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呼叫中心團隊建設(shè)方案

時間:2022-05-11 10:53:00 建設(shè)方案 我要投稿
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呼叫中心團隊建設(shè)方案

在競爭日益激烈的今天,優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)已是行業(yè)取得成功的關(guān)鍵之一,誰的服務(wù)領(lǐng)先,誰就會獲得更高的效益。

呼叫中心團隊建設(shè)方案

目前,市場變化越來越大,競爭層次越來越高。發(fā)現(xiàn)、吸引、保有客戶的難度也越來越大。保留老用戶,請進新用戶已成為企業(yè)重要任務(wù)。在此背景下,以“電話網(wǎng)絡(luò)集成呼叫中心”為核心的客戶關(guān)系管理方案正逐步成為現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展的手段。

一.概念

1. 什么是呼叫中心

呼叫中心又名Call Center或客戶服務(wù)中心 ,是指綜合利用先進的通信及計算機技術(shù),對信息和物資流程優(yōu)化處理和管理,集中實現(xiàn)溝通、服務(wù)和生產(chǎn)指揮的系統(tǒng)。傳統(tǒng)意義上的呼叫中心是指以電話接入為主的呼叫響應(yīng)中心,為客戶提供各種電話響應(yīng)服務(wù);現(xiàn)階段呼叫中心的概念已經(jīng)擴展為可以通過電話、傳真、互聯(lián)網(wǎng)訪問、Email、視頻等多種媒體渠道進行綜合訪問,同時提供主動外撥服務(wù),應(yīng)用業(yè)務(wù)種類非常豐富的客戶綜合服務(wù)及營銷中心。

2. 為什么需要呼叫中心

從根本上說,無論何時何地,當客戶遇到各種問題時,客戶需要有一個暢通的可以與企業(yè)取得聯(lián)系的渠道。再當前的技術(shù)情況下,最方便和常用的方式就是電話。 并且隨著“以產(chǎn)品為中心”到“以客戶為中心”的轉(zhuǎn)變, 產(chǎn)品種類及價格已經(jīng)不再是企業(yè)間競爭的熱點, “同質(zhì)化”競爭時代的來臨, “客戶”已成為企業(yè)爭奪的焦點, 如何去發(fā)現(xiàn)、 保持客戶并深度挖掘其利益已成為企業(yè)追求的目標和夢想。企業(yè)要提高客戶滿意度、保證客戶的忠誠度、挖掘潛在客戶。呼叫中心是一個強而有力的工具,以最有效的方式、利用最少資源提供超越客戶期望的卓越服務(wù)。

3. 呼叫中心系統(tǒng)特征

與傳統(tǒng)電話服務(wù)相比:

集成性:服務(wù)集中于統(tǒng)一窗口,能與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)方便集成; 便捷性:一個號碼便于記憶,提供全天候的多渠道聯(lián)系方式; 智能化:提供自動語音服務(wù),電話的智能分配;

與傳統(tǒng)商業(yè)模式相比:

無地域限制,可以通過呼叫中心完成交易等服務(wù);

個性化服務(wù),根據(jù)后臺系統(tǒng)提供的信息為客戶提供個性化服務(wù)。

二.系統(tǒng)

呼叫中心系統(tǒng)組網(wǎng)示意圖

三.業(yè)務(wù)流程

電話業(yè)務(wù)呼入流程圖

質(zhì)檢流程圖

四.團隊籌建與崗位職責

1. 團隊的定義及組成

團隊是指為了實現(xiàn)某一目標而由相互協(xié)作的個體所組成的正式組織。

2. 團隊籌建:

團隊結(jié)構(gòu):

注:可根據(jù)公司前期業(yè)務(wù)咨詢量將“投訴客服”與“回訪客服”合并為一組,后期根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況對客服組進行調(diào)整及增加,以便為客戶提供更好服務(wù)。

3. 崗位職責

客服坐席:

a) 全面負責公司所有產(chǎn)品的服務(wù)管理,回復(fù)客戶咨詢、受理客戶需求;

b) 售后服務(wù)及客戶滿意度的維護、提升、樹立公司形象等;

c) 宣傳、推廣公司產(chǎn)品;

d) 處理客戶投訴及建議,整理和分析產(chǎn)品銷售及服務(wù)中反饋的數(shù)據(jù)信息和建議; e) 收集整理客戶資料、分析客戶數(shù)據(jù)、管理客戶關(guān)系;

f) 記錄咨詢潛在客戶,間接促進公司產(chǎn)品銷售。

客服主管:

a) 管理客服部門,負責客服部門的團隊建設(shè)、培訓、制定管理制度及團隊提升規(guī)劃; b) 建立、完善所屬各崗工作流程、規(guī)范考核方案,優(yōu)化人員架構(gòu);

c) 合理安排客服工作及排班,確保所管崗位工作有序、及時、銜接;

d) 指導客服坐席人員工作,提高坐席人員的工作能力、責任心、效率;

e) 傳遞、執(zhí)行公司政策,確?头芗皶r了解和相應(yīng);

f) 處理突發(fā)情況,制定預(yù)警機制和處理方法;

g) 對客戶滿意度負責。

4. 員工培訓及會議計劃

五. 呼叫中心管理制度

1. 工作環(huán)境管理制度

a) 個人辦公桌面保持整潔。下班時耳麥掛至制定位置,座椅歸位;

b) 進入呼叫中心請保持手機靜音或震動;

c) 嚴禁在呼叫中心內(nèi)談笑、四處走動、大聲喧嘩及影響他人工作;

2. 工作禮儀及工作狀態(tài)制度

a) 儀表:保持個人衛(wèi)生;

b) 儀態(tài):

目光:平視前方電腦,目光柔和

表情:面帶笑容

動作:規(guī)范、適度、利落;

坐姿:端正自然。不倚靠、不趴下、不上仰;

手勢:雙手自然放于鍵盤之上;

語言:語言親切周到、聲音甜美、話語清晰簡練;

態(tài)度:誠懇有禮,但不卑微;

c) 工作禮儀

面帶微笑,使用標準問候語;

注意語音、語調(diào),使問候充滿生機;

聲音明快,態(tài)度誠懇親切;

吐字清晰平緩,語氣溫和平穩(wěn);

保持語言環(huán)境不被打擾,避免客戶聽到外界聲音;

保持耐心,不催促客戶;

使用客服規(guī)范用語及統(tǒng)一話術(shù);

不使用400電話撥打私人電話;

短時間離開工作臺需及時示忙,長時間離開需及時簽出;

愛護公共財物及辦公物品。

d) 到崗管理制度

坐席人員需在規(guī)定上班時間前5分鐘做好工作準備,須準點簽入坐席系統(tǒng);

3. 安全保密制度

嚴謹擅自卸載電腦中話務(wù)系統(tǒng)軟件;

電腦IP地址、DNS服務(wù)器不可隨便更改;

出入中心隨手關(guān)門。

員工有責任對客戶資料保密,不得向外界透露客戶信息;

六. 考核情況

1. 客服坐席考核;

2. 客服主管考核。

詳見附表。

客服呼叫中心建設(shè)方案2016-09-23 14:38 | #2樓

客戶服務(wù)呼叫中心建設(shè)方案

一、客戶服務(wù)業(yè)現(xiàn)狀:

隨著公司的發(fā)展,客戶數(shù)量的增多,對客戶提供優(yōu)質(zhì)貼心的服務(wù)日益提上日程。而呼叫中心又名客戶服務(wù)中心,將企業(yè)內(nèi)部各個職能部門為客戶提供的服務(wù),集中在一個統(tǒng)一的對外聯(lián)系的“窗口”,采用統(tǒng)一的服務(wù)界面,為客戶提供系統(tǒng)化、標準化、智能化、人性化的服務(wù),已成為許多企業(yè)運營管理中不可或缺的部分。

呼叫中心除了作為客戶服務(wù)中心,還可以承擔企業(yè)內(nèi)部“管理中心”和“利潤中心”的職能,幫助企業(yè)實現(xiàn)“服務(wù)無處不在,營銷無孔不入”,提高企業(yè)在同行中的競爭優(yōu)勢。

二、建設(shè)方案

采取IP分布式呼叫中心系統(tǒng)作為上述需求的解決方案。以統(tǒng)一號碼接入系統(tǒng),為客戶提供綜合性服務(wù),同時具備強大的自動外呼功能,作為營銷手段。它能與Internet、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)很好地集成,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和各種其它不同的業(yè)務(wù)功能。

just呼叫中心系統(tǒng)功能完備,具有高度集成的特性。系統(tǒng)將計算機電話集成(CTI)、網(wǎng)絡(luò)電話(VoIP)、自動語音導航(IVR)、自動電話分配(ACD)、客戶關(guān)系管理(CRM)、報表統(tǒng)計分析(CDR)、電話錄音(Recording)、電話會議(Meeting)、自動批量外呼等十余種技術(shù)和軟件應(yīng)用融于一體,實現(xiàn)了傳統(tǒng)呼叫中心所具有的全部主要功能,同時系統(tǒng)還提供開放式的開發(fā)接口,使系統(tǒng)能夠方便快速地進行二次開發(fā)。并可方便的實現(xiàn)坐席遠程登錄使用,及遠程維護系統(tǒng)功能。

系統(tǒng)平臺的拓撲結(jié)構(gòu)圖如下:

從上圖可以看到,用戶撥打企業(yè)統(tǒng)一服務(wù)熱線后,由總部坐席接聽,對于用戶的咨詢、業(yè)務(wù)辦理、投訴等服務(wù)請求,轉(zhuǎn)接給各個職能部門處理。如在下班或節(jié)假日時間,客戶可選擇語音留言,系統(tǒng)自動保留錄音。或者將公司電話與值班人員手機連接,24小時服務(wù)客戶。

三、呼叫中心系統(tǒng)客服功能介紹

1、自動語音導航功能

用戶撥打統(tǒng)一服務(wù)熱線后,由IVR語音提示進入業(yè)務(wù)咨詢、業(yè)務(wù)辦理、投訴建議、人工服務(wù)等各項業(yè)務(wù)流程。如選擇人工服務(wù),則轉(zhuǎn)入公司內(nèi)部各職能部門處理。

IVR語音內(nèi)容和流程可根據(jù)客戶實際需求定制,可靈活設(shè)計各種應(yīng)答流程及多層結(jié)構(gòu),每一部分提示語音可自行單獨錄制,并可修改或刪除;可以規(guī)范整理各菜單及子菜單的流程,并可修改或刪除。

2、 客戶關(guān)系管理(CRM)

2.1 建設(shè)、管理、維護、使用客戶資料數(shù)據(jù)庫

系統(tǒng)提供了新建、編輯、刪除客戶資料、服務(wù)記錄的功能,提供對客戶資料進行查詢、篩選、排序功能,允許授權(quán)用戶(系統(tǒng)管-理-員)進行客戶資料的批量導入、導出。并提供接口,可以與企業(yè)已有的管理軟件、數(shù)據(jù)庫或CRM系統(tǒng)等方便對接,將原有的客戶資料導入到呼叫中心平臺上使用。

2.2 提供來電彈出(SCREEN POP),實時顯示來電客戶的詳細資料

坐席登陸系統(tǒng)控制臺后,所有呼入到該分機的來電,都會根據(jù)來電的號碼,在

客戶資料數(shù)據(jù)庫中進行搜索查詢。一旦在資料庫中發(fā)現(xiàn)該來電號碼,就會在該坐席

的電腦屏幕上彈出該號碼所關(guān)聯(lián)客戶的全部詳細資料,如客戶姓名、地址、歷史呼叫內(nèi)容等。坐席可以在接聽過程中,實時更新該客戶的有關(guān)資料。如果是老客戶,可直接分配到上次接聽的座席上,該座席占線時,則按照分配原則分配到某個空閑的座席上。如果是新客戶,則顯示他的來電號碼、歸屬地,彈出“添加客戶資料”錄入框,方便坐席立即錄入客戶信息。

3、 方便靈活的呼入路由功能

系統(tǒng)可以根據(jù)主叫/被叫、作息時間、節(jié)假日、遇忙、無應(yīng)答、隊列溢出等多種條件設(shè)置不同的電話呼入流程?筛鶕(jù)企業(yè)的具體需求設(shè)置上下班、節(jié)假日不同的語音提示和來電處理流程。

4、 來電排隊管理

系統(tǒng)內(nèi)置了高效的智能隊列管理功能,在坐席全忙的情況下,系統(tǒng)可以將來電進入等待隊列,客戶會聽到系統(tǒng)的問候語和等候音樂,同時播報來電人所處的隊列位置。如果來電人在隊列中等待太久,系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的路由方式,將來電轉(zhuǎn)接到相應(yīng)的位置,如其他工作組、IVR、語音信箱等。

呼叫中心系統(tǒng)的隊列管理功能不僅滿足了一般意義上的隊列管理,同時也為分布式服務(wù)提供了很好的支持。通過隊列管理功能,可以很好地整合各個系統(tǒng)之間的人力資源配置。

5、 語音信箱功能

系統(tǒng)提供了強大的語音信箱功能。不但可以使用分機電話終端方便的收聽語音留言,還可以選擇將語音留言發(fā)送到指定的電子郵箱。還可以直接通過郵件收到語音留言的聲音文件,并可以在電腦上直接播放。

四 系統(tǒng)功能——坐席考核管理模塊介紹

1 工作組和ACD功能

呼叫中心系統(tǒng)可以根據(jù)客戶需要靈活設(shè)置工作組,每個組都可以靈活地添加和刪除坐席成員。工作組可以有獨立的語音郵件、路由策略、作息時間、坐席技能管理等功能。

ACD自動話務(wù)分配功能是建立在工作組基礎(chǔ)上的呼叫中心系統(tǒng)的重要功能,自動話務(wù)分配功能是系統(tǒng)根據(jù)特定算法,合理地安排話務(wù)員資源,自動將呼叫分配給最合適話務(wù)員進行處理。系統(tǒng)能夠?qū)崟r跟蹤話務(wù)臺狀態(tài),生成有效話務(wù)隊列,并可隨時按照來話信息,調(diào)整排隊算法,分配隊列處理能力,適應(yīng)瞬時需要,充分地利用系統(tǒng)資源,提高系統(tǒng)處理能力。ACD

功能可以與技能組配合使用,實現(xiàn)更加豐富和人性化的話務(wù)分配功能。

2 錄音功能

呼叫中心系統(tǒng)本身具有錄音資源,無需外掛或者增加任何專用錄音通訊設(shè)備即可實現(xiàn)對所有來電、去電實時錄音。用戶可以靈活的對所有注冊到系統(tǒng)的分機,設(shè)置針對呼入電話和呼出電話總是錄音、從不錄音或有需要時錄音三種狀態(tài),并可以根據(jù)多種條件,如通話時間、主被叫號碼、客戶名稱等搜索出指定的錄音,進行電話錄音文件的備份、下載、回放等。

此項功能可用作員工考核、事故責任追查、客戶爭議仲裁證據(jù)、內(nèi)部培訓等,是對客戶服務(wù)質(zhì)量抽查的重要依據(jù)。

3 電話會議功能(多方電話)

用戶不但可以在內(nèi)部分機之間通過撥打語音會議室號碼進入語音會議室,也可以直接對某個外線電話或手機發(fā)起呼叫,邀請其加入某個會議室,還可以使用外部的手機、固定電話,撥打呼叫中心的接入號碼,轉(zhuǎn)入語音會議室。無需額外投資專用的電話會議設(shè)備就可以擁有多個超級語音會議室,每個會議室可以容納30-50方電話同時參與,并提供會議主持、靜音、強踢等功能。

此功能可應(yīng)用于多個業(yè)務(wù)職能部門工作討論,多個部門召開業(yè)務(wù)交流例會,以及為坐席人員專業(yè)技能培訓等。

4 坐席通話記錄和統(tǒng)計分析功能

話務(wù)統(tǒng)計報表:提供詳細的CDR呼叫數(shù)據(jù)記錄,為呼叫中心的呼叫管理和統(tǒng)計提

供依據(jù)?梢杂涗浢客娫挼闹鹘刑柎a、被叫號碼、通話時間、通話時長、電話

狀態(tài)、通話錄音以及所走外線通道等幾十個參數(shù),同時,還可以針對系統(tǒng)總體的

每月、每日、各分機的流量、各時段負載,提供報表和統(tǒng)計圖表。使您對整個呼

叫中心系統(tǒng)的使用情況一目了然。

業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表:可根據(jù)企業(yè)的實際業(yè)務(wù)需要,提供相關(guān)的統(tǒng)計報表。如工單完成

情況統(tǒng)計,每日生成的工單總數(shù),以及已完成、辦理中和未辦理工單的數(shù)量。業(yè)

務(wù)統(tǒng)計還包括訂購統(tǒng)計,如產(chǎn)品訂購總量、媒體來源、客戶歸屬地等統(tǒng)計查詢功

能,和使用此功能,可依此對客服人員進行工作業(yè)績量化考核,并有針對性進行

技能培訓,大大節(jié)省了企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理成本。

坐席考勤報表:詳細記錄坐席登陸的時間以及休息時間統(tǒng)計。

5 黑白名單

對于故意搗亂、騷擾的電話可以列為“黑名單號碼”,凡這個號碼呼入總是顯示忙音。對于重要的VIP客戶可以提供“綠色通道”,凡這個號碼呼入可直通設(shè)定的分機,而無須經(jīng)過IVR語音導航,以節(jié)省對方時間,從而為客戶提供高效率、高標準的服務(wù)。

6 人工坐席功能

坐席是呼叫中心系統(tǒng)提供人工服務(wù)的直接個體,是呼叫中心系統(tǒng)性能的重要體現(xiàn)。呼叫中心系統(tǒng)的坐席系統(tǒng)不僅操作界面圖形化,易于掌握和操作,而且具有強大的功能。普通坐席功能,包括:坐席登錄/注銷、示忙示閑、來電顯示、來電彈屏、隊列、設(shè)備狀態(tài)顯示、播放提示語、工號、電話轉(zhuǎn)接、電話代接、電話保持、通話質(zhì)檢、頁面點擊撥號、語音留言、客戶信息查詢、錄入、內(nèi)部短信、日程管理、分機隨行(可與手機、外線電話等綁定)、知識庫、動態(tài)坐席登錄等。

管-理-員(或班長席)除了具有普通坐席的功能外,還有強大的監(jiān)控功能,如:

坐席狀態(tài)監(jiān)視

坐席權(quán)限分配

監(jiān)聽/強插/強踢/強轉(zhuǎn)/強拆

實時數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析

系統(tǒng)設(shè)置(分配坐席權(quán)限、設(shè)置分機、隊列/振鈴策略、設(shè)置/取消坐席通話錄音等)。 7 基于IP網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)電話分機的遠程部署

由于在底層對VOIP的支持,服務(wù)器同樣也是一臺功能強大的VOIP網(wǎng)關(guān)服務(wù)器。因此,既可以使用普通電話機作為電話分機的終端,也可以使用IP話機或者軟電話登陸到系統(tǒng),作為系統(tǒng)的分機。用戶不但可以在局域網(wǎng)內(nèi)使用IP話機或軟電話,還可以通過互聯(lián)網(wǎng)登陸系統(tǒng),從而實現(xiàn)了電話分機的遠程部署。IP分布式的呼叫中心平臺,完全突破傳統(tǒng)地域的限制,極大的擴展了電話交換系統(tǒng)的應(yīng)用范圍。

由此可以實現(xiàn):

分機無限量—由于該系統(tǒng)采用網(wǎng)線部署所有分機,系統(tǒng)不再需要提供大量的分機接線卡,

不僅可以實現(xiàn)分機數(shù)量無限制,而且還比傳統(tǒng)方式的分機故障率更低,穩(wěn)定性更好。 分機之間“0”話費—所有分機(包括本地和異地分機)之間通話費為零。

變長途為市話—在多個服務(wù)器并行的情況下,撥打異地電話(該地已放置系統(tǒng)服務(wù)器)

時,系統(tǒng)可以路由選擇當?shù)胤⻊?wù)器發(fā)起呼叫,從而實現(xiàn)長途電話變市話。總部坐席和各遠程坐席之間實現(xiàn)短號互打,通話費用為“0”,大大減少了通訊開支。

8、知識庫管理(FAQ)

FAQ可以看作是呼叫中心的培訓系統(tǒng),收集各種產(chǎn)品的常見問題,和服務(wù)中用戶經(jīng)常遇到的問題,對主要問題的應(yīng)答策略,給話務(wù)員在處理業(yè)務(wù)問題提供一個標準的回答方式,進而擴展到最新消息的及時更新,使客服部門和其他部門保持同步。

9、其它個性化功能

內(nèi)部公告欄:管-理-員可以編輯和發(fā)布公告,坐席界面的公告欄里就會出現(xiàn)相應(yīng)的公告內(nèi)

容。

內(nèi)部短消息:內(nèi)部分機坐席可相互發(fā)送、接收短信息。

日程提醒:每個坐席都可以制定預(yù)約工作計劃提醒,回電提醒等。如果坐席設(shè)置了一個

日程提醒,那么到設(shè)定的時間后,系統(tǒng)會自動在相應(yīng)坐席頁面上彈出提醒內(nèi)容。

權(quán)限管理:可設(shè)計超級管-理-員、普通管-理-員、普通坐席各種角色,管-理-員可對不同坐席

設(shè)計不同的權(quán)限。

五 關(guān)于我們

集時通訊簡介

深圳市集時通訊有限公司(簡稱集時通訊,英文名:Shenzhen Just Communications Co.,Ltd.)是一家提供優(yōu)質(zhì)通訊服務(wù)和頂尖通訊產(chǎn)品的新興通訊企業(yè),專業(yè)從事第-四-代IP分布式呼叫中心的研發(fā)、生產(chǎn)和項目實施。

集時通訊從創(chuàng)立之初就致力于面向廣大企業(yè)和政府機構(gòu)普及呼叫中心。為了向客戶提供高品質(zhì)、高價值,低價格的產(chǎn)品,公司一直專注于基于計算機及網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)、語音和多媒體通訊技術(shù)的研究、開發(fā)和應(yīng)用,在業(yè)界始終保持領(lǐng)先水平。為此,集時通訊匯聚了一大批有活力有責任感的業(yè)界專才,在通訊基礎(chǔ)研究及應(yīng)用研究方面均設(shè)立了專職研究團隊,主要研發(fā)人員均有碩士以上學歷并具備一流通訊企業(yè)的研發(fā)背景。

依托精準的市場定位、高品質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)以及迅速升溫的市場需求,集時通訊以年復(fù)合增長率300%的速度,在短短三年內(nèi)即跨越了企業(yè)的初創(chuàng)期,進入了快速發(fā)展的軌道。

2015年12月,作為集時通訊在華東地區(qū)的綜合服務(wù)基地,集時通訊上海分公司在上海徐匯區(qū)注冊成立,標志著集時通訊在全國范圍內(nèi)的區(qū)域化布局正式拉開序幕。

2012年2月,集時通訊廈門分公司宣布正式成立。至此,集時通訊已在上海、廈門、河南、湖南、廣州等城市開設(shè)分公司及辦事處,形成了橫跨東西,縱穿南北的戰(zhàn)略版圖,區(qū)域覆蓋力得到全面提升。

截止2011年12月,集時通訊已經(jīng)擁有超過700個客戶,全國共部署座席數(shù)超過10000個。客戶涉及政府、電信、工程機械、電視購物、電子商務(wù)、快遞物流、旅游票務(wù)等眾多行業(yè),其中不乏深圳應(yīng)急指揮中心、廣西電信、深圳電信、柳工集團、三一集團、益生康健、信游網(wǎng)、申通快遞、安得物流、飛來發(fā)航空等知名機構(gòu)。JUST呼叫中心已成為呼叫中心市場的領(lǐng)導品牌。

秉承“科技創(chuàng)新,服務(wù)至上”的宗旨,集時通訊將不斷進取,探求未知,以先進技術(shù)和真誠服務(wù),與廣大用戶一道成長,共謀發(fā)展,創(chuàng)造美好前景!

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