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行政專員主要工作內(nèi)容
：
組織辦好會議主持、做好會議紀要等；
協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；
組織公司辦公費用的計劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作；
管理公司參考書籍及光盤等資料；
做好公司人員考勤和處理各種假期；
管理公司的公共衛(wèi)生；
發(fā)放日常福利、節(jié)日福利；
公司的宣傳資料以及其他物品的管理工作；
購買、管理和維修公司固定資產(chǎn)；
定購機票、預定酒店等外聯(lián)工作。
完成直屬上司交辦的臨時性工作。
修訂日期：
崗位名稱 行政專員 匯報對象 行政經(jīng)理
所屬部門 行政部 職類職級 行政專員
編制 晉升方向 行政主任/經(jīng)理/相關(guān)適合崗位
編制日期 2015-11-20 批準人
崗位 / 部門的核心價值 規(guī)范管理,提升公司形象；控制成本；后勤保障
崗位工作目標 協(xié)助行政部經(jīng)理提供強有力的后勤保障工作，實現(xiàn)規(guī)范管理、成本控制，體現(xiàn)自身價值
主要崗位職責 工作標準 結(jié)果輸出
協(xié)助行政部經(jīng)理跟蹤、監(jiān)督總部及分公司各項制度的貫徹執(zhí)行情況并進行督查和推動實施 CE-AD-901-[2015]0729-A 總部文件管理規(guī)定，CE-AD-902-[2015]0729-A 公司制度體系管理規(guī)范及其它相關(guān)規(guī)章制度 規(guī)章制度的較好實施
負責分公司發(fā)文、圖書、行政部相關(guān)資料歸類管理 CE-AD-902-[2015]0729-A 公司制度體系管理規(guī)范及其它相關(guān)管理規(guī)定 完整、清晰、易查的資料檔案
負責日常資產(chǎn)管理工作，包括資產(chǎn)調(diào)配、維護、盤點、報廢，保障公司日常工作的正常開展 CE-AD-910-[2015]0801-A 公司資產(chǎn)管理制度及其它相關(guān)管理規(guī)定 資產(chǎn)盤活，成本控制
負責對各部門辦公用品的申購、申領(lǐng)表進行審核，并進行審核、匯總、分析，編寫分公司月申購匯總表； CE-AD-907-[2015]0801-A 公司辦公用品管理制度及其它相關(guān)管理規(guī)定 后勤保障，成本控制
負責根據(jù)總部采購標準執(zhí)行分公司資產(chǎn)、辦公用品、耗材等物資的采購、驗收、出/入庫，并提出采購合理化意見或建議； CE-AD-910-[2015]0801-A 公司資產(chǎn)管理制度，CE-AD-907-[2015]0801-A 公司辦公用品管理制度，CE-AD-914-[2015]0801-A 公司印刷品管理制度，CE-AD-908-[2015]0801-A 公司計算機管理制度，CE-AD-906-[2015]0801-A公司庫房管理制度等 保障物資需要，成本控制
負責總部寄送物資的驗收、入庫、分發(fā)等工作，月底庫房的盤點工作； CE-AD-914-[2015]0801-A 公司印刷品管理制度及相關(guān)制度 保障宣傳品需要 負責各類行政費用收集、整理、審核、分析； CE-AD-910-[2015]0801-A
公司
資產(chǎn)管理制度，CE-AD-908-[2015]0801-A 公司計算機管理制度 及時、準確提交行政費用
負責各類行政報表數(shù)據(jù)的收集、整理，包括基本狀況表、資產(chǎn)物料表、信息費用表等 公司相關(guān)規(guī)章制度 完整、清晰、準確、及時的各類報表
負責庫房管理，包括所有物資的出入庫、建帳和每月對庫房物資進行的盤點（包括禮品） CE-AD-906-[2015]0801-A 公司庫房管理制度及其它相關(guān)規(guī)章制度 完善的庫房管理
負責辦公環(huán)境的改善、維護、監(jiān)督 CE-HR-201-[2015]0801-A 員工手冊 及其它相關(guān)規(guī)章制度 良好的辦公環(huán)境
負責人員離職時資產(chǎn)清理工作 《個人工作資產(chǎn)保管卡》內(nèi)容 資產(chǎn)完整 負責協(xié)助各類會議、活動工作 根據(jù)相關(guān)要求 高效、優(yōu)質(zhì)完成
行政經(jīng)理交辦的其它事務(wù) 根據(jù)相關(guān)要求 高效、優(yōu)質(zhì)完成
工作權(quán)限 1、監(jiān)督員工行為規(guī)范的執(zhí)行情況，監(jiān)督辦公環(huán)境；2、審核供應(yīng)商資料，選擇合適供應(yīng)商；3、審核供應(yīng)商提供各類票據(jù)；4、監(jiān)督公司資產(chǎn)的合理利用
任職資格 1、大專學歷以上，行政管理、企業(yè)管理或具備相關(guān)工作經(jīng)驗者等優(yōu)先；
2、熟悉資產(chǎn)管理、采購工作，有基本的財務(wù)知識，熟練操作計算機，熟悉各類行政文書的起草； 3、1年以上行政管理工作經(jīng)驗，熟悉資產(chǎn)、采購、后勤管理工作
考核指標 " 關(guān)鍵業(yè)績考核指標（KPI）
1. 物資采購的計劃性與及時性
2. 行政成本控制
3、相關(guān)任務(wù)的完成率
3. 服務(wù)滿意度
"
服務(wù)承諾 "用心服務(wù)，認真執(zhí)行，獲得認可，體現(xiàn)價值
承諾人："
工作流程
工作1 "辦公用品： 申購→入庫→出庫→盤點 1.每月5日前各部門提交當月辦公用品申領(lǐng)表報于行政專員； 2、行政專員審核各部門申購需求及庫存情況，匯總當月申購清單，填寫月辦公用品申購表；
3、行政專員與供應(yīng)商聯(lián)系詢價，并將取得的規(guī)格及報價分析后匯報行政經(jīng)理；
4、行政經(jīng)理審核申購匯總表，并提交總監(jiān)審核批準；
5、行政專員采購批準后的申購辦公用品；
6、庫管組織驗收采購辦公用品并填寫入庫單；
7、行政專員根據(jù)需求將采購辦公用品出庫至前臺文員處；
8、前臺文員通知各部門物品到位，并做好領(lǐng)用登記記錄；
9、行政專員在月底根據(jù)領(lǐng)用登記及庫存制作辦公用品報表
10、行政經(jīng)理審核報表并提交財務(wù)部。
"
工作2 "總部印刷品、物品管理： 確認→入庫→出庫→盤點 1、行政專員收到總部印刷品或物品，及時E-mail總部《貨物確認單》；
2、行政專員將收到印刷品或物品及時入庫，填寫《入庫單》；
3、行政專員將收到物品名稱匯報行政經(jīng)理，并將收到印刷品或物品根據(jù)發(fā)放規(guī)則發(fā)放至相應(yīng)部門或員工，填寫《出庫單》；
4、行政專員月底盤點實際庫存數(shù)量，做好庫存報表，檢查庫存與實際是否相符" 工作3 "資產(chǎn)管理 申購→入庫→出庫→盤點 1.各部門經(jīng)理向行政專員提出固定資產(chǎn)申購或報廢要求；
2.行政專員匯總并審核各部門申請，進行市場詢價比較分析，確認采購規(guī)格及合作供應(yīng)商，填寫《實物資產(chǎn)申購單》或《資產(chǎn)報廢申請單》，提交行政經(jīng)理審核，并提出相關(guān)建議；
3.行政經(jīng)理審核《實物資產(chǎn)申購單》或《資產(chǎn)報廢申請單》，通過后提交相關(guān)上級審批；
4、行政專員根據(jù)審批后的《實物資產(chǎn)申購單》或《資產(chǎn)報廢申請單》，進行相應(yīng)的申購或報廢操作；
5、行政專員將采購來的資產(chǎn)移交庫管或相關(guān)人員驗收入庫，填寫《入庫單》；
6、庫管根據(jù)流程分配資產(chǎn)到申請部門，作好出庫登記、資產(chǎn)編碼張貼、資產(chǎn)保管卡等記錄；
7、行政專員根據(jù)相關(guān)規(guī)定定期進行季度資產(chǎn)盤點，制作資產(chǎn)盤點表；
8、行政經(jīng)理審核資產(chǎn)盤點表并給出意見，將審核通過的盤點表提交上級審核。 " 工作4 "相關(guān)行政費用收集、整理 1.行政專員根據(jù)申購內(nèi)容及原始憑據(jù)與供應(yīng)商一一核對，核對不誤收集票據(jù)、數(shù)據(jù)；
2、行政經(jīng)理審核行政專員提交票據(jù)及數(shù)據(jù)；
3、行政經(jīng)理將審核通過的票據(jù)提交財務(wù)部；
4、財務(wù)部審核后提交相關(guān)上級審批；"
工作5 "
文件、圖書、相關(guān)資料的管理 1、文件 行政經(jīng)理將需存檔文件交付行政專員，行政專員根據(jù)文件編號規(guī)則、類別等進行一一歸檔
2、圖書 行政專員將公司所屬圖書編號歸類放于圖書柜；行政專員管理好圖書借閱工作做好相關(guān)借閱記錄
3、合同協(xié)議等資料等 行政專員將涉及請款合同協(xié)議原件提交財務(wù)部保管，復印件行政專員進行分類保管，以便核實與查詢相關(guān)事項時使用
3.各類表單、呈批等資料 行政專員保留歸類存檔，提交復印件與相關(guān)票據(jù)一并提交財務(wù)部進行費用處理。 "
工作6 "
有的檔案的管理
有的企業(yè)文化
工商事務(wù)等等
行政專員工作職責
一、每天須做事項：
1、 對員工日常行為規(guī)范方面例行檢查，包括著裝、工作狀態(tài)、外出登記、衛(wèi)生值日等，監(jiān)督檢查相關(guān)規(guī)定的執(zhí)行效果，如有違規(guī)違紀現(xiàn)象開具罰款通知單；
2、 每天12點前公布前一天的獎罰通知；
3、 日常后勤服務(wù)，門、窗、桌、椅，柜等維修搬遷，水、電等基礎(chǔ)設(shè)施維修，能自己想辦 法解決的就自己解決，需要其他部門協(xié)助的，找其他部門主管協(xié)商，需尋求外部協(xié)助的 可尋求相應(yīng)的供應(yīng)商解決問題；
4、 確認是否有需要擬定的通知，如有，盡量在一個工作日內(nèi)完成；
5、 負責文書的流轉(zhuǎn)工作，檢查是否有需要提交上級或總經(jīng)理審批的事項，盡快完成審批以及文件分發(fā)或事項傳達工作；
6、 若部門其他同事不在崗或忙不過來時，協(xié)助同事處理好相關(guān)事宜，如接待、辦公用品領(lǐng)用；
7、 及時完成上級臨時交待的事項；
二、每周須做事項：
1、 擬制部門周工作內(nèi)容，召開部門例會，并做好會議紀要與分發(fā)工作；
2、 管理好行政部備用金，做好相關(guān)費用記錄、報銷、請款事宜；
3、 采購日常生活用品（如需要）；
4、 及時更新網(wǎng)站內(nèi)容；
三、每月須做事項：
1、 協(xié)助編制公司各項規(guī)章制度文件及表格；
2、 整理主管會議紀要、提交審批與會簽，并將電子檔分發(fā)至相關(guān)人員；
3、 協(xié)助進行實習生評優(yōu)工作；
4、 起草所需相關(guān)人員的職務(wù)說明書；
5、 根據(jù)固定資產(chǎn)申請單采購相應(yīng)的設(shè)備（比較大型的電器設(shè)備）并安排好安裝事宜；
6、 協(xié)助組織公司的相關(guān)活動；
7、 做好月工作總結(jié)；
四、每年須做事項：
1、 工作年度總結(jié)與計劃；
2、 協(xié)助編制行政部工作年度規(guī)劃；
3、 協(xié)助簽訂公司餐飲合同；
人事行政人員的工作內(nèi)容
一、 崗位職責
1、協(xié)助經(jīng)理制定、規(guī)范人力資源相關(guān)管理制度，并執(zhí)行、督促相關(guān)制度的執(zhí)行情況
2、 協(xié)助做好招聘、任用的具體事務(wù)性工作，包括發(fā)放招聘啟事、收集和匯總應(yīng)聘資料、安排面試人員、跟蹤落實面試人員情況等
3、 管-理-員工信息資料及各類人事資料
4、 辦理人事招聘、人才引進、內(nèi)部調(diào)動、解聘的相關(guān)手續(xù)
5、負責辦理員工居住證及招調(diào)工手續(xù)
6、 協(xié)助經(jīng)理進行新入職員工培訓工作
7、 負責每月考勤統(tǒng)計及匯編工作，并報經(jīng)理審批
8、 幫助建立積極的員工關(guān)系，協(xié)調(diào)員工與管理層的關(guān)系，組織策劃員工活動
9、 人事日常事務(wù)管理
（1） 人員請假、勤務(wù)事項登記辦理
（2） 人員請假、勤務(wù)資料匯編事項
（3） 員工動態(tài)管理
（4） 人員辭職手續(xù)的轉(zhuǎn)辦
（5） 各種例假、辦公時間的通知、變更等事項辦理
10、協(xié)助進行財產(chǎn)、內(nèi)部、安全管理，為其他部門提供及時有效的行政服務(wù)
11、 組織辦好會議接待、娛樂等各項活動
12、 組織公司辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作
13、 管理公司公共衛(wèi)生
14、 負責辦理公司各項證件的資質(zhì)年審
1.人事工作：
招聘渠道開發(fā)，職位分析并及時更新招聘廣告；發(fā)布招聘信息，完善職位說明書。 應(yīng)聘者資料的瀏覽、篩選、預約、組織、安排人員的面試，建立公司人才庫。
負責員工錄用、背景調(diào)查、人事檔案的建立、勞動合同的簽訂；試用期、培訓期考核跟蹤記錄，社保金繳納，轉(zhuǎn)正申請的跟進；人事異動、離職等手續(xù)的辦理；勞動合同續(xù)簽，社保、社�？�、居住證等證照的辦理。
負責公司績效考核的流程和執(zhí)行；員工績效考核數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總、上報、申訴等工作，并對績效考核的方式方法提出意見和改進建議。
負責組織實施員工培訓活動，總結(jié)并提供培訓課程及方案。
協(xié)助組織宣傳企業(yè)文娛、文體活動。
2.行政事務(wù)：
監(jiān)督并執(zhí)行公司規(guī)章制度和工作流程；
統(tǒng)計月度各報表，考勤、獎懲、社保及其他費用報表的制作及數(shù)據(jù)審核。
宿舍及公司房租、水電表抄表、制表、費用請款，隔壁公司水電、房租催款； 協(xié)助司機做好車輛管理工作，做到電子檔行程記錄表與手填表數(shù)據(jù)一致。
辦公室用品等申請、領(lǐng)用、采購、盤點等工作。
3.前臺事務(wù)：
外來人員的登記與接待；
做好公司快遞收發(fā)及結(jié)果跟進工作；
協(xié)助同事做好傳真收發(fā)、電話轉(zhuǎn)撥、文件打印等工作；
崗位任職資格：
1.基本要求：大專及以上學歷，人力資源管理、文秘、酒店管理或相關(guān)專業(yè)，女性，1-3年人事行政工作經(jīng)驗，年齡25-30歲；
2.專業(yè)知識：人力資源知識、行政管理知識、企業(yè)文化知識、規(guī)章制度、計算機知識、接待禮儀。
3.技能：學習能力、語言書面表達能力、貫徹執(zhí)行能力、溝通協(xié)調(diào)能力。
4.態(tài)度：正直/誠信、責任感、服從性、服務(wù)意識。
5.特殊要求：熟悉績效考核、培訓兩大模塊工作經(jīng)驗
崗位職責：
1.主主導招聘面試工作,依各部門提供的《人員增補單》，通過不同的招聘渠道將人才招聘到位，擬定相關(guān)的工作流程及制度，經(jīng)上級確認后實施執(zhí)行（當天刷新招聘網(wǎng)站，選擇合適簡歷約定面試）
2.主導培訓工作，擬定年度培訓計劃大綱，按照規(guī)定時間安排培訓工作，并要求參訓人員填寫培訓心得（依培訓大綱時間具體操作）。
3.勞動合同簽訂在辦理入職手續(xù)同步完成，和-諧處理員工關(guān)系，避免各種勞動糾紛的產(chǎn)生。
4.建立健全人才儲備庫，根據(jù)人才類型進行統(tǒng)一儲備（依面試情況進行更新），同時對年度招聘成本及招聘效果進行分析，控制招聘費用。
5.離職人員離職手續(xù)的辦理，當天完成（勞動合同的解除、資料物品的上交，次日內(nèi)將考勤資料上交于財務(wù)部，三天內(nèi)結(jié)算離職工資）
6.根據(jù)人員入、離職記錄，負責公司在職人員的就業(yè)登記，統(tǒng)計公司人員變動情況（入職、離職3天以內(nèi)必須完成網(wǎng)上操作）
7.根據(jù)人員的入、離職記錄，按照社保局的要求時間，準確、及時操作參保、停保人員信息資料。（每月18號前必須操作完畢）
8.人事檔案的正確管理，及時整理歸檔，在職與離職人員的檔案分開管理（每月不定期檢查整理勞動合同等資料的完整性）。
9.與各直營店店長友好溝通聯(lián)系，及時掌握店員日常行為、考勤及人員變動情況（每兩天就要友好溝通一次，相關(guān)信息通過文件的形式進行）。
10.與政府外聯(lián)單位保持友好溝通，及時完成相關(guān)的工作任務(wù)。
11.隨時檢查各部門人員日常行為規(guī)范，發(fā)現(xiàn)違紀行為第一時間根據(jù)規(guī)章制度作出處理，給予當事人行政處罰，并作以詳細記錄。（每天不定時檢查）
12.及時完成上級交付的其他工作事務(wù)。
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