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學術(shù)報告會議服務(wù)方案
我從1998年參與全國中西醫(yī)結(jié)合肝病學術(shù)會議和全國中醫(yī)肝膽病學術(shù)會議的籌備工作，至今已十年有余，對于會議的會前準備、會場組織及會后安排等有一些體會，在此簡要介紹以方便于后來者。
一、會前準備
1. 擬定會議計劃：①擬定會議主題、名稱、地點、規(guī)模等(常常由總會在前一年11月份前后征求各分會意見確定)，確定特邀嘉賓(含專題講座專家)和贊助商;②確定會議日期、日程及議程及預(yù)備會議內(nèi)容(如委員會議、換屆選舉會議等);③排出會議作息時間及注意事項;④做出會議經(jīng)費預(yù)算和籌資方案;⑤成立會務(wù)組，明確會務(wù)分工。
2. 發(fā)出會議通知：①會議征稿(各委員、委員單位、雜志社);②第一輪通知(告知會議具體時間、地點、學術(shù)委員會名單、演講專家及講題等);③正式通知及回執(zhí)(包括會址、交通、報道和接站時間、回執(zhí)時間、住宿要求、返程票預(yù)訂、是否大會發(fā)言、會議壁報準備等等)。
3. 準備會議材料：①會議審稿，確定大會發(fā)言名單;②編輯出版論文集(包括投稿論文、講座論文、會議日程、贊助商致謝、廣告等;③確定開幕式議程、開幕詞或致詞稿代擬稿;④編印會議指南(包括會議日程、代表須知等);⑤準備會議紀要和通訊錄。
4. 準備會議標識：①代表證;②會場背景幕布、會標(賓館門口)、指引標志(會議和就餐)、海報、會議日程(報到處)等;③參展商的展覽布置(宣傳標語、廣告牌、充氣拱門等);④壁報。
5. 安排會議生活：①預(yù)定交通工具;②預(yù)訂賓館，安排住宿、餐飲、會場;③聯(lián)系安排參觀、訪問、旅游活動;④確定財務(wù)、接待、保衛(wèi)人員;⑤安排茶歇和娛樂活動。
6. 選定布置會場：①排定會議座次;②布置環(huán)境;③檢查并配置電化設(shè)備;④展臺安排。
二、會議接待
1. 會議報到：①接站;②填寫報到單;③分發(fā)會議材料，安排住宿;④收取代表費用;⑤通知有關(guān)事項。
2. 會場組織：①檢查會議設(shè)備;②接待嘉賓;③保證會議主持人、發(fā)言人到位;④調(diào)動與會者提問和討論;⑤會議記錄;⑥評選優(yōu)秀論文或優(yōu)秀壁報。
3. 會議生活服務(wù)：①及時定購代表回程票;②印刷并分發(fā)會議代表通訊錄;③檢查住房設(shè)施;④征求膳食意見;⑤保證參觀、訪問及娛樂活動順利進行。
三、會后安排
1. 整理會議文件：①整理會議記錄;②形成會議決定(簡報、紀要);③寫總結(jié)向上級匯報情況或發(fā)布;④將會議材料分類、立卷、歸檔;⑤向總會和情報信息單位提交論文集。
2. 送別會議代表：①分發(fā)回程票;②結(jié)清會議費用;③根據(jù)返程時間安排車輛;④發(fā)放會議學分、照片和通訊錄。
3. 會后工作：①結(jié)算會議開支費用;②歸還會議所借物品。
學術(shù)會議的主體是與會代表，組織好代表是開好會議最重要的環(huán)節(jié)。我們的會議一般規(guī)范較小(因為會議頻繁)，參會代表并不僅僅局限在入選論文的作者，也可通過廠家或公司特邀一些專業(yè)人員參會，盡量保證會場人員。特別是會議選擇在風景區(qū)，往往開幕式人數(shù)不少，閉幕式則寥寥無幾，成為典型的虎頭蛇尾。
學術(shù)會議的順利召開，往往取決于一些必不可少細節(jié)方面的充分準備。如會議地點應(yīng)盡量選擇環(huán)境較好，交通便利，接待能力較強或與會議研討內(nèi)容相關(guān)的地區(qū)，最好在當?shù)赜幸劳袉挝�。會場的布置，包括主席臺的設(shè)置、橫幅標語、背景幕布、桌簽的擺放、投影設(shè)備的安裝使用、茶水服務(wù)、位置安排等，一定要安排周到。另外，經(jīng)過充分準備的學術(shù)會議，一定要按期召開。會議期間應(yīng)當就討論的主題進行廣泛深入的研討。學術(shù)會議要安排緊湊，緊扣主題，對會上所作的大會報告和宣讀的主要論文，要圍繞重點議題認真組織評議，通過討論力求解決一些理論問題和實際問題。要貫徹雙百方針，倡導(dǎo)學術(shù)民-主，提倡各種不同學術(shù)觀點的碰撞，對與會者應(yīng)一視同仁，努力營造學術(shù)自由、平等的氣氛。要注意發(fā)現(xiàn)和選拔優(yōu)秀人才，參加學術(shù)會議的資深專家要注意發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的青年人才，并向有關(guān)部門進行舉薦，使
優(yōu)秀人才更好地成長。學術(shù)會議期間，除進行學術(shù)討論外，還要根據(jù)情況，組織專家針對科學發(fā)展問題(如診療規(guī)范、共識等)提出意見和建議。在會議的形式上，也要力求多樣化，要靈活采用大會報告、墻報、辯論會、學術(shù)沙龍、設(shè)問和答辯、自由發(fā)言、圓桌座談、冷餐會、成果展示等多種學術(shù)會議形式，營造學術(shù)會議的寬松氛圍，提高交流成效。
以上這篇是就為您介紹到這里，希望它對您有幫助。如果您喜歡這篇文章，請分享給您的好友。
學術(shù)研討會總體方案
一、學術(shù)研討會原則和目的
本屆學術(shù)研討會由 、畢節(jié)地區(qū)行署主辦（以下簡稱“地區(qū)行署”），赫章縣人民政府、貴州昌昊中藥發(fā)展有限公司（以下簡稱“公司”）承辦，本著“繁榮學術(shù)、凝聚力量、引領(lǐng)學科”的辦會宗旨，為努力實現(xiàn)中藥材半夏合理開發(fā)利用和社會經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略服務(wù)。利用學術(shù)研討活動交流各地半夏中藥產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，增強公司與地方、公司與公司、公司與客戶之間的聯(lián)系。會議主題是加強產(chǎn)學研結(jié)合，促進中藥資源產(chǎn)業(yè)化發(fā)展。
二、會議舉辦前
1、參會代表會議期間的酒店的預(yù)定（ 酒店（★★★））。 2、2015年 月 日全天設(shè)立 個接待站：
畢節(jié) （ 酒店）：工作人員（兩人） 時間（10∶00—21∶30） 貴陽龍洞堡機場（二至四輛大型客車）：工作人員（兩人） 時間（12∶00—22∶00）
3、在畢節(jié) 酒店設(shè)立會議報到處。
4、學術(shù)研討會會議室的選定。（含會議室內(nèi)燈光、音響、座位的布臵、會議用品的準備等）
主會場一個，分會場兩個。建議： 為主會場， 為分會場。
5、研討會邀請人員名單的擬定（包括上級領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、制藥單位及媒體記者等）：由兩會和地區(qū)行署確定。
6、會議期間代表們的用餐地點。
1
（1） （早、中、晚）、 （早、中、晚）、 （早、中）、日（早）在 酒店 樓大廳（自助餐）；
（2） 日晚地區(qū)行署設(shè)晚宴（地點：待定）
（3） 日參觀基地（中、晚） 賓館
7、會議期間車輛的安排（四至五輛大型客車接送）。
8、在會議舉辦前是否制定會議工作人員服務(wù)標準條例及會議接待手冊。
9、準備會議期間資料。（含參會代表通訊錄，會議中所需資料等）
10、其它相關(guān)準備。（如會議期間的噴繪、背景、酒店、會場彩球拱門等）
11、會后參觀考查的路線及相關(guān)費用。
A線：車輛（待定）
B線：
三、會議舉辦中
（一）首屆貴州（赫章）2015中藥材半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展學術(shù)研討會 1、首屆貴州（赫章）2015中藥材半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展學術(shù)研討會議程
（1）研討活動日程：
月 日 全天， 酒店報到
月 日 上午，開幕式；大會特邀報告
月 日 下午，大會特邀報告
月 日 學術(shù)交流
月 日 下午16:00，閉幕式
2
月 日 會后考察
（2）宣傳報道：本次學術(shù)研討活動主要通過相關(guān)媒介、公司網(wǎng)站、公司刊物進行宣傳報道，通過各種有效形式宣傳畢節(jié)地區(qū)和赫章縣。
2、參加人員：約180人
（二）會議期間注意事項
1、根據(jù)前來的參會代表的實際情況，機場、車站專人、專車分批分時段按預(yù)計計劃接站。
2、會議酒店現(xiàn)場安排專人分發(fā)會議資料和來客接待。
3、會場的會務(wù)服務(wù)。
4、在會議報到處協(xié)助酒店人員確認和分發(fā)房間，整理記錄有關(guān)信息。分發(fā)會議禮品及領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)專家房間派送水果等會務(wù)工作。
5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
6、提前確認會議代表的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
7、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、導(dǎo)游等安排）。
8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
9、確認特殊客人（領(lǐng)導(dǎo)、政府官員及重要客商等）的安排及接待工作。
10、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。
11、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
四、會議舉辦后
1、根據(jù)報到時參會代表的選擇，會后為考察代表提供考察服務(wù)。
2、特邀領(lǐng)導(dǎo)、政府官員人員一同考察。
3、根據(jù)考察路線安排好考察代表的食宿。
五、會議緊急事故處理
1、緊急醫(yī)療：緊急事件可能在任何時間發(fā)生，但是有些參加會議的人比其他人更容易受傷與生病，比較可能性的病癥是心臟疾病、中風和其他有危害生命的病癥，有些與會者因為改變飲食、喝酒、睡眠不足、疲勞、面臨不熟悉環(huán)境、孤獨、遠離親人所致，因此要使那些人得到照顧。成立一個緊急醫(yī)療系統(tǒng)，與當?shù)蒯t(yī)院聯(lián)絡(luò)，一旦有緊急病人立即安排救護車送醫(yī)院急救。并在會議現(xiàn)場安排醫(yī)療人員，在會場再和醫(yī)師聯(lián)絡(luò)，確定他(她)愿意短時間內(nèi)來看診，在大會手冊以及其他資料中印上緊急事件聯(lián)絡(luò)電話號碼。
2、火災(zāi)：每一個與會者都要知道在活動中遇到火災(zāi)的逃生技能，濃煙和驚慌往往比火災(zāi)本身造成的死亡還高。飯店有責任告知客人逃生步驟例如緊急逃生口，但是會議籌辦人扮演著更重要的角色，保護與會者并提供這方面足夠的資料。很多主辦單位印制了防火手冊，放在資料袋中一起給與會者參考。
六、籌備領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)
（一）成立活動籌備領(lǐng)導(dǎo)小組：
組 長：
常務(wù)副組長：
成 員：
領(lǐng)導(dǎo)小組負責審定活動總體方案和具體實施方案；研究決定活動中的有關(guān)重大問題；討論提出活動所需經(jīng)費預(yù)算報總辦會審定。
領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)三個工作小組負責承擔相關(guān)具體工作：
1、后勤組。由 負責，成員：
（1）制定活動總體方案、7月12日學術(shù)研討活動詳細實施方案、7月12-13日中、晚宴方案、來賓迎送、食宿、禮品方案、活動經(jīng)費預(yù)算編制；
（2）匯總邀請來賓的具體名單，經(jīng)審定后負責發(fā)函并跟蹤落實；
（3）負責票務(wù)工作；
（4）車輛保障。
（5）負責安全工作。
2、現(xiàn)場組。由 負責，成員： 。
根據(jù)研討會議程，負責 日上午開幕式的會場布臵，含分會場布臵、背景搭建、音響、環(huán)境及衛(wèi)生等等。
3、宣傳、資料組。由 負責，成員：
（1）制作請柬、回執(zhí)、代表證樣式和參會須知，經(jīng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組審定后印制；
（2）負責草擬在 月 日上午研討會上的致辭；
（3）制定系列宣傳報道方案，經(jīng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組審定后組織實施；
（4）組織宣傳資料，經(jīng)審定后印制；
（5）樂隊、禮儀小姐、橫幅、鮮花的準備。
4、學術(shù)研討籌備組。由 負責，成員： 。
負責學術(shù)研討的內(nèi)容、參與人員、具體時間、地點、資料的準備等，提出學術(shù)研討籌劃方案。
七、籌備時間安排
1、 后勤組負責提供：
（1） 月 日前，在兩會和地區(qū)行署意見的基礎(chǔ)上，擬出本次研討會參與人員名單；
（2） 月 日前，提供研討會內(nèi)容和食宿、禮品等詳細方案。
2、宣傳、資料組負責提交：
月 日前，宣傳報道初步方案和代表證樣式。學術(shù)研討籌備組負責提交學術(shù)研討籌劃方案。 月 日，籌備組討論上述方案；
3、 月 日前，根據(jù)確定的參會人員名單，各工作組提出完成本組各項工作的經(jīng)費預(yù)算；
4、 月 日前，會議現(xiàn)場組負責提出：研討會會場布臵初步方案。
5、 月 日以前，組織專家來黔考察，向大會提交畢節(jié)地區(qū)和赫章縣半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略論壇討論意見稿
7、 月 日前，禮品及資料袋準備到位；
8、 月 日前，各小組的工作基本準備就緒；
9、 月 日，籌備組對各工作組的方案、致辭、工作準備情況再過一遍，對有的工作及時補救。同時，著手布臵會場、會議資料裝袋；
10、 月 日，根據(jù)分工，開始迎接來賓的工作，必要時籌備組應(yīng)再次碰頭。
二○一○年 月 日
學術(shù)報告會方案樣板
茲定于×年×月×日，特別邀請×××擔任嘉賓，舉辦以“××××”為主題的專場學術(shù)報告會。本次活動在×××（地址）舉行，×××代表（填入主要參與領(lǐng)導(dǎo)）等均將參加此次盛會。
一、 概述
【主辦單位】×××
【承 辦】×××
【時 間】×××年×××月×××日11:00—12:30 （改為具體時間）
【地 點】×××
二、 議程
主題：×××
×××-×××（填寫具體時間） 簽到
×××-×××（填寫具體時間） 主持人宣布學術(shù)報告會開始，介紹主講嘉賓。
×××-×××（填寫具體時間） ×××做主題講演 ×××-×××（填寫具體時間） 聽眾與嘉賓進行互動
×××-×××（填寫具體時間） 主持人總結(jié)學術(shù)報告會成果，宣布結(jié)束。
×××-×××（填寫具體時間） 合影留念
×××-×××（填寫具體時間） 午餐
三、 邀請嘉賓
本次報告會級別高、范圍廣，與會的嘉賓主要涉及到×××、××
×、×××、×××等。 擬邀請嘉賓： （待定） ×××
×××
×××
×××
四、 人員安排
1. 工作組成員： 總顧問：××× 總負責：××× 總協(xié)調(diào)：××× 出席領(lǐng)導(dǎo)：××× 項目秘書：××× 項目組成員：××× 工作布置：
（詳見下表）
“學術(shù)報告會”工作計劃安排表
項目負責：××× 監(jiān)督檢查：×××
學術(shù)會議方案設(shè)計
一、會前準備
1. 擬定會議計劃：
①擬定會議主題、名稱、地點、規(guī)模等，確定講者。
主題、名稱：較新學術(shù)關(guān)注點或較熱的學術(shù)論點、最新文獻，能引起老師的聽會興趣，有利于達到舉行會議的目的
地點：老師容易找到，交通便利，有學術(shù)交流的氛圍，教師的學術(shù)會議一般在一個大學之中。
講者：區(qū)域知名教授，有較高學術(shù)地位或是有較高的學校行政職務(wù)；會前和講者過溝通，確認需要他重點講解的內(nèi)容
②確定會議日期、日程及議程及預(yù)備會議內(nèi)容。
時間：盡量有利于老師參會，如節(jié)假日，周末。
③排出會議作息時間及注意事項。
會議吃住行：
餐飲：根據(jù)會議預(yù)算定制不同的餐標，提前確認好菜單，確認是否可自帶酒水，容納人數(shù)，餐廳布置
住宿：
分房單間：VIP單間的預(yù)留，標間客戶的分配
房間內(nèi)的安排設(shè)置，放置水果、歡迎信等
接送站：
制作接送站表：參會人員信息，具體到達離開時間，航班班次
用車：根據(jù)到達離開時間及人數(shù)安排車型
④做出會議經(jīng)費預(yù)算和籌資方案。
⑤成立會務(wù)組，明確會務(wù)分工。
2. 發(fā)出會議通知：
①第一輪通知（告知會議具體時間、地點、演講專家及講題等）；②在會議的前幾天正式確認嘉賓是否能夠參加會議。
3. 準備會議材料：投影儀、相機、橫幅、簽到表、專家意見反饋表、禮品、場
地租用合約、電腦（電源線鼠標等）、排插、數(shù)據(jù)線、水筆、
4．布置會場：
①排定會議座次；
會議室：與參會人數(shù)匹配，大小適中，隔音效果好，會議室溫度及燈光能調(diào)節(jié) 參會人數(shù)：確認參會區(qū)域及人數(shù)
②布置環(huán)境；
茶休：水果點心，數(shù)量按照參會人數(shù)的2/3安排即可 儀器：電腦、投影機、光筆、無線話筒 簽到表： 桌卡：講者、大會主席 引導(dǎo)牌：會議張貼海報、帶有箭頭的引導(dǎo)牌
③檢查并配置電化設(shè)備；
④展臺安排。
掛旗/橫幅/：和大會主題相關(guān)的
會議工具：相機及資料、本子、筆、袋子（數(shù)量與參會人數(shù)一致） 獎品：備有會議提問及有獎問答的獎品
二、會議進行中
1. 會議報到：
① 接待；
接送站
接站：和客戶確認到達時間，以免錯過接車時間
送站：客戶入住后和請客戶確認撤離時間和交通工具
② 填寫報到單；
③ 發(fā)會議材料，安排住宿；
住宿
房卡及胸卡的發(fā)放，根據(jù)實際情況設(shè)置簽到臺或者是交予負責人
房間內(nèi)：放置好水果及歡迎信，退房前放置好特產(chǎn)及歡送信
叫早服務(wù)：每天晚上與酒店確認設(shè)置叫早時間和房間
④ 通知有關(guān)事項。
2. 會場組織：
① 檢查會場安排和會議設(shè)備；
會場內(nèi)布置：桌椅擺放方式（課桌、圓桌等），電腦、投影儀的擺放和調(diào)試，空調(diào)的開放，音響、話筒的調(diào)試，投影屏幕的掛置，資料的擺放，掛旗和橫幅的張貼，主席臺及講課臺的擺放，分發(fā)禮品的位置
會場外布置：海報的張貼，引導(dǎo)牌的放置，條幅橫幅的懸掛
② 接待嘉賓引導(dǎo)其到正確的位置上；
③ 會場巡視
保證會議主持人、發(fā)言人到位；照相、會場燈光、音響的調(diào)控，為演講者及會場照相以提高教師的注意力
④ 調(diào)動與會者提問和討論并給與講者所需的幫助；
有獎問答設(shè)置：讓演講者得到休息，同時調(diào)動教師的積極性、參與性及給與思考時間，重復(fù)演講內(nèi)容的關(guān)鍵信息，達到學術(shù)交流的目的
⑤ 會議記錄；
3. 會議生活服務(wù)：
① 及時定購代表回程票；
② 印刷并分發(fā)會議代表通訊錄；
③ 檢查住房設(shè)施；
④ 征求膳食意見；
膳食
主桌安排：可以放置鮮花等做標識
代表分散入座：最好每桌設(shè)預(yù)留位以方便我們的人照顧客戶
上菜：注意督促服務(wù)員的上菜速度
酒水安排：之前和服務(wù)員去任好放置的種類和數(shù)量
⑤ 保證參觀、訪問及娛樂活動順利進行。
三、會后安排
1. 整理會議文件：①整理會議記錄；②形成會議決定（簡報、紀要）；③寫總結(jié)向上級匯報情況或發(fā)布；④將會議材料分類、立卷、歸檔；
2. 送別會議代表：①分發(fā)回程票；②結(jié)清會議費用；③根據(jù)返程時間安排車輛；④發(fā)放會議照片和通訊錄，講者的講稿與其確認征得同意后可拷貝講述內(nèi)容。
3. 會后工作：①結(jié)算會議開支費用；②歸還會議所借物品。
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