)公司批準，可查閱無密級檔案。
5.2各工作人員可直接查閱屬于本工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本得文件和有密級檔案，須經(jīng)公司或原檔案得批準，方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應檔案得完整和完好，私自影印、復印、翻印，擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標語，轉(zhuǎn)借，如有違紀，酌情處罰。
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