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項(xiàng)目安全資料管理制度
第一條為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱水利工程)檔案管理工作,明確檔案管理職責(zé),規(guī)范檔案管理行為、充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》,《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范、結(jié)合水利工程的特點(diǎn)、制定本規(guī)定.
第二條水利工程檔案是指水利工程在前期,實(shí)施,竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的,具有保存價(jià)值的文字,圖表,聲像等不同形式的歷史記錄.
第三條水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分.有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中、明確相關(guān)部門,人員的崗位職責(zé),健全制度,統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi)、確保水利工程檔案工作的正常開展.
第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程,其他水利工程可參照?qǐng)?zhí)行.
第五條水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段.即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作;在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)對(duì)水利工程檔案的收集,整理,移交提出明確要求;檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí),要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集,整理情況;在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審,鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí),要同時(shí)審查,驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量,并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語.
第六條各級(jí)建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督,檢查和指導(dǎo)職責(zé),共同抓好水利工程檔案工作.
第七條項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé),須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集,整理,保管工作,并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督,檢查和指導(dǎo).大中型水利工程的項(xiàng)目法人、應(yīng)設(shè)立檔案室,落實(shí)專職檔案人員;其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作.項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督,檢查和指導(dǎo)職責(zé).
第八條勘察設(shè)計(jì),監(jiān)理,施工等參建單位、應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任,切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集,整理,歸檔和保管工作;屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料,在完成收集,整理,審核工作后,應(yīng)及時(shí)提交項(xiàng)目法人.項(xiàng)目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收,歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作.
第九條工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人、須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料,進(jìn)行收集,整理,歸檔,如遇工作變動(dòng),須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料.
第十條水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù),應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序.質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān),凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的,不得通過驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定.工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的,項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金.
第十一條大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的,符合規(guī)范要求的專用檔案庫(kù)房,配備必要的檔案裝具和設(shè)備;其他建設(shè)項(xiàng)目,也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫(kù)房,裝具和設(shè)備.所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中.
第十二條項(xiàng)目法人應(yīng)按照國(guó)-家-信-息化建設(shè)的有關(guān)要求,充分利用新技術(shù),開展水利工程檔案數(shù)字化工作,建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù),大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案管理水平,為工程建設(shè)與管理服務(wù).
第十三條項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級(jí)主管單位報(bào)送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表》(附件1).國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目,還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》(附件2).
第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期,短期三種.長(zhǎng)期檔案的實(shí)際保存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命.
第十五條《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》(附件3)是對(duì)項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定.項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際、補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類方案.
第十六條水利工程檔案的歸檔工作,一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé).總包單位對(duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任.各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé);監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)、監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告.
第十七條水利工程文件材料的收集,整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GBT歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求.即內(nèi)容應(yīng)完整,準(zhǔn)確,系統(tǒng);形式應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚,簽字(章)手續(xù)完備,歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GBT要求統(tǒng)一折疊.
第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分,必須做到完整,準(zhǔn)確,清晰,系統(tǒng),修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備.項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖.施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖.竣工圖須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋竣工圖章(附件4-1),有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù).每套竣工圖應(yīng)附編制說明,鑒定意見及目錄.施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖:
(一)按施工圖施工沒有變動(dòng)的,須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章;
(二)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的,可在原施工圖上更改、在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù),加蓋并簽署竣工圖章;
(三)凡涉及結(jié)構(gòu)形式,工藝、平面布置等重大改變,或圖面變更超過13的,應(yīng)重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章).重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào),并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù),在圖標(biāo)欄內(nèi)注明竣工階段和繪制竣工圖的時(shí)間,單位、責(zé)任人.監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署竣工圖確認(rèn)章(見附件4-2).
第十九條水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充.參建單位應(yīng)指定專人、負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片,膠片,錄音,錄像等聲像材料的收集,整理,歸檔工作,歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由,時(shí)間,地點(diǎn)、人物,作者等內(nèi)容.工程建設(shè)重要階段,重大事件,事故、必須要有完整的聲像材料歸檔.
第二十條電子文件的整理,歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GBT執(zhí)行.
第二十一條項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要、確定不同文件材料的歸檔份數(shù),但應(yīng)滿足以下要求:
(一)項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料(當(dāng)二者為一個(gè)單位時(shí),應(yīng)異地保存1套);
(二)工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí),各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料;
(三)當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí),原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存,其他單位保存復(fù)制件;
(四)流域控制性水利樞紐工程或大江,大河,大湖的重要堤防工程,項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料(具體內(nèi)容參見附件3).
第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄.檔案目錄應(yīng)為案卷級(jí),并須填寫工程檔案交接單(見附件5).交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)目錄與實(shí)物,并由經(jīng)手人簽字,加蓋單位公章確認(rèn).
第二十三條工程檔案的歸檔時(shí)間,可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定.可分階段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔,也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔.整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作,應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成.
第二十四條水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容、應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行.凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程,不得通過檔案驗(yàn)收;未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的,不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收.
第二十五條各級(jí)水行政主管部門組織的水利工程竣工驗(yàn)收,應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加.水利部組織的工程驗(yàn)收,由水利部辦公廳檔案部門派員參加;流域機(jī)構(gòu)或省級(jí)水行政主管部門組織的工程驗(yàn)收,由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加;其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收,由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參加.
第二十六條大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收.其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行.檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收.初步驗(yàn)收可由工程竣工驗(yàn)收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行;正式驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé).
第二十七條水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前、項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對(duì)工程檔案的收集,整理,保管與歸檔情況進(jìn)行自檢、確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后,可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告,并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng).
檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括:工程概況,工程檔案管理情況,文件材料的收集,整理,歸檔與保管情況,竣工圖的編制與整編質(zhì)量,工程檔案完整,準(zhǔn)確,系統(tǒng),安全性的自我評(píng)價(jià)等內(nèi)容.
第二十八條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請(qǐng)后,可委托有關(guān)單位對(duì)其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評(píng)定,對(duì)具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目,應(yīng)成立檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收.檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國(guó)家或地方檔案行政管理部門,地方水行政管理部門及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成.必要時(shí),可聘請(qǐng)相關(guān)單位的檔案專家作為驗(yàn)收組成員參加驗(yàn)收.
第二十九條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟,方法與內(nèi)容如下:
(一)聽取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集,整理,歸檔,移交,管理與保管情況的自檢報(bào)告;
(二)聽取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告;
(三)對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程,還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評(píng)定意見;
(四)查看現(xiàn)場(chǎng)(了解工程建設(shè)實(shí)際情況);
(五)根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模,抽查各單位檔案整理情況.抽查比例一般不得少于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8,其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10;抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上;
(六)驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評(píng)議;
(七)形成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見、并向項(xiàng)目法人和所有會(huì)議代表反饋;
(八)驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見.
第三十條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(一)工程概況.
(二)工程檔案管理情況:
1,工程檔案工作管理體制與管理狀況
2,文件材料的收集,整理,立卷質(zhì)量與數(shù)量
3,竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況
4,工程檔案的完整,準(zhǔn)確,系統(tǒng)性評(píng)價(jià)
(三)存在問題及整改要求.
(四)驗(yàn)收結(jié)論.
(五)驗(yàn)收組成員簽字表.
第三十一條本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋.
工程項(xiàng)目資料管理制度
文件和資料的管理
1、由項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。
由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā)，負(fù)責(zé)編制目錄，分發(fā)清單，所有施工圖的持有人應(yīng)對(duì)圖紙的修改，變更及時(shí)標(biāo)識(shí)。
2、所有文件資料由文件批準(zhǔn)人決定發(fā)放范圍和份數(shù)，文件發(fā)放人應(yīng)填寫《文件和資料發(fā)放登記表》，按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件，并做好編號(hào)及登記。
3、文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時(shí)，應(yīng)在文件發(fā)放的表格上登記簽字http://emrowgh.com。
4、在發(fā)放過程中，文件使用部門應(yīng)及時(shí)撤出作廢/失效文件。
5、當(dāng)文件使用人的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件、編號(hào)不變，文件發(fā)放部門應(yīng)將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后，應(yīng)向文件發(fā)放部門辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)，在補(bǔ)領(lǐng)申請(qǐng)時(shí)必須作出書面說明，文件發(fā)放部門在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)重新進(jìn)行分發(fā)編號(hào)，并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單
項(xiàng)目部辦公室負(fù)責(zé)編制管理性《有效文件控制清單》，項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)編制技術(shù)性《有效文件控制清單》，以識(shí)別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當(dāng)文件和資料需要更改時(shí)，應(yīng)由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請(qǐng)表》，說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容，如更改涉及其它部門時(shí)，應(yīng)重新會(huì)審。
b.文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批，當(dāng)原審批人不在或需指定其它人員審批時(shí)，則該人應(yīng)得到相應(yīng)的授權(quán)書和文件審批所需的有關(guān)背景資料。
c.經(jīng)更改審批的文件，由審批人填寫《文件和資料更改通知單》，并發(fā)至有關(guān)部門。
d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令，直接在文件的相應(yīng)處進(jìn)行更改，但應(yīng)確保內(nèi)容的正確、清晰，并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件，并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后，文件更改部門應(yīng)將更改內(nèi)容審批件存檔備查。
f.文件更改應(yīng)做好記錄和標(biāo)識(shí)。
9、作廢的文件應(yīng)加蓋“作蓋”印章，已作廢、失效的文件應(yīng)在文件的使用場(chǎng)合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應(yīng)妥善保管好所用的文件資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，批準(zhǔn)后按二.5和二.6辦理。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時(shí)，必須移交全部文件，并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時(shí)，由需要人填寫《文件和資料復(fù)印審批表》，應(yīng)經(jīng)主管部門或部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，規(guī)定復(fù)印的份數(shù)、編號(hào)，發(fā)放應(yīng)做好記錄和登記。
b.需要臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)填寫《文件和資料借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)-文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，借閱后必須及時(shí)歸還，文件一般情況下不外借，如確需外借，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
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