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小型貿(mào)易公司管理制度
— 討論稿
目的：為了合理高效地使用資金和加強采購計劃管理，規(guī)范采購工作，保證生產(chǎn)用原輔材料的供應數(shù)量和質(zhì)量。
適用范圍：適用于本公司所有采購物資管理。
責任者：質(zhì)保部、綜合部、采購部和倉庫負責人、采購人員、倉庫管理人員。 內(nèi)容：
1、采購分類：
1.1生產(chǎn)物資采購
包括：生產(chǎn)用原材料、輔料、包裝、外協(xié)構件、五金配件、勞保用品等。
1.2研發(fā)實驗室使用物資采購
包括：使用的儀器，工具，設備等。
1.3辦公用品采購
包括：辦公耗材、其它零星物資、培訓資料、書刊等。
1.4固定資產(chǎn)采購
1.4.1辦公設備：如電腦、打印機、辦公桌、文件柜等固定資產(chǎn)。
1.4.2包括機器設備、新建、改建項目需用物資。
2、采購
2.1采購申請
2.1.1生產(chǎn)物資采購計劃
2.1.1.1常規(guī)生產(chǎn)物資由倉庫根據(jù)庫存情況填報《采購需求表》。
2.1.1.2非常規(guī)生產(chǎn)物資由生產(chǎn)部根據(jù)公司下達的生產(chǎn)計劃單，準確計算并填寫《采購需求表》，由總經(jīng)理簽字批準后，交采購部統(tǒng)一采購。根據(jù)物料采購流程采購。
2.1.2研發(fā)實驗室物資采購
由使用部門填制《采購需求表》必須由總經(jīng)理簽字后，再交由采購部統(tǒng)一采購。
2.1.3辦公用品采購計劃
由綜合部負責公司辦公用品的采購計劃申報，部門經(jīng)理簽字批準后，交采購部統(tǒng)一采購。
2.1.4固定資產(chǎn)采購
2.1.4.1辦公設備采購由使用部門填制《采購需求表》，綜合部審核后（是否需要、是否公司可內(nèi)部調(diào)整等），經(jīng)總經(jīng)理批準，交由采購部統(tǒng)一采購。
2.1.4..2機器設備采購，由生產(chǎn)部填制《采購需求表》，經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理簽字審核后，由總經(jīng)理批準后，由采購部及生產(chǎn)設備部共同負責采購。
2.1.4.3新建、改建項目需用物資，由總經(jīng)理指定負責實施部門做出方案、圖紙和預算書，并用總經(jīng)理批準，職能部門編制《采購需求表》，由采購部及相關部門共同負責采購。
2．2請購的撤消
（1）已開具請購單，并經(jīng)批準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面
方式呈送采購人員，必要時應先口頭知會計劃部以及采購部。
（2）請購部門回收各聯(lián)請購單，并備注“撤消”字樣。
（3）采購部接獲通知后應立即停止一切采購動作，采購部經(jīng)與供應商協(xié)商后應
及時取消訂單。
（4）未能及時停止采購時，采購部應通知原請購部門并協(xié)商善后工作
2.3采購詢價
2.3.1對各類申報的 《采購需求表》，采購部采購人員應與倉庫及相關部門核實采購物資品種和數(shù)量的合理合理性。
2.3.2采購人員按《采購需求表》，上的物料進行采購詢價，采購員對同品種物質(zhì)應進行質(zhì)量、價格的比較工作，不得少于三家（特殊急需物料，和采購困難的物料的可酌情處理），應詳細的記錄在《請購單》上，包括采購品種、數(shù)量、價格、供應商、付款條件等，由采購部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準后方能進行下單采購。
2.3.3采購部門人員應隨時掌握市場動態(tài)，對某些原料價格波動大的品種，有價格空間的要及時報告采購部經(jīng)理和總經(jīng)理，為提供是否儲備作決策，總經(jīng)理一旦簽發(fā)特需采購計劃，采購部采購人員應把握機遇，從速落實。
2.4合同簽訂
采購物資原則上必須簽訂合同，特別是對于預付貨款（包括帶款提貨、款到發(fā)貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨等情況）更應從嚴要求，合同上應注明品種、型號、質(zhì)量要求、數(shù)量、單價、金額、運輸方式、付款方式、計劃到貨日期等。對于小金額的小品種，可以采取電話訂單的形式與供應方進行確認。
2.5催貨
2.5.1采購合同簽訂完畢以后，根據(jù)采購合同上要求的到貨日期，采用時間段向供貨商反復確認到貨日期（對于由于特殊原因不能及時到貨的，應在第一時間通知物資采購計劃申報部門）直至物資到達我公司。
25.2各種原輔材料到貨前，采購員都應通知倉庫保管員預備貨物，準備接貨。
2.6入庫
2.6.1實物入庫
2.6.1.1貨物到達廠門口后，由采購員根據(jù)對方的送貨單填制“原、輔材料收貨通知單”交給司機，司機憑此通知單找倉庫安排后續(xù)事項。
2.6.1.2對于檢驗不合格的物資，按照不合格品管理程序處理。
2.6.1.3對因包裝數(shù)量造成破損或其它原因造成短斤缺兩（獨立包裝的品種少件數(shù)除外），倉庫保管員應通知采購人員，超出合理損耗范圍的（合理損耗范圍由質(zhì)
控部和采購部共同制定，質(zhì)控部、倉庫、采購部共同保存），采購人員應立即與供應方協(xié)調(diào)，及時補足分量。
2.6.1.4倉庫在收到貨物后，應及時在“原、輔材料收貨通知單”簽字交由司機帶回采購部，由采購部填制收貨單交由司機帶回供應商。 3、采購付款
3.1采購員填制“付款申請單”，申請人應在“付款申請單”上填寫好付款單位、收款單位、付款用途（采購哪種原料）、尚欠貨款金額（分別注明各分公司的欠款金額及總額，如為預付款則以單價×數(shù)量=金額的方式填寫，）、申請付款金額，付款方式、申請人姓名后，交由財務核實欠款金額、票據(jù)是否齊全等情況后，由采購部經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準，最后交給財務安排付款。
3.2采購人員在安排付款盡量要避免現(xiàn)金結算（包括從財務上領取現(xiàn)金和打入個人帳戶）。
3.3以承兌方式付款的，采購員應盡量要求對方單位人員過來領取，特殊情況可采用EMS快遞，從財務上領出承兌匯票時，應在“使用承兌匯票登記表”上登記。采購員都應在付款后十天內(nèi)將收款收據(jù)交到財務部門。
3.4財務安排付款后應在“付款申請單”備注欄中填寫實際付款金額、付款方式和付款日期，將第三聯(lián)交還給采購人員，由采購部存檔。
采購流程圖
采購需求表
編號
請購單
請購部門_______________________________ 請購單編號____________________________ 采購單號_______________________________ 預算編號______________________________
小型企業(yè)公司管理制度(模板)
第一章 資產(chǎn)管理
第一條 我公司財產(chǎn)安全管理遵循“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則，所有公司財產(chǎn)按照公司制定的資產(chǎn)及其安全管理規(guī)定，由各部門統(tǒng)一集中管理，并應明確每項資產(chǎn)的責任人。
第二條 公司財產(chǎn)必須具有明確的標識，應在醒目位臵標識資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、用途、責任人，資產(chǎn)編號須與我公司財務管理部門登記對應資產(chǎn)編號一致。
第三條 投入使用的公司財產(chǎn)必須是驗收合格的資產(chǎn)，并履行完畢資產(chǎn)登記領用手續(xù)。
第四條 公司財產(chǎn)在投入使用時必須詳細登記資產(chǎn)編號、名稱、生產(chǎn)廠商、品牌、規(guī)格、型號、序列號（授權編號）、配臵、用途、購臵時間、購臵金額、投入使用時間、維保期限、供應商及其相關的聯(lián)系人和聯(lián)系方式。
第五條 資產(chǎn)管理部門應定期盤點公司財產(chǎn)，至少每年一次。
第六條 公司財產(chǎn)在變動存放位臵及改變使用用途時，各資產(chǎn)管理部門必須做好詳細的變更登記。
第七條 對于停用的資產(chǎn)應詳細登記并妥善保管。
第八條 公司財產(chǎn)報廢前，應妥善備份并清理相關文件、資料和數(shù)據(jù)，然后按資產(chǎn)管理辦法進行報廢處理。
第二章 儀器儀表和備品備件管理
第一條 儀器儀表和備品備件應放臵在通風良好、溫濕度適宜、防電磁的環(huán)境中。
第二條 儀器儀表和備品備件應建立臺賬，詳細登記其名稱、數(shù)量、用途、型號、生產(chǎn)廠商、供應商、購進時間等信息，報廢時按照相關規(guī)定處理。
第三條 儀器儀表和備品備件須定期進行檢測，并做好相關軟、硬件的更新升級工作，確保其可用性。
第三章 用電安全和消防安全管理
第一條 公司配電系統(tǒng)的設計施工圖、配電系統(tǒng)圖、線纜布線圖等資料應完整，并且與標識一致，如有變動，應及時更改資料。
第二條 嚴禁隨意對供電設備斷電、更改供電線路，嚴禁隨意串接、并接、搭接各種供電線路。
第三條 增加用電設備時，須經(jīng)專業(yè)人員現(xiàn)場勘查、檢測和評估，確保滿足用電安全情況下方可實施。
第四條 機房內(nèi)必須配備滿足設備負荷的UPS電源，并留有一定的余量。
第五條 做好蓄電池的維護保養(yǎng)，按照要求進行檢查和充放電，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題，按照要求及時更新電池組，保證UPS設備處于良好的工作狀態(tài)。
第六條 在配電柜、配電箱等危險性高的位臵應張貼
相應的安全操作方法和警示，實際操作時應嚴格執(zhí)行。
第七條 雷雨季節(jié)要加強對機房防雷設備、地線及防護電路的檢查。
第八條 機房必須配備滿足消防安全規(guī)定和要求的消防器材, 機房管-理-員應熟悉機房消防設施的使用方法，掌握消防應急處理步驟、措施和要領。
第四章數(shù)據(jù)使用管理
第一條 應用系統(tǒng)上線前，我公司科技中心要檢查應用系統(tǒng)是否具有數(shù)據(jù)使用日志記錄功能。
第二條 應用系統(tǒng)的使用人應按照操作流程規(guī)范，準確、完整錄入和查看數(shù)據(jù)。
第三條 除通過應用系統(tǒng)使用權限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)外，未經(jīng)我公司科技中心批準，任何人不得采用其他方法或工具獲取和使用數(shù)據(jù)。
第四條 除通過應用系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的正常操作外，因系統(tǒng)維護等特定情況，需要對數(shù)據(jù)進行增加、刪除、修改等操作時，須經(jīng)該應用系統(tǒng)業(yè)務主管部門負責人書面同意、科技中心審核；執(zhí)行操作時，科技中心要派專人協(xié)助，并詳細記錄操作原因、時間、人員、數(shù)據(jù)范圍和內(nèi)容等。
第五條 各應用系統(tǒng)管-理-員應清楚每項系統(tǒng)功能所涉及的數(shù)據(jù)范圍。
第五章 數(shù)據(jù)保密管理
第一條 未經(jīng)應用系統(tǒng)業(yè)務主管部門負責人允許，嚴禁將數(shù)據(jù)轉移、復制到Ｕ盤、移動硬盤、光盤等移動存儲介質(zhì)中。
第二條 未經(jīng)公司科技中心負責人同意，科技中心工作人員不得向任何人提供或許可他人使用數(shù)據(jù)。
第六章 數(shù)據(jù)歸檔、銷毀管理制度
第一條 暫不使用且需要長期保存的歷史數(shù)據(jù)，應轉存到光盤或磁帶等介質(zhì)上，并一式兩份，由我公司檔案室和科技中心分別管理，同時建立詳細的文檔記錄。
第二條 我公司科技中心每五年清理一次數(shù)據(jù)，對確無保存價值的數(shù)據(jù)報我公司信息化領導小組審核同意后，進行造冊登記、清理銷毀。
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