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備用金管理制度
第一章 總 則
第一條 為嚴(yán)格控制費用支出，加強費用管理，提高公司效益，本著合理、節(jié)約的原則，根據(jù)公司財務(wù)管理制度的有關(guān)規(guī)定，制定本制度。
第二條 本制度中所稱費用是指差旅費、住宿費、市內(nèi)交通費、業(yè)務(wù)招待費、通訊費、辦公費及其他費用等。
第三條 本制度適用對象為公司總經(jīng)理及以下人員，總經(jīng)理以上高層管理人員（僅限董事長）費用按實報銷，無出差補貼等。
第二章 備用金借支程序
第四條 公司員工因公出差，為保證公司業(yè)務(wù)的合理需要，按審批權(quán)限批準(zhǔn)后，可向財務(wù)部預(yù)借一定數(shù)額的備用金。
第五條 備用金借支程序：借款人因公出差應(yīng)填寫出差申請單，即派差單，按規(guī)定程序批準(zhǔn)后到財務(wù)部應(yīng)收往來會計處領(lǐng)取借款單并填制借款單（借條），按第四章規(guī)定權(quán)限審批后交應(yīng)收往來會計編制記賬憑證，由稽核崗位會計復(fù)核，出納根據(jù)復(fù)核后的記賬憑證，向借款人支付備用金。借支5000元以上的大額備用金須提前一天通知財務(wù)部。
第六條 備用金借款人須在公司業(yè)務(wù)完畢后5個工作日內(nèi)到財務(wù)部結(jié)清備用金。次年1月6日前，上年所有個人借支的備用金都必須結(jié)清歸還，逾期不還的，一次從工資中扣回。
第七條 借款單是財務(wù)賬務(wù)處理的依據(jù)之一，是業(yè)務(wù)發(fā)生的原始記錄，報銷費用時借款單不予退還；歸還多借備用金時，由出納開具收據(jù)給報銷者本人，借款單也不予歸還。
第八條 備用金是為保證公司業(yè)務(wù)需要而設(shè)，因私不得借支備用金。
第三章 費用報銷程序
第九條 費用報銷程序：報銷人按下款要求自行粘貼票據(jù)并填制費用報銷單或差旅費報銷單（差旅費報銷明細(xì)表），按第四章規(guī)定權(quán)限審批后交費用會計編制記賬憑證，由稽核崗位會計復(fù)核，出納根據(jù)復(fù)核后的記賬憑證向報銷人支付報銷款或收取歸還的備用金余款；出納收取歸還的備用金余款須向報銷人開具收 1
據(jù)，借款單不予退回。
第十條 對原始票據(jù)的要求：
⑴、所有票據(jù)必須是合法的正式發(fā)票，除定額票據(jù)外，其余票據(jù)都必須是一次性套寫清楚的票據(jù)，收據(jù)（財政票據(jù)除外）及白條不予報銷；業(yè)務(wù)中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷；特殊情況下，必須說明情況合理后，必須總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
⑵、原始票據(jù)的粘貼：交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須緊靠粘貼單頂界和右界從右往左橫向粘貼，覆蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出一定間隔距離，票據(jù)較多時，可分行粘貼，不得豎向粘貼。
原始票據(jù)必須按交通票據(jù)、住宿票，招待票等不同類別和不同金額，分門別類進行粘貼或分類別審批報銷，不能混合粘貼。
⑶、除交通票據(jù)外的其他票據(jù)，報銷人須在每張票據(jù)正面空白處注明票據(jù)金額開支的用途并簽名。裝卸費、運雜費、倉租費、保險費等票據(jù)須注明業(yè)務(wù)或提供相應(yīng)的單據(jù)號并簽名。
⑷、不符合上述規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務(wù)部有權(quán)退回，要求報銷人重新整理。
⑸、對于審批手續(xù)不全的原始憑證，會計不得編制記帳憑證，出納也不得付款。
⑹、未按規(guī)定時間報銷的，財務(wù)部門應(yīng)于當(dāng)月工資中扣回預(yù)借的差旅費，待報銷時再行支付，并從6日起按日加收借款額1%的資金占用費用，從出差費用中補助費中扣除，當(dāng)月費用必須在次月3號前報銷。
⑺、財務(wù)部有權(quán)對不實的出差費用向員工出差居住地酒店或其他相關(guān)人員直接查詢，如有虛假行為取消該項費用報銷，并處于允許報銷總金額的20%的罰款。
⑻、出差人員應(yīng)認(rèn)真填寫派差單，派差單作為差旅費報銷的依據(jù)，缺一不可，否則財務(wù)部不予報銷各種費用（后附派差單）。
第十一條 費用報銷后，財務(wù)部費用會計應(yīng)記錄個人費用登記帳簿， 按月上報財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審閱。業(yè)務(wù)員的費用列入個人銷售費用進行收入成本費用考核。
第四章 審批權(quán)限
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第十二條 備用金借支審批權(quán)限：
⑴、備用金借支金額在3000元（含本數(shù)）以下的，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，主管副總經(jīng)理審核簽字，財務(wù)部經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；
⑵、備用金借支金額在3000元以上的，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，主管副總經(jīng)理審核簽字，財務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)后，報總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；
⑶、財務(wù)部經(jīng)理借支必須由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
第十三條 費用報銷審批權(quán)限：
⑴、部門經(jīng)理以下人員報銷，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，主管副總經(jīng)理審核簽字，財務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)后，報總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；
⑵、部門經(jīng)理的費用報銷由主管副總經(jīng)理審核簽字確認(rèn)，報財務(wù)部經(jīng)理審核簽字后，報總經(jīng)理簽字審批；
⑶、副總經(jīng)理的費用報銷由財務(wù)部經(jīng)理審核簽字后，報總經(jīng)理簽字審批； ⑷、財務(wù)部經(jīng)理的費用報銷由總經(jīng)理簽字審批。
⑸、總經(jīng)理不在時，備用金借支由財務(wù)部經(jīng)理請示總經(jīng)理批準(zhǔn)，待總經(jīng)理返回時補簽。
第十四條 總經(jīng)理、董事長使用資金或報銷直接通知財務(wù)部經(jīng)理，由財務(wù)部經(jīng)理及時指派人員辦理。
第五章 出差補貼標(biāo)準(zhǔn)
第十五條 出差是指公司人員受公司主管負(fù)責(zé)人派遣（派差單）在公司辦公所在地城市以外的地區(qū)履行公務(wù)，并根據(jù)本制度的規(guī)定享受相應(yīng)的出差伙食補貼標(biāo)準(zhǔn)、交通工具標(biāo)準(zhǔn)及出差住宿標(biāo)準(zhǔn)；在公司辦公所在地城市市內(nèi)履行公務(wù)不享受出差伙食補貼。
第十六條 公司員工出差應(yīng)嚴(yán)格履行報批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得自行出差，自行出差或因私外出所發(fā)生的費用均由其本人自行承擔(dān)，公司不予報銷。
第十七條 公司各部門應(yīng)嚴(yán)格控制出差人數(shù)，并考慮其完成任務(wù)的期限，確定合理出差日期，逾期出差應(yīng)向主管負(fù)責(zé)人報告，對因公出差人員，按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)報銷出差費用。
第十八條 員工出差分 “長途”和 “短途”兩種，即當(dāng)天能往返的為 “短途”，出差時間在一天以上的為 “長途”。
第十九條 長途出差地點區(qū)分為1類區(qū)，2類區(qū)，港澳臺地區(qū)三種，即： 二類區(qū)：特區(qū)、上海、北京、廣州；
一類區(qū)：除二類區(qū)以外的地區(qū)。
第二十條 出差住宿費報銷，在標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)據(jù)實報銷。
職務(wù) 一類區(qū)（元/人/天） 二類區(qū)（元/人/天） 一般人員 120 160 科長、主管、工程師級 140 180 部門經(jīng)理級 160 220
第二十一條 員工短途出差視同出勤，不再享受出差補貼。
第二十條 長途出差補助，按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)填寫補助費，一類區(qū)40元/天/人，二類區(qū)60元/天/人。
第二十二條 員工出差乘坐交通工具：公司副總經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)可乘坐飛機、軟臥、輪船二等艙；
部門經(jīng)理級：可乘坐飛機、軟臥、硬臥、輪船三等艙，乘坐飛機、軟臥需報總經(jīng)理批準(zhǔn)、乘坐軟臥僅限正職；
其余員工乘坐火車硬臥、輪船四等艙。
第二十三條 住宿費，交通費按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)憑票報銷，超標(biāo)自付，從補助費中直接扣減補助費不足以扣除的，不足部分從工資中扣除。對于參加包括住宿、市內(nèi)交通與生活費用在內(nèi)的會議和由邀請方承擔(dān)費用的會議，不享受任何補助。
第二十四條 出差人員的伙食補貼天數(shù)按出差自然天數(shù)減去一天計算，即算頭不算尾（當(dāng)天出差當(dāng)天返回的不報銷伙食補貼）；住宿標(biāo)準(zhǔn)按實際住宿天數(shù)計算。
第二十五條 出差人員超標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意方可報銷，并須事先請示。
第二十六條 長途交通票據(jù)如果遺失，須寫出書面報告，且有1人以上同行人員或有關(guān)人員簽字證明，經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見，報主管副總、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，按票價的50%報銷。
第二十七條 司機帶車出差且當(dāng)天不能返回的，每天住宿、生活補貼按一般員工標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第二十八條 公司員工出差途中，經(jīng)批準(zhǔn)可繞道回家探親，其車船費由公司負(fù)擔(dān)，在家期間不享受伙食補貼，不予報銷住宿費用。
第六章 房屋租賃費
第十八條 長期住外業(yè)務(wù)人員租房標(biāo)準(zhǔn)（含水電費、固定電話費、物業(yè)費等費用）：特區(qū)800元/月以內(nèi)；直轄市600元/月以內(nèi)；其他地區(qū)300元/月以內(nèi)，據(jù)實報銷。
第七章 市內(nèi)公共交通費標(biāo)準(zhǔn)
第二十九條 市內(nèi)交通費是指公司員工在公司所在地或辦事處所在地辦理公務(wù)所發(fā)生的交通費（包括公共汽車費和出租車費），公司員工上下班或因私所發(fā)生的交通費不在此列。
第三十條 有伙食補助的人員，市內(nèi)交通費包含在補助費之內(nèi)，沒有補助費的，按實際發(fā)生公交車費用報銷，公交車票除二人及以上同行外均不得連號。。
第三十一條 所有因公報銷出租車費用的，必須在出租車票背面注明往返地點及用車事由，按審批權(quán)限進行批準(zhǔn)。
第八章 通訊費標(biāo)準(zhǔn)
第三十二條 通訊費指因公使用通訊工具而發(fā)生的費用，包括移動電話、固定電話等。通訊費一律實行憑票限額內(nèi)報銷。
第三十三條 使用移動電話的員工，其裸機的購置費一律由使用者本人負(fù)擔(dān)。 第三十四條 通訊費報銷標(biāo)準(zhǔn)：
副總經(jīng)理300元/月；
部門經(jīng)理200元/月；
車間主任、科長以及特殊崗位人員100元/月。
第三十五條 對于享有出差補助費的業(yè)務(wù)人員，通訊費包含在補助費之內(nèi)，不得另外報銷通訊費用。有規(guī)定定額通訊費的人員，不得以出差為由，額外報銷通訊費。
第三十六條 享受通訊費報銷標(biāo)準(zhǔn)的人員必須保持24小時（含節(jié)假日）通訊暢通。
第九章 業(yè)務(wù)招待費標(biāo)準(zhǔn)
第三十七條 業(yè)務(wù)招待費是指因工作需要招待客戶和有關(guān)部門人員而發(fā)生的
費用。
第三十八條 各部門人員因公接待外單位人員，建議安排工作餐，需要到外面宴請的，須事先取得部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理同意，否則不予報銷。部門需安排接待工作餐的，須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)由公司辦公室統(tǒng)一按排并登記備案 ，記入部門招待費。
第三十九條 各部門人員因公出差確需應(yīng)酬的，須事前電話請示部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理同意，限額接待。
第四十條 招待費發(fā)票日期欄必須填寫清楚，報銷時應(yīng)附有業(yè)務(wù)事由、具體人數(shù)、時間、地點、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)等。
第十章 辦公費標(biāo)準(zhǔn)
第四十一條 辦公費是指辦公用品、印刷品及其它辦公物品等的支出。公司辦公費統(tǒng)一由辦公室指定專人進行控制與管理。
第四十二條 各部門申請購置辦公用品、印刷品等其它辦公物品時，需注明用途、數(shù)量、規(guī)格型號，辦公室需查明是否可調(diào)節(jié)使用，再確定是否購買，報財務(wù)部經(jīng)理，總經(jīng)理審批后執(zhí)行。
第四十三條 辦公室負(fù)責(zé)辦公用品領(lǐng)發(fā)的人員，每月需填報辦公用品、印刷品等購、領(lǐng)、發(fā)、存報表，按部門分類歸檔，報送財務(wù)部和各有關(guān)部門。
第十一章 其他費用標(biāo)準(zhǔn)
第四十四條 禮品費。因工作、業(yè)務(wù)特殊需要，需贈送有關(guān)部門人員或客戶禮品的，由董事長或總經(jīng)理安排采購，其他個人不得私自贈送禮品。
第四十五條 加班費。加班費由人力資源部按國家和公司有關(guān)規(guī)定辦理，月底隨同當(dāng)月工資一起發(fā)放。
第四十六條 福利費。公司發(fā)放給職工的各種福利，須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合管理部安排采購并按規(guī)定制度發(fā)放。
第十二章 其他規(guī)定
第四十七條 主管及以上人員的職務(wù)以人力資源科的正式任免通知為準(zhǔn)，對外使用的職務(wù)不對內(nèi)使用，也不享受本制度規(guī)定的各項對應(yīng)級別標(biāo)準(zhǔn)報銷有關(guān)費用。
第四十八條 休探親假人員的費用報銷標(biāo)準(zhǔn)按人力資源部的規(guī)定執(zhí)行。
第四十九條 備用金借支和報銷單據(jù)的審核，財務(wù)部隨時受理，但審批和報銷款的領(lǐng)取時間為每周星期2、4，其余工作日財務(wù)部不予辦理。
第五十條 本制度自2011年9月1日起實行。
第五十一條 本制度由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
備用金管理制度(已修改)
備用金管理制度
為了防止資金流失，加強資金管理，提高工作效率，現(xiàn)就公司備用金管理規(guī)定如下：
一、備用金分類
為保證日常臨零支付而單獨儲備的現(xiàn)金。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種。
1、定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時間長、比較固定的特點。
2、臨時備用金是指因公司業(yè)務(wù)需要而暫時借支的現(xiàn)金， 具有一次性、時間較短的特點。
3、出納備用金是指因結(jié)算需要而準(zhǔn)備的庫存現(xiàn)金，具有 金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點，一般不超過規(guī)定限額。
二、備用金借支、歸還手續(xù)
1、定額備用金和臨時備用金的借支、歸還手續(xù)
（1）、借支：借款人填寫《借款單》——部門負(fù)責(zé)人簽字——財務(wù)人員核簽備用金余額——財務(wù)總監(jiān)審核——董事長（或副董事長）審批——會計記帳——出納審核付款。
（2）、會計核算設(shè)置科目：“其他應(yīng)收款——定額備用金——部門/姓名”；“其他應(yīng)收款——臨時備用金——部門/姓名”。
（3）、定額備用金配備表
定額備用金配備表
2、歸還：
備用金需按時歸還或及時報賬沖銷，當(dāng)月超標(biāo)準(zhǔn)的借支額度，如不按時交回借支的，財務(wù)部門從次月開始從其工資中扣回，并按銀行貸款同期利率計息清算。屬個人特殊原因經(jīng)董事長（或副董事長）批準(zhǔn)同意的借支不屬備用金范圍，應(yīng)按約交還或從工資中扣還。其借支按銀行同期貸款利息計
息。
3、出納備用金的提取手續(xù)
出納填寫《資金申請單》——會計主管審核——財務(wù)總監(jiān)審批——填寫基本戶銀行支票（或網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)帳提現(xiàn)）——會計根據(jù)相關(guān)票據(jù)記帳。
三、備用金管理
1、定額備用金的管理：
（1）、根據(jù)工作需要、管理需要原則進行辦理，額度根據(jù)支出業(yè)務(wù)變化，對使用對象和用途范圍一年審定一次；
（2）、定額備用金實行專人借支專人負(fù)責(zé)的辦法，不得全部或部分轉(zhuǎn)借或以臨時備用金性質(zhì)借支他人。
（3）、因人員調(diào)動或離職等原因造成定額備用金責(zé)任人更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方法采用借還兩條線，即原責(zé)任人辦理還款，新責(zé)任人辦理借款。
2、臨時備用金的管理:
（1）、臨時備用金包括差旅費、臨時采購款、行政臨時事務(wù)借支等工作性質(zhì)的一次性借支款。
（2）、具體借支人為借支款項的責(zé)任人，轉(zhuǎn)借或其他情況而沒有辦理相關(guān)財務(wù)手續(xù)的，財務(wù)不予承認(rèn)。
（3）、臨時備用金由借款人以現(xiàn)金歸還或費用報銷抵沖。
（4）、部門負(fù)責(zé)人為各種臨時性備用金歸還的第一管理
人，必須監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理相關(guān)報帳歸還手續(xù)；
3、出納備用金的管理：
（1）、出納備用金的使用者只能是財務(wù)部門出納員。
（2）、出納領(lǐng)取備用金要求開具基本戶銀行支票（或網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)帳提現(xiàn)），不得以收坐支。
（3）、出納備用金必須注意安全第一原則，有專用保險柜存放現(xiàn)金，并且存放地點符合公安、公司安全管理原則。
（4）、保險柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額，特殊情況下的大額存放，必須及時向財務(wù)總監(jiān)報告，以便采取相應(yīng)的安全措施。
（5）、出納備用金必須日清月結(jié)，每天核對帳實數(shù)據(jù)。
（6）、出納備用金的直接責(zé)任人為當(dāng)事現(xiàn)金出納員，財 務(wù)部副部長及財務(wù)總監(jiān)負(fù)管理責(zé)任。
4、相關(guān)約定
（1）、對未轉(zhuǎn)正員工、經(jīng)常性違反結(jié)算紀(jì)律的員工實行控制借支。
（2）、借支不分金額大小，均須報副董事長（或總經(jīng)理）審批。
（3）、各部門員工變更或離職必須及時辦理清帳手續(xù)，人事部門及其他相關(guān)單位、部門有義務(wù)及時通知財務(wù)部清帳，否則，造成的損失由相關(guān)責(zé)任單位或部門負(fù)責(zé)。
（4）、財務(wù)部出納于每月5號前清理臨時性個人備用金
借款，并以文字方式告知當(dāng)事人；財務(wù)負(fù)責(zé)協(xié)助催收。
（5）、財務(wù)部于每月10日前編制《備用金余額表》。
四、罰 則
1、出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的，按借支金額10%處罰，情節(jié)嚴(yán)重者直接除名并追究其法律責(zé)任。
2、到期臨時備用金借款未及時收回的，也無法提供其他特批書面報告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，對出納扣罰100元。
3、財務(wù)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對備用金定期盤點（一個月不少于一次），對因未及時盤點而出現(xiàn)的損失承擔(dān)連帶責(zé)任；備用金盤點損失，一律由責(zé)任人賠償；盤點盈余，交公司財務(wù)部作掛賬處理，無法查明原因的，進行賬務(wù)處理，列入“營業(yè)外收入”科目。
4、臨時備用金超過歸定時間不歸還，逾期按銀行同期貸款利率計息，并在歸還借款時付清；因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書面報告，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)證明，財務(wù)總監(jiān)審核，董事長（或董事長）批準(zhǔn)后免于罰息。
5、若借款人拒不歸還（超過歸還時間一個星期），由出納提出申請經(jīng)批準(zhǔn)后，告知總務(wù)部相關(guān)人員在工資獎金中扣收借款額和逾期利息。如人力資源部未作扣款處理，每次處罰200元，造成損失的，由責(zé)任人承擔(dān)。
6、財務(wù)部對借款人的借款信用進行評定，對于逾期還
款或拒不還款等人員，嚴(yán)格控制以后借款甚至取消借款資格。
7、借款人員發(fā)生人事異動或離職，人力資源部未書面通知財務(wù)部確認(rèn)清賬，造成借款無法收回的，由總務(wù)部承擔(dān)借款損失。
五 、附 則
本辦法由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
公司備用金管理制度
為了加強公司對有關(guān)部門及各項目部備用金的管理，規(guī)范借款行為，提高資金利用效率，夯實成本費用核算，減少資金損失，特制定本制度。
一、本制度適用于公司各部門及所有項目部。
二、備用金范圍
1、采購員零星采購備用金；
2、個人因公出差零星開支備用；
3、經(jīng)常性的零星開支備用金；
4、項目兼任財務(wù)人員備用金；
5、其他備用金。
三、實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務(wù)，從而提高工作效率，但必須做到專款專用，不得挪用、轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。
四、備用金借款和報銷手續(xù)程序
1 、工作人員需臨時借用備用金時，先到財務(wù)部索取“借款單”，財務(wù)人員根據(jù)實際需要向借款人發(fā)放“借款單”，一式兩聯(lián)，借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款單，并按流程辦理簽字手續(xù)。財務(wù)人員審核簽字后的“借款單”各項內(nèi)容是否正確和完整，經(jīng)審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。
2、 借款人員完成業(yè)務(wù)后應(yīng)在三日內(nèi)到財務(wù)部索取“報銷單”，填寫好“報銷單”的各項規(guī)定內(nèi)容，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，再將“報銷單”返回財務(wù)部，財務(wù)人員根據(jù)財務(wù)制度規(guī)定認(rèn)真審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。
公司財務(wù)部文件 3、 借款人辦理報銷手續(xù)時，財務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應(yīng)及時付現(xiàn)退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。
4、因業(yè)務(wù)原因長期借用備用金的人員可由財務(wù)部根據(jù)實際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍；使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設(shè)備用金登記簿，記錄各種零星支出。經(jīng)管人員必須按月定期向公司財務(wù)部申報備用金使用情況，前賬未清，不得繼續(xù)借款。對因特殊原因不能按時結(jié)算的，須提前向財務(wù)負(fù)責(zé)人說明原因，經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人同意后，方可延期。
五、備用金額度
1、采購員借用的零星采購用款，單次不得超過5000元，超過5000元的材料采購，應(yīng)由供貨方持合法、真實、完整的原始資料，按規(guī)定的程序經(jīng)審核批準(zhǔn)后，到公司財務(wù)部或項目部財務(wù)人員處辦理貨款支付、結(jié)算手續(xù)。單筆超過10000元的采購，必須按照工程部制度規(guī)定，走合同審批程序采購。
2、員工因公出差借款，按預(yù)計出差天數(shù)、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。
3、各工程項目備用金，視各項目情況不同，備用金額度暫定為每周1萬—5萬。特殊情況，需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理說明情況，予以審批。
4、其他借款，根據(jù)實際情況核定金額。
公司財務(wù)部文件 六、備用金使用審批權(quán)限
備用金使用由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，部門負(fù)責(zé)人為備用金借款的第一責(zé)任人。
七、 財務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。
八、借用備用金的人員應(yīng)在兩周內(nèi)沖賬，對無故拖延者，財務(wù)部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務(wù)部有權(quán)從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。
九、 所有各種備用金，必須在年末進行徹底清理，不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷當(dāng)年借款。
十、本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
十一、本制度自下發(fā)之日起實施。
公司備用金管理制度
1.目的： 為了加強各分公司備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。
2.備用金是單位內(nèi)部各部門工作人員用作零星開支、業(yè)務(wù)采購、差旅費等以現(xiàn)金方式借用的款項。實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務(wù)，從而提高工作效率，但必須做到�？顚Ｓ茫坏门灿煤拓澪�，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。
3.本制度規(guī)定了備用金借用和報賬手續(xù)及備用金的管理要求。
4.備用金借款和報銷手續(xù)
4.1工作人員需臨時借用備用金時，先到財務(wù)部索取“借款單”，財務(wù)人員根據(jù)實際需要向借款人發(fā)放“借款單”，一式二聯(lián)。借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，需經(jīng)部門經(jīng)理審批簽字同意。深圳區(qū)域之外的分公司，當(dāng)?shù)刎攧?wù)部匯總員工的借款單及制編各項備用金的申報表，附上原始憑證統(tǒng)一呈報給當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)人審批簽字同意。最后全部借款單和申報表，由深圳財務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到財務(wù)部辦理借款手續(xù)。深圳出納審核簽字后的“借款單”各項內(nèi)容是否正確和完整，經(jīng)審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。
4.2 專項借款人員在完成業(yè)務(wù)后應(yīng)在三日內(nèi)到財務(wù)部報銷。各分公司固定數(shù)額備用金用到三分之二時就要到財務(wù)部申報借款，比如行政和調(diào)度備用金是5000元，在用完3000元左右時就要報銷。填寫好“報銷單”上各項規(guī)定內(nèi)容，并經(jīng)主管經(jīng)理審批后，再將“報銷單”返回深圳財務(wù)部，財務(wù)人員根據(jù)財務(wù)制度規(guī)定認(rèn)真審核，審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。
4.3 借款人辦理報銷手續(xù)時，財務(wù)人員應(yīng)查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應(yīng)及時付現(xiàn)退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。
5.備用金的管理
5.1 因業(yè)務(wù)原因長期借用備用金的人員可由財務(wù)部根據(jù)實際情況核定，撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍；使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金，備用
金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設(shè)備用金登記簿，記錄各種零星支出。
5.2 財務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。
5.3 借用備用金的人員應(yīng)及時沖賬，對無故拖延者，財務(wù)部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務(wù)部將從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。
5.4 跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷年借款。
6.適用范圍：集團內(nèi)各分公司出納及部門經(jīng)理的備用金撥付及使用。
.備用金管理要求
7.１關(guān)于司機備用金， 每位司機1000元/人。只限于支付汽車過路過橋、停車費用報銷。司機油費由公司財務(wù)部統(tǒng)一辦理加油卡充值。車輛保養(yǎng)需提前申請（必須在4S店進行保養(yǎng)）。司機報銷部分仍由行政部簽批后，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、內(nèi)部審計審核后即可以安排支付。分公司必須有分公司負(fù)責(zé)人簽批后，方可進行報銷并支付。
7.２關(guān)于出納備用金，只限于支付緊急情況下的現(xiàn)結(jié)費用，單筆低于500元以下的公司日常員工報銷等或公司一般的零星費用支出。不包含員工的福利補助、宿舍租金、水電管理費用。如果費用金額過大，超過備用金額度的，則需要報批深圳財務(wù)部，審核后撥款支付。
7.３關(guān)于行政備用金，只限于支付緊急單筆低于500元的行政部零星開支（不含司機及車輛開支/保姆報銷），申請時部分需有對應(yīng)呈批件及附件。如快遞費報銷要附上原件。超大金額的辦公用品及耗材由采購部找供應(yīng)商購買。
7.４關(guān)于調(diào)度備用金用，只限于支付單筆低于500元零星現(xiàn)結(jié)成本的開支（不含固定或長期性合作的采購、運費等，且需計入成本工單），申請時需有相對應(yīng)的工作附件。
7.５關(guān)于生產(chǎn)備用金， 只限于支付單筆低于500元以下的生產(chǎn)車間用品零星購買。生產(chǎn)部連班和晚班的餐費由財務(wù)部審核直接支付給餐飲公司。
8.報銷流程:
注：外地分公司由分公司負(fù)責(zé)人審批 如是外地分公司，則需要相應(yīng)會計審計
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