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會議前期籌備方案
一、籌備期工作內(nèi)容提要
1、酒店會議室、專訪場地的確定：
時(shí)間：11月14日
落實(shí)：已落實(shí)——浦東香格里拉北京廳（10:30~11:30媒體專場；13:30~17:30渠道專場） 是否需要上網(wǎng)端口 是 2、 背景板：
時(shí)間期限：11月8日完成制作背景板（5*2）
11月10日發(fā)送至SC公司查看背景版、易拉寶制作成品 11月13日晚成品到達(dá)會場，14日早開始布展
落實(shí)：——搭建背景板是否需要專業(yè)公司協(xié)助 是
3、 會議相關(guān)材料準(zhǔn)備
4、 到會媒體確認(rèn)，邀請
時(shí)間期限：11月8日第一次提交到會媒體名單
11月12日確認(rèn)到會媒體名單
11月14日媒體簽到，發(fā)車馬費(fèi)及公司資料，小禮品袋
注意事項(xiàng)：媒體的邀請對會議的成功起了決定性作用，在媒體邀請過程，廠商人員或者公關(guān)公司對記者進(jìn)行會議相關(guān)內(nèi)容的前期教育，使記者在到會之前對SC及會議有一定的認(rèn)識，到現(xiàn)場時(shí)能很快理解會議主題，也有利于記者后期的傳播工作的開展。
5、 主持人的確認(rèn)
暫定： 6、禮儀，簽到
上訊：
場內(nèi)外簽到處接待人員分工： A、 場外嘉賓簽到處接待人員： B、 負(fù)責(zé)上午媒體專場的記者領(lǐng)位 C、 會議進(jìn)程中發(fā)放禮品，遞送話筒
7、鮮花
時(shí)間期限：11月10日預(yù)定
11月13日再次確定
11月14早10點(diǎn)送至?xí)䦂?/p>
8、禮品
時(shí)間期限：11月11日確定
11月13日送至?xí)䦂?/p>
9、攝像、照像
攝影：
攝像： 無
會前現(xiàn)場協(xié)調(diào)期
（11月14日上午8：00-10：00）
一、現(xiàn)場前期協(xié)調(diào) 總負(fù)責(zé)：
備注：8：00：部分參加會議的工作人員（）必須準(zhǔn)時(shí)到現(xiàn)場，檢查工作。
8：00—9：00項(xiàng)目協(xié)調(diào)人需落實(shí)易拉寶、指示牌、簽到臺、背景板、等相關(guān)物料是否到位。
（一）背景板，易拉寶：
背景板一塊，易拉寶數(shù)量6個(gè)，安裝擺放到事前安排的地點(diǎn)處。
（二）電子指示牌：
指示是否明確，來賓是否能比較容易的找到參會地點(diǎn)，根據(jù)需要隨時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)。
（三）簽到臺：
擺放在會場門口。簽到臺需用鮮花做裝飾。“媒體簽到處”、“嘉賓簽到處”牌各1個(gè)、“請賜名片”牌：1個(gè)、名片托盤1個(gè)是否都放置到位。
（四）體驗(yàn)區(qū)：
3米長，擺放在會場內(nèi)預(yù)定處，產(chǎn)品臺需用紅色圍臺，做裝飾。廠商此時(shí)需進(jìn)行體驗(yàn)區(qū)的設(shè)施安裝調(diào)試。
（五）設(shè)備調(diào)試：
協(xié)調(diào)酒店服務(wù)人員調(diào)試設(shè)備，投影儀，音響。
（六）資料袋：13日下午裝袋
資料是否已全部裝袋，裝完的資料袋是否已放置各個(gè)簽到臺處固定的地方，放置的地方拿取是否方便。
（七）會場布置：
座位是否充足，每個(gè)座位上是否擺放好紙和筆，飲料是否到位。燈光是否明亮，投影時(shí)間的暗光燈亮度調(diào)節(jié)，無線話筒是否準(zhǔn)備就緒，鮮花是否擺放好。檢查播放PPT的筆記本電腦內(nèi)PPT
是否準(zhǔn)備完整，備用的筆記本也是否調(diào)試好。筆記本與投影儀的切換是否正常。
二、現(xiàn)場中期協(xié)調(diào) 主要負(fù)責(zé)人：
主持人：
主持人再次核實(shí)串講詞，服裝是否到位。
會場內(nèi)開始播放宣傳短片，直到會議開始前1分鐘停止。烘托現(xiàn)場氣氛。
14：00：會議正式開始
會場保持安靜，燈光、音響、投影師，做好各項(xiàng)工作準(zhǔn)備。 主持人、禮儀等需上臺相關(guān)人員做好各項(xiàng)工作的準(zhǔn)備。
三、發(fā)布會正式議程 負(fù)責(zé)人：
雙肩背包發(fā)送：建議由發(fā)言人根據(jù)發(fā)言內(nèi)容提出數(shù)個(gè)小問題，吸引來賓回答，增強(qiáng)聽講時(shí)的注意力且拉動(dòng)現(xiàn)場氣氛。
會務(wù)前期準(zhǔn)備工作
會議的設(shè)計(jì)與策劃服務(wù)：根據(jù)實(shí)際要求和費(fèi)用預(yù)算、提供整體策劃，明確開會的目的、性質(zhì)并做好宣傳工作。確認(rèn)開會時(shí)間、與會人數(shù)及布置要求。
1. 公關(guān)禮儀服務(wù)：禮儀接待培訓(xùn)、禮儀接待人員的著裝要求、文秘方面等
人員的準(zhǔn)備。
2. 會議用品、禮品、紀(jì)念品、印刷包裝用品和分發(fā)文件。
3. 選擇會議場地。
4. 準(zhǔn)備會務(wù)用品（代表證、餐票、橫幅等），收集、整理、印制會議內(nèi)容
梗概和裝訂會議資料。
5. 發(fā)邀請函，會議通知，整理會議回執(zhí)，參會名單整理并列表。
6. 會議酒店預(yù)訂，用餐安排(預(yù)算：餐費(fèi)和酒店費(fèi)用預(yù)算)，車輛安排（落
實(shí)接站人員及車輛的安排）。
7. 簽到準(zhǔn)備工作：如簽到簿、橫幅等。
會議過程服務(wù)：
1．會場協(xié)調(diào)管理工作。（會場資料收集、整理與分發(fā)）。
2．秘書事務(wù)服務(wù)及翻譯（同聲或資料翻譯）服務(wù)。
3.根據(jù)人數(shù)和要求，確定會議的臺形并根據(jù)要求擺放。
根據(jù)要求先將所需的各種用具和設(shè)備準(zhǔn)備好（會議桌、椅、臺布、臺裙、蓋杯、開水、茶葉、煙缸、小毛巾、火柴、紙、筆、橫幅、鮮花等綠色植樹、會議
牌），并要求臺面整潔，各種用具干凈、齊全、擺放符合標(biāo)準(zhǔn)。
按要求將所需用設(shè)備擺放就位，并調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、電視
機(jī)、錄像機(jī)、投影儀等。
會議開始前半小時(shí)，各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位（備好充足開水、調(diào)試音響，開啟燈、
空調(diào)〈22-24〉）。
4．根據(jù)要求，將指示牌放在特定位置。
5．禮儀接待小姐開會前30分鐘，在門口等候。
6．會議的全程服務(wù)
當(dāng)參會來到會議室時(shí)，禮貌熱情地向客人問好，請客人進(jìn)入會議室入座。
先到達(dá)的客人入以后，提供茶水服務(wù)，會議人數(shù)到齊后。
通常每半個(gè)小時(shí)左右為代表添加茶水等，特殊情況要按代表要求服務(wù)。
會議期間禮儀和服務(wù)員站于會議室門口直至?xí)h結(jié)束。
會議中間休息，要盡快整理會場，補(bǔ)充和更換各種用品。
7.會議錄像，攝影，廣告宣傳，會議紀(jì)念品。
8.會議留念拍照，意見反饋。
觀光考察服務(wù)：
會后安排參觀、考察等活動(dòng)。為代表安排富有當(dāng)?shù)靥厣耐黹g娛樂活動(dòng)和項(xiàng)目。
會展后期服務(wù)：
票務(wù)服務(wù)：為參會代表提供各地返程飛機(jī)票、汽車票、火車票預(yù)訂服務(wù)。
接送車服務(wù)：為會議代表提供接送機(jī)場、車站、碼頭服務(wù)。
會議結(jié)束時(shí)服務(wù)：
會議結(jié)束 ，禮儀小姐和服務(wù)員應(yīng)站在門口，微笑著向客人道別。 會議結(jié)束，仔細(xì)地檢查一遍會場，看是否有遺忘的東西和文件等。 將會議用具、設(shè)備整理好，關(guān)閉[空調(diào)、電燈、窗、鎖好會議室門]。
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